KEPEGAWAIAN DAN KEJURULATIHAN Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa Adalah lebih baik sekiranya pihak jawatan kuasa induk menyediakan senarai tugas untuk menjadi rujukan kepada setiap ahli jawatan kuasa. Senarai tugas ini perlu di cetak dan di edarkan kepada semua jawatan kuasa supaya pegawai yang terlibat dapat memahami dan tugas yang di pertanggungjawabkan kepada mereka. Contoh bidang tugas tersebut di senaraikan di bawah: 1. Pengarah Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti. Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan. Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti. Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan. Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan olahraga. 2. Timbalan Pengarah Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti. Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya. 3. Pengerusi Projek Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan perlaksanaan kejohanan. Mengadakan taklimat kepada pegawai atau pihak pengurusan tentang aktiviti. Bertanggungjawab menyusun jadual acara kejohanan. Menentukan peraturan am dan undang-undang kejohanan. Mempengerusikan jawatan kuasa teknik. 4. Setiausaha Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran. Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan. Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program. Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan. Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat. Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan. Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat. Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa. Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat. 5. Timbalan Setiausaha Membantu setiausaha dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti. Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya. 6. Bendahari Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan. Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan. Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan. Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik. Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat. Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan. Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duanya sekali. 7. Urus Setia Merupakan tempat rujukan jawatan kuasa kecil sekiranya terdapat kekeliruan. Memastikan kejohanan olah raga untuk memantau perjalanan kejohanan. Urus setia di pengerusi oleh setiausaha jawatan kuasa induk. Setiap pengerusi ahli Jawatan kuasa menjadi ahli urus setia. 8. Jawatan kuasa Kewangan Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatan kuasa pusat. Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa pusat terlebih dahulu. Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan. Menyediakan surat tawaran (lo) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan. Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan olahraga. Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan olahraga. 9. Jawatan kuasa Teknikal Alatan Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi. Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.
Menempah tempat pertandingan. Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program. Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada ahli Jawatan kuasa kewangan. Membantu dan menyediakan senarai nama pembantu untuk: Jawatan kuasa Peralatan Jawatan kuasa Kemudahan Jawatan kuasa Pertandingan 10. Jawatan kuasa Teknik Pertandingan Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan. Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan. Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding. Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding. Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding. Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul. Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi. Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan. 11. Jawatan kuasa Teknik Kepegawaian Mendapat dan menyusun senarai pegawai, petugas, pembantu, ahli jawatan kuasa dan peserta. Mendapat pengesahan penyertaan para pengadil, pegawai, referi yang berkenaan. Memastikan pegawai diberi kemudahan seperti minuman dan makanan. Bertanggung jawab dengan jawatan kuasa lain dalam merancang atau menetapkan masa bagi pertandingan. 12. Jawatan kuasa Buku Program Mereka bentuk kulit luar buku program. Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program daripada ahli jawatan kuasa kecil lain. Mencadangkan harga-harga iklan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa promosi untuk mendapat iklan-iklan untuk di muatkan di dalam buku program.
Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program. Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya. Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan. Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada jawatan kuasa kewangan. 13. Jawatan kuasa Atur Cara Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan menentukan: Protokol Masa Tempat duduk Cara masuk para peserta perbarisan Muzik atau perbarisan Persembahan Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung. Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah. Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa buku program dan mengedarkan kepada semua yang hadir. 14. Jawatan kuasa Protokol Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup. Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir. Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian. Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup. Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan. Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan. Menyediakan teks bacaan doa.
Melantik dan melatih pembaca doa. Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain. Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup kejohanan seperti Tiang bendera Bendera pasukan Papan tanda pasukan Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan. 15. Jawatan kuasa Jemputan Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan olahraga serta menghantar untuk dicetak. Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas. Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah. Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan sambutan. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan. 16. Jawatan kuasa Sambutan Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan. Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan sambutan. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya. 17. Jawatan kuasa Perbarisan Menyediakan peserta untuk perbarisan. Menyediakan dan memantau pasukan seragam yang menyertai perbarisan di acara pembukaan kejohanan. Melantik dan melatih pembawa bendera dan papan tanda bagi setiap pasukan yang bertanding. Menentukan tempat untuk permulaan perarakan perbarisan. Menentukan jumlah peserta perbarisan untuk setiap pasukan.
