DAFTAR ISI A. PENDAHULUAN 1. Definisi dan Dasar Pembangunan Aplikasi e-office... 1 2. Tujuan Aplikasi e-office... 2 B. MENU DAN CARA PENGGUNAAN 1. Cara Membuka Aplikasi e-office... 3 2. Pengaturan Kop Surat... 5 3. Surat Masuk... 6 a) Baca Surat... 7 1) Sumber Surat... 8 2) Disposisi Surat... 9 3) Daftar Riwayat Surat... 10 b) Koreksi dan Pemberian Paraf/Tanda Tangan... 11 4. Surat Keluar... 15 5. Informasi Dinas... 17 6. Buat Surat... 18 a) Nota Dinas... 19 b) Surat Biasa... 22 c) Undangan... 24 d) Surat Perintah Tugas... 26 e) Surat Perjalanan Dinas... 29 7. Arsip Surat... 34 a) Surat Masuk...34 b) Agenda/Informasi Dinas... 38 1) Kalender Kegiatan... 38 2) Arsip Kegiatan... 39 3) Buat Jadwal Baru... 40 8. Widget... 41 a) Running Text... 41 b) Agenda/Informasi Dinas... 42
APA ITU E-OFFICE? Definisi E-Office merupakan layanan aplikasi administrasi perkantoran, korespondensi surat menyurat dinas bagi setiap instansi secara elektronik. Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi (Robles,2004). Dasar Aplikasi ini disusun dengan berpedoman pada Permendagri No. 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dan Peraturan Walikota No.7 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Tangerang BukuPanduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 1
MENGAPA E-OFFICE? Fungsi utama aplikasi e-office adalah penghematan waktu dalam pembuatan surat dan proses delivery-nya (efektif). Selain penghematan waktu juga terjadi penghematan biaya terutama pada biaya kertas yang bisa dihemat (efisien). Dukungan Teknologi Informasi memberikan jaminan keamanan dari terjadinya manipulasi data. Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaanya. 2
B. MENU DAN CARA PENGGUNAAN 1. Cara Membuka Aplikasi e-office Untuk Memulai akses aplikasi e-office : 1. Bukalah aplikasi e-office melalui web browser (Chrome atau Mozila FireFox) dengan alamat url sebagai berikut: http://eoffice.tangerangkota.go.id 2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser 3. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi e-office sebagai berikut: 3
Masukkan NIP dan Password dengan benar, kemudian klik button Login atau tekan tombol Enter pada keyboard sehingga akan menampilkan halaman utama sebagai berikut: PERHATIAN : NIP dan Password yang digunakan adalah NIP dan Password yang sama pada saat login di Aplikasi SIKDA 4
2. Pengaturan Kop Surat Menu ini digunakan untuk pembuatan Kop Surat Dinas. Menu Pengaturan berada pada menu disudut kanan atas yang tertulis nama pengguna. Untuk Menu pengaturan Kop surat hanya bisa dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Pada halaman Pengaturan, Isi Nama Instansi dan Alamat Instansi, lalu tekan tombol simpan. 5
3. Surat Masuk Menu ini menampilkan daftar surat yang masuk yang bersumber dari dalam maupun luar intansi. Setiap surat yang masuk akan ditandai dengan status surat terbaru, terbaca, penomoran surat, acc, terdistribusi. 6
a) Baca Surat Untuk membaca surat dilakukan dengan cara klik pada surat yang akan dibaca. Berikut tampilan isi surat yang bersumber dari luar instansi dan telah di input oleh bagian Tata Usaha. Tombol Disposisi File Surat Hasil Scan Sumber Surat 7
Pada isi surat terdapat beberapa fitur yang dapat digunakan : 1) Sumber surat Sumber surat menunjukan sumber surat berserta file lampiran yang telah discan. Klik pada tombol Lihat untuk melihat isi lampiran surat. Berikut contoh isi lampiran surat. 8
2) Disposisi Surat Pada halaman ini terdapat Lembar disposisi yang merupakan template disposisi dari surat masuk yang diteruskan. Berikut bentuk template surat disposisi : Untuk melakukan disposisi surat dapat dilakukan dengan cara klik tombol : Teruskan Surat/DISPOSISI yang berada pada sudut kanan halaman. 9
Berikut tampilan proses disposisi surat yang diteruskan kepada pegawai berwenang : Cara Disposisi Surat: 1) Pilih pegawai yang akan diteruskan 2) Tulis catatan surat sebagai instruksi atau informasi 3) Tekan tombol Kirim Surat 3) Daftar Riwayat Surat Fitur ini berguna untuk melihat riwayat surat yang telah diteruskan. 10
b ) Koreksi dan Pemberian Paraf/Tanda Tangan Surat Berikut langkah-langkah untuk melakukan koreksi atau pemberian paraf/tandatangan surat : 1) Buka Surat yang akan di koreksi/paraf/tandatangan. 11
