BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran sebagai rangkaian tugas dari keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah tercapainya tujuan yang ditetapkan. Administrasi perkantoran memegang peranan penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, mengendalikan (melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan. Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan
keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk seluruh unit yang ada didalam organisasi. Adapun fungsi administrasi perkantoran menurut H. Mac Donald (office management) adalah: 1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor) 2. Biaya perkantoran (office costs) 3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies) 4. Kepegawaian perkantoran (office personel) 5. Metode perkantoran (office methods) 6. Perlengkapan perkantoran (office equipment) Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran yaitu: Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, Menyimpan keterangan secara
tertulis, Pelayanan tamu, Pelayanan telepon, Pelayanan keuangan, Pelayanan umum, Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Unsur-unsur manajemen administrasi perkantoran menurut G.R. Terry dengan istilah The six M S in management (6M didalam manajemen) yaitu: 1. Manusia (pelaksana yang handal dan terampil) 2. Money (ketersediaan dana) 3. Mesin (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja, apabila diperlukan) 4. Metode (cara) 5. Material (sarana dan prasarana) 6. Market (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan) Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi. Mengenai apa
saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian akademik yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksanaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya. Dari uraian di atas bahwa administrasi perkantoran mempunyai peranan penting dalam menentukan keberhasilan yang ditetapkan, oleh sebab itu administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik agar pekerjaan kantor dapat berjalan dengan baik. Sehubungan dengan hal di atas penulis tertarik melakukan observasi dengan memilih judul PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA B. Perumusan Masalahan Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah: Bagaimana Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan administrasi perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. 2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi. 2. Bagi Instansi a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang. b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini. 3. Bagi Peneliti yang Akan Datang a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan administrasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M Hanafiah Kampus Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO Kegiatan Mei 2013 Juni 2013 II III IV I II 1 Pengajuan Judul 2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data 4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir 6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir 7 Penyelesaian Tugas Akhir Sumber : Penulis (2013)
F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang Masalahan, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitilan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan / penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II: PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi dan Personalia, Job Discription, Kinerja Usaha/ Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi. BAB III: PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai pengertian Administrasi Perkantoran, Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran, Sistem Perkantoran, Kontrol Perkantoran, Sasaran Administrasi Perkantoran, Jenis Pekerjaan Kantor, Pengertian Kelancaran Pekerjaan, serta Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi.
BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN Membahas mengenai Kesimpulan dan Saran tentang Administrasi Perkantoran Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi.