PENERAPAN VALUE STREAM MAPPING UNTUK EVALUASI DAN PERBAIKAN SISTEM PRODUKSI PADA PT. REMAJA PRIMA ENGINEERING (RPE) Santi Nihayatur Rahmah, Moses L. Singgih MMT ITS, Surabaya Santy_nr@yahoo.com ABSTRAK Penerapan process value analysis dalam upaya pengurangan non value added cost dan non value added activity yang terjadi dalam pemenuhan order dari konsumen memaksa perusahaan untuk menganalisa kembali core bussiness process-nya dengan lebih teliti. Salah satunya adalah sistem pemenuhan order konsumen atau order fulfilment process. Dari hasil analisa di lapangan menunjukkan bahwa banyak keterlambatan yang terjadi dalam proses pemenuhan order untuk produk tangki BBM. Dengan menggunakan salah satu tool dari value stream mapping yang diperoleh dari analisa VALSAT sebagai tool untuk menyelesaikan masalah ini. Melalui aplikasi process value analysis dan value stream mapping disusun future state map dari proses produksi tangki BBM yang lebih efektif dengan mengurangi total troughput time sebesar 5jam Dan biaya produksi sebesar Rp.656.250,- Kata kunci : process value analysis, value stream mapping, order fulfilment process, VALSAT. PENDAHULUAN Latar Belakang Persaingan dunia industri yang semakin kompetitif membutuhkan kegigihan perusahaan agar bisa bertahan. Untuk itu, manajemen sebuah perusahaan harus selalu berusaha memuaskan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Penyempurnaan di bidang kualitas, biaya, dan penjadwalan (untuk memenuhi kebutuhan volume barang dan hasil produksi), merupakan usaha yang sangat penting dalam meningkatkan nilai sebuah perusahaan. Untuk meningkatkan kualitas pada berbagai aktivitas, maupun pelayanan produksi pendukung hingga produk sampai ke tangan konsumen, produsen membutuhkan lebih banyak biaya. Salah satu dampak dari peningkatan biaya ini adalah, ikut meningkatnya harga jual dari produk, yang mungkin tidak diinginkan oleh konsumen. Oleh karena itu, perlu dilakukan usaha untuk menjaga harga produk agar tetap bersaing, tetapi kualitas produk dan kualitas service juga lebih kompetitif. Salah satu fokus usaha untuk selalu meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses produksi adalah mengurangi total waktu yang diperlukan oleh suatu produk untuk melalui value stream proses produksi. Usaha ini meliputi mengkombinasikan, mengurangi, dan bahkan mengeliminasi aktivitas-aktivitas dalam proses produksi yang tidak menambah nilai produk ( non value added activity), agar tingkat produktivitas menjadi lebih tinggi (jumlah rata-rata produk yang dihasilkan per orang per jam lebih banyak). Pada akhirnya, kualitas produk terjaga (tak ada defect) dengan biaya produksi yang lebih rendah.
PT. Remaja Prima Engineering (RPE), perusahaan yang berdiri sejak tahun 1980, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan perakitan kendaraan niaga (bak dan tangki yang terpasang pada truk). Dengan persaingan bisnis yang dihadapi saat ini, menuntut PT. RPE untuk terus berusaha memberikan pelayanan yang baik bagi konsumennya, karena bagi PT. RPE kepuasan konsumen merupakan hal yang penting untuk meningkatkan nilai perusahaan. Pengerjaan yang rapi, pemilihan bahan baku yang baik, waktu pengerjaan yang relatif pendek, ketepatan waktu dalam menyerahkan produk pesanan dan biaya yang relatif tidak terlalu mahal adalah hal-hal yang yang penting, yang harus diperhitungkan dalam menjalankan bisnis dibidang ini. Keadaan seperti ini mengharuskan PT Remaja Prima Engineering untuk melakukan efisiensi dan efektifitas kerja mereka. Untuk itu, perlu dilakukan analisa yang lebih komprehensif untuk menemukan titik dimana ditemukan efektifitas dan efisiensi yang maksimum. Salah satunya, menggunakan value stream mapping. Value stream mapping merupakan tool yang diadopsi dari proses produksi toyota, yang mampu mereduksi waste yang terjadi dalam perusahaan, sehingga akan diperoleh proses yang lebih efisien. Dengan proses yang efisien tersebut (lean process) maka diperoleh throughput time yang lebih pendek. Waste itu sendiri dalah