EVALUASI & IMPLEMENTASI ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN KONTRAKTOR PERTAMBANGAN BATUBARA PT. MADHANI TALATAH NUSANTARA (MADHANI) Fitriyanti/ Fitriyanti.skom@gmail.com ABSTRAK Evaluasi dan Implementasi merupakan bagian yang penting dalam suatu siklus Life Cycle suatu sistem. PT. Madhani Talatah Nusantara (Madhani) adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang bergerak dalam bidang pertambangan batubara, Aplikasi Enterprise Asset Management berbasis database (Datastream7i) digunakan untuk asset maintenance. Didorong oleh kesadaran akan pentingnya informasi mengenai asset, Madhani mengembangkan sistem Enterprise Asset Management berbasis database (Datastream7i) sebagai sistem untuk menyimpan dan mengolah Asset. Selain daripada itu, diharapkan sistem Enterprise Asset Management dapat menjadikan terorganisirnya sebuah asset yang dapat berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dengan model penelitian deskriptif untuk mendapatkan data dari manajemen Madhani, melalui wawancara, pengambilan data sample dan analisa bisnis proses, maka hasil penelitian menunjukkan secara keseluruhan bahwa sistem EAM berbasis database (Datastream7i) berguna dalam perusahaan. Analisis SWOT yang dilakukan merupakan pondasi awal yang menggambarkan kekuatan dan kelemahan sistem EAM berbasis database (Datastream7i) sehingga PT. Madhani dapat memperhatikan faktor-faktor apa yang perlu dikembangkan dan juga diperbaiki guna pencapaian tujuan perusahaan. Kepemimpinan, budaya perusahaan dan juga dukungan penuh dari manajemen
perusahaan merupakan kekuatan Madhani untuk menjadikan sistem EAM berbasis database (Datastream7i) ini berfungsi dengan baik. Kata Kunci: Evaluasi dan implementasi, Enterprise Asset Mangement, Analsia SWOT, Asset PENDAHULUAN Adanya informasi mengenai aktivitas bisnis yang berlangsung dalam perusahaan adalah suatu kebutuhan dalam era persaingan global pada saat ini, tanpa adanya informasi yang akurat tersebut perusahaan akan sulit mengoptimalkan proses bisnis dan melakukan pengambilan keputusan secara cepat. Kurang optimalnya kegiatan asset maintenance secara efektif dapat menimbulkan downtime dalam kegiatan operasional perusahaan yang diakibatkan oleh asset yang mengalami kerusakan. Untuk menghindari hal tersebut diperlukan adanya prosedur dan langkah asset maintenance yang sistematis. TINJAUAN PUSTAKA Misi utama proyek adalah mengimplementasikan Datastream 7i di PT. Madhani Talatah Nusantara sebagai sistem baru. Datastream 7i akan digunakan sebagai sistem untuk mengatur pemeliharaan asset dan manajemen asset di PT. Madhani Talatah Nusantara. Pada implementasi EAM memaparkan data yang dibutuhkan dan kebutuhan sistem dan user, serta menunjukkan bagaimana Datastream 7i dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan ini. Dokumen ini akan dibagikan kepada yang berwenang yang termasuk ke dalam member tim proyek. Semua perubahan yang terjadi pada lingkup pekerjaan/proyek akan
dikomunikasikan dan disetujui terlebih dahulu oleh perwakilan yang berwenang baik dari PT. Madhani Talatah Nusantara dan PT. Metrocom Global Solusi sebelum perubahan dieksekusi. Enterprise Asset Management (EAM) System adalah sistem komputerisasi terpadu yang dapat membantu optimalisasi kegiatan maintenance dengan mengatur, menjadwalkan, merencanakan kegiatan pemeliharaan sesuai dengan obyektif perusahaan. Program Enterprise Asset Management (EAM) ini terintegrasi dengan inventory management dan purchasing management aspek, dan juga memberikan penekanan pada aspek-aspek berikut ini : 1. Preventive / Predictive Maintenance (PPM), hal ini merupakan kunci utama kegiatan maintenance management. Untuk menjamin pelaksanaan program yang efektif, diperlukan upaya maintenance engineering dan data history equipment yang akurat. 2. Pengontrolan dari pekerjaan yang dilakukan oleh bagian maintenance dengan menekankan pada penggunaan work order system. Elemen penting yang besar pengaruhnya pada penerapan work order system adalah Perencanaan kerja (Work Planning), Penjadwalan (Schedulling), Koordinasi dan pengukuran performa kinerja (Work Measurement).
