BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI 4.1 Tahap Implementasi Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, dapat diketahui bahwa ada 3 alternatif yang harus dilakukan oleh Koperasi XYZ, yaitu alternatif 2 (persewaan kendaraan tanpa perantara), alternatif 3 (persewaan kendaraan harian di Bandung), dan alternatif 4 (investasi pada perusahaan persewaan kendaraan lain). Dalam implementasinya, ketiga alternatif ini dapat dilakukan secara bersamaan. Akan tetapi, rencana implementasi ini hanya dapat dilakukan apabila Rapat Umum Anggota sebagai pemegang kekuasaan tertinggi dalam Koperasi XYZ telah menyetujui solusi alternatif yang diberikan. Berikut ini ditunjukkan tahap-tahap implementasi untuk masing-masing alternatif. Gambar 4.1 Flow Chart Tahap Implementasi Alternatif 4 95
Mulai A Rekrut karyawan marketing usaha persewaan kendaraan tanpa perantara Apakah alternatif 2 berjalan sesuai perencanaan? Tidak Revisi strategi pendanaan alternatif 2 Lakukan marketing dengan menghubungi perusahaan calon customer dan melakukan presentasi Penandatanganan kontrak perjanjian persewaan kendaraan Pembelian kendaraan sesuai permintaan customer Lakukan kontrak maintenance kendaraan Pembayaran sesuai kontrak oleh customer Tidak Ya Apakah masa kontrak sewa telah selesai? Ya Pengembalian kendaraan yang disewa Jual kendaraan sebagai kendaraan second Pembayaran kendaraan second oleh pembeli Maintenance kendaraan oleh pihak Maintenance Astra Ya Apakah alternatif 2 masih ingin dijalankan? Evaluasi alokasi pendanaan alternatif 2 Selesai Tidak A Gambar 4.2 Flow Chart Tahap Implementasi Alternatif 2 96
Gambar 4.3 Flow Chart Tahap Implementasi Alternatif 3 Kota Bandung 97
Berdasarkan ketiga flow chart tersebut, berikut ini dibuat bar chart yang menunjukkan aktivitas yang harus dilakukan dalam tahap implementasi solusi beserta pihak yang berkepentingan dan rencana waktu pelaksanaan aktivitas tersebut. Tabel 4.1 Bar Chart Rencana Implementasi 98
Tabel 4.1 Bar Chart Rencana Implementasi (Lanjutan) 99
Tabel 4.1 menunjukkan rencana implementasi yang akan dilakukan oleh Koperasi XYZ dalam rangka melanjutkan usaha persewaan kendaraannya. Aktivitas implementasi ini direncanakan akan dimulai pada bulan Juli 2007. Dari tabel tersebut, dapat dilihat bahwa ketiga alternatif dilakukan secara bersamaan. Hal ini dikarenakan pihak yang berkepentingan untuk melakukan setiap kegiatan yang bersamaan adalah berbeda-beda. Apabila terdapat 1 pihak yang melakukan 2 aktivitas dalam waktu yang bersamaan, maka berarti aktivitas ini memang dianggap dapat dilakukan secara bersamaan. Untuk mengimplementasikan alternatif 4, pada awalnya Unit Jasa Koperasi XYZ harus menghubungi pihak Cipaganti Rental agar pihak tersebut mau melakukan presentasi di depan pengurus koperasi untuk menjelaskan program kerjasama kemitraan. Apabila presentasi telah dilakukan, maka selanjutnya adalah tugas dari Pengurus Koperasi XYZ dan pihak Cipaganti Rental untuk melakukan tanda tangan kontrak kerja sama serta dilakukan transfer uang oleh Unit Dana Koperasi XYZ. Setelah itu, maka kerjasama kemitraan akan berjalan antara Koperasi XYZ dan Cipaganti Rental sampai waktu yang telah ditentukan di dalam kontrak. Pada Tabel 4.1, diasumsikan kerja sama ini berlangsung sampai waktu 5 tahun mendatang. Karena pada persiapan alternatif 4 Unit Jasa Koperasi XYZ tidak banyak melakukan tugas, maka pada bulan Juli 2007 Unit Jasa Koperasi XYZ juga dapat memulai untuk melakukan alternatif 2 dan 3 Kota Bandung. Kedua alternatif ini diawali dengan aktivitas pencarian tempat untuk dijadikan kantor persewaan kendaraan harian di Bandung (alternatif 3). Selain itu, Unit Jasa juga harus melakukan recruitment untuk karyawan marketing persewaan kendaraan tanpa perantara (alternatif 2) yang terdiri dari 1 orang Account