BAB 8 MANIPULASI DATA

BAB 8 MANIPULASI DATA 8.1. PENDAHULUAN Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana memanipulasi data untuk berbagai macam tujuan. Manipulasi disini bukan berarti melakukan kecurangan terhadap data melainkan menyiapkan bentuk data untuk berbagai macam keperluan. Fungsi fungsi yang disediakan oleh ACL dan akan dipelajari pada bab ini adalah Extract, Export, Sort, Index, Join, Relating,dan Merge serta Ekspresi dan Filter untuk mendukung kemampuan ACL. 8.2 MENGGUNAKAN MENU MANIPULASI DATA Untuk melakukan manipulasi data pada ACL menu yang akan dipilih adalah Menu Data seperti tampak pada tampilan di bawah ini. Gambar 8.1 Menu Manipulasi Data Manipulasi Data 112

8.2.1. Extract Fungsi ini bertujuan untuk melakukan pemisahan (extract) terhadap sebuah file. Pemisahan dapat dilakukan berdasarkan record atau field yang kita inginkan.hasil dari fungsi extract akan disimpan pada suatu file dan akan menjadi input file definition. Extract berguna agar kita dapat menganalisa data yang lebih kecil dan lebih khusus. Pada fungsi extract terdapat dua pilihan yaitu extract berdasarkan record dan berdasarkan field tertentu yang dipilih. Extract berdasarkan record menghasilkan suatu file yang berisi semua field yang sama dengan file sumber apabila tidak terdapat kondisi yang mengikutinya, jika terdapat kondisi yang mengikutinya maka hasil extract adalah semua field dengan kondisi tertentu. Sedangkan extract berdasarkan field menghasilkan satu file lain yang berisi pilihan field tertentu. Sebelum menggunakan perintah Extract sebaiknya kita lakukan fungsi count dan total untuk memastikan bahwa data sebelum dan sesudah di extract sama (tidakada data yang hilang ). 8.2.1.1 Extract data berdasarkan record 1). Klik [Data] dan pilih [Extract]. Maka akan muncul tampilan fungsi ekstract. Di dalam fungsi ekstract terdapat dua pilihan yaitu Record dan field. Manipulasi Data 113

Gambar 8.2 Extract Data berdasarkan record 2). Klik radio button [record] dank ilk tombol command button [if] untuk menentukan bahwa data yang diekstrak berdasarkan kode transaksi 01 yaitu setoran tunai 3). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to] Kasus : Extract file untuk semua record yang mempunyai kode transaksi = 01 Gambar 8.3 Extract untuk kode transaksi 01 Manipulasi Data 114

Maka pada jendela command log ditampilkan : Gambar 8.4 Jendela command log extract 8.2.1.2 Extract data berdasarkan field 1). Klik [Data ] dan pilih [Extract] Gambar 8.5 Extract data berdasarkan field Manipulasi Data 115

2). Klik radio button [field] dan kita pilih field yang diinginkan. Dalam latihan ini kita pilih Field yang dipilih prodno, salepr dan uncost. Kemudian Klik OK. Gambar 8.6 Pilih field 3). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to] 4). Klik [ok] Maka pada command log dan view akan ditampilkan : Gambar 8.7 Command log extract Manipulasi Data 116

8.3 Export Export adalah sebuah fungsi yang dimiliki oleh ACL untuk merubah file menjadi suatu bentuk lain yangdapat dibaca oleh program aplikasi lainnya seperti ASCII, dbase III+/IV, Delimit,Excel, Word, Lotus,Word Perfect, untuk selanjutnya diproses atau diolah kembali. 8.3.1 Export untuk seluruh field 1. Klik [Data] dan pilih [Export]. ACL akan menampilkan gambar seperti berikut ini. (Dalam kasus ini kita menggunakan data Mutasi) Gambar 8. 8 Export file 2. Klik [Export Field] kemudian klik [Add All] 3. Klik [ok] maka seluruh field akan diwarnai dengan warna biru 4. Pilih jenis program aplikasi yang diinginkan pada [Export As] 5. Ketik pada text box [to] nama file dan direktori tujuannya Manipulasi Data 117

