SIMULASI VALUE STREAM UNTUK PERBAIKAN PADA PROSES PRODUKSI PELUMAS (Studi Kasus LOBP PT. PERTAMINA UPMS V)

Transkripsi

1 SIMULASI VALUE STREAM UNTUK PERBAIKAN PADA PROSES PRODUKSI PELUMAS (Studi Kasus LOBP PT. PERTAMINA UPMS V) Rika Ajeng Priskandana, I Nyoman Pujawan Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember rika.ajeng7@gmail.com ABSTRAK Upaya efisiensi dapat dilakukan dengan cara meminimasi aktivitas non value added yang disebut dengan pemborosan (waste) yang dapat mengganggu aktivitas fisik maupun aliran informasi yang berdampak pada tingginya biaya operasional dan tidak tepatnya waktu pemenuhan permintaan konsumen. Dengan menerapkan konsep lean production pada perusahaan, tidak hanya di lantai produksi saja, tetapi juga terintegrasi dengan departemen atau bidang kerja lainnya. Lean yang berarti suatu usaha oleh seluruh elemen perusahaan untuk bersama-sama mengeliminasi waste. Dengan minimasi waste ini diharapkan performansi perusahaan akan meningkat. Terdapat 9 waste dalam proses produksi, yang didefinisikan dengan istilah EDOWNTIME, yang dijabarkan sebagai berikut : Enviromental Health and Safety, Defect, Overproduction, Waiting, Not Utilizing employees Knowledge, Skill and abilities, Transportation, Inventories, Motion, Excess Processing. Simulasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah : Memodelkan kondisi saat ini, Process Activity Mapping dan mensimulasikan untuk mengetahui kinerja, WIP, waktu dan produktivitas. Simulasi yang kedua memodelkan kondisi setelah perbaikan, Future state mapping dan mensimulasikan kondisi setelah perbaikan. Kata kunci: Big Picture Mapping, Lean Production, Value Stream Mapping, Waste PENDAHULUAN Dampak dari adanya pemborosan adalah tingginya biaya yang harus dikeluarkan perusahaan seperti upah tenaga kerja, biaya inventori, biaya operasional dan lain-lain. Dengan tingginya biaya yang harus ditanggung akan berpengaruh pada harga jual produk di pasaran yang menjadi lebih tinggi jika dibandingkan dengan pesaing, oleh karena itu perusahaan harus memperbaiki performansi perusahaan dengan meningkatkan efisiensi di dalam seluruh aktivitas perusahaan. Seringkali terjadi ketimpangan dalam sistem produksi perusahaan karena adanya aktivitas-aktivitas non value added yang sebenarnya kurang efisien dalam sistem produksi. Upaya efisiensi dapat dilakukan dengan cara meminimasi aktivitas non value added yang disebut dengan pemborosan (waste) yang dapat mengganggu aktivitas fisik maupun aliran informasi yang berdampak pada tingginya biaya operasional dan tidak tepatnya waktu pemenuhan permintaan konsumen. Terdapat 9 waste dalam proses produksi, yang didefinisikan dengan istilah EDOWNTIME, yang dijabarkan sebagai berikut: Enviromental Health and Safety, Defect, Overproduction, Waiting, Not Utilizing employees Knowledge, Skill and abilities, Transportation, Inventories, Motion, Excess Processing.