2) Beri Koreksi pada surat dengan memberikan catatan pada text input yang tersedia 3) Setelah dikoreksi, tekan tombol kirim. Surat akan terkirim ke pembuat surat untuk dilakukan revisi. 4) Jika surat akan diberi paraf, maka beri tanda checklist pada Surat Diterima disertai dengan Alert Dialog Yes atau Cancel sebagai bentuk verifikasi sistem, lalu tekan tombol Yes untuk selanjutnya diterima oleh verifikatur berikutnya. Alur Sistem akan berputar seperti pada point pertama sampai surat diterima dan diberi tandatangan. 12
5) Khusus untuk surat yang berbentuk Surat Undangan/Surat Perintah/Surat Perintah Tugas, maka sebelum surat di distribusikan surat terlebih dahulu akan diterima oleh Kasubag Umpeg untuk diberi Nomor Surat. 6) Surat yang telah diberi Nomor akan terkirim kepada pembuat surat dan siap untuk di distribusikan. 7) Untuk mendistribusikan surat, klik tombol Distribusikan Surat. 13
Berikut tampilan Distribusi Surat : 8) Penerima Surat adalah yang telah terdata pada Surat Perintah yang telah dibuat, dan dapat juga ditambahkan penerima atau tembusan. 9) Klik tombol Kirim Surat untuk memulai pendistribusian surat. Surat yang telah didistribusi ditandai dengan status Terdistribusi. 14
4. Surat Keluar Menu ini berisi informasi surat keluar yang telah dibuat. Berikut tampilan surat keluar : Untuk melihat isi surat keluar dapat diklik pada judul surat sehingga tampil halaman seperti dibawah ini: 15
16
5. Informasi Dinas Menu ini berisi informasi agenda kegiatan Instansi dalam bentuk kalendar. Berikut tampilan menu Informasi Dinas : 17
6. Membuat Surat Untuk Membuat Surat Elektronik, pilih pada menu Buat Surat. Menu ini digunakan untuk membuat dan mengirim surat. Surat yang dibuat adalah surat yang telah disesuaikan bentuk template/borang berdasarkan Permendagri No.54 Tahun 2009 dan Peraturan Walikota No.7 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kota Tangeran. Bentuk dan susunan Naskah Dinas sebagaimana diatur pada bagian kedua pasal 11 terdiri dari 32 bentuk surat. Untuk versi saat ini, aplikasi e- Office baru memiliki 5 jenis surat yang dapat dibentuk, diantaranya adalah: a) Nota Dinas b) Surat Biasa c) Undangan d) Surat Perintah Tugas e) Surat Perintah Perjalanan Dinas 18
a) Nota Dinas Berikut cara membuat Nota Dinas : 1) Pilih Nota Dinas pada menu Buat Surat 2) Isi semua data pada form yang tersedia 3) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk melihat hasil sementara surat yang telah dibuat Berikut bentuk tampilan Form Nota Dinas : 19
Contoh tampilan surat Nota Dinas yang telah di input : 4) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah diinput, klik pada tombol Sunting Kembali. 5) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat. 20
b) Surat Biasa Berikut cara membuat Surat Biasa : 1) Pilih Surat Biasa pada menu Buat Surat 2) Isi semua data pada form yang tersedia 3) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk melihat hasil sementara surat yang telah dibuat 22
Contoh tampilan surat Surat Biasa yang telah di input : 4) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah diinput, klik pada tombol Sunting Kembali. 5) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat. 23
c) Undangan Berikut cara membuat Undangan: 1) Pilih Undangan padamenu Buat Surat 2) Isi semua data pada form yang tersedia 3) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk melihat hasil sementara surat yang telah dibuat Berikut bentuk tampilan Form Undangan: 24
Contoh tampilan surat Undangan yang telah di input : 4) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah diinput, klik pada tombol Sunting Kembali 5) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat 25
d) Surat Perintah Tugas Berikut cara membuat Surat Perintah Tugas : 1) Pilih Surat Perintah Tugas pada menu Buat Surat 2) Isi semua data pada form yang tersedia 3) Untuk mengisi daftar pegawai PNS yang ditugaskan dalam Surat Perintah Tugas, Pilih nama pegawai terlebih dahulu dan tentukan Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah. Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol 4) Untuk mengisi daftar pegawai Non PNS yang ditugaskan dalam Surat Perintah Tugas, Isi nama pegawai beserta Pangkat dan Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah. Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol 5) Untuk mengisi daftar pegawai diluar OPD/OPD Lain yang ditugaskan dama Surat Perintah Tugas, tekan tombol 6) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk melihat hasil sementara surat yang telah dibuat 7) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah diinput, klik Pada tombol Sunting Kembali. 8) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat. 26
Berikut bentuk tampilan Form Surat Perintah Tugas : 27
