BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori - Teori Umum 2.1.1 SAP SAP didirikan di Waldorf, Jerman, pada tahun 1972 oleh lima mantan insinyur IBM. SAP merupakan akronim dari Sistem, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (Sistem, Aplikasi, Produk di Data Processing). Berkantor pusat di Waldorf, Jerman, SAP mempekerjakan 29.000 orang di lebih dari 50 negara. Para pendiri asli telah begitu sukses menggunakan SAP, sehingga tumbuh menjadi pemain global seperti yang telah ditunjukkan SAP AG, menjadi perusahaan terbesar ketiga pemasok perangkat lunak independen di dunia, dengan lebih dari 19.300 pelanggan, 10 juta pengguna dan 60.100 instalasi, termasuk lebih dari setengah dari top dunia 500 perusahaan. SAP memiliki pendapatan 7400000000 dan laba bersih sebesar 509 juta tahun tahun 2002 [SAP Annual Report 2002] ( (Baloğlu, 2003, hal. 8-9). SAP adalah perusahaan software terbesar yang ada di eropa berasal dari walldorf, Germany. Dan juga sebuah pemimpin pasar dalam perangkat lunak dan aplikasi internet (Anonim, SAP AC010 Business Processes in Financial Accounting, 2006, hal. 449). 2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP) Entreprise Resource Planning adalah sebuah aplikasi bisnis untuk melaksanakan fungsi-fungsi bisnis paling umum, termasuk pengendalian 8
9 persediaan, buku besar akuntansi, utang, piutang, perencanaan kebutuhan material, manajemen order, dan sumber daya manusia (Brown, 2009, hal. 211). Entreprise Resource Planning adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh functionsoftwaresuite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan (O'Brien, 2006, hal. 320). 2.1.3 SAP Business One SAP Business One adalah sebuah aplikasi yang mudah digunakan dalam solusi manajemen dan operasional bisnis yang ukuran bisnisnya dari ukuran sepuluh sampai beberapa ratus karyawan. Solusi yang sederhana namun kuat, yang memungkinkan pandangan langsung dan lengkap dari kedua operasi bisnis dan aktivitas pelanggan (Anonim, SAP01 Fundamental, 2006, hal. 1-27). 2.1.4 Pengertian Proses Bisnis Proses bisnis adalah tindakan yang dilakukan oleh bisnis untuk memperoleh, memproduksi, dan menjual barang dan jasa. Terdapat cycle yang umumnya terdapat di suatu perusahaan, cycle tersebut yaitu : Acquisition, mengacu kepada proses dari membeli barang dan jasa. Conversion, mengacu kepada proses mengubah sumber daya yang ada menjadi barang dan jasa. Revenue, mengacu kepada proses menyediakan barang dan jasa kepada customer.
10 Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan satu set aktivitas atau tindakan yang mengubah input, mengubahnya, lalu menghasilkan output berupa jasa dan barang, dan juga nilai bagi perusahaan, partner bisnis dan atau customer(jones & Rama, 2006, hal. 18). Proses bisnis merupakan aktivitas saling terkait yang menghasilkan jasa berupa nilai kepada perusahaan, partner bisnis, dan atau kepada customer-nya. Setiap proses mempunyai input dan output, serta setiap aktivitasnya dapat diukur (Rainer & Cegielski, 2011, hal. 7). 2.2 Teori Teori Khusus 2.2.1 Accelerated SAP (ASAP) Accelerated SAPadalah sebuah standart metodologi untuk menerapkan dan mengoptimalisasikan software SAP. ASAP juga mendukung dalam mengimplementasikan SAP. ASAP menyediakan alat untuk membantu dalam menyelesaikan semua tahapan project, dimulai dari proyek perencanaan sampai proyek perbaikan sistem SAP (Anonim, SAP AC010 Business Processes in Financial Accounting, 2006, hal. 433). ASAP Roadmapmenyediakanmetodologiuntuk melaksanakan danmengoptimalkansoftware SAP. ASAP Roadmap membagiproses implementasimenjadi limatahapdan menyajikanproject plans yang rinci(dalam formatmicrosoft Project). Dokumentasiyang disimpanpada setiap tingkatdari struktur pohonroadmapberisirekomendasipada pelaksanaanperangkat lunaksap danlink kealatmembantu danakselerator (Anonim, AcceleratedSAP, 2000, hal. 8-9).