Gambar 8.9 Jendela export file untuk pengetikan nama file dan direktori 6. Klik [More] biarkan pada keadaan seperti gambar ini Gambar 8.10 Jendela export file pada tab more 7. Radio button [first] dan [next] digunakan apabila kita akan mengexport data dari posisi record tertentu ke posisi record selanjutnya 8. Karena kita akan mengexport seluruh file maka kita pilih radio button [All] kemudian klik [ok] 9. Pada jendela command log akan ditampilkan : Manipulasi Data 118

Gambar 8.11 Command Log export file 8.4. Sort dan Index Sort dan Index adalah sub menu yang terdapat pada menu Data. Sort dan Index digunakan untuk pengurutan data. Pada saat menggunakan perintah SORT akan terbentuk file definisi yang baru dan terlihat di View. Sedangkan pada saat penggunaan INDEX tidak menghasilkan file baru. A.Menggunakan perintah Sort 1). Aktifkan File Mutasi.dbf, Pilih menu [Data] dan klik submenu [Sort] 2). Klik [Sort on] untuk menentukan sort berdasarkan field yang dipilih (contoh dalam kasus ini kita gunakan sortir berdasarkan field TGL_TRAN) 3). Isikan nama file Sort_Produk pada direktori tujuannya pada text box [to] Manipulasi Data 119

Gambar 8.12 Perintah Sort 3). Maka pada command log akan ditampilkan Gambar 8.13 Command log perintah sort B. Menggunakan perintah Index 1). Klik [Data] dan kemudian klik [Index] 2). Klik [Index on] untuk menentukan index berdasarkan field yang tertentu (contoh dalam kasus ini kita gunakan index berdasarkan field NOREK) 3). Simpan hasil index pada text box [to] dengan nama file Index_Persediaan pada direktori tujuannya Gambar 8. 14. Perintah index 4). Klik [ok] 5). Pada jendela command log akan ditampilkan Manipulasi Data 120

Gambar 8. 15. Command log perintah index 8.5. SUMMARIZE Perintah ini digunakan untuk menampilan ringkasan data berdasarkan field tertentu (field kunci) dan field yang mengikutinya kemudian dihitung jumlah record sesuai dengan field kuncinya. Menggunakan perintah Summarize 1. Aktifkan File Customer.dbf 2. Klik [Data] dan kemudian pilih [Summarize] 2). Klik [Summarize on] untuk menentukan field kuncinya tertentu (dalam kasus ini kita gunakan field Kode Transaksi sebagai kuncinya) 3). Klik [Accumulate Fields] untuk menentukan field yang mengikutinya adalah field Jumlah ) Yakinkan data sudah di sort dengan mengisi tanda pada check box presort Manipulasi Data 121

Gambar 8. 16 Summarize 5). Klik [Output] untuk menentukan hasil ringkasan akan dihasilkan pada layar, file, graph atau dicetak (kita pilih screen) Gambar 8. 17 Tab output pada jendela summrize 6). Klik [ok] maka pada jendela command log akan ditampilkan Manipulasi Data 122

Gambar 8. 18 Command log summarize catatan : jika kita pilih file maka ACL akan meminta nama file baru untuk hasil ringkasan tersebut. 8.6 JOIN Perintah Join digunakan apabila kita akan bekerja dengan dua file sekaligus. Kita dapat menggabungkan fileu. Selain itu perintah Join dapat kita gunakan untuk membandingkan isi record. Jika kita ingin menggabungkan lebih dari dua file, yang harus kita lakukan pertama kali tentukan primary dan secondary file-nya kemudian lakukan perintah Join. Dengan perintah Join akan dihasilkan output yang merupakan file baru. Primary dan Secondary File Pada saat kita membuka dua file, file pertama yang sedang kita gunakan adalah Primary File, file kedua yang kita buka disebut Secondary File. Kita hanya dapat memiliki satu Primary File yang sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu secondary file. Primary file selalu merupakan file pertama yang dibuka dan biasanya merupakan file yang jumlah recordnya terbesar. Pilihan Output Manipulasi Data 123

