BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Kantor juga dapat diartikan sebagai tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apa pun juga tempat tersebut mungkin diberikan (Moekijat, 1997: 3). Kegiatan kantor juga tidak bisa terlepas dari kegiatan administrasi perkantoran. Aktivitas administrasi meliputi pembuatan surat, menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan kantor. Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada kantor tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan administrasi itu sendiri, sehingga dapat membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi harus berhubungan dengan administrasi. Administrasi kantor yang baik memegang peranan dalam menentukan arah maupun 1
ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi tanpa dukungan administrasi nmyang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan. Otomatisasi kantor adalah penggunaan mesin unntuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun di luar perusahaan. Tujuan daripada otomatisasi bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Melalui otomatisasi kantor fungsi fungsi kantor menjadi lebih efektif dan efisien. Sistem otomatisasi kantor dengan kegiatan administrasi kantor adalah dua hal yang saling berhubungan. Kegiatan administratif kantor yang begitu banyak mengeluarkan biaya seperti mengirim surat dengan jumlah kertas yang begitu banyak, menyiapkan memo, pemberitahuan rapat, penyimpanan dokumen yang membutuhkan tempat yang besar, dengan penggunaan otomatisasi kantor semua kegiatan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tidak memakan biaya besar dan tidak memerlukan space yang besar. Otomatisasi kantor adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi kerja kantor bagi eksekutif, bagi staf pegawai, dan bagi staf profesional lainnya. 2
Sehingga sistem otomatisasi kantor ini dapat melancarkan kegiatan administrasi kantor menjadi lebih efektif, efisien dan produktif. UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas) Pendidikan Kecamatan Tuntang adalah Dinas Pendidikan yang menaungi kegiatan administrasi seluruh sekolah yang meliputi SD,SMP dan SMA yang berada di Kecamatan Tuntang seperti: administrasi gaji guru, akreditasi sekolah dan pemberkasan sertifikasi guru. UPTD Pendidikan memiliki 11 pegawai yang terdiri dari 2 pegawai wiyata dan 9 pegawai negeri sipil. Peneliti melakukan pengamatan pendahuluan terhadap beberapa pegawai. Fenomena yang ditemui selama pengamatan pendahuluan sebagai berikut: 1. Pegawai menggunakan 2 komputer yang ada dari 5 komputer yang disediakan. 2. UPTD Pendidikan memiliki 11 pegawai, hanya beberapa pegawai yang terampil dalam mengoperasikan alat kantor yaitu komputer. 3. Pembagian job description yang masih kacau dalam penyelesaian pekerjaan administratif, sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Berdasarkan fenomena tersebut, penulis akan meneliti tentang Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang 3
1.2.Fokus Penelitian Aktivitas keseharian UPTD Pendidikan adalah melaksanakan dan mengurus tugas yang berupa administratif, dalam pelaksanaanya dibutuhkan sarana dan prasarana yang memadai khususnya dalam penggunaan komputer karena masih terbatasnya kemampuan individu pegawai dalam mengoperasikan komputer dan belum ada pembagian job description yang jelas dalam menyelesaikan pekerjaan administratif sehingga pekerjaan kantor belum dapat terpenuhi secara efisien. Melihat fenomena yang terjadi pada UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang, penelitian ini hendak menjawab pertanyaan sebagai berikut: 1. Bagaimana otomatisasi kantor yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dalam menunjang efisiensi kerja? 2. Apa sajakah kendala yang ada dalam otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah: 1. Mengetahui otomatisasi yang digunakan dalam menunjang efisiensi kerja UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. 4
2. Mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dalam otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. 1.4. Signifikansi Penelitian 1.4.1. Signifikansi Teoritis Hasil penelitian ini untuk mendukung teori Dwi Eko Wahyu (1996: 86) : Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi dan efektifitas kerja dengan memanfaatkan teknologi informasi, efisiensi dan efektifitas berujung pada penghematan. 1.4.2. Signifikansi Praktis a. Umum Diharapkan penelitian ini dapat memberikan kegunaan bagi kantor- kantor yang ingin mengkaji permasalahan otomatisasi kantor penunjang efisiensi kerja secara mendalam. b. Khusus Penelitian ini diharapkan mempunyai kegunaan bagi seluruh karyawan UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Dengan menggunakan penelitian ini karyawan dapat mengetahui penggunaan otomatisasi kantor untuk menunjang efisiensi kerja dengan memperhatikan prosedur kerja dan mesin-mesin kantor yang baik. 5
1.5. Keterbatasan Penelitian Dalam penelitian ini, peneliti mempunyai keterbatasan kemampuan, tenaga, waktu dan biaya untuk itu hanya membatasi penelitian pada: 1. Objek Penelitian Objek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. 2. Subjek Penelitian Subjek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada ruang lingkup otomatisasi kantor yang meliputi tenaga kerja, prosedur kerja, hasil kerja dalam pencapaian efisiensi kerja. 6