2 Konsep Lean mampu mengeliminasi tepat sasaran pada value stream system. Proses eliminasi waste difokuskan pada Value Stream dengan menggambarkan detail mapping. Penggambaran detail mapping dilakukan dengan menggunakan Value Stream Mapping Tools dimana untuk menentukan mapping tools yang sesuai digunakan Value Stream Analysis Tools (VALSAT). Dengan minimasi waste ini diharapkan performansi perusahaan akan meningkat. Perumusan Masalah Permasalahan yang akan diselesaikan dari penelitian berdasarkan kondisi aktual yang terjadi di perusahaan adalah bagaimana memahami upaya penerapan Lean Manufacturing di PT. X, mengidentifikasikan dan mengeliminasi waste pada value stream perusahaan dengan menggunakan metode Value Stream Analysis Tools (VALSAT). Sekaligus juga merencanakan perbaikan dari waste yang telah berhasil diidentifikasikan sehingga dapat meningkatkan efisiensi. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: 1. Mengidentifikasi waste yang terjadi pada proses produksi dan penanganan penerimaan dari pelanggan. 2. Memberikan masukan berkaitan dengan upaya perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengurangi waste. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang didapatkan dari penelitian ini adalah: 1. Perusahaan dapat mengetahui gambaran whole stream proses produksi dan performansi sistem produksi yang ada, sehingga memudahkan pemantauan aktivitas perusahaan. 2. Perusahaan dapat mengetahui waste yang selama ini tidak terdeteksi dan mengetahui penyebab waste serta mendapatkan cara mereduksi waste tersebut. 3. Perusahaan mendapatkan rekomendasi untuk improvement dan peningkatan produktivitas sehingga dapat melakukan perbaikan secara berkesinambungan. Batasan dan Asumsi Untuk memberikan kerangka yang lebih jelas dalam pelaksanaan penelitian ini, diperlukan penetapan batasan-batasan permasalahan serta asumsi yang memberikan atribut pada beberapa aspek penting yang menentukan hasil serta implementasi penelitian ini. Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Penelitian difokuskan pada divisi produksi perusahaan X 2. Waste yang diteliti adalah 9 waste yang didefinisikan oleh Gazpers (2007) METODA Konsep lean adalah konsep perampingan atau efisiensi. Konsep ini diterapkan pada perusahaan manufaktur maupun jasa, karena pada dasarnya konsep efisiensi akan selalu menjadi suatu target yang ingin dicapai perusahaan. Lean pada awalnya merupakan terminologi yang digunakan untuk mendeskripsikan pendekatan di industri A-37-2

3 otomotif Jepang, yaitu Toyota, untuk membedakannya dengan pendekatan produksi massal di barat. Implementasi dari konsep ini didasarkan pada 5 prinsip dasar yang diidentifikasi oleh Womack dan Jones dalam bukunya Lean Thinking, yaitu: 1. Define value from the perspective the customer. Value didefinisikan oleh end customer, artinya identifikasi terhadap kebutuhan customer dan kemampuan menciptakan nilai dari sudut pandang customer, bukan dari perpektif organisasi, fungsi atau departemen. Hal ini merupakan salah satu competitive advantage yang harus dimiliki oleh perusahaan. 2. Identify value stream, setelah kebutuhan customer sudah didapatkan, maka proses identifikasi terhadap value stream menjadi hal yang sangat penting. Dengan Value stream seluruh aktivitas produksi dapat dipahami dan diukur. Identifikasi langkahlangkah yang diperlukan untuk merancang, memesan dan memproduksi produk di sepanjang aliran proses nilai tambah untuk menandai adanya pemborosan. 3. Continuous flow process, merupakan usaha untuk menghilangkan waste dengan membuat flow process. Konsep dari continuous flow process adalah membuat produk pada waktu dibutuhkan yang mengalir satu-satu dari suatu stasiun kerja ke stasiun kerja yang lainnya tanpa berbalik dan tanpa adanya waktu tunggu. 4. Pull system, merupakan system yang berfokus pada kebutuhan customer, dimana hanya membuat produk sesuai yang dibutuhkan customer dan pada waktu yang tepat. Membuat hanya yang diminta pelanggan. 5. Strive to perfection, selalu berusaha mencapai kesempurnaan dengan menghilangkan waste secara bertahap dan berkelanjutan. Kelima prinsip di atas merupakan konsep yang mendasar dalam usaha untuk mengeliminasi waste (pemborosan). Untuk dapat mengaplikasikan konsep lean didalam perusahaan diperlukan pemahaman akan kebutuhan konsumen dan atribut apa yang dipentingkan oleh konsumen. Langkah awal yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi waste dan mengeliminasi waste (pemborosan) yang terjadi pada aktivitas-aktivitas dalam value stream dari perusahaan, sehingga nantinya konsumen tidak perlu membayar suatu aktivitas yang tidak memberikan manfaat dalam proses produksi. Dalam konteks ini kita akan membedakan aktivitas menjadi 3, yaitu: 1. Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dari sudut pandang customer (non value adding). 2. Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah, tapi perlu dilakukan untuk proses yang ada (necessary but non value adding). 3. Aktivitas yang memang memberikan nilai tambah di mata customer pada suatu material atau produk yang diproses (value adding). Menurut Gazpers (2007) terdapat 9 waste dalam proses produksi, yang didefinisikan dengan istilah EDOWNTIME, yang dijabarkan sebagai berikut: 1. E : Enviromental Health and Safety 2. D : Defect 3. O : Overproduction 4. W : Waiting 5. N : Not Utilizing employees Knowledge, Skill and abilities 6. T : Transportation A-37-3

