BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditunjukkan kepada user, programmer, atau ahli analisa atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini. Perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Untuk membuat suatu aplikasi yang memiliki kemampuan handal, maka perlu sebuah perancangan sistem dengan tujuan untuk memperbaiki masalah yang terjadi. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai aplikasi yang baru, dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen aplikasi. Rancangan ini meliputi Flowmap yang disusulkan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Struktur Program, Rancangan Input, Rancangan Proses dan Rancangan Output. 4.2 Perancangan Prosedur Yang Di Usulkan Berikut akan di usulkan prosedur yang dirancang dalam sistem informasi penerimaan siswa baru pada SD Negeri 009 Kabupaten Bintan yang diusulkan, antara lain : 42
43 1. Prosedur Usulan Proses Pendaftaran Baru 1. Panitia Penerimaan atau disingkat dengan panitia PSB memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa yang mendaftar. 2. Kemudian calon siswa mengisi formulir pendaftaran tersebut dengan lengkap disertai mencantumkan fotocopy akta kelahiran dan fotocopy kartu keluarga, kemudian disatukan dalam map dan di hantar ke bagian panitia PSB lagi. 3. Panitia PSB mengecek formulir yang diisi oleh calon siswa tersebut, apakah sudah lengkap atau belum, jika belum akan di kembalikan lagi ke calon siswa untuk melengkapinya dan jika sudah lengkap panitia merekap atau menyimpan berkas data calon siswa tersebut kemudian panitia menginput data pendaftaran calon siswa baru ke sistem yang berbasis komputerisasi berupa perangkat lunak atau software. 4. Kemudian panitia PSB mencetak laporan pendaftaran calon siswa baru menggunakan sistem yang berbasis komputerisasi untuk diberikan kepada kepala sekolah.
44 Pendaftaran Baru Panitia PSB Kepala Sekolah Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Fotocopy Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga Cek Kelengkapan Berkas Pengisian formulir dan melengkapi dokumen syarat Formulir Pendaftaran Terisi Fotocopy Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga Lengkap Tidak Formulir Pendaftaran Terisi Fotocopy Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga Input Data Pendaftaran Calon Siswa baru PSB_SDN_009 Cetak Laporan Pendaftaran Calon Laporan Pendaftaran Calon Laporan Pendaftaran Calon Gambar 4.1 Flow map Pendaftaran Baru
45 2. Prosedur Usulan Proses Seleksi Baru 1. Panitia PSB merangking keseluruhan berdasarkan kuota penerimaan menggunakan sistem yang berbasis komputerisasi, dimana pengurutan rangking didasarkan umur calon siswa 6-7 tahun (urutan seleksi dari yang berusia tertua sampai dengan yang berusia termuda), kemudian hasil seleksi calon siswa tersimpan ke database. 2. Kemudian panitia PSB mencetak laporan hasil seleksi calon siswa baru yang diterima menggunakan sistem yang berbasis komputerisasi sekaligus informasi registrasi daftar ulangnya dan diberikan ke kepala sekolah untuk ditandatangani untuk disahkan. 3. Kemudian laporan hasil seleksi calon siswa baru yang diterima tertandatangani diumumkan ke calon siswa. 4. Bagi calon siswa yang di nyatakan lulus harus melakukan registrasi ulang kemudian panitia PSB mengupdate di sistem yang berbasis komputerisasi calon siswa yang telah melakukan registrasi ulang. 5. Panitia PSB mencetak laporan calon siswa registrasi ulang menggunakan sistem yang berbasis komputerisasi untuk di berikan ke kepala sekolah
46 Seleksi SD Panitia PSB Kepala Sekolah 1 2 PSB_SDN_009 3 4 Merangking Berdasarkan Umur Sesuai Kuota Penerimaan Simpan Hasil Seleksi Yang Lullus Laporan Hasil Seleksi Calon Diterima 1 Menandatangani 2 Cetak Laporan Hasil Seleksi Baru di terima dan informasi daftar ulang Laporan Hasil Seleksi Baru Diterima Tertandatangani Laporan Hasil Seleksi Baru Diterima Tertandatangani Laporan Hasil Seleksi Baru Diterima Melakukan Registrasi Ulang Update Yang Melakukan Registrasi Ulang 3 4 3 Membuat Laporan Registrasi Ulang 2 Laporan Calon 1 Laporan Calon 1 Siswa Registrasi Siswa Registrasi Ulang Ulang Gambar 4.2 Flow map prosedur seleksi calon siswa baru
47 3. Prosedur Usulan Proses Pembagian Kelas 1. Panitia PSB melakukan pembagian kelas menggunakan sistem yang sudah berbasis komputerisasi berdasarkan calon siswa registrasi ulang. 2. Setelah dilakukan pembagian kelas selanjutnya panita PSB mencetak laporan pembagian kelas siswa baru untuk diberikan kepada kepala sekolah. 3. Kepala sekolah menandatangani laporan pembagian kelas siswa baru kemudian diumumkan kepada siswa baru Pembagian Kelas Panitia PSB Kepala Sekolah Laporan Calon Siswa Registrasi Ulang 2 1 Laporan Pembagian Kelas Pembagian Kelas Menandatangani PSB_SDN_009 Cetak Laporan Pembagian Kelas 2 1 Laporan Pembagian Kelas 2 Laporan Pembagian Kelas Tertandatangani 2 1 Laporan Pembagian Kelas Tertandatangani Gambar 4.3 Flow map prosedur pembagian kelas siswa baru
48 4.3 Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses didalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. Diagram konteks ini diperlihatkan antara lain kelompok pemakai atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi data dimana sistem menerima dari lingkungan tertentu dan diproses. Hubungan entitas yang mempengaruhi langsung sistem pengolahan data barang masuk dan barang keluar untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini : Laporan Hasil Seleksi Sistem Informasi Penerimaan Di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan Laporan Pendaftaran Laporan Hasil Seleksi Laporan Registrasi Ulang Laporan Pembagian Kelas Kepala Sekolah Gambar 4.4 Diagram Konteks Pada diagram konteks diatas terdiri dari 2 entitas luar adalah entitas calon siswa dan kepala sekolah sedangkan entitas dalam yatu panitia PSB sebagai pengguna sistem. Input dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan adalah :
49 1. Entitas calon siswa dimana data yang didapat dari entitas calon siswa adalah data calon siswa seperti tanggal lahir. Output dari sistem informasi penerimaan siswa baru di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan adalah : 1. Laporan pendaftaran siswa baru, laporan hasil seleksi calon siswa, laporan calon siswa registrasi ulang dan laporan pembagian kelas siswa baru yang diberikan kepada entitas kepala sekolah. 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan menyimpan data sebagai perangkat analisis, model ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi. Terdapat empat komponen yaitu proses menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, sejumlah masukan dapat menjadi satu keluaran atau sebaliknya. Aliran komponen ini direpresentasikan dengan menggunakan panah yang menuju kea tau arah dari proses. Penyimpanan yang memodelkan kumpulan data dan terminator yang mewakili entitas dari luar dimana sistem dapat berkomunikasi. 1. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Diagram arus data mempunyai level atau tingkatan, level 0 merupakan diagram arus data yang mendasar dari sebuah proses, sedangkan level 1 dan seterusnya adalah merupakan pengambangan dari proses-proses yang ada
50 pada level 0 yang bertujuan untuk lebih dimengerti dan dipahami. Untuk lebih jelas dapat dlihat pada gambar dibawah ini : Pendaftaran Data Proses 1.0* Pendaftaran Data Pendaftaran Proses 2.0* Seleksi Calon Siswa Baru Hasil Seleksi Seleksi Data Seleksi Yang Registrasi Ulang Proses 4.0 Cetak Laporan Proses 3.0* Pembagian Kelas Data Laporan Pendaftaran Laporan Hasil Seleksi Laporan Registrasi Ulang Laporan Pembagian Kelas Data Kepala Sekolah Pembagian Kelas Data Pembagian Kelas Laporan Hasil Seleksi Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Pada gambar diatas terdiri dari 4 proses, antara lain : 1. Proses 1.0 pendaftaran siswa baru, pada proses ini terdiri dari 1 entitas yang terlibat yaitu calon siswa, 1 tabel yaitu tabel pendaftaran calon siswa, dimana input pada proses ini adalah data calon siswa kemudian outputnya menyimpan data calon siswa pada tabel pendaftaran calon siswa. 2. Proses 2.0 seleksi calon siswa baru, pada proses ini terdiri dari 2 tabel yaitu tabel seleksi calon siswa dan tabel pendaftaran calon siswa, dimana input
51 pada proses ini adalah data calon siswa dari tabel pendaftaran calon siswa kemudian outputnya menyimpan data hasil seleksi calon siswa pada tabel seleksi calon siswa. 3. Proses 3.0 pembagian kelas siswa baru, pada proses ini terdiri dari 2 tabel yang terlibat yaitu tabel seleksi calon siswa dan pembagian kelas siswa baru, dimana input pada proses ini adalah data siswa baru dari tabel seleksi calon siswa kemudian outputnya menyimpan data siswa baru ke tabel pembagian kelas siswa baru. 4. Proses 4.0 cetak laporan, pada proses ini terdiri dari 1 entitas yang terlibat yaitu kepala sekolah, 3 tabel yaitu tabel pendaftaran calon siswa, tabel seleksi calon siswa, tabel pembagian kelas siswa baru dimana input pada proses ini adalah data pendaftaran calon siswa, data seleksi calon siswa, data pembagian kelas siswa baru kemudian outputnya adalah laporan data pendaftaran calon siswa baru, laporan hasil seleksi calon siswa, laporan calon siswa registrasi ulang dan laporan pembagian kelas siswa baru yang diberikan kepada entitas kepala sekolah. 2. DFD Level 1 Proses 1.0 (Pendaftaran siswa baru) Merupakan pengembangan proses 1 dari DFD level 0. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
52 Proses 1.1 Input Data Proses 1.2 Update Data Pendaftaran Calon Siswa Proses 1.3 Hapus Data Proses 1.4 Cari Data Calon Siswa Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses 1.0 (pendaftaran siswa baru) 3. DFD Level 1 Proses 2.0 (Seleksi Baru) Merupakan pengembangan proses 2 dari DFD level 0. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Pendaftaran Calon Siswa Proses 2.1 Merangking Calon Siwa Berdasarkan Umur Tertua Seleksi Calon Siswa Data Hasil Seleksi Proses 2.2 Simpan Hasil Seleksi Yang Registrasi Ulang Data Hasil Seleksi Data Hasil Seleksi Proses 2.3 Update Status Daftar Ulang Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses 2.0 (seleksi calon siswa baru)
53 4. DFD Level 1 Proses 3.0 (Pembagian Kelas ) Merupakan pengembangan proses 3 dari DFD level 0. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Seleksi Registrasi Ulang Proses 3.1 Pilih Calon Siswa Registrasi Ulang Pembagian Kelas Registrasi Ulang Registrasi Ulang Proses 3.2 Hapus Calon Siswa Terpilih Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses 3.0 (Pembagian Kelas ) 4.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) atau diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual. Objek data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data.
