Manajemen Proyek Perangkat Lunak Kerangka Acuan Kerja Sistem Informasi Paket Aplikasi Sekolah (PAS) Oleh: Muhammad Faris Musthafa (5113100131) Dosen: Fajar Baskoro S.Kom., M.T. Kelas A JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER 2016
1. LATAR BELAKANG Rancangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berkembang dengan pesat bertujuan untuk memudahkan kehidupan manusia. Kini kesadaran akan teknologi semakin kuat maknanya dibanding beberapa tahun yang lalu. Di era yang internet ini, pekerjaan yang tidak terkomputerisasi akan berbeda dibandingkan dengan pekerjaan yang mengoptimalkan komputerisasi. Perbedaan yang signifikan biasanya adalah dalam aspek efisiensi dan akurasi. Oleh karena itu, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi merupakan investasi yang mutlak dalam membantu segala macam pekerjaan. Sebagai negara berkembang, perkembangan sistem pendidikan di Indonesia sangatlah vital. Berdasarkan Direktorat Pembinaan SMK Depdiknas, Pada tahun 2009 jumlah siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tidak ruang dari 3,6 juta siswa dan 850.000 siswa diantaranya duduk di kelas III. Jumlah ini sangatlah besar dan tidak mungkin dilakukan pendataan secara manual. Untuk itu diperlukan sistem informasi yang terintegrasi dalam skala nasional. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Hartono, 2005). Adanya sistem informasi pada setiap sekolah akan mempercepat proses pendataan informasi pada setiap sekolah yang prosesnya akan dilakukan oleh guru sekolah dan menghindari proses sensus secara manual yang memakan biaya besar. 2. MAKSUD DAN TUJUAN Memudahkan proses pendataan/penyimpanan informasi identitas sekolah, data induk (siswa, guru, dan tenaga administrasi), kegiatan sekolah, penerimaan siswa baru, fasilitas dan inventaris, dan keuangan sekolah. Memudahkan proses laporan/pengambilan informasi data induk (siswa, guru, dan tenaga administrasi), jadwal pelajaran dan laporan absensi, dan rapor siswa. Integrasi informasi dengan Depdiknas dengan skala nasional dengan cara distribusi informasi dari tiap sekolah secara otomatis. 3. SASARAN Terwujudnya sistem informasi sekolah yang cepat dan tangguh untuk menyimpan, menampilkan, mengintegrasikan data-data Sekolah Menengah Kejuruan se-indonesia. 4. NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA Kemendiknas. 5. SUMBER PENDANAAN Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara tahun 2009 dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah tahun 2009. 6. LINGKUP, LOKASI, FASILITAS, DAN ALIH PENGETAHUAN Lingkup Kegiatan: a. Pengembangan modul-modul utama pada sistem informasi Paket Aplikasi Sekolah (PAS) berbasis desktop sebagai berikut: i. ubah data-data identitas sekolah, ii. tambah/ubah data-data penerimaan siswa baru, iii. tambah/ubah/hapus data-data siswa, iv. tambah/ubah/hapus data-data guru, v. tambah/ubah/hapus data-data tenaga administrasi, vi. tambah/ubah/hapus data-data jadwal pelajaran, vii. tambah/ubah/hapus data-data keuangan sekolah,
viii. tambah/ubah/hapus data-data fasilitas dan inventaris sekolah, ix. tambah/ubah/hapus data-data bantuan. b. Pengembangan basis data yang dapat mendukung fitue yand dikembangkan pada poin a i. pengembangan struktur database, ii. pengembangan database relationship, iii. database clustering. c. Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk sistem informasi perpustakaan yang dibangun meliputi: i. user requirement, ii. user interface, iii. testing (case test, unit test, integration test, dan Acceptance test), iv. database dictionary, v. form input/output, vi. pseudocode untuk pengguna jasa, vii. user manual. d. Pengadaan Server (hardware) Lokasi kegiatan a. Kantor Kemendiknas Jl. Jendral Sudirman Senayan, Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10270 b. Sekolah Menengah Kejuruan se-indonesia Data dan Fasilitas Penunjang Data dan fasilitas yang perlu disediakan oleh pengguna jasa a. Laporan dan Data i. Data pegawai administrator yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi b. Akomodasi ruang dan kantor i. Ruang kantor dan ruang server ii. 4 buah komputer server iii. Koneksi internet c. Staff admin i. 2 orang administrator yang bertugas mengoperasikan dan memantau kinerja database sistem informasi d. Alih Pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (workshop) terkait dengan pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada tim teknis Kementerian Pendidikan Nasional. 7. METODOLOGI Metodologi dan pendekatan yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Paket Aplikasi Sekolah (PAS) adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi real pada Kemendiknas dan Sekolah Menengah Kejuruan dengan proses better/best practice dari organisasi sejenis atau yang relevan. 8. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah kurang lebih selama 180 (seratus delapan puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance dengan waktu pelaksanaan minimal 15 (lima belas) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan. 9. KUALIFIKASI Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah: a. Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Kementerian Pendidikan Nasional.
b. Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi. c. Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk lima belas organisasi berbeda. d. Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. e. Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat. f. Memiliki production house / workshop dan tenaga-tenaga ahli yang permanen. g. Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna. h. Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima. i. Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim Kementerian Pendidikan Nasional. j. Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Kementerian Pendidikan Nasional. k. Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan. 10. TENAGA AHLI Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : a. Ketua tim (Project Manager) Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 4 (empat) tahun. Ketua tim bertugas untuk memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang. b. Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis desktop dan database sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 5 (tiga) orang. c. Programmer/ Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 7 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang. d. Quality Assurance Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang e. Trainers Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang. 11. KELUARAN Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah:
a. Perangkat lunak sistem informasi Paket Aplikasi Sekolah (PAS) berbasis desktop yang digunakan sebagai sistem informasi Sekolah menengah Kejuruan yang dioperasikan pada personal computer di sekolah. b. Perangkat lunak sistem informasi Paket Aplikasi Sekolah Server (PAS Server) berbasis desktop yang digunakan untuk mengoperasikan dan memantau database yang dioperasikan pada ruang kantor/server Kementerian Pendidikan Nasional. c. Dokumentasi yang berkaitan dangan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, system design, system configuration, dan program architecture. d. Program dengan source code. e. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa petunju teknis. f. Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure). g. Instalasi aplikasi. h. Pelatihan (workshop), garansi, dan pemeliharaan. 12. PELAPORAN Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah: a. Laporan pendahuluan, berisi: i. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh, ii. Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya, iii. Jadwal kegiatan penyedia jasa. b. Laporan mingguan i. Aktivitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengebangan aplikasi, ii. Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut, iii. Persentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telag ditetapkan. c. Laporan akhir i. Laporan pendahuluan, ii. Laporan mingguan, iii. Dokumentasi lain yang berkaitan dangan kegiatan proyek pengembangan sistem ini. Kementerian Pendidikan Nasional Divisi Kurikulum dan Perbukuan Muhammad Faris Musthafa NIP. 15452324777562