Director dan 2 orang Account Executive, karyawan persewaan kendaraan harian di Bandung yang terdiri dari 1 orang manajer dan 5 orang karyawan, serta supir untuk persewaan kendaraan harian di Bandung yang berstatus sebagai pegawai lepasan (freelancer). Setelah itu, tugas dari Unit Jasa Koperasi XYZ adalah melakukan pembelian kendaraan sesuai permintaan customer serta melakukan kontrak maintenance kendaraan dengan pihak Maintenance Astra. Diharapkan, mulai bulan Agustus karyawan marketing persewaan kendaraan tanpa perantara dapat memulai pekerjaannya untuk mencari customer dengan cara menghubungi perusahaan yang mempunyai prospek untuk dijadikan customer serta melakukan presentasi mengenai produk yang ditawarkan kepada perusahaan tersebut. Selain itu, untuk persewaan kendaraan harian di Bandung diharapkan juga sudah mulai melakukan pemasangan iklan di media massa. Selanjutnya, semua hal yang berhubungan dengan customer akan ditangani oleh karyawan masing-masing jenis usaha. Selama jangka waktu kontrak, maintenance kendaraan 100
akan dilakukan oleh pihak Maintenance Astra sesuai dengan perjanjian yang tertera dalam kontrak. Pada Tabel 4.1, diasumsikan kendaraan akan dijual kembali setelah umurnya mencapai 5 tahun. Penjualan ini akan dilakukan oleh Unit Jasa Koperasi XYZ kepada dealer kendaraan atau kepada end user secara langsung. Selama menjalankan alternatif 2, 3 Kota Bandung, dan 4, Koperasi XYZ harus selalu melakukan kontrol mengenai kelancaran jalannya ketiga usaha tersebut. Pengontrolan ini dilakukan oleh Pengurus Koperasi dan Unit Jasa melalui evaluasi yang diadakan setiap 6 bulan sekali. Selain mengevaluasi jalannya usaha, dilakukan juga evaluasi terhadap kesesuaian pengalokasian dana untuk setiap alternatif. Jika suatu alternatif berjalan tidak sesuai dengan perencanaan sehingga menyebabkan tingkat pengembalian yang diperoleh Koperasi XYZ menjadi lebih kecil dari yang telah diprediksi, maka koperasi harus mengambil tindakan untuk meminimalisasi kemungkinan terjadinya resiko, terutama resiko kerugian. Sebagai langkah awal, koperasi harus mencoba untuk mengatasi permasalahan yang menyebabkan tingkat pengembalian menjadi rendah, terutama jika permasalahan tersebut disebabkan oleh internal koperasi sendiri. Apabila ternyata koperasi memang tidak dapat mengatasi permasalahan tersebut, maka koperasi dapat melakukan solusi lain yaitu dengan mengurangi prosentase alokasi dana pada alternatif yang tidak berjalan lancar. Selanjutnya, dana yang dikurangi tersebut dapat dialokasikan pada alternatif yang mempunyai tingkat pengembalian yang lebih tinggi dan mempunyai prospek yang lebih baik. Jika alternatif tersebut jumlahnya lebih dari satu, maka pemindahan investasi dapat dilakukan ke dalam beberapa alternatif. Jumlah dana yang dipindahkan ke masing-masing alternatif bergantung pada tingkat pengembalian yang dihasilkan serta prospek setiap alternatif. Dengan dilakukannya aktivitas-aktivitas dalam rangka implementasi alternatif 2, 3 Kota Bandung, dan 4, maka terjadilah aliran uang dari satu pihak ke pihak lainnya. Gambar 4.1 berikut ini menunjukkan aliran uang yang terjadi pada aktivitas alternatif 4. Gambar 4.4 Aliran Uang Aktivitas Alternatif 4 terjadi: Berikut ini merupakan penjelasan Gambar 4.1 sesuai dengan urutan aktivitas yang 101