54 N Diseleksi 1 Panitia PSB Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram (ERD) 4.6 Struktur Tabel Sistem informasi ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : 1. Tabel Pendaftaran Tabel pendaftaran calon siswa merupakan data-data untuk menyimpan data calon siswa. Nama tabel Primary Key : PENDAFTARAN CALON SISWA : NO PENDAFTARAN, TAHUN PSB Tabel 4.1 Tabel Pendaftaran No Nama Field Type Ukuran Key 1 NO PENDAFTARAN Text 3 Primary 2 NAMA LENGKAP Text 50 3 TEMPAT LAHIR Text 20 4 TANGGAL LAHIR Date - 5 JENIS KELAMIN Text 10
55 6 ALAMAT RUMAH Text 50 7 AGAMA Text 20 8 TINGGAL BERSAMA Text 15 9 NAMA AYAH Text 30 10 NAMA IBU Text 30 11 PEKERJAAN AYAH Text 30 12 PEKERJAAN IBU Text 30 13 NAMA WALI Text 30 14 PEKERJAAN WALI Text 30 15 NO. TELEPON Text 15 16 TAHUN PSB Text 9 Primary 2. Tabel Seleksi Tabel Seleksi merupakan data-data untuk menyimpan data hasil seleksi calon siswa. Nama tabel Primary Key : SELEKSI CALON SISWA : NO PENDAFTARAN, TAHUN PSB Tabel 4.2 Tabel Seleksi No Nama Field Type Ukuran Key 1 NO PENDAFTARAN Text 3 Primary 2 NAMA LENGKAP Text 50 3 TEMPAT LAHIR Text 20 4 TANGGAL LAHIR Date - 5 JENIS KELAMIN Text 10 6 STATUS DAFTAR ULANG Text 20 7 STATUS Text 15 8 TAHUN PSB Text 9
56 3. Tabel Pembagian Kelas Tabel pembagian kelas siswa baru merupakan data-data untuk menyimpan data pembagian kelas siswa baru. Nama tabel Primary Key : PEMBAGIAN KELAS SISWA BARU : NO PENDAFTARAN, TAHUN PSB Tabel 4.3 Tabel Pembagian Kelas No Nama Field Type Ukuran Key 1 NO PENDAFTARAN Text 3 Primary 2 NAMA LENGKAP Text 50 3 TEMPAT LAHIR Text 20 4 TANGGAL LAHIR Date - 5 JENIS KELAMIN Text 10 6 KELAS Text 5 7 TAHUN PSB Text 9 4.7 Struktur Program Desain struktur program merupakan suatu disain yang gambaran hubungan antara suatu modul program dengan modul program yang lain. Adapun untuk sistem informasi yang penulis rancang untuk memenuhi kebutuhan dari pemecahan masalah yang dihadapi pada SD Negeri 009 Kabupaten Bintan yaitu meliputi input, proses dan output. Desain struktur program yang diusulkan dapat dilihat pada gambar berikut :
57 Struktur Program Input Proses Output Pendaftaran Calon Seleksi Baru Pembagian Kelas Siswa Baru Lap. Pendaftaran Baru Lap. Seleksi Baru Lap. Registrasi Ulang Lap. Pembagian Kelas Siswa Baru Gambar 4.10 Struktur Program 4.8 Struktur Menu Struktur menu merupakan gambaran umum dari sistem yang akan dirancang, dimana struktur sistem ini menggambarkan aliran-aliran dari bagianbagian yang akan diterapkan pada Sistem Informasi Penerimaan Di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Sistem Informasi Penerimaan Di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan Pendaftaran Baru Seleksi Baru Pembagian Kelas Laporan Gambar 4.11 Struktur Menu
58 4.9 Perancangan Antar Muka Salah satu kriteria penting dari sebuah antarmuka adalah tampilan yang menarik user friendly. Seorang pengguna, apalagi pengguna baru, biasanya tertarik untuk mencoba sebuah program dengan terlebih dahulu tertarik pada sebuah tampilan yang ada di hadapan matanya. Suatu program yang baik adalah program yang mudah dipahami dan di gunakan (user friendly). Adapun desain antarmuka yang terdiri dari input dan output dapat dilihat pada gambar berikut : 4.9.1 Perancangan Input Perancangan input berfungsi untuk memasukan data-data ke sistem, Perancangan input berupa form-form yang ditampilkan di layar monitor, rancangan input sistem informasi penerimaan siswa baru di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan, antara lain : Login Panitia PSB SDN 009 Kabupaten Bintan USERNAME PASSWORD TAHUN PSB Login Keluar Gambar 4.12 Form Login User