Perintah Join mempunyai lima pilihan output. Pemilihan output menentukan record yang mana yang terkandung dalam file ke tiga. 1. Matched Record (record yang sama) Matched record dari primary file dan secondary file yang terkandung dalam file output dapat digambarkan sebagai berikut. Gambar 8.19 Join (matched record) 2. Matched Records All Primary Matched record dari primary file dan secondary file yang tidak mempunyai record yang sama di kedua file tersebut. Gambar 8. 20 Matched Record All Primary Gambar 8. 21 Macthed record All secondary 3. Matched Record All Primary dan Secondary Manipulasi Data 124

Gambar 8.22 Matched Record all primary dan secondary 4. Unmatched Record Hanya unmatched record dalam primary file yang merupakan output file. Gambar 8. 23 unmatched record Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join. Lebih baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending bertdasarkan kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join terhadap dua file, field yang dijadikan kunci harus mempunyai panjang yang sama di kedua file tersebut. Contoh Join Matched Record Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched Record maka ACL akan menampilkan record-record yang sama berdasarkan kunci field yang telah ditentukan. Pemilihan kunci field haruslah sama antara primary dan secondary file. Sehingga dengan cocoknya kunci field maka field-field yang ingin ditampilkan baik yang bersumber dari primary dan secondary dapat dilakukan. Jika tedapat lebih dari satu kunci filed yang cocok dengan secondary file, ACL hanya akan menggunakan satu field saja dari record pertama yang cocok. Jika tidak ada record yang cocok pada secondary file, ACL tidak akan menghasilkan sebuah output record. Manipulasi Data 125

Perintah untuk menggabungkan semua record dari primary yang dicocokan (sama) dengan file kedua. Langkah-langkah yang kita lakukan : 1. Sorot data dari menu bar dan pilih Join. 2. Pilih secondary file. 3. Pilih filed yang akan menjadi primary key, pada keylist box. 4. Pilih filed yang akan menjadi secondary key, pada keylist box. 5. Pilih primary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl). 6. Pilih secondary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl). 7. Ketikkan Matched pada text box sebagai nama file yang baru. 8. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort checkbox. 9. Klik OK untuk memprosesnya. ACL akan menampilkan hasilnya di jendela command log. Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join. Lebih baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending bertdasarkan kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join terhadap dua file, field yang dijadikan kunci harus mempunyai panjang yang sama di kedua file tersebut. Contoh Kasus Join : File Mutasi adalah file yang berisi transaksi. File Staff_ID adalah file yang berisi identitas dari teller. Manipulasi Data 126

Dari file mutasi tersedia kode dari teller yang melakukan transaksi tetapi tidak tersedia field nama dan departemennya. Untuk itu kita dapat menggunakan fungsi JOIN. Lakukan langkah-langkah berikut : 1. File Mutasi merupakan Primary File 2. File Staff_ID merupakan Secondary File. Lakukan Sort berdasarkan field Staff_ID kemudian simpan dengan nama ID_SORT 3. Buka File Mutasi. a. Pilih [JOIN] dari menu DATA b. Pilih Secondary File : ID_SORT c. Pilih Primary Key dan Secondary Key dengan field yang sama yang menghubungkan kedua file tersebut. Dalam hal ini pilih field Staff_id. d. Klik Primary field kemudian pilih field yang diinginkan Lakukan hal yang sama pada Secondary Field. Simpan hasil join dengan mengklik [To] e. Klik [More] akan ditampilkan. Pilih Matched Record Manipulasi Data 127

Gambar 8. 24 Jendela Join Kemudian Klik [Main], maka akan ditampilkan : Hasil pada View : Gambar 8. 25 Jendela Join (Main) Manipulasi Data 128