4 7. I : Inventories 8. M : Motion 9. E : Excess Processing Value Stream Mapping (VSM) Menurut Womack dan Jones, value stream adalah semua kegiatan (value added atau non value added) yang dibutuhkan untuk membuat produk melalui aliran proses produksi utama. Value stream dapat mendeskripsikan kegiatan-kegiatan seperti product design, flow of product dan flow of information yang mendukung kegiatan-kegiatan tersebut. Value stream mapping atau sering disebut juga Big picture mapping merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan system secara keseluruhan dan value stream yang ada di dalamnya. Alat ini menggambarkan aliran material dan informasi dari suatu value stream. Sehingga nantinya diperoleh gambaran mengenai aliran informasi dan aliran fisik dari sistem yang ada, mengidentifikasi dimana terjadinya waste, serta mnggambarkan lead time yang dibutuhkan berdasar dari masingmasing karakteristik proses yang terjadi. Peta ini tentunya dibuat untuk suatu produk atau pelanggan tertentu yang sudah diidentifikasikan pada tahap sebelumnya. Untuk membuat value stream mapping terdapat 4 tahapan, yaitu: 1. Mengidentifikasi produk dan menentukan produk yang akan diamati 2. Membuat current state map untuk produk yang akan diamati 3. Mengembangkan future state map, yaitu kondisi yang diinginkan berdasarkan kondisi existing dalam usaha pengurangan waste. 4. Mengambangkan rencana langkah kerja untuk menciptakan value yang direncanakan guna mencapai future state map. Analisa VALSAT (Value Stream Mapping Tool) VALSAT merupakan tool yang digunakan untuk mengetahui lebih lanjut berkaitan dengan waste yang terjadi dalam value stream proses produksi di Lube Oil Blending Plant. VALSAT dalam penelitian ini bertujuan sebagai tindak lanjut terhadap terjadinya waiting yang cukup besar dari hasil identifikasi sebelumnya dengan current state value stream mapping kondisi existing. Dengan VALSAT akan dilakukan identifikasi terhadap value stream proses produksi di Lube Oil Blending Plant, mengetahui detail waste yang terjadi, dan menganalisa penyebabnya. VALSAT diawali dengan melakukan pembobotan terhadap 9 macam waste yang terjadi di lantai produksi melalui penyebran kuisioner ( waste workshop). Kemudian memilih tools yang sesuai dengan waste yang terjadi dan melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur yang ada pada tools tersebut. Analisa Identifikasi Waste Workshop Waste workshop merupakan aktivitas pembuatan kuisioner pembobotan waste, yang disebarkan kepada responden yang sesuai. Detail kuisioner pembobotan waste berisi pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan sembilan wastes yang terjadi di lantai produksi. Identifikasi waste dilakukan dengan menyebarkan kuisioner ke beberapa pihak terkait, yaitu operator blending, technician, analyst, supervisor, quality inspector, petugas control room dan Kepala LOBP. A-37-4

