Halaman 1
DAFTAR ISI Halaman 2 DAFTAR ISI... 2 DAFTAR GAMBAR... 3 PENDAHULUAN... 5 PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN... 6 CARA MEMBUKA SITUS... 7 a. Aktivasi Akun Supervisor... 8 b. Login Akun Supervisor... 10 c. Lupa Password... 11 MENU BUKU PELAUT... 14 A. GENERAL... 15 1. User Profile... 15 2. Change Password... 16 B. DOCUMENT MANAGEMENT... 17 1. Lihat Semua Permohonan... 17 2. Persetujuan Permohonan... 20
DAFTAR GAMBAR Halaman 3 Figure 1 Akses Web Buku Pelaut... 7 Figure 2 Website Pelaut.dephub.go.id... 7 Figure 3 Menu Aplikasi Buku Pelaut... 8 Figure 4 Login Buku Pelaut... 8 Figure 5 Email Akun Buku Pelaut Baru... 8 Figure 6 Email User Baru... 9 Figure 7 Login Syahbandar... 9 Figure 8 Tampilan Pertama Kali Login Sebagai Supervisor... 10 Figure 9 Notifikasi Change Password... 10 Figure 10 Login Supervisor Syahbandar... 10 Figure 11 Dashboard Buku Pelaut untuk Tingkat Supervisor... 11 Figure 12 Link Lupa Password... 11 Figure 13 Lost Password... 12 Figure 14 Inbox Email Temporary Password... 12 Figure 15 Email Request Lost Password... 13 Figure 16 Halaman Update Password... 13 Figure 17 Halaman Login Syahbandar... 14 Figure 18 Tampilan Sub Menu User Management... 14 Figure 19 Tampilan Sub Menu General... 15 Figure 20 Tampilan Sub Menu Document Management... 15 Figure 21 Tampilan Sub Menu User Profile... 15 Figure 22 User Profile... 16 Figure 23 Sub Menu Change Password... 16 Figure 24 Tampilan Change Password Pelaut... 17 Figure 25 Notifikasi Change Password... 17 Figure 26 Sub Menu Lihat Semua Permohonan... 17 Figure 27 Tampilan Halaman Lihat Semua Permohonan... 18 Figure 28 Lihat Semua Permohonan... 18 Figure 29 Detail Permohonan... 19 Figure 30 Sub Menu Persetujuan Permohonan... 20 Figure 31 Halaman Persetujuan Permohonan... 20 Figure 32 Halaman Persetujuan Permohonan... 20 Figure 33 Persetujuan Detail... 21 Figure 34 Status pada saat persetujuan... 22 Figure 35 Konfirmasi Persetujuan... 22
Halaman 4 Figure 36 Permohonan di Approve... 22 Figure 37 Tagihan PNBP... 23
PENDAHULUAN Halaman 5 Keputusan Menteri Perhubungan No. 30 Tahun 2008 tentang Dokumen Identitas Pelaut, menyebutkan setiap awak kapal wajib memiliki Buku Pelaut dimana untuk pencatatan dan sinkronisasi dengan ijazah kompetensi dan mengantisipasi pemalsuan data pelaut, diperlukan sistem informasi buku pelaut yang terintegrasi ke UPT Ditjen Hubla. Sehubungan dengan Visi terwujudnya peranan terdepan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan dalam tugas-tugas perumusan serta pelaksanaan kebijakan dan standarisasi teknis dan penyelenggaraan fungsi-fungsi penyiapan, penyusunan, penerbitan, pengesahan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan serta perkantoran di bidang perhubungan laut Indonesia; dan dalam rangka pemenuhan setiap persyaratan kelaiklautan kapal yang effisien serta berwawasan lingkungan sesuai dengan regulasi diperlukan adanya informasi yang bisa dapat diakses oleh pelaut atau manning agency atau perusahaan pelayaran dalam melakukan perekrutan dan penempatan awak kapal berbasis web pada sistem informasi yang dipersyaratkan pada UU nomor 17 tahun 2008 tentang Pelayaran. Sistem informasi buku pelaut yang berisikan data pribadi, sertifikat dan masa layar pelaut perlu juga dikembangkan ke UPT yang mempunyai kewenangan penerbitan, perpanjangan dan penggantian Buku Pelaut untuk mendapatkan keseragaman dalam bentuk pelayanan, dengan sistem sekuriti implementasinya. Pada dokumen ini dijelaskan mengenai cara-cara menggunakan Sistem Informasi Buku Pelaut Online, untuk selanjutnya diharapkan dari pelaut, back end syahbandar/upt seperti operator dan supervisor serta perusahaan pelayaran dapat menggunakan sistem informasi buku pelaut online ini dengan baik dan benar berdasarkan panduan penggunaaan dokumen ini.
PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN Halaman 6 Bagi Pelaut : 1. Koneksi Internet 2. Kode Pelaut / Seafarer Code 3. Browser Chrome 4. Kertas beserta printer untuk print bukti permohonan 5. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan permohonan Bagi Perusahaan Pelayaran : 1. Koneksi Internet 2. Kode Pelaut / Seafarer Code 3. Browser Chrome 4. Data PKL 5. Kertas beserta Printer untuk print bukti permohonan 6. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan Permohonan Bagi operator/supervisor di Syahbandar/UPT 1. Koneksi Internet 2. Browser Chrome 3. Nomor Pendaftaran Online / Seafarer Code 4. Data PKL 5. Kamera Canon 1200D beserta backdrop Foto 6. Printer Buku Pelaut
Halaman 7 CARA MEMBUKA SITUS Untuk memulai akses pada situs buku pelaut, maka : 1. Buka browser pada perangkat yang telah terhubung dengan internet, disarankan menggunakan browser chrome. 2. Ketikan URL : 3. http://pelaut.dephub.go.id/ lalu tekan tombol enter pada keyboard. Figure 1 Akses Web Buku Pelaut 4. Kemudian tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini: Figure 2 Website Pelaut.dephub.go.id 5. Kemudian klik menu Aplikasi Buku Pelaut, klik sub menu syahbandar
Halaman 8 Figure 3 Menu Aplikasi Buku Pelaut 6. Tunggu sampai muncul tampilan login seperti gambar di bawah ini : Figure 4 Login Buku Pelaut Username dan password untuk supervisor syahbandar diberikan oleh Ditkappel melalui system aplikasi ini via email. Bila sudah mendapatkan approval dari Ditkappel, segera membuka email dan melakukan aktivasi akun. a. Aktivasi Akun Supervisor Buka email yang telah didaftarkan ke ditkappel Figure 5 Email Akun Buku Pelaut Baru
Halaman 9 Figure 6 Email User Baru Klik link login akun disini, maka anda akan diarahkan ke halaman login syahbandar. Isi user name dan password sesuai dengan email dari Info Buku Pelaut Figure 7 Login Syahbandar Selanjutnya klik tombol login dan anda akan masuk ke halaman utama supervisor syahbandar
Halaman 10 Figure 8 Tampilan Pertama Kali Login Sebagai Supervisor Pertamakali login anda akan diperintahkan untuk mengganti password. masukan old password yaitu password yang ada di email, kemudian new password adalah password baru anda, dan verify new password adalah isi kembali password baru anda untuk memastikan bahwa password yang anda masukkan tidak salah ketik (typo), terakhir klik tombol Update password. Bila berhasil maka akan muncul notifikasi seperti berikut b. Login Akun Supervisor Figure 9 Notifikasi Change Password Figure 10 Login Supervisor Syahbandar
Halaman 11 Isi username dan password yang telah aktif, kemudian isi captcha dengan benar kemudian klik tombol login. Tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini Figure 11 Dashboard Buku Pelaut untuk Tingkat Supervisor c. Lupa Password Apabila anda lupa password, maka klik link Lupa Password di halaman login, Figure 12 Link Lupa Password
kemudian akan tampil halaman seperti dibawah Halaman 12 Figure 13 Lost Password Ketikkan user name, email (email yang didaftarkan pada aplikasi) dan captcha kemudian klik tombol request password, kemudian cek email anda, maka akan ada email dari Info Buku Pelaut seperti pada gambar dibawah ini. Figure 14 Inbox Email Temporary Password Buka email nya, kemudian akan terlihat informasi seperti gambar dibawah ini
Halaman 13 Figure 15 Email Request Lost Password Klik link Confirm Password Disini untuk mengganti password yang lupa. Kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar dibawah ini: Figure 16 Halaman Update Password Ketikkan user name dan temporary password yang terdapat pada email diatas, kemudian isi password baru (new Password) dan ketikkan captcha berdasarkan gambar captcha disampingnya. Bila gambar captcha tidak terbaca klik tombol refresh, maka gambar akan berubah.
