SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA BARANG BERBASIS GAMBAS : STUDI KASUS PADA TOKO MEBEL SURYA BARU 1 DI BANTUL NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Liessa Lucita Sari 09.02.7531 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
AN INFORMATION SYSTEM OF STUFF DATA PROCESSING BASED ON GAMBAS : A CASE STUDY ON FURNITURE SHOP SURYA BARU 1 IN BANTUL SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA BARANG BERBASIS GAMBAS : STUDI KASUS PADA TOKO MEBELSURYA BARU 1 DI BANTUL Liessa Lucita Sari Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Toko Mebel Sura Baru 1 is a company engaged in the sale of furniture that most items on sale are goods imported from a broad. Has a 5 places production center to the 5 sites separately are not in one place. They are Toko Mebel Surya Baru 1, Toko Mebel Surya Baru 2, Toko Mebel Surya Baru 3, Toko Mebel Surya Baru 4, and Toko Mebel Sura Baru 5. This company has a 20 year old, but for stuff data processing goods at the werehouses still manually, so that the performance that produced sometimes still has not been maximized. By using software Gambas and MySQL me made an application for stuff data processing goods at the warehouses of Toko Mebel Surya Baru 1. With this application it is expected to help Toko Mebel Surya Baru 1 of stuff data processing contained in the warehouses, be it goods or goods enter or exit to the warehouses. So that of administrative data processing contained in the warehouses can be faster. Keyword : stuff data processing, application, administrative
1. Pendahuluan Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting bagi pelaku bisnis dalam pengambilan keputusan demi mempertahankan, melakukan evaluasi maupun dalam upaya mengembangkan usahanya dalam rangka menghadapi persaingan yang ketat di era perdagangan bebas. Para pihak manajemen berlomba mempersiapkan sebuah sistem informasi yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini mempunyai dampak bagi sebuah teknologi informasi yang dijalankan di perusahaan tersebut. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem yang mengatur tentang cara menyimpan, dan juga cara mengadministrasikan proses transaksi penjualan dan juga mencatat keluar masuk barang dari atau ke gudang dan juga perhitungan stok barang yang ada di gudang (Mcleod, 1996). 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem Menurut McLeod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut : Tujuan Mekanisme Kontrol Input Transformasi Output Gambar 2.1 : Model Hubungan Elemen-Elemen Sistem 2.1.2. Karakteristik Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007) membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain dilihat dari karakteristik sistem yang terdiri dari : batasan, lingkungan, masukan, keluaran, komponen, penghubung, penyimpanan. 2.1.3. Pengendalian Sistem
Suatu sistem tidak ada yang tertutup, sehingga sistem dapat terus melangsungkan hidupnya. Sistem harus mempunyai daya pembelaan atau sistem harus mempunyai pengendalian Pengendalian suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control sistem), pengendalian umpan maju (feedforwad control sistem), dan pengendalian pencegahan (preventive control sistem). 2.2. Konsep Dasar Informasi 2.2.1. Pengertian Informasi Menurut Mc. Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah : data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 2.2.2. Siklus Informasi Pertama, data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, sehingga akan diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), dan begitu seterusnya. 2.2.3. Kualitas Informasi Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok yaitu relevancy, accurancy, dan timeliness. 2.2.4. Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannnya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Sistem Informasi Menurut Wikipedia Sistem Informasi adalah kumpulan sub-sub sistem yang saling berhubungan membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup inputprocess-output yang berhubungan dengan pengelolaan informasi (data yang telah diolah sehingga berguna bagi pengguna) 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Menurut Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: Perangkat keras, perangkat lunak, database, telekomunikasi, manusia, prosedur. 2.3.3 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu 2.3.4 Sistem Informasi Penjualan suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan organisasi atau perorangan yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam satu kesatuan proses yang saling terkait antara pembeli dan penjual yang bertujuan untuk mendapatkan kebutuhannya atau mencapai tujuannya. 2.3.5 Analisis PIECES Merupakan kegiatan mengidentifikasi masalah pada suatu sistem dengan cara melihat kelemahan sebuah sistem. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan, kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka perusahaan akan mendapatkan informasi yang tepat, akurat, dan relevan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Analisis Ekonomi (Economy) Merupakan perhitungan manfaat-manfaat atau keuntungan serta biaya yang dikeluarkan atas sistem yang berjalan. Analisis Kendali (Control) Berfungsi untuk meningkatkan hasil kerja, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan, meminimalkan kesalahan pada sistem, dan menjamin keamanan data dan informasi. Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasional berkaitan dengan apakah terjadi proses yang boros dan tidak ada gunanya bagi instansi, yang berkaitan dengan perbandingan input dan output. Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan merupakan analisis yang dilakukan agar pelayanan pada sebuah organisasi perusahaan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik dan memuaskan. 2.3.6 Sirkulasi
Sirkulasi dapat diartikan sebagai sistem pengolahan data sirkulasi, penyimpanan data dan persiapan dokumentasi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatu alat yang bernama mesin komputer. 2.3.7 Sistem Manajemen Basis Data Database Management System (DBMS) berisi suatu koleksi data yang saling berkorelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. 2.4 Perangkat yang Digunakan 2.4.1 Gambaran Singkat Linux Linux adalah suatu sistem operasi yang bersifat multi user dan multi tasking. Sistem operasi ini mengimplementasikan standar POSIX. Linux dapat berinteroperasi secara baik dengan system operasi yang lain, termasuk Apple, Microsoft dan Novell. 2.4.2 Gambaran Singkat Gambas Gambas merupakan salah satu produk open source dan free yang diperuntukkan bagi para pemrogram. Bahasa pemrograman yang bersifat object oriented dan berjalan di lingkungan Linux ini sangat mudah untuk dikuasai oleh semua kalangan, baik yang expert maupun beginner, apalagi bagi mereka yang pernah menggunakan visual basic. 2.4.3 Gambaran Singkat MYSQL Mysql merupakan salah satu Relational database management system bersifat Open Source. Struktur database disimpan dalam tabel-tabel yang saling berelasi. 3. Gambaran Umum dan Perancangan Sistem 3.1 Gambaran Umum 3.1.1 Sejarah Berdirinya Toko Mebel Surya Baru 1 yang didirikan tahun 1991 oleh ibu Warti yaitu ibu dari ibu Anung Tri Ningrum merupakan toko yang menjual berbagai macam kebutuhan mebel rumah tangga. 3.1.2 Lokasi Lokasi Toko Mebel Surya Baru selain berdekatan dengan rumah pemilik, juga berada di tepi jalan raya,sehingga mudah dijangkau karena dilalui transportasi umum.halini akan membantu para konsumen dalam membeli keperluan yang mereka butuhkan. 3.1.3 Maksud dan Tujuan Mencari keuntungan untuk mengembangkan usaha dimasa mendatang,dengan menyediakan tempat belanja guna memenuhi kebutuhan mebel dan memberikan pelayanan yang terbaik demi kepuasan konsumen. 3.1.4 Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Toko Mebel Surya Baru 1 3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan aplikasi, pada tahap ini juga diberikan gambaran aplikasi kepada user. 3.2.1 Perancangan Sistem Secara Umum Pada tahap ini desain dirancang, untuk dikomunikasikan kepada user yang meliputi desain model, desain input, desain data base, dan disain keluaran yang sifatnya masih umum meliputi seluruh bagian sehingga akan memberikan gambaran yang terbuka kepada pemakai. 3.2.2 Sistem Flowchart yang Diusulkan Sistem Flowchart ini dapat dijabarkan sebagai berikut : Data Barang, supplier, pelanggan, karyawan, transaksi pembelian, transaksi penjualan diinputkan dan akan diproses untuk disimpan dalam database. Data yang tersimpan dalam database dapat dipanggil untuk kemudian menghasilkan keluaran berupa laporan data. 3.2.3 Data Flow Diagram Merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi pada sistem yang dikembangkan. Gambarannya adalah Manajer yang bertindak sebagai admin memeliki akses untuk memasukkan semua data ke dalam database. Data dalam database nanti akan menjadi keluaran berupa laporan semua data yang akan diserahkan kepada Pemilik. 3.2.4 Rancangan Basis Data Basis data adalah media penyimpanan data yang terstruktur, rancangan basis data sistem ini adalah pembuatan database dan table dengan melalui tahapan normalisasi. 3.2.5 Rancangan Input dan Output Rancangan ini adalah tahapan pembuatan tampilan antar muka yang terdiri dari antar muka masukan dan antar muka keluaran. Antar muka masukan berfungsi untuk memudahkan Manajer memasukkan data semua transaksi, masing-masing transaksi
