PROSES WAWANCARA Sebelum melakukan wawancara, terlebih dahulu pewawancara harus melakukan persiapan wawancara. Secara umum persiapan yang harus dilakukan adalah : a. Tempat wawancara yang harus bebas dari hal-hal yang dapat menimbulkan stimulus, dimana stimulus tersebut sifatnya mengganggu jalannya wawancara. b. Alat bantu yang diperlukan. Apabila kehadiran alat bantu tersebut dapat mengganggu maka kehadiran alat bantu tersebut perlu dirahasiakan. c. Suasana harus tenang, sehingga memungkinkan untuk mendengar suara yang perlahan sekalipun. d. Waktu yang perlu disesuaikan dengan subjek. Apabila persiapan tersebut telah dilakukan maka, pewawancara dapat memulai proses wawancara. Perlu diingat bahwa dalam proses wawancara ini melibatkan dua pihak yang saling berbeda karena merupakan produk dari budaya, lingkungan, pendidikan, latihan serta pengalaman yang berbeda pula. Perbedaan yang dimiliki terdapat pada pribadi, nilai, keyakinan dan sikap, motivasi, harapan, keinginan, kebutuhan serta minat. Meskipun terdapat perbedaan, diharapkan kedua pihak dapat saling bekerja sama dalam menjalani proses wawancara. Wawancara adalah suatu proses komunikasi yang sifatnya interpersonal dan kedua pihak diharapkan memiliki minat terhadap hubungan yang terbina di antara keduanya. Agar dapat terbina suatu bentuk komunikasi interpersonal maka diperlukan hal-hal berikut ini : 1. Similarity : yaitu adanya kesamaan antara kedua pihak melalui proses sharing dengan harapan agar terbina pola komunikasi yang saling mengerti, dan saling beradaptasi antara kedua pihak tersebut. 2. Inclusion/involvement : adanya keterlibatan antara kedua pihak secara efektif dalam proses wawancara. 3. Affection/liking : adanya rasa saling suka dan menghormati satu dengan yang lain serta adanya kehangatan dari hubungan yang terbina. 4. Control/domination : komunikasi akan terbentuk jika masing-masing pihak tidak mendominasi atau mengendalikan pihak lain. E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 1
5. Trust : adanya rasa percaya dan penerimaan yang didasari dengan kejujuran, ketulusan, percaya dan aman. 6. Global relationship : mampu untuk membina hubungan/komunkasi yang tidak dipengaruhi oleh budaya maupun tempat. 7. Hubungan antara pria dan wanita : bentuk komunikasi dengan lawan jenis akan berbeda dengan komunikasi dengan sesama jenis dan hal ini perlu disesuaikan dengan subjek. Meskipun pewawancara perlu memperhatikan ketujuh poin di atas tetapi pewawancara tetap memiliki kebebasan untuk memulai, menghentikan, melakukan intervensi, menggali data dan menggunakan data yang ada. Pendekatan dasar dalam melakukan wawancara yang mempengaruhi pergantian peran antara pewawancara dengan subjek a. Directive approach Ciri-ciri : 1. pewawancara menentukan tujuan wawancara dan bertugas untuk mengendalikan wawancara 2. pertanyaan bersifat tertutup dan mengarah, serta menuntut jawaban yang langsung dan singkat 3. sering digunakan untuk memberikan informasi, mengumpulkan informasi (Survey/pooling pendapat), seleksi karyawan, penegakkan kedisiplinan, dan wawancara persuasif (bagi sales). Keuntungan - mudah dipelajari - waktu yang dibutuhkan singkat - mudah untuk dikendalikan - dapat diperoleh data kuantitatif - sebagai pelengkap data yang diperoleh dari metode lain - dapat diulangi dengan menggunakan variabel yang standar, misalnya suara, ekspresi wajah, dan penampilan keuntungan dan kerugian Kerugian - tidak fleksibel - dapat mengurangi motivasi subjek - variasi dan kedalaman data terbatas - teknik bertanya yang dimiliki oleh pewawancara terbatas - data yang dikumpulkan sering kali digantikan dengan arti (data) yang lebih efektif dan efisien - validitas data yang diperoleh masih E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 2