1. Koperasi XYZ mentransfer uang yang akan dijadikan modal ke pihak Cipaganti Rental dengan jumlah sesuai dengan yang tertera pada perjanjian kontrak. 2. Pihak Cipaganti Rental memberikan keuntungan sejumlah prosentase yang telah dijanjikan kepada Koperasi XYZ setiap bulan selama jangka waktu kontrak kerja sama. Kemudian, pada akhir masa kontrak kerja sama, pihak Cipaganti Rental mengembalikan seluruh uang yang telah disetorkan sebagai modal oleh Koperasi XYZ pada saat awal kontrak. Aliran uang yang terjadi pada aktivitas implementasi alternatif 2 dan 3 pada umumnya adalah sama. Aliran uang tersebut secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut. Dealer Kendaraan 1 Customer 2 Koperasi XYZ 3 Maintenance Astra 4 Pembeli Kendaraan Second Gambar 4.5 Aliran Uang Aktivitas Alternatif 2 dan 3 Kota Bandung Berikut ini merupakan penjelasan Gambar 4.2 sesuai dengan urutan aktivitas yang terjadi: 1. Koperasi XYZ melakukan pembelian kendaraan di dealer, maka Koperasi XYZ melakukan pembayaran atas kendaraan yang dibelinya. 2. Customer menyewa kendaraan dari Koperasi XYZ, maka customer melakukan pembayaran sewa kepada Koperasi XYZ sesuai dengan harga dan waktu pembayaran yang telah disepakati. 102
3. Koperasi XYZ melakukan kontrak maintenance kendaraan dengan pihak Maintenance Astra, maka koperasi melakukan pembayaran terhadap jasa tersebut sesuai dengan harga dan waktu pembayaran yang telah disepakati dalam kontrak. 4. Koperasi XYZ menjual kendaraannya sebagai kendaraan second kepada pihak dealer ataupun end user, maka koperasi menerima pembayaran dari pembeli sesuai dengan harga yang telah disepakati. Selain terjadi aliran uang, pada alternatif 2 dan 3 Kota Bandung juga terjadi aliran barang yang berupa kendaraan. Aliran barang tersebut ditunjukkan pada gambar berikut ini. Dealer Kendaraan 1 Koperasi XYZ 2 3 Customer 4 Pembeli Kendaraan Second Gambar 4.6 Aliran Barang Aktivitas Alternatif 2 dan 3 Kota Bandung Berikut ini merupakan penjelasan Gambar 4.3 sesuai dengan urutan aktivitas yang terjadi: 1. Koperasi XYZ melakukan pembelian kendaraan. Selanjutnya, dealer menyerahkan kendaraan kepada koperasi sesuai dengan pesanan yang telah dilakukan sebelumnya. 2. Customer menyewa kendaraan dari Koperasi XYZ, maka koperasi memberikan kendaraan kepada customer. 3. Pada saat masa sewa selesai, customer mengembalikan kendaraan yang disewa kepada Koperasi XYZ. 4. Koperasi XYZ menjual kendaraannya sebagai kendaraan second kepada pihak dealer ataupun end user. Setelah terjadi kesepakatan harga, Koperasi XYZ menyerahkan kendaraan tersebut kepada pembeli. 103
4.2 Kebutuhan Sumber Daya Berdasarkan analisis serta rencana implementasi yang telah dilakukan pada bagian sebelumnya, dapat diketahui bahwa untuk menjalankan solusi alternatif 2, 3 Kota Bandung, dan 4, Koperasi XYZ membutuhkan beberapa sumber daya manusia yang terdiri dari: 1. Rapat Umum Anggota (RUA) Sebagai pemegang kekuasaaan tertinggi di Koperasi XYZ, RUA akan membuat keputusan apakah solusi alternatif 2, alternatif 3 Kota Bandung, dan alternatif 4 disetujui untuk dilakukan atau tidak. Jika solusi ketiga alternatif tersebut disetujui, maka rencana implementasi akan dilakukan. 2. Pengurus Koperasi XYZ Pengurus koperasi ini terdiri dari ketua, sekretaris, dan bendahara koperasi. Pada tahap implementasi, pengurus koperasi ini akan menghadiri presentasi yang dilakukan oleh pihak Cipaganti Rental. Dari presentasi ini, pengurus akan mengetahui program kerjasama kemitraan yang diadakan oleh perusahaan tersebut secara detail. Jika koperasi setuju untuk melakukan kerja sama, maka selanjutnya dilakukan penandatanganan kontrak perjanjian kerja sama. Sebagai perwakilan dari pihak koperasi, maka tanda tangan dilakukan oleh Ketua Koperasi XYZ. 3. Unit Jasa Koperasi XYZ Unit ini terdiri dari orang-orang yang sudah bekerja di Unit Jasa Koperasi XYZ saat ini. Pada tahap implementasi, Unit Jasa akan melakukan beberapa tugas di saat awal. Berikut ini merupakan tugas yang akan dilakukan oleh Unit Jasa: a. Menghubungi Cipaganti Rental sebagai aktivitas awal dari implementasi alternatif 4 b. Melakukan pencarian tempat untuk dijadikan kantor persewaan kendaraan harian di Bandung (alternatif 3) c. Melakukan perekrutan untuk karyawan marketing persewaan kendaraan tanpa perantara (alternatif 2), karyawan persewaan kendaraan harian di Bandung, dan supir untuk persewaan kendaraan harian di Bandung d. Melakukan pembelian kendaraan e. Melakukan kontrak untuk maintenance kendaraan degan pihak Maintenance Astra f. Untuk persewaan kendaraan tanpa perantara, Unit Jasa melakukan penarikan kendaraan dari customer ketika masa kontrak sudah habis g. Melakukan penjualan kendaraan second kepada dealer atau end user 104
