PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA PERNIKAHAN PADA KANTOR URUSAN AGAMA (KUA) KECAMATAN NGAWEN, KABUPATEN KLATEN Naskah Publikasi diajukan oleh Arif Apriyanto 08.12.2978 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DATA PROCESSING SYSTEM DESIGN WEDDING ON KUA KECAMATAN NGAWEN PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA PERNIKAHAN PADA KANTOR URUSAN AGAMA (KUA) KECAMATAN NGAWEN, KABUPATEN KLATEN Arif Apriyanto Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information technology is one of area in which progress more rapidly than other areas, such as agriculture, industrial, automotive, and others. Furthermore the current information technology give a great influence on various aspects of community life. Computers as tools of technology eventually selected as one of the most likely alternative in helping to complete the work and handle the information flow in large quantities to make the right decisions and accurate. KUA is the agency within the Ministry of Religious Affairs in charge of carrying out some tasks of the Office of Religious Affairs regencies / cities in the field of data processing Islam.Sistem Religion current at KUA Ngawen Klaten district still based on conventional or manual data processing in which each note manually. It requires a relatively long time and may allow for errors in the recording and reporting. The purpose of this study is to facilitate agency employee in performing data processing. The system is expected to perform some computerized process that stores data bridegroom, women, guardian of marriage, the prince, and witnesses and can display reports required by KUA Ngawen Klaten district. This system is expected to support smooth data processing wedding at KUA Ngawen Klaten district. Keywords : Information, Data, Accurate, Correct.
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pengolahan data pernikahan, yang meliputi pendaftaran nikah, cerai dan rujuk, yang dilakukan pada Instansi Kantor urusan Agama disini pegawai masih dikerjakan secara manual, sehingga untuk pelayanan masyarakat disini kuraang optimal. Selain masih dibutuhkannya waktu pengerjaan, terutama laporan yang masih mengalami hambatan keterlambatan pembuatan laporan. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penyusun uraikan diatas, maka penyusun dalam pembuatan aplikasi ini mengambil judul Perancangan Sistem Pengolahan Data Pernikahan pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Ngawen. 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2.2. Definisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.2.1. Siklus Informasi Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya melahirkan informasi.
Gambar 2.1 Siklus Informasi 2.2.2. Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Tinjuan Umum 3.1.1. Sejarah Singkat Kantor Urusan Agama Ngawen Kantor Urusan Agama (KUA) merupakan pusat pelayanan dibidang keagamaan diantaranya pelayanan bagi masyarakat Ngawen dan sekitarnya yang akan menikah, cerai maupun rujuk. Tepatnya Kantor Urusan Agama tersebut terletak di Jl. Klaten Jatinom Km. 5 Ngawen klaten sejak tahun 1984. Kantor Urusan agama tersebut melayanai beberapa desa di Ngawen diantaranya desa Ngawen, Kwaren, Senden, Pepe, Gatak, Drono, Candi Rejo, Duwet, Kahuman, Manjung, Manjungan, Mayungan dan Tempursari.
3.1.2. Struktur Organisasi KA. KUA Bendahara Dokumen Kepenghul Binwin Penanggun Pembantu Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.2. Analisis Sistem Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129). 3.2.1. Analisis PIECES 3.2.1.1. Kinerja (Performace) a. Banyaknya data calon mempelai yang harus di catat oleh petugas, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses tersebut. b. Waktu yang dibutuhkan setiap pencatatan tersebut kurang lebih 30 menit. 3.2.1.2. Informasi (Information) a. Kesalahan penulisan yang meggunakan penghapus tinta atau tipe-x jika dalam kurun waktu yang lama mungkin dapat mengurangi keakuratan data tersebut. b. Kurangnya informasi yang relevan jika tidak ditagani oleh petugas atau orang yang tau benar informasi tersebut. c. Pembuatan laporan yang mungkin akan tertunda dikarenakan adanya data yang mungkin informasinya tidak didapat karenan terjadi kerusakan pada data tersebut. 3.2.1.3. Ekonomi (Economy) a. Untuk biaya perawatan penyimpanan data yang manual, yang perlu diganti untuk keutuhan data dilakukan beberapa waktu tertentu.
b. Biaya pengeluaran pembelian kebutuhan untuk aktivitas pencatatan seperti peralatan tulis dan medi a untukpenyimpanan maupung pengarsipan data-data dari pendaftaran nikah, cerai dan rujuk. c. Kegagalam manfaat, dalam pemberian laporan yang kurang cepat 3.2.1.4. Pengendalian (Control) a. Tidak adanya proteksi atau pengontrolan data yang rutin dari data- data yang ada, sehingga yang nantinya dapat terjadi kehilangan data. Jika pada saat data dibutuhkan, tidak ada, maka petugas harus mencari ulang data dari awal, sehingga waktu yang diperlukan pun lama. b. Pengendalian data yang kuarang, sehingga perlu adanya pem back-up an data tersebut, utnuk menghindari hal kelingan data. 3.2.1.5. Efisiensi (Efficiency) a. Membutuhkan waktu, tata ruang dan sumber daya yang benyak untuk mengatasi pengolahan data pernikahan, rujuk dan cerai tersebut. b. Dari waktu yang lama, sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan dari pengolahan data yang masih manual tersebut. 3.2.1.6. Pelayanan (Service) Memerlukan waktu tunggu yang lama dalam proses pelayan, dari tiap calon mempelai yang akan mendaftar. Apabila jika terjadi pendaftar yang dating secara bersamaan, dan harus mengentri kurang lebih 1-2 jam jika petugas tidak mengalami kesulitan dalam pencatatan. 3.3. Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1. Analisis Kebutuhan Fungsional Adapun kebutuhan fungsional dalam sistem ini yaitu : 1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status dalam kedudukan di kantor KUA tersebut. 2. Petugas Tugas petugas adalah : a. Mengakses semua sub sistem yang ada. b. Mengolah data pengguna, data calon suami, data calon istri, data wali nikah, data saksi, data penghulu. c. Melakukan proses pendaftaran pernikahan, pendaftaran perceraian, pendaftaran rujuk. d. Menampilkan dan mencetak laporan-laporan yang ada.
