1. Pendahuluan Setelah sebuah mata kuliah berhasil dibuat, tentu saja Dosen (Course Creator / CC) ingin agar mata kuliah tersebut dapat diakses oleh stakeholder, yaitu mahasiswa atau adakalanya ingin memasukkan Dosen lain untuk bersama-sama mengajar mata kuliah tersebut. Secara default, BeSmart v2 ini tidak mengizinkan hal ini tanpa melakukan setting enrollment. Tujuannya jelas, agar hanya pihak yang diizinkan saja yang boleh mengakses. Akibatnya, mahasiswa pun tidak dapat mengikuti mata kuliah jika enrollment method belum disetting. Petunjuk ini memberikan arahan yang jelas dengan disertai gambar, tentang cara mensetting enrollment method. (sumber : https://docs.moodle.org/29/en/enrolment_methods ) 2. Men-setting enrollment method Men-setting enrollment method pada BeSmart versi 2, sedikit berbeda dengan versi sebelumnya. Caranya sangat mudah. Setelah mata kuliah berhasil dibuat, langkahlangkah men-setting enrollment method adalah sebagai berikut : a. Membuka course/mata kuliah yang akan di-setting enrollment method nya b. Di sebelah kanan, terdapat menu ADMINISTRATION, klik Course Administration > Users > Enrollment methods
c. Akan tampak Manual enrollment dan Guest Access secara default terpasang pada course ini. Dosen dapat menambahkan Self Enrollment dari menu Add method, klik segitiga dropdown menu Choose, pilih Self enrollment. Masing-masing method seperti Manual dan Self Enrollment, memiliki penggunaan tersendiri yang akan dijelaskan pada bagian selanjutnya dari petunjuk ini. 3. Metode manual enrollment Manual enrollment berarti Dosen memasukkan satu demi satu anggota mata kuliahnya secara manual. Untuk memasukkan Dosen lain yang membantu mengampu mata kuliah, cara ini dapat digunakan. Namun jika memasukkan mahasiswa yang jumlahnya banyak, cara ini menjadi tidak efisien.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a. Pada menu Course administration>users>enrolled users b. Secara default, course creator menjadi user pertama. Untuk menambahkan user lain dengan manual enrollment, klik tombol Enroll users pada sisi kanan atas atau kanan bawah. Memilih Roles yang akan ditambahkan, apakah sebagai Teacher (maksudnya Dosen), atau Student (sebagai Mahasiswa), atau pilihan lainnya. c. Mencari nama Dosen atau Mahasiswa yang akan ditambahkan pada kolom di sebelah bawah, lalu klik Search. d. Setelah nama yang dimaksud ditemukan, klik Enroll di sebelah kanan nama tersebut. Maka beliau akan ter-enroll ke dalam course sebagai Roles sesuai pengaturan yang sudah disetting. e. Mengulangi proses pencarian (point c) dengan menuliskan nama lalu klik Search. f. Men-klik Enroll untuk setiap user tersebut seperti langkah d.
4. Enroll dengan self enrolment Self Enrollment berarti masing-masing mahasiswa dapat masuk dan mengakses course setelah mengisikan enrollment key yang sudah ditentukan oleh Dosen. Enrollment key dapat dianggap sebagai sebuah password yang harus dimasukkan mahasiswa ketika akan mengakses mata kuliah untuk pertama kali saja. Petunjuk ini memberikan cara pengatutran enrollment key tersebut oleh Dosen pada BeSmart versi 2. Selanjutnya, Dosen mengumumkan di perkuliahan tatap muka tentang key-nya kepada mahasiswa, agar mereka dapat mengaksesnya. Selengkapnya setting self enrollment yaitu : a. Pada menu ADMINISTRATION, klik Course Administration > Users > Enrollment methods, lalu klik Choose. Menambahkan method Self Enrolment, sehingga ada 2 method yang aktif, yaitu manual enrollment dan self enrollment. Aktif ditandai dengan eye-open, yang bisa diaktifkan dan dinonaktifkan dengan meng-klik eye tersebut. Guest access nonaktif, dapat diakifkan apabila diperlukan. Guest access dimaksudkan untuk memberi akses bagi pengguna tamu, semacam peninjau yang dapat masuk ke dalam mata kuliah namun tidak memiliki full access untuk mengunduh atau mengakses resource tertentu sesuai pengaturan. Masing-masing metode dapat disetting dengan meng-klik tanda gerigi di sisi sebelah kanan. Demikian pula untuk self enrollment, juga disetting dengan meng-klik tanda gerigi.
b. Melakukan setting pada method Self Enrollment Pengaturan secara sederhana hanya perlu mengisikan : - enrollment key, Bapak/Ibu Dosen yang menentukan. - default assigned roles, yang sebelumnya Guest (atau Roles lain) menjadi Student. Lalu simpan pengaturan ini.
BeSmart versi 2 pada bagian ini memiliki fitur yang sangat lengkap dengan pengaturan yang sedikit lebih kompleks jika diperlukan, diantaranya yaitu : - Use group enrollment key, jika ingin men-setting lebih dari satu key, maka jika mengisikan key A, masuk ke grup A. Jika mengisikan key B, masuk ke grup B. Grouping ini sangat bermanfaat ketika sebuah mata kuliah digunakan untuk mengajar 2 atau lebih kelas yang berbeda. - Enrollment duration, jika ingin mengatur berapa lama mahasiswa diizinkan menjadi anggota mata kuliah ini, misalnya 5 bulan (atau 150 hari). - Start date dan end date, jika ingin mengatur kapan waktu pembukaan kesempatan enroll dimulai dan diakhiri. - Unenroll inactifity after, jika ingin meng-unenroll siswa setelah sekian hari secara otomatis jika siswa tersebut tidak pernah melakukan aktifitas apapun. c. Tekan Add method, maka semua data pengaturan tersimpan. 5. Cara enroll me bagi mahasiswa untuk mengikuti sebuah Course Setelah mahasiswa mengetahui mata kuliah yang diampu Bapak/Ibu dosennya dan mengetahui enrollment key-nya, mahasiswa dapat mengakses mata kuliah dengan cara : a. Mencari mata kuliah yang dimaksud pada kategori yang ditentukan. Misalnya mata kuliah Interaksi Manusia Komputer (Human Computer Interactions). Mahasiswa meng-klik Fakultas Teknik>Pendidikan Teknik Elektronika> Interaksi Manusia Komputer.
b. Meng-klik mata kuliah yang akan dimasuki dengan enrollment key tersebut. c. Memasukkan enrollment key sesuai yang disampaikan Bapak/Ibu dosen. d. Klik enroll me. Jika sudah ter-enroll, maka nama makul muncul pada shortcut my Courses di sebelah atas. Jika lain waktu ingin mengakses mata kuliah ini, tidak perlu melewati kategori fakultas dan jurusan, tapi cukup klik shortcut ini langsung dari halaman depan.