Gambar 8. 26 View (Join) Field-field pada view merupan field-fied yang dipilih pada saat melakukan proses JOIN. Hasil Join pada Command Log : Gambar 8. 27 Command Log (Join) Pada Command Log terlihat bahwa ada 94 record produced dan 2 record bypass. Hal ini menerangkan bahwa ada 94 record dengan field staff_id yang sama sedangkan ketidaksamaan isi record yang Manipulasi Data 129

berjumlah 2 record artinya ada 2 record staff_id pada file mutasi yang tidak sama dengan file ID_SORT. Hal ini mengakibatkan adanya pertanyaan lebih lanjut. Siapakah yang melakukan transaksi tersebut?. Hal ini dapat dijawab dengan melakukan JOIN, tetapi pilihan pada [MORE] pilih Unmatched Record. Gambar 8. 28 Join (unmatched record) Pada View : Gambar 8. 29 View default view (Join) Pada Command Log : Manipulasi Data 130

Gambar 8. 30 command log view default view 8.7 RELATION Relation digunakan untuk menghubungkan dua file atau lebih untul berbagai macam keperluan.. Merencanakan dan Menyiapkan hubungan data Sebelum kita mulai menggunakan perintah relation, hal yang penting adalah mengerti betul field-field yang akan kita olah. Kita memerlukan perencanaan terhadap file dan field mana yang akan kita hubungkan dan bagaimana kita menghubungkannya. Perencanaan Relation 1. Tentukan Parent File : Parent File adalah file hasil transaksi yang menghubungkan file master satu dengan lainnya. Contoh File Mutasi merupakan file hasil transaksi dari file master nasabah dengan file master staff_id. Atau Parent File adalah file yang kedatangan field kunci dari file lainnya. Berikut table yang menggambarkan keterhubungan 3 file : File Mutasi, Nasabah dan Staff_ID. Manipulasi Data 131

NASABAH NO * OPEN DATE DATE BIRTH PLACE ID_CARD NAME ADDRESS1 ADDRESS2 ZIPCODE OFFICER BRANCH NPWP REFF JENIS_K AGAMA Child File MUTASI NOREK NO ** TGL_TRAN KD_TRAN KET JUMLAH STAFF_ID ** STAFF_IDSP NO_BUKTI TGL_VALUTA GLDB GLCR STAFF_ID STAFF_ID * PASSWORD DEPT NAMA OTOR KD_BATAS KD_CAB BATAS_WAKTU Child File Parent File Gambar 8. 31 Keterhubungan 3 file 2. Tentukan Child File : Dalam kasus ini child file adalah File nasabah dan staff_id. Lakukan Index tehadap file ini. 3. Buka Parent File kemudian lakukan Relation dengan langkahlangkah berikut : a. Klik Data, Pilih Relation b. Klik Relate File : Pilih Nasabah_BI c. Klik Relate On : Pilih Field yang menghubungkan kedua file tersebut. Dalam hal ini field NO. d. Pilih Using Index : File yang di index Akan ditampilkan : Manipulasi Data 132

Gambar 8. 32 Relasi e. Lakukan lagi untuk menghubungkan file mutasi dan staff_id, hasil yang ditampilkan : Gambar 8. 33 Menghubungkan file mutasi dan staff id f. Klik Done untuk membentuk Relation g. Klik Add Column untuk menambahkan field-field yang diinginkan dari child File. Manipulasi Data 133

8.8 MERGE Merge digunakan untuk menggabungkan file yang memiliki struktur record yang sama. Hasil Merge akan menghasilkan File baru. Kedua file harus dalam keadaan terurut secara ascending sebelum dilakukan perintah Merge. Contoh akan digabungkan file mutasi dan file mutasi1 Langkah-langkah yang dapat kita lakukan : 1. Buka primary file Mutasi dari jendela overview. 2. Klik [Data] dari menu bar dan pilih [Merge]. 3. Sorot secondary file Mutasi1 4. Pada [primary key list box] sorot field NO yang sudah di Sort. 5. Pada [Secondary key list box] sorot field NO. 6. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort checkbox. 7. Ketikkan nama output file MERGE Mutasi_gabung 8. Klik [OK]. Gambar 8. 34. Merge Manipulasi Data 134