11 Implementasi software SAP mengikuti beberapa fase : Project Preparation : pada fase ini direncanakan mengenai proyek dan meletakkan dasar bagi keberhasilan pelaksanaan. Fase ini membuat keputusan strategis penting untuk proyek : Menentukan tujuan dan sasaran proyek, Memperjelas lingkup implementasi, Menentukan jadwal proyek, rencana anggaran, dan urutan pelaksanaan, serta Menetapkan organisasi proyek dan komite yang relevan dan menetapkan sumber daya. Business Blueprint : Pada fase ini dibuat dokumen blueprint, yang merupakan dokumen persyaratan dan kebutuhan perusahaan, serta menetapkan bagaimana proses bisnis dan struktur organisasi ditangani dalam perangkat lunak SAP. Dokumen blueprint juga menyempurnakan tujuan proyek asli serta untuk merevisi proyek secara keseluruhan sesuai dengan jadwal implementasi. Realization : Pada tahap ini, dilakukan konfigurasi persyaratan yang terdapat dalam business blueprint. Baseline konfigurasi (major scope) diikuti dengan final configuration (remaining scope), yang dapat terdiri sampai empat siklus. Fokus utama lain dari fase ini adalah melakukan integrasi tes dan menyusun dokumentasi pengguna akhir.
12 Final Preparation : Pada fase ini akan diselesaikan aktivitas testing, end user training, system management dan aktivitas cutover. Dalam fase ini juga perlu diselesaikan semua masalah yang masih ada. Pada tahap ini akan dipastikan bahwa semua prasyarat untuk sistem sudah dipenuhi. Go Live &Support : Pada fase ini terjadi pergerakan dari lingkungan pra-produksi menuju sistem baru yang diimplementasi. Elemen penting dalam fase ini adalah mendukung produksi, pemantauan transaksi sistem, dan mengoptimalkan kinerja sistem secara keseluruhan. Accelerated SAP methodology adalah suatu cara penerapan yang dapat dibuktikan, berulang dan telah sukses dalam mengimplementasi banyak proyek untuk mengimplementasikan solusi-solusi SAP, yang menghubungkan antara lingkungan industri dan lingkungan customer dari industri itu sendiri (Anonim, ASAP Implementation Roadmap, 2004, hal. 6). Gambar 2.1 AcceleratedSAP provenmethodology (Anonim, 2004, p8)
13 Menurut (Anonim, ASAP Implementation Roadmap, 2004, hal. 11)Accelerated SAP implementationmethodology, terdiri dari lima fase : Project Preparation : selama tahap fase implementasi ini, anggota tim proyek akan melakukan perencanaan dan persiapan awal dari proyek implementasi SAP. Business Blueprint : tujuan dari dilakukannya fase ini adalah untuk mendapatkan pemahaman umum mengenai bagaimana perusahaan dapat menjalankan software SAP untuk mendukung aktivitas bisnis mereka. Hasil dari fase business blueprint, adalah dokumentasi detil mengenai kebutuhan-kebutuhan perusahaan terhadap SAP. Realization : tujuan dari fase ini adalah mengimplementasikan seluruh kebutuhan proses bisnis berdasarkan dari dokumentasi business blueprint. Metodologi konfigurasi sistem ini memberikan dua langkah kerja, yaitu baseline (major scope) dan final configuration (remaining scope). Final Preparation : tujuan dari fase ini adalah menyelesaikan persiapan implementasi akhir (termasuk aktivitas testing, end user training, system management dan aktivitas cutover) untuk mengakhiri kesiapan menuju go live. Pada fase final preparation juga dilakukan pemecahan masalah kembali atas masalah-masalah kritis yang masih ada. Jika fase ini telah diselesaikan dengan