5 Bobot frekuensi yang diisikan oleh setiap responden akan dikonversikan ke dalam suatu nilai kuantitatif dimana dimana untuk skor tertinggi adalah 5 untuk 1 jam sekali, 4 untuk 1 shift sekali, 3 untuk 1 hari sekali, 2 untuk 1 minggu sekali, 1 untuk 6 bulan sekali, dan 0 untuk sama sekali tidak pernah terjadi. Dari hasil rekap data dan pengolahan hasil kuisioner pembobotan waste diperoleh hasil bahwa menurut responden, waste yang sering terjadi di lantai produksi terutama adalah defect. Berikut ini adalah rekap dari hasil penyebaran kuesioner, yaitu: Rekap Hasil Penyebaran Kuisioner Waste Skor Rangking Enviromental Health and Safety ,71 8 Defect ,86 1 Overproduction ,43 6 Waiting ,29 2 Not Utilizing employees Knowledge, Skill and ,29 9 abilities Transportation ,00 4 Inventories ,14 7 Motion ,00 5 Excess Processing ,86 3 Adapun detail perankingan waste yang terjadi dari hasil waste workshop dapat dilihat pada Tabel berikut: Perangkingan Waste Waste Skor Rangking Defect 4,86 1 Waiting 4,29 2 Excess Processing 3,86 3 Transportation 3,00 4 Motion 3,00 5 Overproduction 2,43 6 Inventories 2,14 7 Enviromental Health and Safety 0,71 8 Not Utilizing employees Knowledge, Skill and abilities 0,29 9 Pemilihan Tools dengan VALSAT Identifikasi dengan waste workshop menjadi dasar untuk pemilihan tools yang relevan dengan pendekatan VALSAT. Skor yang diperoleh setiap waste dikalikan dengan nilai korelasi antara wastes dengan tools sehingga diperoleh bobot ( weight) untuk tiap tools tersebut. Nilai korelasi untuk pengali dengan nine wastes dapat dilihat pada Tabel berikut. Nilai Korelasi Wastes dengan VALSAT A-37-5

6 Waste PAM SCRM PVF QFM DAM DPA PS Enviromental Health and Safety Defect Overproduction Waiting Not Utilizing employees Knowledge, Skill and abilities Transportation Inventories Motion Excess Processing Keterangan: PAM : Process Activity Mapping SCRM : Supply Chain Response matrix PVF : Product Variety Funnel QFM : Quality Filter Mapping DAM : Demand Amplification Mapping DPA : Decision Point Analysis PS : Physical Structure Hasil perhitungan skor nine wastes dengan setiap tools terdapat pada tabel berikut: Perhitungan Skor VALSAT Waste PAM SCRM PVF QFM DAM DPA PS Enviromental Health and Safety 0, Defect 4, Overproduction 2,4 7,3 0 2,4 7,3 7,3 0 Waiting 38,6 38,6 4,3 0 12,9 12,9 0 Not Utilizing employees Knowledge, Skill and 0, abilities Transportation 27, ,0 Inventories 6,4 19,3 6,4 0 19,3 6,4 2,1 Motion 27,0 3,0 0 27, Excess Processing 34,7 0 11,6 3,9 0 3,9 0 Total Bobot 142,0 68,1 22,3 33,3 39,4 30,4 5,1 Dari hasil perhitungan diatas, selanjutnya dilakukan perankingan berdasarkan skor tertinggi hingga terendah. Tabel berikut menggambarkan ranking tools dalam VALSAT. Ranking Tools VALSAT A-37-6