diragukan terutama yang berkaitan dengan variabel suara, ekspresi wajah dan penampilan b. Non Directive approach Ciri-ciri : 1. pewawancara membiarkan subjek untuk mengenal tujuan, permasalahan dan jalannya wawancara 2. sifat pertanyaan terbuka dan netral dengan tujuan memberikan kesempatan pada subjek untuk merespon sesuai dengan keinginan subjek 3. biasa digunakan untuk mengumpulkan data dalam bidang jurnalistik, biography, konseling, melakukan penilaian performance dan problem solving Keuntungan - dapat memotivasi subjek - ada fleksibilitas pada pewawancara - ada kesempatan untuk menggali data secara mendalam - ada kebebasan pada subjek untuk menjawab secara panjang dan mendalam - memungkinkan untuk munculnya data yang lain - ada kesempatan bagi pewawancara untuk beradaptasi dengan subjek keuntungan dan kerugian Kerugian - waktu yang diperlukan lebih banyak - membutuhkan pemahaman dan sensitivitas yang akurat dari pewawancara - pewawancara dapat kehilangan kontrol dalam wawancara - biasannya muncul data yang tidak relevan - cenderung untuk menggali data secara berlebihan - adaptasi terhadap subjek biasanya akan mengurangi atau mempersulit dalam melakukan produksi ulang wawancara c. Pendekatan Kombinasi Wawancara dilakukan dengan menggunakan dua pendekatan di atas. Misalnya dalam konseling, pewawancara akan menggunakan pendekatan non direktif saat ingin menggali permasalahan subjek dan berubah menjadi direktif saat menjelaskan aturanaturan dalam wawancara. Contoh lainnya adalah saat melakukan wawacara seleksi, dimana pewawacara menggunakan pendekatan non direktif untuk membuat subjek merasa tenang dan berubah menjadi direktif saat pewawancara melontarkan E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 3
pertanyaan atau memberikan informasi mengenai organisasinya, terkahir kembali menjadi non direktif saat subjek diberi kesempatan untuk bertanya. Persepsi dalam wawancara Dalam proses wawancara yang dilakukan, pasti akan melibatkan persepsi terhadap diri sendiri dan pihak lain, dimana persepsi tersebut akan berubah menjadi positif/negatif seiring dengan berjalannya wawancara. Persepsi inilah yang akan menentukan pola komunikasi yang terjadi antara dua pihak. Untuk itu kedua pihak perlu menyadari persepsi terhadap dirinya sendiri, bagaimana mereka menerima pihak lain dan bagaimana pihak lain menerima dirinya. Self perception Persepsi tentang diri atau konsep diri terbentuk dari persepsi terhadap kondisi fisik, sosial dan psikologis dan didukung oleh pengalaman, aktivitas, keyakinan, sikap, nilai, tugas, rasa memiliki, dan interaksi dengan orang lain, berkaitan dengan peran yang disandang, apakah superior atau tidak, serta hubungan yang dibina dengan orang lain. Selain itu, konsep diri juga dipengaruhi oleh self-esteem, yaitu bagaimana cara individu memandang dirinya sendiri. Dimana pada akhirnya self esteem ini yang akan mempengaruhi kelancaran wawancara. Persepsi terhadap pihak lain Bagaimana pandangan satu pihak terhadap pihak lain juga akan mempengaruhi pendekatan yang digunakan dalam wawancara dan juga mempengaruhi reaksi masingmasing pihak selama proses wawancara. Persepsi dari satu pihak kepada pihak lain dipengaruhi oleh usia, jenis kelamin, ras, kelompok etnis, ukuran