14 sukses, maka perusahaan sudah dapat menjalankan bisnisnya dengan menggunakan sistem SAP. Go Live &Support : tujuan dari fase ini adalah menjembatani aktivitas-aktivitas proyek implementasi dan lingkungan awal produksi menuju aktivitas operasi produksi. Menurut Arzu Baloğlu (p23-24) Accelerated SAP mereka (ASAP) dikembangkan untuk metodologi implementasi sebagai peta standar untuk penyebaran SAP, pada awalnya digunakan untuk implementasi SAP dalam skala kecil. Namun, pendekatan tersebut terbukti berhasil dalam penyebaran dan implementasi SAP dalam skala lebih besar. Lima tahap fase implementasi dengan metodologi ASAP : Project Preparation, Business Blueprint, Realization, Final Preparation, dan Go Live&Support. Accelerated SAP (ASAP) adalah penerapan yang dibangun secara spesifik oleh SAP untuk membantu pengguna SAP dalam mengimplementasi software SAP secara cepat dan seefisien mungkin. ASAP menyediakan konten, cara dan pengalaman dari berbagai implementasi yang telah sukses dilakukan, yang dapat digunakan kembali untuk memastikan kesuksesan implementasi (Jithin, 2007, hal. 3).
15 SAP SolutionComposer: dapat digunakan untuk memetakan kebutuhan bisnis pelanggan untuk disesuaikan dengan solusi SAP. SAP Road Maps: menawarkan serangkaian pemetaan pendahuluan untuk berbagai implementasi (mencakup lintas berbagai teknologi), yang dapat digunakan dengan mudah untuk setiap proyek tertentu. SAP Solution Manager: dapat digunakan untuk memberikan desain solusi yang efisien, dokumentasi, dan konfigurasi serta tujuan pengujian. Accelerated SAP Roadmap terdiri dari beberapa fase. Aktivitas-aktivitas yang ada di dalam fase-fase tersebut akan berubah mengikuti perencanaan dan disesuaikan dengan jalannya implementasi itu sendiri dan juga mengubah pilihan-pilihan dari teknologi. Lima fase tahapan Accelerated SAP Roadmap : ProjectPreparation, BusinessBlueprint, Realization, FinalPreparation, dan GoLive&Support. 2.2.2 Project Preparation Selama fase project preparation,semua persiapanyang diperlukan disiapkan, termasuk menyiapkan perencanaan awal, menyelesaikan organisasi proyek, merumuskan rencana proyek secara terperinci, danmemulaiprogram pelatihan untukanggota tim proyek, memetakan sistemlandscape, menyiapkanperangkat kerasdan infrastruktur, mempersiapkan wilayah
16 proyekdanmenetapkanperjanjian kerjadan standaruntuk proyek tersebut.proyek iniresmidimulai dengan diadakannya kick-off-meeting. Semua anggotaproyek, termasuktokoh-tokoh pentinglainnya dalam perusahaanwajib hadirpada kick-offmeeting. Proyek dan perencanaanawaldisajikandalam pertemuanini (Jithin, 2007, hal. 4). 2.2.3 Business Blueprint Menurut (Baloğlu, 2003, hal. 65-66) dalam business blueprint, aktivitasaktivitas yang dilakukan : 1. Menyiapkan Business Process Workshops : tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan efisiensi dari business process workshops. Hal ini berarti menentukan siapa yang hadir, saat proses bisnis dibahas, dan topik lain yang berlaku. 2. Melakukan persyaratan umum dari workshops : tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menganalisis standarisasi dan kendala. Kegiatan ini bersinggungan dengan menentukan standardisasi yang seharusnya, dan tujuan. Beberapa hal yang harus distandardisasi meliputi: Penomoran sistem untuk pencatatan data, Chart of accounts, Statistik, Unit dan pengukuran, Neraca dan analisis keuntungan, dan Prosedur penanganan, aturan dan standar untuk transfer data antara aplikasi dan sistem.