memiliki rancangan antarmuka tersendiri. Antar muka ini terdiri dari Input Data Barang, Input data supplier, input data pelanggan, input data karyawan, input data pembelian, dan terakhir input data Penjualan. Sedangkan antar muka keluaran yaitu Laporan data transaksi yang terdiri dari Laporan Barang, Laporan Supplier, laporan pelanggan, laporan karyawan, laporan pembelian, dan laporan penjualan. Semua laporan data ini akan diteruskan kepada Pemilik untuk menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 4. Implementasi 4.1. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan 4.2. Kegiatan Implementasi Dalam kegiatan implementasi dilakukan dengan lima tahap yaitu pemilihan dan pelatihan personil, instalasi perangkat keras dan lunak, pemograman dan pengetasan program, uji coba sistem dan konversi sistem. 4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil Personil pelaksana atau pengguna sistem merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam proses penggunaan sistem tersebut. Pemilihan dan pelatihan personil bertujuan agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem baru tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan sistem tersebut. 4.2.2. Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Pada tahap ini perlu dipersiapkan perangkat keras yaitu perangkat komputer dan perangkat lunak yaitu terdiri dari Linux Ubuntu sebagai sistem operasi dan perangkat lunak Mysql. 4.2.3. Pemrograman dan Pengetesan Program Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui lebih awal tentang kesiapan program di dalam melakukan input data, proses pengolahan data, dan output data. Disamping itu pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui lebih jauh dari kesalahankesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan akan mungkin terjadi. 4.2.4. Instalasi Software Cara instalasi aplikasi: a. Masukan cd aplikasi pengolahan data barang. b. Cari file suryabaru1.deb c. Double klik d. Masukkan password user ubuntu.
e. Pada jendela ubuntu software center klik tombol Install. 4.2.5. Uji Coba Sistem uji coba sistem dilakukan secara menyeluruh, dengan kata lain apakah kumpulan dari program-program telah berjalan dengan baik dalam suatu sistem. Dalam pengetesan system ini menggunakan unit testing atau pengujian unit, diantaranya adalah: a. Black box testing Pengujian yang dilakukan untuk antar muka perangkat lunak. Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benarbenar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik. b. White box testing Pengujian yang dilakukan lebih dekat lagi untuk menguji prosedur-prosedur yang ada. Lintasan logika yang dilalui oleh setiap bagian prosedur diuji dengan memberikan kondisi yang spesifik. 4.2.6. Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan suatu proses dimana pelaksanaan sistem yang baru siap dan layak untuk digunakan. Pendekatan yang diperlukan untuk pelaksanaan konversi sistem menggunakan Konversi pararel (pararel conversion), dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan siystem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersamasama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan. 4.3 Tindak Lanjut Implementasi 4.4 Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi Linux. 4.5. Pemeliharaan Sistem pemeliharaan sistem ini bertujuan apakah ada revisi atau modifikasi sistem. Pemeliharaan sistem mencakup perubahan dalam perangkat keras, perangkat lunak, mem-backup database yang sebelumnya dan memperbaharui database yang baru. Fasilitas dalam mencakup atau memperbaharui database akan disediakan pada sistem tersebut nantinya. Maka pengembangan sistem tersebut akan masuk pada tahap pemeliharaan sistem, tahapannya terdiri dari: a. Back up database b. Restore database c. Dan pembaharuan file-file program.
5. Kesimpulan Dari keseluruhan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, sebagai akhir dari Sistem Informasi Pengolahan Data Barang Berbasis Gambas : Studi Kasus Toko Mebel Surya BAru 1 penulis menyimpulkan : Sistem Informasi Pengolahan Data Barang Toko Mebel Surya Baru 1 yang masih menggunakan sistem manual kurang efisien dan efektif. Sehingga Penulis mencoba memberikan solusi dengan mengembangkan Sistem Informasi Pengolahan Data Barang Berbasis Linux. Pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Data Barang Berbasis Linux. dengan menggunakan aplikasi pemrograman Gambas dan DBMS MYSQL diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari sistem ini dapat diperoleh keuntungan, antara lain: 1. Penyajian informasi secara cepat, tepat, dan akurat. 2. Penghematan waktu dalam penginputan data 3. Memudahkan dalam pencarian data-data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan 4. Mengurangi biaya dan beban pekerjaan karyawan menjadi lebih ringan sehingga kinerja lebih meningkat. 5. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan. Daftar Pustaka Hanif Al Fatta, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit ANDI : Yogyakarta Mahdi Ridho, 2006, Pemrograman Gambas Pemrograman ala Visual Basic di Linux, Penerbit ANDI : Yogyakarta http://gambas.sourceforge.net/ http://gambasforum.whiteislandsoftware.com/ http://www.mysql.com/