59 Pendaftaran Baru Seleksi Baru Pembagian Kelas Laporan Form Pengisian Baru No.Pendaftaran Lihat Yang Mendaftar Tahun PSB Nama Lengkap Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Alamat Rumah Agama Tinggal Bersama Nama Ayah Nama Ibu Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu Nama Wali Pekerjaan Wali No. Telepon Isi Baru Simpan Batal Gambar 4.13 Form Pendaftaran Pendaftaran Baru Seleksi Baru Pembagian Kelas Laporan Form Pengisian Baru Lihat Yang Mendaftar Cari Refresh Hapus Edit Datagrid Pendaftaran Gambar 4.14 Form Lihat Yang Mendaftar
60 Pendaftaran Baru Seleksi Baru Pembagian Kelas Laporan Masukan Kuota Seleksi Sekarang Simpan Hasil Seleksi Tandain Telah Daftar Ulang Datagrid Pendaftaran Seleksi Gambar 4.15 Form Seleksi Pendaftaran Baru Seleksi Baru Pembagian Kelas Laporan Refresh Pilih Kelas >>>>> Datagrid Yang Mendaftar Ulang <<<<< Datagrid Kelas Gambar 4.16 Form Pembagian Kelas
61 Pendaftaran Baru Seleksi Baru Pembagian Kelas Laporan Laporan Pendaftaran Baru Cetak Laporan Seleksi Baru Cetak Laporan Registrasi Ulang Cetak Laporan Pembagian Kelas Cetak Gambar 4.17 Form Cetak Laporan 4.9.2 Perancangan Output Perancangan output berupa tampilan yang berisi tentang berbagai informasi yang diperlukan. Format ini dicetak kedalam printer dan dapat ditampilkan ke layar monitor. Rancangan output sistem informasi penerimaan siswa baru di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan seperti gambar di bawah ini :
62 LOGO KABUPATEN BINTAN PEMERINTAH KABUPATEN BINTAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA SD NEGERI 009 Jl. Nusantara No.67, KM.18 Kijang, Kabupaten Bintan LOGO SD LAPORAN PENDAFTARAN SISWA BARU No. No. Pendaftaran Nama Lengkap Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Alamat KEPALA SEKOLAH Gambar 4.18 Laporan Pendaftaran Baru LOGO KABUPATEN BINTAN PEMERINTAH KABUPATEN BINTAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA SD NEGERI 009 Jl. Nusantara No.67, KM.18 Kijang, Kabupaten Bintan LOGO SD LAPORAN SELEKSI CALON SISWA BARU No. No. Pendaftaran Nama Lengkap Tanggal Lahir Jenis Kelamin Tempat Lahir KEPALA SEKOLAH Gambar 4.19 Laporan Seleksi Baru
63 LOGO KABUPATEN BINTAN PEMERINTAH KABUPATEN BINTAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA SD NEGERI 009 Jl. Nusantara No.67, KM.18 Kijang, Kabupaten Bintan LOGO SD LAPORAN CALON SISWA REGISTRASI ULANG No. No. Pendaftaran Nama Lengkap Tanggal Lahir Jenis Kelamin Tempat Lahir Status Daftar Ulang KEPALA SEKOLAH Gambar 4.20 Laporan Registrasi Ulang LOGO KABUPATEN BINTAN PEMERINTAH KABUPATEN BINTAN DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA SD NEGERI 009 Jl. Nusantara No.67, KM.18 Kijang, Kabupaten Bintan LOGO SD LAPORAN PEMBAGIAN KELAS SISWA BARU No. Kelas No. Pendaftaran Nama Lengkap Tanggal Lahir Jenis Kelamin Tempat Lahir KEPALA SEKOLAH Gambar 4.21 Laporan Registrasi Ulang