17 Dalam business process workshops, tujuan dari kegiatan ini adalah melakukan business workshops untuk menentukan dan menyelesaikan semua persyaratan termasuk : Proses bisnis, Pelaporan, Interface, Konversi, Perangkat Tambahan, dan Otorisasi. Dalam business process workshops, tugas utama adalah : Menentukan kebutuhan dari fungsi tambahan, Menentukan bentuk persyaratan, Menentukan persyaratan pelaporan, Menentukan interface yang diperlukan, Menentukan persyaratan konversi, Menentukan perangkat tambahan yang diperlukan, dan Memperjelas area-area yang bermasalah. Menurut (Jithin, 2007, hal. 4) tujuan utama dari business blueprint adalah untuk meningkatkan pemahaman mengenai tujuan bisnis dari perusahaan dan menentukan proses bisnis dan komponen SAP mana yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan tersebut. Hasil dari tahap ini adalah business blueprint, yang merupakan dokumentasi yang rinci dari hasil yang didapat selama workshop mengenai kebutuhan perusahaan. Business blueprint mendokumentasikan kebutuhan proses bisnis dari perusahaan. Dengan ini, pengguna dapat lebih
mengerti bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya dengan sistem software SAP. 18 2.2.4 Realization Menurut (Baloğlu, 2003, hal. 74) tujuan dari tahap ini adalah untuk mengimplementasikan ke dalam sistem SAP kebutuhan proses bisnis dan validasi model bisnis yang sesuai dengan kebutuhan. Serta melakukan implementasi akhir dalam sistem, tes secara keseluruhan, dan merilis sistem operasional produksi. Tim proyek yang membutuhkan akan mendapatkan pelatihan di bagian ini. Dalam tahap realization meliputi : Manajemen proyek, Manajemen perubahan organisasi, Pelatihan dalam tahap realisasi, Menetapkan lingkungan produksi, Mengembangkan rencana sistem uji, Menetapkan kualitas lingkungan, Baseline configuration, Final configuration, Integrasi, Workflow, ABAP, konversi dan program interface, peran pengguna dan pengarsipan.
19 Menurut (Jithin, 2007, hal. 5) pada tahap ini, kebutuhan yang terdapat pada Business Blueprint dikonfigurasi. Secara khusus, ada objektif utama dalam tahap ini, yaitu : Konfigurasi akhir sistem : konfigurasi baseline dan konfigurasi final dalam siklus yang berbeda dan Pengujian keseluruhan Integration Testing. 2.2.5 Final Preparation Menurut (Jithin, 2007, hal. 5) pada tahap ini segala persiapan akan diselesaikan, termasuk pengujian, pelatihan end-user, pengaturan sistem, dan aktivitas cutover. Semua masalah yang masih belum terselesaikan harus diselesaikan pada tahap ini. Pada tahap ini harus dipastikan bahwa semua prasyarat sistem untuk go live telah dipenuhi. Menurut (Baloğlu, 2003, hal. 84-85) tujuan bagian ini adalah untuk mengidentifikasi baik mengenai tes sistem yang diperlukan sebelum cutover dan dukungan SAP yang dapat digunakan untuk cutover dan pengujian akhir. Ditambah juga dengan menyelesaikan persiapan akhir, termasuk pengujian, pelatihan user, manajemen sistem dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan implementasi. Fase ini berfungsi untuk menyelesaikan semua masalah kritis yang masih ada. Fase ini meliputi kegiatan sebagai berikut : Pelatihan pengguna, Manajemen sistem,
20 User Manual dan dukungan, Transfer data, Integrasi akhir dan pengujian sistem, dan Pemeriksaan kualitas tahap persiapan akhir. 2.2.6 Go Live & Support Menurut (Jithin, 2007, hal. 6) setelah produksi start-up, sistem harus diperiksa lagi dan melakukan perbaikan di mana yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua aspek dari lingkungan bisnis dapat direpresentasikan dalam sistem. Untuk tujuan ini tidak hanya diperlukan untuk memeriksa ketepatan transaksi bisnis, tetapi juga untuk memeriksa apakah pengguna akhir sistem tersebut memenuhi persyaratan. Selama fase ini tim proyek mendukung organisasi dan ada helpdesk operasional yang dapat digunakan oleh pengguna untuk melaporkan masalah mereka. Selama langkah terakhir sistem akan dipindahkan ke organisasi manajemen dan proyek ini secara resmi ditutup. Dengan menggunakan kemampuan yang maksimal dan fleksibilitas dari sistem SAP menjadi jelas melalui dukungan yang dilakukan terus-menerus untuk proses perbaikan. Dengan cara ini dapat ditingkatkan penyebaran sistem dengan customer, untuk terus meningkatkan akses ke data yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, dan mengontrol penggunaan tambahan fungsi.