suatu aktivitas yang menambah biaya akan tetapi tidak menambah nilai sebagaimana yang dirasakan oleh konsumen atau pelanggan akhir. Mengetahui minimum throughput time adalah penting bagi PT. Remaja Prima Engineering untuk menentukan waktu yang tepat yang dijanjikan kepada konsumen dalam pemenuhan produk pesanannya ( order fufilment process). Perumusan Masalah Beberapa permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini antara lain: 1. Apakah proses pemenuhan pesanan konsumen ( order fufilment process) yang selama ini diterapkan oleh PT. Remaja Prima Enggineering (RPE) sudah efisien? Dalam arti, semua aktivitas pada proses pemenuhan pesanan adalah aktivitasaktivitas value added (penambahan nilai)? Sedangkan waktu untuk aktivitasaktivitas dalam kategori necessary non value added dan non value added sudah tidak ada atau paling tidak sudah minimum? 2. Bila diketahui adanya aktivitas non value added dan necessary non value added, maka permasalahan selanjutnya yang perlu diteliti adalah bagaimana cara mengeliminasi aktivitas-aktivitas tersebut, sehingga diperoleh throughput time yang lebih pendek dalam memenuhi pesanan konsumen untuk satu unit produk. 3. Permasalahan selanjutnya adalah, apakah proses yang baru dengan throughput time yang lebih pendek tersebut mampu menurunkan biaya produksi satu unit produk (diluar biaya material)? Tujuan Penelitian Tujuan dilaksanakannya penelitian ini ada beberapa, yaitu: 1. Perusahaan mengetahui, apakah proses pemenuhan pesanan konsumen ( order fufilment process) yang diterapkan selama ini sudah menunjukkan suatu proses yang efektif atau belum, sehingga untuk mencapai proses yang lebih efektif masih harus dilakukan perbaikan, dalam artian mampu mengurangi aktivitas-aktivitas non value added dengan tujuan throughput time mampu dikurangi. A-34-2
2. Perusahaan dapat mengetahui aktivitas-aktivitas produksi apa saja yang termasuk dalam aktivitas value added dan non value added. Identifikasi dan kualifikasi aktivitas merupakan langkah awal untuk mereduksi throughput time yang diperlukan dalam mendesain dan memproduksi barang sesuai dengan keinginan konsumen. 3. Menyajikan peta Value Stream yang ideal ( Future State Mapping) dimana proses pemenuhan pesanan konsumen sudah menjadi lebih efisien, dalam arti memiliki throughput time yang lebih pendek dan aktivitas non value added yang sudah minimum. Melalui Future State Mapping, diharapkan perusahaan dapat mengetahui pula berapa minimum biaya yang diperlukan untuk proses produksi satu unit produk, yang dapat dijadikan sebagai acuan perusahaan. Perbedaan antara Current State Mapping dan Future State Mapping dapat digunakan sebagai acuan untuk langkah-langkah ke arah perbaikan proses pemenuhan pesanan konsumen. 4. Memberikan rekomendasi pendekatan dan langkah-langkah apa saja yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan untuk mengefisiensikan proses pemenuhan pesanan konsumen. Manfaat Penelitian Diharapkan penelitian ini memberikan manfaat antara lain sebagai berikut: 1. Perusahaan mengetahui bagaimana cara meningkatkan kepuasan konsumen dengan tepat. 2. Dengan menghilangkan atau mengurangi waste, maka throughput time mampu dikurangi. Sehingga perusahaan mampu menentukan dengan tepat, waktu yang diperlukan untuk memproduksi satu unit produk yang dipesan oleh konsumen. 3. Perusahaan mengetahui minimum biaya yang diperlukan dalam memproduksi satu unit produk yang dipesan oleh konsumen. METODE Metodologi penelitian memberikan gambaran proses penelitian secara menyeluruh yang dirancang secara sistematis sehingga mudah untuk diikuti alur pemikirannya. Tahap-tahap metodologi penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: Tahap Persiapan Tahap ini dilakukan untuk lebih memahami kondisi yang terjadi pada pabrik PT. Remaja Prima Engineering (RPE), serta permasa lahan yang ada pada perusahaan tersebut. Pada tahap ini dilakukan perumusan masalah dari latar belakang yang terdapat pada perusahaan tersebut, kemudian penetapan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian, serta menentukan batasan dan asumsi yang digunakan dalam penelitian. Tahap Pengumpulan Data Pada penelitian ini data-data yang diperlukan antara lain diperoleh dari : 1. Diagram alir proses dimana konsumen mulai memesan hingga konsumen menerima produk yang telah pesanan yang diterapkan oleh perusahaan pada saat ini, termasuk didalamnya proses pemesanan dan proses produksi. A-34-3
2. Tata letak mesin dan area produksi dalam pabrik, daftar mesin produksi serta data produksi lain yang mendukung. 3. Hasil interview dengan plant menager dan personil lainnya mengenai waste apa yang sering terjadi selama proses produksi dan detail break down waktu setiap aktivitas proses serta biaya produksi yang diperlukan (Throughput time per aktivitas dan biaya produksi per jam) Sedangkan metode pengambilan data yang dilakukan adalah dengan menggunakan: 1. Data sekunder, yaitu memperoleh data dengan mempelajari ilmu dari literatur yang menerapkan semua kepustakaan yang berhubungan erat dengan masalah yang sedang dihadapi, sehingga diperoleh teori/model/metode yang relevan yang akan digunakan untuk menyelesaikan masalah. 2. Data primer, yaitu data yang diperoleh dengan mengadakan penelitian diperoleh dengan cara: a. interview dengan manager pada departemen terkait setelah diketahui lokasi penyebab terjadinya pemborosan b. Pengumpulan arsip dan data perusahan yang berhubungan dengan proses pemenuhan pesana konsumen Dalam melakukan penelitian ini, parameter efisiensi proses produksi yang dipakai adalah parameter throughput time dalam jumlah hari dan parameter biaya produksi dalam rupiah (diluar biaya material). Tahap Pengolahan Data Data-data yang telah dikumpulkan, selanjutnya diolah dan digunakan untuk menyusun beberapa mapping tool antara lain: 1. Membuat big picture mapping Pembuatan big picture mapping dilakukan bertujuan untuk memberikan gambaran atau memetakan semua aliran informasi, aliran fisik dan hubungan antar keduanya, sehingga diketahui kondisi perusahaan secara umum dalam memenuhi pesanan konsumen ( order fulfilment process) dan lokasi penyebab lamanya throughput time. Big picture mapping meliputi pencatatan mulai dari penyediaan raw material (bahan baku) sampai menjadi barang jadi yang siap diserahkan kepada konsumen, penyediaan presentasi visual pada tiap-tiap proses, termasuk pengecekan kualitas, pengerjaan ulang, aliran informasi dan aliran material [Wood, 2004]. Setelah diketahui lokasi penyebab lamanya throughput time, selanjutnya akan dibahas secara lebih detail dengan menggunakan salah satu value stream mapping tool yang telah dipilih sesuai dengan hasil dari waste workshop yang telah dilakukan. Adapun tahapan dalam membuat big picture mapping tool adalah sebagai berikut: a. menggambarkan aliran informasi dari konsumen ke supplier. b. menambahkan dan menggambarkan aliran fisik yang berupa aliran material atau produk dalam perusahaan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu aktivitas, titik terjadinya inventori dan inspeksi, jumlah produk yang dilakukan inspeksi tiap waktu, jumlah operator dalam setiap stasiun kerja, waktu yang diperlukan produk dipindahkan dari stasiun kerja yang lain, tempat dimana inventory diadakan dan jumlahnya, serta titik bottleneck yang terjadi A-34-4
c. menghubungkan aliran informasi dan aliran fisik dengan anak panah yang dapat memberi informasi jadwal yang digunakan, instruksi kerja yang dihasilkan, dari dan untuk siapa informasi dan instruksi dikirim, kapan dan dimana biasnya terjadi masalah dalm aliran fisik. d. melengkapi peta atau gambar aliran informasi dan aliran fisik dilakukan dengan menambahkan lead time dan value adding time dibawah gambar aliran yang dibuat. 