4. Unit Dana Koperasi XYZ Pada implementasi alternatif 4, unit ini bertugas melakukan pentransferan uang yang akan diinvestasikan sebagai modal di Cipaganti Rental. 5. Karyawan Marketing persewaan kendaraan tanpa perantara Karyawan ini terdiri dari seorang Account Director yang mengepalai 2 orang Account Executive. Ketiga karyawan ini diperoleh dari perekrutan yang dilakukan oleh Unit Jasa pada saat awal tahap implementasi. Selanjutnya, karyawan ini bertugas untuk melakukan marketing usaha persewaan kendaraan tanpa perantara (alternatif 2). Aktivitas marketing diawali dengan cara menghubungi perusahaan yang mempunyai prospek untuk dijadikan customer. Setelah itu, karyawan akan melakukan presentasi mengenai produk yang ditawarkan kepada perusahaan tersebut. Jika customer tertarik untuk melakukan penyewaan kendaraan, maka selanjutnya dilakukan penandatanganan kontrak persewaan kendaraan. Sebagai perwakilan dari pihak Koperasi XYZ, kontrak ini ditandatangani oleh Account Director. 6. Karyawan persewaan kendaraan harian di Bandung Karyawan ini terdiri dari seorang manajer yang mengepalai 5 orang karyawan. Seluruh karyawan ini juga diperoleh dari perekrutan yang dilakukan oleh Unit Jasa pada saat awal tahap implementasi. Pada sehari-harinya, karyawan ini bertugas untuk melakukan pemasangan iklan di media massa sebagai aktivitas marketing. Selanjutnya, jika terdapat customer yang ingin menyewa kendaraan, maka karyawan ini akan memeriksa kelengkapan dan kevalidan identitas customer tersebut. Seluruh aktivitas yang berhubungan dengan customer akan ditangani oleh karyawan ini. 7. Supir untuk persewaan kendaraan harian di Bandung Karyawan ini berstatus sebagai pegawai lepasan (freelancer). Perolehan karyawan ini juga dilakukan dari proses perekrutan oleh Unit Jasa pada saat awal tahap implementasi. Selanjutnya, karyawan ini bertugas untuk menyetir setiap kendaraan yang disewa pada persewaan kendaraan harian di Bandung. Untuk menjalankan rencana implementasi, Koperasi XYZ sudah pasti membutuhkan sumber daya keuangan. Akan tetapi, sumber daya ini tidak mempunyai suatu jumlah nominal yang diharuskan. Hal ini dikarenakan jumlah dana yang akan dikeluarkan untuk implementasi solusi bergantung pada total dana yang dimiliki oleh unit usaha persewaan kendaraan (Unit Jasa) Koperasi XYZ. Selain sumber daya manusia dan keuangan, ada beberapa hal lain yang dibutuhkan dalam implementasi solusi. Hal-hal tersebut yaitu: 105
1. Kendaraan Kendaraan merupakan objek terpenting dalam implementasi solusi alternatif 2 dan 3 Kota Bandung. Oleh karena itu, kualitas kendaraan menjadi hal yang sangat siginifikan. Untuk mendapatkan kualitas yang baik, Koperasi XYZ melakukan pembelian kendaraan di dealer resmi dari Astra. Selain itu untuk menjaga kualitas kendaraan, Koperasi XYZ juga melakukan kontrak maintenance dengan pihak Maintenance Astra (pada penelitian ini diasumsikan kendaraan yang digunakan adalah Toyota Kijang Innova yang merupakan produk dari Astra). 2. Bangunan kantor Bangunan kantor ini dibutuhkan untuk implementasi alternatif 3 yaitu persewaan kendaraan harian di Bandung. Selain sebagai kantor, bangunan ini juga akan digunakan sebagai tempat parkir kendaraan sewa. Pada solusi penelitian ini, diasumsikan bahwa Koperasi XYZ akan memperoleh bangunan kantor dengan cara melakukan sewa tempat untuk dijadikan kantor persewaan kendaraan harian di Bandung. 106