SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN PRODUK PT. HEVEA MUARA KELINGI I PALEMBANG MENGGUNAKAN PEMROGRAMAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Ade Triwahyudi Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Sistem Informasi Pembelian dan Pengendalian Produk pada PT Hevea Muara Kelingi I Palembang dengan Menggunakan Pemrograman Delphi 2007 dan Database Sql Server 2008 merupakan sistem yang dibangun berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan kurang lebih 3 bulan. Penulisan skripsi ini dilatar belakangi oleh pentingnya suatu sistem yang dapat mengolah data pembelian dan pengendalian produk sehingga dapat membantu staff khusunya pada bagian pembelian dan pengendalian produk pada PT Hevea Muara Kelingi I Palembang. Sistem informasi pembelian dan pengendalian produk ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi kasus pada perusahaan, dimana teknik pengumpulan data yang digunakan, antara lain yaitu observasi dan wawancara, Untuk teknik analisis data menggunakan metode waterfall sedangkan model analisis menggunakan analisis terstruktur yaitu ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan model data dan DFD (Data Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsional.. Perangkat lunak pembangun sistem adalah Borland Delphi 2007 dengan database SQL server 2008. Data yang diolah dalam sistem ini diantaranya adalah: data supplier, data jual-beli, data penilaian supplier dan sebagainya. Setelah melalui tahapan sesuai dengan metode pengembangan yang dipilih, Simpulan yang dapat diambil dari penulisan dan pembuatan sistem informasi ini adalah telah dihasilkan suatu sistem informasi yang dapat membantu khusunya staff pembelian dan pengendalian produk dalam mengolah data pembelian dan pengendalian produk Pada PT Hevea Muara Kelingi I Palembang. Kata kunci: Sistem Informasi, Pembelian, Pengendalian Produk, Delphi 2007, SQL Server 2008. PENDAHULUAN Teknologi informasi merupakan faktor yang paling penting dalam setiap sektor dan menjadi pilihan utama dalam membangun sistem informasi sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan pelayanan. Membangun sistem informasi bukan sekedar mengotomatisasikan sebagian proses yang secara rutin dilakukan, melainkan menciptakan suatu alur informasi yang baru secara sistematis dan terintegrasi disusun menjadi sebuah sistem yang terpadu, lebih mudah dan lebih memiliki kegunaan untuk melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Dalam era perdagangan global sekarang ini arus barang masuk dan keluar sangatlah cepat. Untuk memperlancar urusan bisnisnya, para pengusaha dituntut untuk memiliki pengetahuan yang cukup mengenai prosedur pembelian. Pemahaman prosedur pembelian dan pengendalian produk dalam transaksi bahan baku karet sangat penting untuk kesuksesan perdagangan karet mentah. PT. Hevea Muara Kelingi I merupakan perusahan yang bergerak dibidang pengolahan bahan baku karet mentah menjadi bahan baku setengah jadi, Guna meningkatkan daya saing dan memperluas pasaran PT. Hevea Muara Kelingi I akan meningkatkan kemampuan menjadi pengolahan karet remah atau Crumb Rubber yang merupakan karet 1
spesifikasi teknik yang penyajiannya dan penilaian mutunya dilakukan analisa laboratorium yang sesuai Standard Indonesia Rubber ( SIR) / SNI 06-1903-2000 atau revisinya. Pada saat ini Pabrik PT. Hevea Muara Kelingi I melakukan kegiatan pembelian dalam mengerjakan suatu laporan dan pembukuaan masih melakukan pencarian data pembelian, data pengendalian produk dan pembuatan laporan yang cukup memakan waktu yang lama dan belum maksimal disebabkan pengolahan datanya masih menggunakan tulisan tangan dan menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan Microsoft Word, dalam pembuatan laporan. Dimana data harus diperiksa satu- persatu untuk melihat pengelompokan data pembelian dan data pengendalian bahan baku. Proses data pembelian meliputi kegiatan yaitu Pemilihan dan Penilaian Subkontraktor, semua subkontraktor yang memasok bahan baku setiap hari akan dicatat pada penilaian berkala subkontraktor bahan baku. Untuk jumlah bahan baku yang dipasok dicatat pada formulir laporan harian bagian pabrik. Setelah 6 (enam) bulan akan diadakan penilaian terhadap subkontraktor berdasarkan kelas mutu dan jumlah kehadiran selama 6 (enam) bulan. Semua kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data pembelian dicatat dalam pengolahan daftar subkontraktor berterima untuk bahan baku dan data penilaian subkontraktor bahan baku berterima, data tanda jadi jual beli bahan baku, data nota timbang, dan laporan harian pabrik sedangkan semua kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data pengedalian produk dicatat dalam formulir penerimaan metal box, formulir daftar pemasukan dan pengeluaran produk sehingga menyebabkan sering terjadi kekeliruan dalam memasukkan datanya, dan memerlukan waktu yang lama dalam pencarian datanya, yang menyebabkan pengolahan data yang dihasilkan kurang efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, cepat dan akurat. Maka dari itu alangkah baiknya jika proses pengolahan data pembelian dan pengedalian produk dilakukan dengan sistem komputerisasi, agar tidak terjadi kekeliruan dalam mengolah data serta mempermudah membuat suatu laporan. LANDASAN TEORI Sistem Sistem (Fatta, 2007:3) sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berintegrasi, dan saling bergantung satu sama lain. Sistem (Kristanto, 2003) Sistem merupakan kumpulan elemen- elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Informasi Informasi (Jogiyanto, 2005) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi (Kadir, 2003). Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi, Dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis. Sistem Informasi Sistem Informasi (Kristanto, 2003) Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan 2
mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Sistem Informasi (Jogiyanto, 2005) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Pembelian Menurut Sofjan Assauri (2008,223) Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik. HASIL DAN PEMBAHASAN Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data Sistem Informasi Jasa Pelayaran pada PT Hevea Muara Kelingi I Palembang, dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Gambar 1. Diagram konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini 2: 3
Gambar 2. Diagram Level 0 4
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan attribute penghubungnya. Entity Relationship Diagram (ERD) diperlukan dalam perancangan file yang akan digunakan dalam sistem, karena dari Entity Relationship Diagram (ERD) dapat diketahui berapa file yang digunakan dalam sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 3. Diagram ERD Tampilan Input Hasil dari penelitian yang penulis lakukan, didapatkan sebuah sistem informasi yang dirancang khusus untuk PT Hevea Muara Kelingi I Palembang, program tersebut terdiri dari beberapa form pendukung program tersebut yaitu: Form Login Form login adalah suatu wadah untuk masuk ke menu utama dengan cara menginput username dan password dengan tujuan keamanan admin. 5
Gambar 4. Tampilan Form login Form Menu Utama File ini adalah file form menu utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan menu utama seperti pada gambar di bawah ini : Gambar 5. Tampilan Menu Utama Menu utama terdiri dari beberapa sub menu diantaranya Sub Input Data Subkontraktor Form ini berfungsi untuk mengolah data subkontraktor, adapun tampilan submenu input data subkontraktor seperti pada gambar di bawah ini : 6
Gambar 6. Tampilan Input Data Subkontraktor Sub Input Data Jual Beli Form ini berfungsi untuk mengolah data jual beli, adapun tampilan submenu input data jual beli seperti pada gambar di bawah ini : Gambar 7. Tampilan Input DataJual Beli Sub Input Data Sortir Timbang Form ini berfungsi untuk mengolah data sortit timbang, adapun tampilan submenu input data sortit timbang seperti pada gambar di bawah 7
Gambar 8. Tampilan Input DataSortir Timbang Sub Input Data Penilaian Subkontraktor Form ini berfungsi untuk mengolah data penilaian subkontraktor adapun tampilan submenu input data penilaian subkontraktor seperti pada gambar di bawah ini : Gambar 9. Tampilan Input Data Penilaian Subkontraktor Sub Input Data Keluar dan Masuk Produk Form ini berfungsi untuk mengolah data keluar dan masuk produk, adapun tampilan submenu input data keluar dan masuk produk seperti pada gambar di bawah ini : 8
Gambar 10. Tampilan Input Data Keluar dan Masuk Produk Sub Input Data Inspeksi Ulang Form ini berfungsi untuk mengolah data inspeksi ulang, adapun tampilan submenu input data inspeksi ulang seperti pada gambar di bawah ini : Gambar 11. Tampilan Input Data Inspeksi Ulang Sub Input Data Peneriman Metal Box Form ini berfungsi untuk mengolah data peneriman metal box, adapun tampilan submenu input data peneriman metal box seperti pada gambar di bawah ini : 9
Gambar 12. Tampilan Input Data Penerimaan Metal Box Sub Input Data Pemakaian Metal Box Form ini berfungsi untuk mengolah data pemakaian metal box, adapun tampilan submenu input data pemakaian metal box seperti pada gambar di bawah ini : Gambar 13. Tampilan Input Data Pemakaian Metal Box Sub Input Data Pembayaran Form ini berfungsi untuk mengolah data pembayaran, adapun tampilan submenu input data pembayaran seperti pada gambar di bawah ini : 10
Gambar 14. Tampilan Input Data Pembayaran PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan serta analisis dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat membuat beberapa simpulan yaitu: Sistem Informasi Pembelian dan Pengendalian Produk yang digunakan PT Hevea Muara Kelingi I Palembang saat ini belum maksimal karena belum adanya sistem yang terkomputerisasi dengan baik. Sistem informasi yang digunakan PT Hevea Muara Kelingi I Palembang selama ini dilakukan secara manual yaitu dicatat kedalam buku besar dan masih memakai Microsoft word dan Excel, Di butuhkannya suatu Sistem informasi Pembelian dan Pengendalian Produk yang terkomputerisasi dengan baik yaitu Sistem Informasi Pembelian dan Pengendalian Produk PT Hevea Muara Kelingi I Palembang dengan menggunakan Pemrograman Delphi 2007 dan Database SQL Server 2008, dan Sistem Informasi Pembelian dan Pengendalian Produk yang saat ini digunakan oleh PT. Hevea Muara Kelingi I Palembang dapat menampilkan informasi data-data kegiatan yang dilakukan secara efektif dalam bentuk form yang dibutuhkan oleh pihak tertentu yang digunakan untuk melaporkan kepada pimpinan ataupun digunakan sebagai arsip perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi: Yogyakarta Jogiyanto, 2005, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Tersktuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta. Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2004. Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media: Yogyakarta. Kadir, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media: Yogyakarta. Sofjan Assauri 2008, Mulyadi, 2007, Tanggung Jawab dan Pengertian pembelian. Soeratno & Lincolin Arsyad 2008. Pengertian data primer dan data sekunder. Jakarta. 11