BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi sekarang ini, mengakibatkan semakin besarnya tingkat persaingan di dalam dunia usaha. Untuk itu setiap perusahaan dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan segala perubahan yang ada. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan cara menerapkan sistem informasi di dalam perusahaan. Sistem informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi informasi. Di mana informasi merupakan faktor kritis dalam menentukan kesuksesan ataupun kegagalan suatu usaha, sehingga kemampuan perusahaan dalam menghasilkan informasi yang tepat dan sesuai akan membawa dampak yang cukup besar bagi keberhasilan perusahaan. Adanya pengintegrasian data dan proses menjadi sistem tunggal akan memberikan banyak keuntungan dan kemudahan bagi perusahaan. Salah satu cara yang pada umumnya dipakai oleh perusahaan adalah dengan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP merupakan sistem yang mendukung transaksi ataupun operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya perusahaan, seperti dana, manusia, maupun material. Sistem ERP biasanya menangani proses manufacture, logistik, distribusi, persediaan, pengapalan, invoice, dan accounting perusahaan. Hal ini memungkinkan bagi sistem ERP untuk membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, persediaan, kualitas, dan sumber daya manusia. Salah satu vendor 1
2 untuk produk ERP adalah SAP (Systems Applications and Products in Data Processing). SAP merupakan suatu software yang dikembangkan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP juga merupakan suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. Lebih dari 10 juta pengguna yang telah menggunakan lisensi produk ERP dari SAP. Banyak keunggulan yang dapat diperoleh dengan mengimplementasikan software SAP ke dalam perusahaan, salah satunya adalah data menjadi lebih terintegrasi antar semua bagian yang terlibat di dalam proses bisnis perusahaan. (http://www.setiabudi.name/archives/365 ) Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas bisnis yang terdapat di dalam perusahaan. Tanpa adanya proses bisnis yang baik, maka sistem yang telah diterapkan tidak akan membawa keuntungan bagi perusahaan. Untuk itu, penerapan proses bisnis yang baik dan sesuai dengan perusahaan, akan dapat membawa manfaat lebih dalam penggunaan sistem yang telah ditentukan sebelumnya. Penjualan merupakan salah satu aktivitas penting yang terdapat dalam proses bisnis perusahaan. Adanya kesalahan maupun kekeliruan yang terdapat di dalamnya akan berdampak pada kerugian perusahaan dan bila dibiarkan berlarut-larut akan membahayakan kelangsungan hidup perusahaan. M engingat bahwa transaksi penjualan mudah untuk disalahgunakan oleh pihakpihak yang tidak bertanggung jawab, maka diperlukan adanya pengendalian yang memadai terhadap transaksi penjualan tersebut.
3 Sales and Distribution merupakan modul yang terdapat dalam software SAP. Modul Sales and Distribution dapat membantu semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan, pendistribusian, dan penagihan. Penerapan Sales and Distribution ke dalam proses bisnis perusahaan dirasakan penting karena dengan ketepatan dan kecepatan penyampaian informasi yang ada, maka pelaksanaannya dapat sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. PT. THE UNIVENUS merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Di mana perusahaan telah menggunakan software SAP sejak tahun 2000 dan telah menerapkan modul Sales and Distribution sejak tahun 2004. Pada tahun 2008, PT. THE UNIVENUS telah melakukan upgrade pada software SAP ke SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4. Dalam penggunaannya, perusahaan tidak hanya harus memperhatikan keberhasilan atas implementasi modul Sales and Distribution tersebut, tetapi juga dalam penggunaannya. Hal ini dilakukan untuk melihat apakah semua fungsi yang terdapat di dalamnya telah dimanfaatkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pelaksanaannya dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaan. Untuk itu kami bermaksud untuk melakukan evaluasi terhadap modul Sales and Distribution berbasis SAP pada PT. THE UNIVENUS, untuk melihat apakah fungsi-fungsi dalam modul Sales and Distribution setelah melakukan upgrade ke SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 telah digunakan secara optimal oleh perusahaan.