fisik, ketertarikan dan asosiasi (terutama jika subjek tampak berbeda dengan pewawancara). Apabila kedua pihak memiliki kemampuan adaptasi maka persepsi yang terbentuk di awal wawancara akan berubah sejalan dengan kemajuan wawancara yang diperoleh. Persepsi terhadap pihak lain akan dipengaruhi oleh bagaimana suatu wawancara dibuka, penampilan dari pihak lain tersebut, sikap, komunikasi non verbal, pertanyaan yang diajukan, jawaban yang diterima, perubahan informasi, penyampaian argumetasi, struktur wawancara dan cara mengakhiri wawancara. E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 4
Interaksi dalam komunikasi Terdapat 3 tingkatan interaksi komunikasi dalam wawancara, yaitu : a. Level 1 : adalah bentuk interaksi komunikasi yang aman, tidak mengancam, dan halhal yang ditanyakan biasanya berkisar tentang asal, profesi, olahraga, kursus yang pernah diikuti, maupun produk yang dihasilan oleh organisasi subjek (jika berasal dari suatu organisasi tertentu). Jawaban yang diberikan oleh subjek bersifat aman, dapat diterima secara sosial, nyaman dan terkadang bersifat ambigu. Sebaliknya, jawaban yang diberikan oleh pewawancarapun bersifat netral, tidak melakukan penilaian, tidak pula menunjukkan suatu sikap atau perasaan tertentu. b. Level 2 : adalah interaksi komunikasi yang bersifat lebih personal dan pertanyaan mulai mengarah pada hal-hal yang bersifat kontroversial, seperti pendidikan, pengalaman profesional, penggunaan waktu luang, serta mengarah pula pada perilaku, pikiran, keyakinan ataupun perasaan tertentu. c. Level 3 : adalah interaksi komunikasi yang sifatnya lebih intim dan mengungkap hal-hal yang bersifat kontroversial pula. Misalnya kehidupan keluarga, penghasilan, kesehatan, dan hutang pribadi. Respon yang diberikan berhubungan erat dengan perasaan, keyakina, sikap dan persepsi. Interaksi komunikasi yang ada dalam wawancara hendaknya sampai pada tahap ke 3 ini. Akan tetapi ada resiko yang harus ditanggung, yaitu apabila subjek memberikan ijin pada pihak lain untuk mengetahui hal pribadinya, maka ada kemungkinan nantinya akan muncul rasa tidak suka, atau pihak lain justru yang membuat respon yang tidak kita sukai, menyakiti, membuat malu ataupun marah. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan agar dapat tercapai komunikasi tingkat 2 atau 3, yaitu : Subjek akan tertarik untuk masuk pada tahap selanjutnya jika subjek dapat memahami apa yang diinginkan oleh pewawancara, untuk itu pewawancara harus jujur dan to the point. Jika subjek memiliki minat terhadap pewawancara, organisasi atau topik yang diajukan. Jika pewawancara menunjukkan minat dan keterlibatan yang tulus E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 5
Jika ada rasa percaya (adanya pemahaman, menjaga rahasia, menggunakan data secara benar dan melaporkan kembali dengan tepat dan lengkap). Subjek akan termotivasi dalam wawancara jika pewawancara memberikan penguatan positif yang tangible dan untangible. Komunikasi, yang terjalin dalam wawancara, yang perlu mendapat perhatian adalah komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi Verbal Dalam komunikasi verbal, yang perlu diperhatikan adalah kata-kata yang memiliki arti ganda, yang artinya membingungkan, memiliki konotasi tertentu, jargon, bahasa slang, memberikan label, urutan kata-kata, dan kata-kata yang memberikan semangat. Komunikasi Non Verbal Tanda non verbal yang perlu diperhatikan adalah fisik, pakaian, kontak mata, suara, sentuhan, jabatan tangan, kedipan mata, pukulan