21 2.3 Kerangka Pikir Gambar 2.2 Kerangka Pikir
22 Aktivitas pertama yang dilakukan dalam project preparation adalah menentukan pihak-pihak yang terlibat, dari kedua belah pihak baik pihak konsultan maupun dari pihak client-nya. Hal ini bertujuan untuk menentukan siapa saja yang bertanggung jawab mengenai data-data yang diperlukan dalam implementasi, dan yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam proyek tersebut. Setelah diketahui siapa saja yang terlibat dalam proyek implementasi ini, maka dibuat struktur organisasi dari pihak konsultan dan pihak client sebagai hasil pengesahan pembagian tugas dalam proyek implementasi tersebut. Aktivitas selanjutnya adalah perancangan jadwal awal implementasi sampai dengan implementasi berakhir. Setelah jadwal perancangan untuk implementasi telah disepakati, maka akan disusun project schedule yang berisikan jadwal implementasi secara utuh, yang menunjukkan pembagian jadwal sesuai tahaptahap implementasi dan kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dalam implementasi. Mendapatkan requirement dari pihak client adalah aktivitas berikutnya yang dikerjakan, setelah tahap implementasi project preparation diselesaikan, yang dinyatakan dengan adanya kick-off project.requirement yang telah didapatkan dari pihak client, akan disusun menjadi minute of meeting yang dipisahkan sesuai dengan function-function yang ada pada SAP Business One dan digunakan oleh PT. HFD.Dengan minute of meeting yang telah didiskusikan dan disetujui, maka pihak konsultan akan memberikan solusi proses bisnis yang sesuai dengan proses bisnis ideal sesuai SAP Business One.Dalam pemberian solusi, digambarkan secara utuh proses bisnis untuk setiap function dari SAP Business One yang digunakan oleh PT. HFD.Setelah solusi dari proses bisnis
23 disetujui oleh pihak client, maka akan disusun blueprint document yang menggabungkan antara requirement dari client dengan solusi bisnis tersebut.dari keseluruhan blueprint document tersebut, dirangkum untuk menunjukkan seberapa besar kegunaan sistem SAP Business One terhadap proses bisnis yang dijalankan pada PT. HFD. Setelah blueprint document disetujui oleh pihak client, maka client harus memberikan data-data (berupa master data) kepada pihak konsultan yang dibutuhkan dalam tahap realization.master data (struktur Chart of Account, Business Partner, dan Item) yang telah dikirimkan oleh client, akan diperiksa dan disesuaikan kembali dengan template dari SAP Business One, kemudian akan diimport ke SAP Business One.Aktivitas selanjutnya adalah merancang UDF, yang ditambahkan ke setiap dokumen yang diperlukan oleh PT. HFD.Sesuai dengan ruang lingkup pada penulisan skripsi ini, maka aktivitas implementasi ini berakhir pada melakukan customizing.