4 1.2 RUANG LINGKUP Ruang lingkup dalam melakukan evaluasi terhadap modul Sales and Distribution pada PT. THE UNIVENUS terbagi dalam beberapa poin sebagai berikut: 1. Penelitian dilakukan pada modul Sales and Distribution, meliputi Sales Order sampai dengan payment processing, tidak mencakup retur. 2. Proses bisnis Sales and Distribution pada PT. THE UNIVENUS sejak Sales Order sampai dengan payment processing, tidak mencakup retur. 3. Fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 pada modul Sales and Distribution, meliputi Sales Order sampai dengan payment processing, tidak mencakup retur. 4. Tahapan-tahapan dalam Business Process Improvement (BPI) yang digunakan adalah organizing for improvement, understanding the process, dan streamlining. 1.3 TUJUAN DAN MANFAT Tujuan dari diadakannya penelitian ini adalah: 1. Menganalisis sistem yang berjalan dengan requirement perusahaan di dalam modul Sales and Distribution pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4. 2. Melakukan evaluasi terhadap kesenjangan yang terdapat di dalam sistem yang sedang berjalan di dalam modul Sales and Distribution pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 di PT. THE UNIVENUS.
5 3. Memberikan usulan kepada perusahaan tentang penyesuaian proses bisnis yang dapat dilakukan dengan menerapkan fungsi-fungsi penting pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 modul Sales and Distribution sesuai dengan kebutuhan. Manfaat dari tercapainya tujuan tersebut adalah : 1. Memberikan informasi kepada PT. THE UNIVENUS mengenai kesenjangan sistem yang terdapat di dalam modul Sales and Distribution pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4. 2. Memberikan informasi mengenai pemanfaatan fungsi-fungsi yang belum diterapkan dalam modul Sales and Distribution pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4. 3. Membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan fungsi dari modul Sales and Distribution pada SAP ECC Enhancement Pack 4 sesuai dengan kebutuhan. 1.4 METODOLOGI PENELITIAN Metode yang akan digunakan penulis dalam membuat skripsi adalah sebagai berikut: 1. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah melalui: - Studi Kepustakaan Sumber bacaan diperoleh dengan mengumpulkan data dari berbagai buku, artikel, serta karya ilmiah yang didapat dari berbagai media, yaitu media cetak dan elektronik.
6 - Wawancara Data yang diperoleh dari perusahaan dengan menggunakan metode wawancara, yakni melakukan tanya jawab secara langsung untuk mendapatkan gambaran umum dari perusahaan dan masalah-masalah yang dihadapi. - Observasi Penulis mengadakan pengamatan terhadap kegiatan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasinya. 2. Metode analisis data Dalam penelitian ini digunakan beberapa metode analisis, seperti BPI (Bussines process Improvement) dan Fit/Gap Analysis. 1.5 SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika dalam penyusunan skripsi ini terdiri dari lima bab, yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang penyusunan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian yang digunakan serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini mengemukakan mengenai teori-teori umum dan khusus yang dapat digunakan sebagai landasan dalam melakukan penelitian. Diantaranya teori mengenai BPI (Bussines process Improvement) dan Fit/Gap Analysis.
7 BAB 3 ANALIS IS PERUS AHAAN YANG S EDANG BERJALAN Bab ini menguraikan tentang sejarah perusahaan, visi dan misi baik perusahaan maupun bagian Sales and Distribution, struktur organisasi perusahaan, struktur organisasi yang berkaitan dengan Sales and Distribution, serta tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan dan proses bisnis perusahaan dalam lingkup Sales and Distribution. BAB 4 EVALUASI MODUL SALES AND DISTRIBUTION BERBASIS SAP Bab ini berisikan analisis fit/gap, tahapan-tahapan dalam BPI, yaitu: organizing for improvement, understanding the process, dan streamlining, perbandingan sistem sebelum dan setelah penggunaan fungsi, serta rekomendasi. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup dari penyusunan skripsi yang berisi tentang kesimpulan atas hasil penelitian yang dilakukan serta saran dari penulis yang dapat digunakan sebagai tindak lanjut dalam peningkatan kinerja perusahaan di masa mendatang.