Contoh tampilan Surat Perintah Tugas yang telah di input: Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 28
e) Surat Perintah Perjalanan Dinas Berikut caramembuat Surat Perintah Perjalanan Dinas : 1) Pilih Surat Perintah Perjalanan Dinas pada menu Buat Surat 2) Isi semua data pada form yang tersedia 3) Untuk mengisi daftar pegawai PNS yang ditugaskan dalam Surat Perintah Tugas, Pilih nama pegawai terlebih dahulu dan tentukan Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan tombol Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah. Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol 4) Untuk mengisi daftar pegawai Non PNS yang ditugaskan dalam Surat Perintah Tugas, Isi nama pegawai beserta Pangkat dan tombol Jabatan dalam Tim kegiatan, selanjutnya tekan Data yang telah di input akan tampil di halaman bawah. Untuk menghapus data pegawai dengan cara tekan tombol 5) Setelah terisi semua, klik terlebih dahulu tombol preview untuk melihat hasil sementara surat yang telah dibuat 6) Untuk melakukan perubahan pada data yang telah diinput, klik pada tombol Sunting Kembali. 7) Jika data telah di input dengan benar, klik tombol Kirim Surat. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 29
Berikut bentuk tampilan Form Surat Perintah Perjalanan Dinas : Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 30
Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 31
Contoh tampilan Surat Perintah Perjalanan Dinas yang telah di input : Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 32
Untuk lembar berikutnya akan terbentuk secara otomatis visum dari Surat Perintah Perjalanan Dinas : Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 33
7. Arsip Surat Menu Arsip surat hanya bisa digunakan atau diakses oleh oleh user login Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian atau bagian pengelola surat. a) Surat Masuk Menu ini digunakan untuk menginput surat masuk yang diterima dari luar instansi yang tidak menggunakan aplikasi e-office. Surat yang akan diinput terlebih dahulu dilakukan scanning dan kemudian di upload agar dapat mudah dilihat oleh pengguna saat surat diteruskan (disposisi). Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 34
Untuk menginput surat, dapat dilakukan dengan cara : 1. Tekan tombol Tambah Surat Masuk pada pojok kanan arsip 2. Setelah tampil Form Surat Masuk, isi semua informasi yang akan di input pada form yang tersedia 3. Upload File Surat Masuk yang telah di scan pada panel File Lampiran 4. Jika file telah selesai diinput, tekan tombol Simpan Surat Masuk untuk menyimpan dan menjadi arsip Surat Masuk. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 35
b) Surat Keluar Menu ini digunakan untuk mengarsipkan surat yang dibuat dari dalam instansi dan juga Surat Keluar yang akan diberi Nomor oleh bagian Umum dan Kepegawaian. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 36
Untuk penomoran surat, dapat dilakukan dengan cara : 1. Klik pada Surat yang akan diberi Penomoran 2. Setelah tampil Form Surat tekan tombol Penomoran lalu input Nomor Surat kemudian tekan tombol Simpan dan Kirim Kepada Pembuat Surat Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 37
c) Agenda/Informasi Dinas Menu ini digunakan untuk menginput agenda kegiatan dan ditampilkan dalam kalender kegiatan. Menu ini terdiri dari 3 (tiga) tab; Kalender kegiatan, Arsip Agenda dan Buat Jadwal Baru. a. Kalender Kegiatan Pada halaman ini ditampilkan kalender kegiatan berisi informasi Kegiatan dinas pada bulan terpilih. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 38
b. Arsip Agenda Halaman ini merupakan halaman arsip agenda yang telah di input. Dengan adanya fitur ini memudahkan untuk melakukan proses pencarian arsip yang telah di input. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 39
c. Buat Jadwal Baru Halaman ini digunakan untuk menginput agenda kegiatan dinas sesuai dengan tanggal yang ditentukan. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 40
7. Widget a) Running Text Menu ini digunakan untuk menginfokan suatu berita kedinasan pada kolom berjalan yang ada di dalam fitur e-agenda. Untuk membuat Running Text klik tombol Tambah. Dibawah ini adalah tampilan untuk membuat Running Text. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 41
b) Foto Menu ini digunakan untuk mengunggah foto-foto kegiatan/acara kedinasan. Untuk mengunggah foto klik tombol Buat Album Foto Baru lalu browse foto-foto yang akan diunggah. Buku Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-office) Pemerintah Kota Tangerang 42