18. Jawatan kuasa Pengacaraan Bertanggungjawab mendapatkan Pengacara Majlis (MC) bagi setiap acara pembukaan, penutup dan sepanjang kejohanan. Melatih dan menyediakan teks pengacara majlis. Mendapatkan senarai pemenang dan penyampai hadiah dari jawatan kuasa hadiah untuk kemudahan pengacara majlis mengumumkan pemenang. Membuat pengumuman yang berkaitan. 19. Jawatan kuasa Promosi/Publisiti Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta. Menghebahkan serta mempromosikan butiran berkaitan dengan kejohanan olahraga melalui: Poster-poster Kain rentang Iklan-iklan Media cetak dan media elektronik Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu kejohanan. Menyediakan maklumat mengenai kejohanan secara ringkas untuk promosi, maklumat perlu terdiri daripada: Jadual Pertandingan Atur cara kejohanan Peta tempat berlangsung Menjemput wartawan untuk membuat liputan. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan. 20. Jawatan kuasa Hiasan Astaka Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain. Menyusun dan menghiasi astaka. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan. 21. Jawatan kuasa Khemah Peserta Merangka pelan-pelan kedudukan khemah. Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang berkaitan. Menyusun dan memastikan keceriaan khemah. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.
22. Jawatan kuasa Audio dan Visual Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang kejohanan. Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan. 23. Jawatan kuasa Persiapan/Keceriaan Memastikan perjalanan program lancar. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan. Bekerjasama dengan jawatan kuasa kebersihan bagi memastikan tapak program sentiasa bersih serta selesa. Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti. Melantik para petugas untuk menjaga keceriaan. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di majukan kepada jawatan kuasa kewangan. 24. Jawatan kuasa Kebersihan Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan sesudah kejohanan. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan. Menghubungi pihak berkenaan untuk perkhidmatan memungut sampah. Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan. AKTIVITI 7.1 25. Jawatan kuasa Pendaftaran dan Peserta Menguruskan pendaftaran peserta dan memastikan tiada kesilapan teknikal berlaku dalam proses pendaftaran. Membantu jawatan kuasa teknikal peserta mendaftar mengikut syarat dan peraturan. Mengurus, menerima pendaftaran peserta seterusnya memasukkan nama peserta ke dalam borang teknikal. Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap para peserta sepanjang sesuatu projek atau aktiviti itu berlangsung. 26. Jawatan kuasa Disiplin dan Keselamatan Memastikan keselamatan di dalam perjalanan kejohanan terjamin.
Memastikan setiap acara yang dijalankan selamat dan berjalan lancar. Menentukan kawasan tempat letak kereta atau bas peserta. Membuat pelekat kereta bagi kenderaan para tetamu khas, jemputan, pegawai kejohanan dan petugas. 27. Jawatan kuasa Bantu Mula Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan seperti first aid. Menentukan tempat untuk di jadikan kawasan rawatan bantu mula. Mendapat serta menyediakan khidmat. Pegawai perubatan Anggota-anggota PBSM atau St John Ambulans Menyediakan pengangkutan kecemasan untuk kecederaan serius Menyediakan dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatan kuasa kewangan. 28. Jawatan kuasa Hadiah dan Cenderahati Sentiasa berurusan dengan ahli jawatan kuasa teknikal, pertandingan dan jawatan kuasa lain dalam menyediakan hadiah dan cenderahati. Merancang jenis hadiah atau cenderahati yang akan diberi bersesuaian dengan sesuatu acara. Merekodkan pemenang piala pusingan bagi urusan mengesan piala pusingan. Mendapatkan hadiah iringan dan pala-piala pusingan serta menentukan piala-piala tersebut dihias dan digilap. Menentukan hadiah iringan dan piala-piala tersebut mencukupi. Menyediakan cenderahati untuk jemputan khas. Menguruskan penempahan hadiah kepada para peserta, cenderahati kepada jemputan khas. Menetapkan atau merancang budget hadiah mengikut pengklasifikasian sesuatu projek atau aktiviti. Memastikan semua hadiah telah tersedia selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum tarikh kejohanan. Menyenaraikan senarai peralatan dan keperluan bagi acara penyampaian hadiah dan memaklumkan kepada Jawatan kuasa yang terlibat. Menyusun hadiah dan cenderahati bagi memudahkan acara penyampaian hadiah. Menguruskan dan mendapatkan senarai pemenang dari jawatan kuasa pertandingan. Menyusun nama penyampai hadiah berserta pengiring yang berkaitan dengan atur cara penyampaian hadiah mengikut acara. Menyediakan keperluan-keperluan yang berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.