METODE PENELITIAN Dalam metode penelitian ini penulis menggunakan studi lapangan yaitu dengan wawancara (langsung), mengambil data sampel di divisi / departement terkait, diskusi terhadap user baik formal maupun informal, dan dengan email (tidak langsung). Berikut ini teknik pengumpulan data dan analisisnya seperti contoh dibawah ini ; 02 Dept Status : Sample DEPT (15) DESCRIPTION (80) PR1-PROA PRODUCTION-1 - Prodution A PR1-PROB PRODUCTION-1 - Prodution B PR2-PROC PRODUCTION-2 -Production C PR2-PROD PRODUCTION-2 -Production D PR3-PROE PRODUCTION-3 -Production E PR3-PROF PRODUCTION-3 -Production F MRC_CODE MRC_DESC Sumber : Madhani (2008) HASIL & PEMBAHASAN Kondisi umum perusahaan sebelum penerapan Enterprise Asset Management (EAM). Kondisi umum perusahaan sebelum Menggunakan EAM : Kendala Kelebihan Kekurangan Program yang digunakan Ms. Excel User Friendly Fleksibel dalam penggunaan rumus dan perhitungan Time Consuming Reliability dan Validitas data Laporan Bentuk laporan yang bisa di design sesuai keinginan Time Consuming Reliability dan Validitas data Tabel 4.1 Kondisi umum perusahaan
Persyaratan yang harus dipenuhi untuk menerapkan Sistem Enterprise Asset Management (EAM) Syarat yang harus PT. Madhani penuhi dalam penerapan Enterprise Asset Management adalah : 1. Spesifikasi Hardware Server Database Hardware Requirements Processors RAM Hard Disk Space CD Room Intel Dual 2.4 GHz Xeon processor Minimum 2 GB 5 72 GB SCSI or File Server, RAID Configuration Required for instalation Tabel 4.2 Hardware Requirements Untuk spesifikasi hardware ini harus lah di penuhi terutama untuk RAM dan Processors, mengingat untuk aplikasi ini database server nya membutuhkan 2 GB untuk proses transaksi dari Application Server. 2. Spesifikasi Sistem Operasi untuk Database Spesifikasi Sistem Operasi : Operating System Semua system operasi yang di support oleh Microsoft, bias di gunakan oleh product Datastream Rekomendasi : - Windows 2000 Advaced Server SP4 - Windows 2003 Server SP1 Tabel 4.3 Spesifikasi System Operasi
3. Database SQL Server 2000 Spesifikasi Database SQL Server 2000, untuk produk Datastream 7i 7.10 SQL Version, membutuhkan SQL Server 2000 SP3 atau SP3a, jika tidak menggunakan yang versi ini maka untuk instalasi database dan struktur table yang di gunakan oleh Aplikasi D7I ini tidak akan berhasil. 4. Sumber Daya Manusia Tenaga Ahli Team Implementasi Application Consultant Konsultan Teknikal Tugas penyusunan SOP, review konversi data/migrasi data Datastream7i, KPI atau pengembangan inbox Internal Perusahaan IT Engineer Anggota tim inti MADHANI as Trainer IT Support Staff and Development Staff Tugas melaksanakan pekerjaan sesuai dengan jabatannya membantu dan melatih pengguna akhir/end users bertanggung jawab mengenai masalah teknikal seperti hardware, internet connection, jaringan infrastructure dan program development Tabel 4.4 Sumber Daya Manusia Analisa SWOT Berikut ini adalah analisa SWOT pada perusahaan terutama yang terkait dengan implementasi Enterprise Asset Management :
Tabel 4.5 Analisa SWOT KESIMPULAN & SARAN Kesimpulan Tujuan strategis perusahaan yaitu menjaga asset berharga perusahaan yang salah satunya peralatan dan fasilitas untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Pentingnya informasi dan perawatan asset secara preventif ini mendorong perusahaan untuk berfikir inovatif dengan menciptakan dan mengembangkan berbagai sistem pengelolaan asset. Dengan mengimplementasikan Enterprise Asset Management diharapkan mampu mengatasi dan meminimalisir breakdown terhadap asset dan human error. Dari hasil analisa dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dapat disimpulkan beberapa hal berikut ini:
1. Hasil analisa implementasi Enterprise Asset Management menunjukan perubahan besar terhadap asset yang di maintenance secara preventif. 2. Langkah perawatan asset lebih sistematis dengan adanya prosedur yang jelas. 3. Dengan diadakannya training pada setiap karyawan di divisi terkait, sistem ini akan dapat tersosialisasikan dengan baik dan dapat digunakan secara optimal di dalam perusahaan. 4. Kepuasan atas kinerja sistem dan pemenuhan harapan karyawan ternyata mempengaruhi tingkat partisipasi mereka. Beberapa harapan karyawan terhadap sistem yang perlu diperhatikan oleh perusahaan adalah tersedianya sistem informasi asset, perawatan, biaya dan data detail asset yang dapat tersimpan. Dan perawatan asset dilakukan lebih terjadwal sesuai dengan data yang telah dimasukkan kedalam basis data. Informasi yang dihasilkan juga harus dijaga kualitasnya, didokumentasikan dan diadministrasikan dengan baik. Saran Saran yang dapat dianggap sebagai faktor kunci keberhasilan dalam implementasi Enterprise Asset Management ; 1. Aktivitas inventarisir asset harus secara detail dan berkesinambungan. 2. Kesiapan sumber daya manusia (readiness of human resources) dalam pengembangan sistem. 3. Informasi asset dalam sistem Enterprise Asset Management harus mampu memfasilitasi komunikasi antar seluruh karyawan dalam organisasi dan menghilangkan kendala karena batasan geografi dan perbedaan divisi, juga dapat
membantu penghematan biaya perusahaan dari kendala komunikasi dan waktu untuk pengambilan keputusan.
DAFTAR PUSTAKA [1] Referensi dari Dokumen User Manual dan SOP Datastream7i [2] Referensi dari Internet berupa Artikel dari Jurnal : Aplikasi Software Asset Maintenance System (Sumber : www.nrgaleri.com, diakses November 2007) [3] Anonym. 2007.Enterprise Asset Management. http://en.wikipedia.org [4] Dunn, WN. 1994. Public Policy Analysis : An Introduction. Ed ke-2. Prentice- Hall, Inc., A Simon & Schuster Company, Englewood Cliffs, New Jersey 07632. Terjemahan dari : Gadjah Mada University Press. Yogyakarta 55281, Indonesia. [5] Wahyudi, Agustinus Sri. 1995. Management Strategik Pengantar Proses Berfikir Strategik. Binarupa Aksara. Jakarta.