7 Waste Bobot Rangking Process Activity Mapping (PAM) 142,0 1 Supply Chain Response Matrix (SCRM) 68,1 2 Product Variety Funnel (PVF) 39,4 3 Quality Filter Mapping (QFM) 33,3 4 Demand Amplification Mapping (DAM) 30,4 5 Decision Point Analysis (DPA) 22,3 6 Physical Structure (PS) 5,1 7 Process Activity Mapping (PAM) Process Activity Mapping merupakan tools yang digunakan untuk me-record seluruh aktivitas dari suatu proses dan berusaha untuk mengurangi aktivitas yang kurang penting, menyederhanakannya, sehingga dapat mengurangi waste. Dalam tool ini, aktivitas akan dikategorikan dalam beberapa tipe, yaitu operation, transport, storage, delay, dan inspection. Pemetaan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang proses produksi, mengelompokkan aktivitas tersebut apakah memberikan nilai tambah atau tidak. KESIMPULAN Prosentase Jumlah Aktivitas Aktivitas Jumlah Aktivitas (%) Operation 13 37,1 % Transport 9 25,7 % Storage % Delay 9 25,7 % Inspection 4 11,4 % Jumlah % Prosentase Kebutuhan Waktu Aktivitas Jumlah Aktivitas (%) Operation 240 2,0 % Transport 428 3,6 % Storage 0 0,0 % Delay ,0% Inspection 45 0,4 % Jumlah % Berdasarkan pengolahan data dan analisa dalam penelitian ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Dari pengolahan hasil VALSAT, waste yang terjadi dalam value stream produksi pelumas dapat diketahui jenis, frekuensi, dan dampak waste mulai dari yang sering terjadi sampai yang jarang terjadi adalah Defect, Waiting, Excess Processing, Transportation, Motion, Overproduction, Inventories, Enviromental Health and Safety dan Not Utilizing employees Knowledge, Skill and abilities. 2. Berdasarkan analisa, diketahui root cause dari waste yang terjadi adalah: A-37-7

8 Defect, terjadi karena kelalaian operator, lithos kosong yang bentuknya tidak sesuai tetap diletakkan di conveyor. Sehingga mesin berhenti secara otomatis jika ada lithos yang tidak sesuai pada proses labelling dan filling. Waiting, terjadi karena adanya variasi waktu proses dan adanya defect yang membutuhkan perbaikan (repair). Excess Processing, terjadi karena perbedaan metode kerja antar operator dan pergantian urutan kerja oleh operator. Transportation, terjadi karena jauhnya jarak antara bagian produksi dengan gudang finish product. DAFTAR PUSTAKA Arditya. (2006). Usaha Peningkatan Efisiensi dan Perbaikan Proses Produksi dengan Meminimasi Waste pada Value Stream Perusahaan Menggunakan Value Stream Mapping Tool (Valsat). Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Gazpers, Vincent (2007). Lean-Sigma Green Company, Sebuah Landasan Kokoh Menuju Perusahaan yang Lebih Environmentally Friendly and Social Responsible. Groover, Mikell P. (2001). Automation, Production Systems, and Computer- Integrated Manufacturing, 2nd edition. New Jersey: Prentice-Hall, Inc. Hines, Peter and Rich, Nick (1997). The Seven Value Stream Mapping Tools. International Journal of Operation & Production Management, Vol. 17, No.1, pp Cardiff, UK: Lean Enterprise Research Centre, Cardiff Business School. Hines, P. and Rich, N. (2001) The Seven Value Stream Mapping Tools, Manufacturing Operation and Supply Chain Management. The Lean Approach, hal Hines, P. and Taylor, D. (2000). Going Lean. Lean Enterprise Research Center Cardiff Business School USA. Pujawan, I Nyoman. (2005). Supply Chain Management. Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Guna Widya. Womack, J. and Jones, D.T. (2003). Lean Thinking, banish wastes and create wealth in your corporation, revised and updated, Free Press. A-37-8