pada lengan, postur tubuh, serta kedekatan (berkaitan dengan jarak). Hal ini penting karena komunikasi non verbal dapat mengungkapkan kondisi emosi, kepribadian, sikap, reaksi, kepastian/keteguhan, minat, kegembiraan, status, peran, dan ketersediaan waktu. Ekspresi non verbal yang paling efektif dalam komunikasi adalah ekspresi wajah, tetapi perlu diperhatikan pula bahwa interkasi non verbal terkadang dimaknai beda untuk suatu reaksi non verbal yang sama. Ekspresi non verbal ini dapat muncul secara tunggal maupun kombinasi dari beberapa ekspresi non verbal. Berikut ini adalah ekspresi non verbal tunggal dan maknanya : E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 6
Perilaku Makna Tidak ada kontak mata Subjek ingin menunjukkan bahwa ada sesuatu yang ingin disembunyikan Jabatan tangan Malu atau takut lemah/lemas Ekspresi wajah serius Tulus Sentuhan di lengan Simpati dan pemahaman subjek Ekspresi wajah tidak Bingung jelas Bicara dengan cepat Ingin menyampaikan sesuatu yang penting dengan segera,tidak ada minat, cemas Bicara lambat Tidak ada persiapan, situasi yang gawat Suara terputus-putus Bimbang, ragu, tidak yakin Diam Mendorong pihak lain untuk bicara, tidak tergesa, menunjukkan persetujuan terhadap yang dikatakan oleh pihak lain, memberi kesempatan pihak lain untuk bicara Kontak mata langsung Siap, sedia untuk berkomunikasi interpersonal, perhatian Menatap subjek/orang Menantang, cemas, konfrontatif, kekakuan terus menerus Bibir terlipat Stres, marah, kekerasan, keras kepala Menggelang ke kanankiri Tidak setuju, tidak terima, tidak percaya Duduk memutar badan Kesedihan, tida berani, menolak diskusi dari pewawancara Gemetar Cemas, marah Mengetuk-ngetuk kaki Tidak sabar, cemas Berbisik Sulit untuk membicarakan topic Diam Ragu untuk bicara, khawatir Berikut ini adalah kombinasi beberapa perilaku dan maknanya : Perilaku Tangan dingin, lembab, nafas pendek, pupil melebar, wajah pucat, memerah dan gatal pada leher Gelisah, melipat/tidak melipat tangan di dada, duduk dengan kaku, melihat ke bawah, alis berkerut, bicara dengan nada tinggi Tubuh lunglai, berkerut, bicara lambat Berdiri condong ke belakang, melihat pihak lain, mengangkat alis, menggelengkan kepala Memandang dan menjabat tanga pihak lain Makna Ketakutan, gugahan positif, yaitu antusias dan berminat, gugahan negatif yaitu cemas, dan malu Kecemasan yang amat sangat, takut, atau agitasi Sedih, tidak dapat mengatasi kegagalan Tidak setuju, marah, muak Ada rasa percaya E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 7
Ingat!! bahwa proses interaksi komunikasi ini sangat dipengaruhi oleh jenis kelamin dan budaya. Feedback Feedback atau umpan balik sering dilakukan dengan 2 cara yaitu verbal dan non verbal. Feedback verbal berupa bertanya, menjawab, argumentasi, dan kounterargumentasi, setuju-tidak setuju, tantangan dan pelaksanaan, sedangkan feedback non verbal berupa : ekspresi wajah, alis diangkat, kontak mata, suara dan postur tubuh. Feedback diberikan berdasarkan dari hasil pengamatan, mendengarkan dan adanya pemahaman terhadap permasalahan subjek. Agar feedbakc dapat dilakukan dengan tepat maka dibutuhkan ketrampilan mendengar. Ketrampilan ini selain berguna bagi feedback, juga penting untuk hal-hal yang berhubungan dengan pengumpulan informasi, dan memotivasi subjek. Terdapat beberapa bentuk ketrampilan mendengar, yaitu : Listening for Comprehension Yaitu menerima, memahami dan mengingat pesan selengkap mungkin seperti yang dikemukakan oleh subjek. Tujuannya