2. Membuat detail mapping Sebelum membuat detail mapping, terlebih dahulu dibuat value stream analysis tool (VALSAT) untuk memilih tool yang akan digunakan untuk membuat detail mapping. Data yang digunakan untuk VALSAT adalah kuisioner waste workshop yang disebarkan kepada manager terkait (lokasi dimana diketahui sebagai lokasi pemborosan tersebut terjadi). Waste workshop digunakan untuk menyatukan presepsi tentang waste agar perbaikan lebih mudah dilakukan. Waste workshop dilakukan dengan penyebaran kuisioner pada orang-orang dalam departemen yang dianggap representatitif mewakili proses pemenuhan pesanan konsumen. Tahap Analisa Data Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap hasil dari pemetaan yang telah dilakukan. Dari hasil analisa ini akan dapat diketahui penyebab lamanya throughtput time yang selama ini terjadi dalam current state map pembuatan tangki BBM dan tangki pendam. Hasil analisa ini, akan dijadikan referensi untuk membuat future state map yang sudah menghilangkan atau paling tidak mengurangi waste yang ada dan perbaikan terhadap throughtput time. Setelah future state map selesai dibuat, selanjutnya dilakukan juga pembuatan perbandingan biaya pada setiap aktifitas dalam proses pembuatan tangki BBM sebelum dan sesudah perbaikan. A-34-5
Diagram Alur Penelitian Identifikasi dan perumusan masalah Penetapan tujuan penelitian Pengumpulan data dan studi pustaka Membuat VALSAT Membuat Big Picture Mapping Membuat Detailed Mapping (current state map) Analisa Map (current state map) Membuat future state mapping dan cost report Kesimpulan dan saran HASIL DAN DISKUSI Gambar 1. Alur Metodologi Penelitian Dari hasil wawancara dengan supervisor produksi dapat diperoleh informasi berupa proses dari mulai konsumen memesan produk hingga produk tersebut diserahkan pada konsumen. Informasi tersebut dapat dirangkum dalam big picture mapping. Sedangkan hasil analisis dari big picture mapping ini adalah : Berdasarkan big picture mapping, untuk aliran fisik dan aliran informasi yang telah dibuat dapat diidentifikasikan beberapa permasalahan yang terjadi dalam order fulfilment process PT. Remaja Prima Engineering (PT.RPE). Analisa big picture mapping tersebut adalah: 1. penentuan supplier, jadwal kedatangan bahan baku dan harga bahan baku yang sangat fluktuatif menyebabkan tingginya inventory bahan baku. 2. dari total waktu sistem order fulfilment process pada PT. RPE 51% diantaranya merupakan Value adding activity dan sisanya 49% adalah non value adding activity. Masih tingginya nilai non value adding activity mengakibatkan kinerja perusahaan kurang efektif dan efisien. 3. brainstorming yang dilakukan, mengidentifikasikan adanya beberapa waste yang terjadi dalam lantai produksi sehingga perbaikan difokuskan pada lantai produksi. A-34-6
Berdasarkan analisa big picture mapping ini, maka dapat diketahui permasalahan utama yang terjadi pada PT. Remaja Prima Engineering (PT.RPE), yaitu indikasi terjadinya waste yang terjadi pada lantai produksi yang mengakibatkan perusahaan beroperasi tidak efektif dan efisien. Setelah didapat analisa dari big picture mapping ini, langkah selanjutnya adalah membuat detail mapping sesuai dengan hasil analisa VALSAT yang telah dibuat. Analisa VALSAT menunjukkan bahwa untuk mengiliminasi waste yang terjadi pada proses pemenuhan pesanan konsumen ini maka tool yang digunakan adalah process activity mapping. Pembuatan detail mapping dalam hal ini yang dibuat adalah Process Activity Mapping diperoleh dari 2 cara pengumpulan data, yaitu observasi langsung pada proses produksi dan wawancara dengan personil-personil yang terlibat langsung dalam proses produksi. Data throughput time diambil dengan 3 cara yaitu melalui pengumpulan data arsip dari perusahaan (hasil perhitungan dan observasi yang sebelumnya pernah dilakukan oleh perusahaan), interview dengan personil terkait dan hasil observasi sampel yang dilakukan penulis bersama supervisor produksi Dari data tersebut dibuat peta process activity mapping untuk semua komponen tangki, yaitu : a. badan tangki b. kaki tangki c. tutup dan penyangga dalam tangki d. slackboard e. perisai kolong f. tutup mesin tengah g. tempat pemadam kebakaran h. bemper belakang dan tutup lampu Berikut ini merupakan ringkasan throughput time baik current state map maupun future state map pada masing-masing proses produksi tangki BBM. Tabel 1. Perbandingan Throughput Time per Proses Produksi No Proses produksi Throughput time current state map (menit) Throughput time future state map (menit) Penurunan Throughput time (menit) Prosentase penurunan (%) 1. Badan tangki 621 509 112 18,04% 2. Tutup dan penyekat dalam tangki 995 876 119 12% 3. Kaki tangki 1037 962 75 7,23% 4. Accessories tangki a. slackboard b. perisai kolong c. tutup mesin tengah dan penyimpan pemadam kebakaran d. bemper belakang dan tempat lampu e. tutup inlet dan manhole f. angin-angin dan tangga tangki 283 168 227 254 227 206 242 156 209 242 202 177 41 12 18 12 25 29 14,5% 7,14% 7,93% 4,72% 11,0% 14,07% 5. uji terra dan finishing tangki 630 458 172 27,3% A-34-7
KESIMPULAN Penarikan kesimpulan dilakukan dengan melihat tujuan dari penelitian ini. Dari pembuatan big picture mapping, VALSAT untuk menentukan detailed mapping yang akan dibuat dan process activity mapping yang diaplikasikan untuk mengevaluasi proses pemenuhan kebutuhan konsumen akan tangki BBM yang dipesan kepada PT. Remaja Prima Engginering (RPE) Surabaya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Dalam proses pemenuhan pesanan konsumen akan tangki BBM kepada PT. Remaja Prima Engginering (RPE) Surabaya, masih ditemukan beberapa aktiv itas non value added antara lain waiting, excessive transportation, dan defect. 2. Sesuai dengan konsep time-based manufacturing yang telah dijelaskan pada bab 2, ada 3 langkah yang dapat dilakukan untuk mengurangi throughput time. Langkah tersebut antara lain: a. eliminasi atau minimasi aktifitas-aktifitas non value adding (NVA) b. pemampatan waktu aktifitas-aktifitas value adding (VA) dan aktivitas-aktivitas necessary non value adding (NNVA) c. koordinasi yang lebih baik antara aktivitas-aktivitas value adding (VA). Maka berdasarkan konsep tersebut, langkah langkah yang diambil sebagai upaya untuk mengurangi troughput time produksi tangki BBM pada PT. Remaja Prima Engineering antara lain: a. Memperbantukan salah satu pekerja untuk menyelesaikan pembuatan bagian badan tangki. b. Pada produksi tutup dan penyangga dalam tangki dapat dibuat satu plat baru yang berfungsi sebagai pola. Sehingga aktifitas bongkar pasang plat pola yang juga berfungsi sebagai alas untuk mesin plangin dapat dihindari. c. Untuk pengurangan throughput time secara keseluruhan dapat diperoleh dari perubahan tata letak mesin yang disempurnakan, sehingga diperoleh jarak antar mesin yang digunakan bergantian dan jarak antar mesin dengan stasiun kerja dapat lebih pendek, sehingga mengurangi waktu transport. d. Pada proses finishing tangki, diperbantukan pekerja untuk mengerjakan pekerjaan yang bisa dikerjakan oleh beberapa orang, seperti pengecatan dan penulisan tangki. 3. Dari pembuatan future state map sesuai dengan cara perbaikan yang telah dirumuskan sesuai dengan konsep time based management diperoleh throughput time yang lebih pendek, sehingga terjadi pengurangan biaya produksi (diluar biaya material) sebesar Rp. 656.250,- per unit tangki BBM pada PT. Remaja Prima Engineering. DAFTAR PUSTAKA Hines, P., Rich, N. 1997. The seven value stream mapping tools. International Journal of Operations & Production Management 17(1):46-64 Hines, P., Rich, N., Hittmeyer, M. 1998. competing against ignorance: Advantage through knowledge. International Journal of Physical Distribution & Logistic Management 28(1):18-43 Hines, P., Taylor, D. 2000. Going Lean. Lean Enterprise Research Centre Cardiff Business School. A-34-8
Koufteros, X.A, Vonderembse, M.A. 1998. How to Cut Manufacturing Throughput Time, Rohr, S.S., Correa, H.L. 1998. Time-based competitiveness in Brazil: Whys and Hows. International Journal of Operations & Production Management 18(3):233-245 Saaty, T.L., 1999. decision making for leaders: the analytical hierarchy process for decision in complex word. RWS Pub. Pittsburgh. Wood, Nigel. 2004. Learning to see: How does your supply chain fuction?, Management Services, 48(4):16-20 A-34-9