3.3.2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional 3.3.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang dibutuhkan. Adapun hardware yang digunakan untuk implementasi sistem adalah : a. Prosesor Intel Pentium IV b. Motherboard BioStar I915P + SC c. RAM 512 MB d. Harddisk160GB e. VGA 256MB f. DVDROM Samsung Sata g. Monitor LCD 15 h. Keyboard + Mouse i. Casing Simbadda Sim-Cool 430W j. Printer 3.3.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak ( Software) Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem informasi. Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan adalah : a. Microsoft windows XP profesional sebagai sistem operasi untuk mengoperasikan sistem. b. Microsoft SQL Server 2000 sebagai DBMS 3.3.2.3. Kebutuhan Manusia ( Brainware) Sebagai pelaksana dari sistem yang diusulkan adalah : a. Pimpinan Bertugas mengatur semua sumber daya yang ada didalam aplikasi. b. Operator Bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat.
3.4. Perancangan Sistem Dilakukan pembuatan rancangan sebagai berikut: 1. Flowchart 2. Diagram konteks Gambar 3.2. Flowchart sistem yang diususlkan Gambar 3.3 Konteks Diagram
3. DFD (Data Flow Diagram) Gambar 3.4 DFD level 1
4. Relasi Antar Table Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel 4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1. Program 4.1.1. Pembuatan Database Database merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware computer. Database terdiri dari beberapa tabel (lebih dari satu tabel) yang saling terorganisir. Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan dihapus dari table 4.1.2. Implementasi Program Interface / antarmuka digunakan untuk masukan (input) dari petugas pembayaran ataupun pengguna lainya pada aplikasi klien dan server, serta antarmuka untuk keluaran (output) pada aplikasi server. Untuk mendesain antarmuka ini digunakan software visual basic. Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah.
4.2. Testing Pengetesan yang dilakukan adalah pengetesan black box testing.black box testing adalah pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul apakah berjalan dengan yang diharapkan atau tidak. 4.3. Cara Menggunakan Program 4.3.1 Form Login Gambar 4.1 Form Login 4.3.2 Form Menu Utama Gambar 4.2 Form Login
4.3.3 Form Data Calon Suami Gambar 4.3 Form Data Calon Suami
4.3.4 Form Data Calon Istri Gambar 4.4 Form Data Calon Istri 4.3.5 Form Wali Nikah
4.3.6 Form Data Saksi Gambar 4.5 Form Wali Nikah Gambar 4.6 Form Data Saksi 4.3.7 Form Data Penghulu Gambar 4.7 Form Data Penghulu
4.3.8 Form Data Pernikahan Gambar 4.8 Form Data Pernikahan 4.3.9. Form Data Perceraian Gambar 4.9 Form Data Cerai
4.3.10. Form Data Rujuk Gambar 4.10 Form Data Rujuk 4.3.11. Menu Laporan Laporan dapat dicetak, berdasarkan laporan data maupun Laporan grafik, terdiri dari: 1. Laporan Data Akta Nikah 2. Laporan Data Akta Cerai 3. Laporan Data Akta Rujuk 5. Penutup 5.1. Kesimpulan Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan Perancangan Sistem Pengolahan Data Pernikahan pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Ngawen maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa : 1. Pengolahan data pernikahan di KUA kecamatan Ngawen masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman. 2. Dengan adanya sistem ini pengolahan data akan lebih aman dan layak karena semua data akan disimpan pada tabel-tabel yang ada di database. 3. Penggunaan sistem baru ini juga akan mempercepat penyajian informasi yag dibutuhkan oleh petugas maupun Kepala KUA. 4. Dengan sistem baru dapat membantu memperkecil pengeluaran instansi tersebut. 5. Dengan sistem baru dapat menghemat waktu untuk melakukan pengecekan, dan menghemat ruang untuk penyimpanan back-up an data.
5.2. Saran Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat membantu mengatasi permasalahan walaupun penulis menyadari sistem ini masih jauh dari kesempurnaan. Adapun saran yag diusulkan untuk pengembangan sistem ini adalah : 1. Di sistem ini belum terdapat pengolahan data talak, diharapkan peneliti selanjutnya dapat mengembangkan sistem ini dengan menambahkan pengolahan data talak cerai. 2. Pencarian data nikah, cerai dan rujuk belum disertai dengan menu pencarian data, pencarian data hanya disajikan pada menu cetak laporan itupun hanya terdapat pencarian data per periode. Diharapkan pengembangan sistem ini dapat menambahkan pencarian data berdasarkan nama suami/istri atau berdasarkan nomer akta. 3. Sistem informasi ini hanya bisa dijalankan pada sistem operasi Windows karena terdapat script program yang hanya bisa di eksekusi pada sistem operasi Windows. Bagi pengembang program diharapkan sistem informasi ini bisa dikembangkan ke dalam berbagai sistem operasi. 4. Perlu adanya pengembangan atau perbaikan sstem berikutnya untuk pengolahan data pernikahan, cerai, dan rujuk yang sesuai dengan aturan agama, dan lebih lengkap. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan data pernikahan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan Kantor Urusan Agama Kecamatan Ngawen.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto, HM. 1999 Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset Kusrini. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan Visual basic dan microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (konsep dasar). Yogyakarta: Gava Media Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset