BAB II Landasan Teori 2.1 Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Menurut Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan dua buah definisi. 10
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Manajemen adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusaahaan dan organisasi. 2.1.2 Pengertian manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran adalah salah satu fungsi operasional perusahaan dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional organisasi. Manajemen perkantoran bukan merupakan suatu posisi atau suatu kantor departemen akan tetapi merupakan suatu manajemen atas orang-orang yang beroperasi dalam kegiatan administrasi yang mencakup pengelolaan informasi dan keahlian yang dibutuhkan bagi keputusan yang efektif dan tepat waktu. Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran. Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk 11
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor. Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi. Di bawah ini ada beberapa pengertian Manajemen Perkantoran menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut : George R. Terry Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. William Leffingwell&Edwin Robinson Manajemen Perkantoran dapat di definisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. 12
Millis Geoffrey Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. 2.1.3 Fungsi Manajemen Perkantoran Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Berikut ini merupakan beberapa fungi manajemen yaitu, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Perencanaan atau planning adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan tersebut. 13
pengorganisasian atau organizing adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. Pengarahan atau directing adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. Pengendalian / Controling adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. 2.1.4 Tujuan Manajemen Perkantoran Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu: Membantu perusahaan memelihara persaingan. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat. Membuat catatan dgn biaya minimal. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien. Memberikan catatan dan laporan yg cukup dgn biaya serendahrendahnya. 14
2.1.5 Aspek-aspek Manajemen Perkantoran Dalam Manajemen perkantoran ada beberapa aspek, aspek-aspek manajemen perkantoran adalah sebagai berikut : Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut. Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan. Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja. 2.1.6 Kegiatan Perkantoran Kegiatan manajemen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun tidak sama antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini dikarenakan sesuai dengan peranan pokoknya yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 15
Kegiatan pokok manajemen perkantoran dapat dinyatakan sebagai berikut (Terry dalam Sapir, 2004 : 9 11). a. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif : o Menempatkan personil yang tepat pada tempatnya. o Menentukan aktivitas kerja. o Menentukan delegasi kekuasaan dan tanggung jawab. b. Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik di kantor : o Pengaturan tata ruang kantor. o Pengaturan penerangan kantor. o Pengaturan suara. o Pengaturan ventilasi atau udara. c. Spesifikasi alat-alat dan persediaan-persedian kantor : o Spesifikasi meja dan kursi kantor serta perabotan lainnya. o Spesifikasi mesin kantor. o Spesifikasi alat kantor. d. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi : o Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik. o Pekerjaan kearsipan. o Pekerjaan mengurus surat masuk dan keluar. 16
e. Mengusahakan adanya hubungan yang memuaskan antara atasan dan bawahan: o Analisis pekerjaan dan pendidikan. o Administrasi gaji. o Latihan dan promosi. o Motivasi pekerjaan kantor. f. Menganalisis dan memperbaiki metode kantor serta prosedurnya : o Penghematan gerakan dan penyederhanaan pekerjaan. o Standar waktu. o Menerapkan metode efisiensi derta prosedur. g. Mengawasi aktivitas kantor : o Kualitas pekerjaan. o Perencanaan pekerjaan kantor. o Penetapan waktu pekerjaan kantor. 2.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Pengelolaan sumber daya kantor yang professional: hal ini dilakukan dengan prosedur recruitment, penempatan perssonil kantor, pengembangan personil kantor, dan pemeliharaan personil kantor serta kebijaksanaan PHK dan pensiun personil kantor Penyediaan organisasi perkantoran yang sesuai kebutuhan jenis organisasi berkaitan dengan the right man on the right place 17
sehingga tiap personil memahami betul wewenang dan tanggung jawabnya yaitu bertanggung jawab kepada siapa dan dapat bekerjasama/ berkoordinasi dengan siapa. Pengaturan kegiatan - kegiatan kantor dan sekretariat agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik. Penentuan tugas-tugas seorang sekretariat kantor dan urusan kesekretariatan. 2.3 Kegiatan dalam sekretariat Kegiatan Sekretariat dalam menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat meliputi: o Pembuatan o Penerimaan o Pengiriman & Pendistribusian o Penyimpanan warkat Dari Ruang lingkup manajemen perkantoran yang demikian banyak, maka untuk menjadi seorang manajer perkantoran maka syarat-syarat yang harus dimiliki (Job spesification) yaitu, Cakap dalam bidang tugasnya, baik dalam pengelolaan personalia, organisasi maupun sumber daya kantor yang lainnya. Cepat dan tepat dalam mengambil keputusan, tentunya dengan sudah mempelajari dan mengetahui keadaan saat ini dan dampaknya dikemudian hari. Mempunyai keyakinan yang tinggi, 18
Mempunyai semangat untuk mencapai tujuan, Penuh inisiatif dan daya kreatifitas dan Antusias Penuh kepercayaan pada diri sendiri, Mempunyai sikap untuk bekerjasama. Harus bersikap terbuka (bersedia dan mau menerima kritik dari pihak manapun untuk kemajuan organisasi/ perusahaan. 2.4 Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsiparsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. 19
2.4.1 Fungsi dan tujuan Kearsipan Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. a. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi atau perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 (tiga) macam, yaitu: o Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. o Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. o Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola atau disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya. 20
Selain yang disebutkan diatas, adapun fungsi atau tujuan kearsipan: o Menjaga keselamatan bahan (dokumen atau warkat) pertanggung jawaban, o Menyimpan warkat secara sistematis o Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan o Menjaga atau memelihara kelestarian dan kerahasian arsip 2.4.2 Sistem Kearsipan Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 (lima) macam yaitu : Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System) yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi atau kantor. Kearsipan sistem subjek yaitu dalam sistem ini semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. 21
Kearsipan Sistem wilayah yaitu dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan. Kearsipan Sistem Nomor yaitu Sistem nomor atau angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. Kearsipan Sistem Tanggal yaitu Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. 22