adalah untuk berkonsentrasi pada pertanyaan, jawaban dan reaksi yang muncul untuk dipahami dan bersikap objektif, serta terhindar dari sikap kritik dan penilaian. Caranya : a. dengar dan pahami jawaban subjek sebelum mengajukan pertanyaan b. sabar terutama saat informasi yang yang diberikan tidak relevan atau tidak menarik c. dengarkan isi dan ide yang muncul meskipun hal tersebut sulit untuk dipahami d. catat informasi yang penting dan akurat serta tunjukkan sikap mendengarkan e. perjelas informasi yang diterima dengan cara mengulangi atau menggunakan refleksi pertanyaan f. gali informasi yang dapat memperjelas situasi g. tanyakan mengenai informasi khusus untuk memperjelas pesan yang disampaikan h. identifikasi keyakinan, sikap dan perasaan subjek E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 8
Listening for Empathy Yaitu bagaimana memberikan respon saat menerima dan memahami pesan. Yang dituntut adalah mendengarkan secara sensitif dan menunjukkan reaksi verbal dan non verbal. Pewawancara menempatkan diri seolah ada di tempat subjek untuk memahami dan menghargai apa yang dialami subjek. Caranya : a. tunjukkan minat untuk mendengarkan b. tidak melakukan interupsi c. tidak bereaksi terlalu cepat terhadap permasalahan yang antagonis atau kontroversial d. buat diri menjadi nyaman dan menunjukkan emosi e. jangan bersifat evaluatif, kecuali terpaksa f. mendengarkan sambil menawarkan suatu pilihan g. memberikan respon secara terus terang Listening for Evaluation Yaitu membuat penilaian atas apa yang didengar/dilihat. Hal ini dilakukan setelah pewawancara memahami subjek dan memahami isi pesan yang diberikan serta segala respon verbal dan non vernal yang muncul. Caranya : a. dengar dengan cermat pertanyaan dan jawaban sebelum membuat suatu penilaian b. perhatikan dengan seksama respon verbal dan non verbal c. dengar isi yang disampaikan oleh subjek, termasuk alasan, bukti dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan d. perlu minta penjelasan terhadpa hal-hal yang kurang jelas e. jangan bersikap defensif dan menolak f. lebih bijaksana untuk memberikan evaluasi setelah hasil wawancara disimpulkan, dipahami dan dinilai Listening for Resolution E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 9
Fokus pembicaraan tidak lagi saya atau anda tetapi kami. Arahnya adalah untuk mencapai pemecahan masalah. Caranya : a. menunjukkan sikap sederhana dan rendah hati b. percaya pada pihak lain c. pertanyaan dan jawaban bersifat terbuka d. fokus pada komunikasi yang terjadi bukan pada wawancara e. fokus pada masa sekarang f. mendorong subjek untuk bicara g. mendorong subjek untuk merespon sistem yang diberikan h. lakukan paraphrasing dan tambahlah data mengenai repson dan ide subjek i. gunakan pertanyaan untuk mendorong subjek berkata lebih banyak Kemampuan mendengar ini cukup sulit untuk dilakukan, untuk itu diperlukan latihan. Berikut ini ada beberapa kiat untuk dapat menjadi pendengar yang efektif, yaitu : 1. usahakan agar menjadi pendengar sama porsinya untuk menjadi pembicara 2. pewawancara harus memiliki kemampuan untuk menghibur di segala situasi dan sikap sehingga tidak muncul rasa bosan 3. jadilah pendengar yang aktif yaitu mendengar dengan teliti dan kritis, memberikan argumentasi dan bukti-bukti serta melakukan pengamatan non verbal 4. konsentrasi pada proses wawancara dan jangan terganggu pada lingkungan 5. gunakan pendekatan mendengar yang tepat serta bersikap fleksibel E-Learning/Wawancara/NoviaSintaR/2016 10