Halaman 14 Setelah semua diisi klik tombol update password, bila berhasil maka akan muncul tampilan halaman login seperti pada gambar dibawah. Figure 17 Halaman Login Syahbandar MENU BUKU PELAUT Setelah sukses masuk kedalam aplikasi buku pelaut, maka supervisor akan melihat 4 menu utama yaitu User Management, General, Cetak Buku dan Document Management. Menu User Management Berisi: a. Messaging Menu General Berisi : a. User Profile b. Change Password Figure 18 Tampilan Sub Menu User Management
Halaman 15 Figure 19 Tampilan Sub Menu General Menu Document Management Berisi: a. Lihat Semua Permohonan b. Persetujuan Permohonan Figure 20 Tampilan Sub Menu Document Management A. GENERAL 1. User Profile Untuk mengkases sub menu User Profile, berikut adalah langkah-langkahnya. a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu User Profile Figure 21 Tampilan Sub Menu User Profile b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah
Halaman 16 Figure 22 User Profile 2. Change Password Untuk mengkases sub menu User Profile, berikut adalah langkah-langkahnya. a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu Change Password Figure 23 Sub Menu Change Password b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini
Halaman 17 Figure 24 Tampilan Change Password Pelaut Untuk mengganti password lama dengan password baru, isi kolom diatas dengan benar, kemudian klik tombol update password, maka akan muncul notifikasi change password success seperti gambar dibawah ini: Figure 25 Notifikasi Change Password B. DOCUMENT MANAGEMENT 1. Lihat Semua Permohonan Untuk mengakses menu lihat semua permohonan, berikut adalah langkah-langkahnya : Figure 26 Sub Menu Lihat Semua Permohonan Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini
Halaman 18 Figure 27 Tampilan Halaman Lihat Semua Permohonan Ketikkan seafarer code atau nomor pendaftaran bisa pilih salah satu ataupun ketikkan keduanya untuk melihat data buku pelaut yang sudah terdaftar pada sistem. Atau klik tombol Cari untuk melihat semua data buku pelaut yang terdaftar. Berikut adalah tampilan ketika tombol Cari diklik tanpa mengetikkan seafarer code dan nomor pendaftaran Figure 28 Lihat Semua Permohonan Klik link Lihat pada tabel (paling kiri ) untuk melihat detail data aplikasi buku pelaut, tampilannya adalah sebagai berikut
Figure 29 Detail Permohonan Halaman 19
Halaman 20 2. Persetujuan Permohonan Untuk mengakses menu Persetujuan Permohonan, berikut adalah langkah-langkahnya : Figure 30 Sub Menu Persetujuan Permohonan Kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar dibawah ini Figure 31 Halaman Persetujuan Permohonan Ketikkan seafarer code atau nomor pendaftaran bisa pilih salah satu ataupun ketikkan keduanya untuk melihat data permohonan yang sudah terdaftar pada sistem. Atau klik tombol Cari untuk melihat semua data aplikasi yang sudah Lengkap dan belum disetujui. Berikut adalah tampilan ketika tombol Cari diklik tanpa mengetikkan seafarer code dan nomor pendaftaran. Figure 32 Halaman Persetujuan Permohonan Selanjutnya klik link Persetujuan untuk meyetujui permohonan. Berikut adalah tampilannya :
Figure 33 Persetujuan Detail Halaman 21
Halaman 22 Figure 34 Status pada saat persetujuan Untuk melihat bagian status seperti pada gambar diatas, supervisor harus men-scroll ke bawah, kemudian pilih apakah document akan disetujui atau ditolak, kemudian isi catatan dan klik tombol Process. Tunggu beberapa saat sampai muncul halaman konfirmasi seperti dibawah ini Figure 35 Konfirmasi Persetujuan Figure 36 Permohonan di Approve
Halaman 23 Pada saat supervisor menyetujui permohonan maka dari pelaut akan menerima email tagihan PNBP, berikut adalah contohnya: Figure 37 Tagihan PNBP Perlu Diketahui: Pada sistem informasi buku pelaut online ini, ada berbagai macam permohonan untuk diapprove oleh supervisor, yaitu: 1. BARU 2. PERPANJANGAN 3. PENGGANTIAN 4. PERUBAHAN IDENTITAS 5. NAMA DAN ALAMAT UNTUK PEMBERITAHUAN 6. PENAMBAHAN DATA 7. SIJIL NAIK 8. SIJIL TURUN Jenis permohonan diatas akan tampil pada kolom jenis permohonan di tabel Persetujuan Permohonan. Cara pengerjaan nya adalah sama yaitu klik tombol view dan isi apakah permohonan disetujui atau tidak.
C. PERMINTAAN BUKU PELAUT Halaman 24 Permintaan buku pelaut ini digunakan apabila stok buku pelaut telah hampir atau sudah habis. Untuk mengakses menu Permintaan Buku, berikut adalah langkah-langkahnya : Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini Figure 38 Sub Menu Penerimaan Buku Figure 39 Permintaan Inventori Buku Klik tombol Pengajuan, untuk mengajukan permintaan. Berikut adalah tampilan pada saat tombol Buat Pengajuan diklik. Figure 40 Buat Pengajuan Buku Pelaut Tunggu sampai system administrator memproses pengajuan anda. Bila pengajuan disetujui maka list pengajuan akan hilang, namun jika pengajuan ditolak maka akan tampil status Reject