Menaip dan menyediakan sijil penyertaan dan kemenangan kepada ahli jawatan kuasa, pegawai pembantu, petugas dan peserta. 29. Jawatan kuasa Jamuan/Makanan Mencadangkan tarikh jamuan serta mendapatkan jumlah kehadiran jemputan daripada Jawatan kuasa protokol. Menentukan susunan tempat duduk jamuan. Menyediakan tempat jamuan serta peralatan-peralatan yang berkaitan. Menghias tempat jamuan. Menyediakan budget dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi jawatan kuasa sepanjang program berlangsung. Mendapatkan caterer jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman. Membuat penempahan dan memaklumkan jenis makanan serta jumlahnya. Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas yang ketinggalan. Melayan tetamu yang makan dan membahagikan makanan dengan sebaik mungkin. Memastikan kebersihan tempat makan. Mengemaskan dan membersihkan tempat makan, makanan yang berlebihan dan sebagainya. Menyediakan bekas makanan dan minuman serta plastik sampah. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan. 30. Jawatan kuasa Pengangkutan Memastikan keperluan pengangkutan sepanjang sesuatu program yang berlangsung telah mencukupi bagi keperluan persiapan, urus setia, peserta dan sebagainya. Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan. Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat bagi kegunaan pemandu, urus setia dan peserta. Sentiasa mengingatkan pemandu tentang jadual dan keperluan pengangkutan dengan mengambil kira rasional logik perjalanan dan kebajikan pemandu seperti kemampuan, masa rehat dan kebajikan mereka. 31. Jawatan kuasa Fotografi Memastikan peralatan rakaman dan penggambaran semasa acara pembukaan, sepanjang dan penutup kejohanan sentiasa dalam keadaan baik.
Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media cetak mahupun elektronik. Menyedia kamera atau video-cam bagi merakamkan acara yang dipertandingkan dan majlis perasmian dan penutup. Menjadualkan jurukamera yang bertugas sepanjang kejohanan olahraga berlangsung. Memaklumkan kepada wartawan (press) tentang sesuatu program yang dilangsungkan. Menyediakan dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatan kuasa kewangan. 32. Jawatan kuasa Alatan Membuat persediaan dan menyiapkan tempat dan segala keperluan seminggu sebelum sesuatu acara diadakan. Memastikan peralatan dan persiapan yang telah dibuat dapat digunakan. Sekiranya berlaku sebarang keadaan di luar jangkaan, jawatan kuasa ini perlu mengambil tindakan serta-merta untuk mengatasi masalah tersebut. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang telah digunakan. Memastikan segala peralatan dibawa dan di pulangkan dalam keadaan dan kuantiti yang sama. Mengagihkan peralatan mengikut sesuatu acara yang terjadual. 33. Jawatan kuasa Persembahan Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol dan atur cara bagi merancang atau menetapkan masa bagi setiap persembahan. Merancang jenis, bentuk atau konsep persembahan. Membuat persembahan berdasarkan, bentuk atau konsep persembahan yang telah di persetujui. Memastikan setiap persembahan dilaksanakan dalam suasana yang ceria dan gembira. 34. Jawatan kuasa Tugas-tugas Khas Mengenal pasti tugas-tugas atau kerja-kerja yang di luar perancangan. Membantu jawatan kuasa lain membuat persediaan sekiranya diperlukan. Sentiasa bersedia di kawasan aktiviti sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung. Membuat laporan berkenaan tugas-tugas yang telah dilaksanakan. 35. Jawatan kuasa Penginapan Mengumpulkan maklumat bilangan peserta dan pegawai yang memerlukan penginapan. Menyelia dan memastikan penginapan yang disediakan bersesuaian dengan umur dan pangkat. Memastikan kemudahan penginapan seperti tilam, bantal dan lain-lain dalam keadaan bersih.
Memastikan keadaan alat elektrik dan air di tempat penginapan boleh berfungsi contohnya kipas, lampu dan paip. Bekerjasama dengan jawatan kuasa keselamatan untuk memantau keselamatan tempat penginapan. Membuat tempahan hotel bagi tetamu kehormat, jemputan khas dan pegawai.