SISTEM INFORMASI PRODUKSI DAN DISTRIBUSI PADA PT TIRTA BAHAGIA PALEMBANG MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Sukma Sabrina Sari Jurusan Sistem Informasi STMIK PalcomTech Palembang Abstrak PT Tirta Bahagia Palembang adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi dan distribusi air minum dalam kemasan. Dalam pengolahan datanya telah menggunakan komputerisasi walaupun hanya dengan aplikasi program Microsoft Word dan Microsoft Excel. Namun, penyimpanan data yang didapat kurang teratur dan penyajian informasi serta laporan data produksi dan distribusi kurang efektif untuk perusahaan. Penulis membuat sistem informasi produksi dan distribusi pada PT Tirta Bahagia Palembang dengan menggunakan delphi 2007 dan SQL server 2008. Penulis menggunakan metode observasi dan wawancara untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian ini. Sistem informasi ini terdiri 11 (empat belas) form yaitu, form bahan baku, form pemesanan bahan baku, form produksi, form barang jadi, form pemesanan barang jadi, form pengeluaran, form persediaan, form penjualan, form pengiriman, form surat jalan dan form pelanggan. Simpulan yang diperoleh adalah sistem ini dapat membantu dalam mempercepat pembuatan laporan yaitu laporan bahan baku, laporan pemesanan bahan baku, laporan produksi, laporan barang jadi, laporan pemesanan barang jadi, laporan pengeluaran, laporan persediaan, laporan penjualan, laporan pengiriman, laporan surat jalan dan laporan pelanggan. Kata kunci : Sistem, Informasi, Produksi, Distribusi, Delphi 2007, SQL Server 2008. PENDAHULUAN Sistem Informasi merupakan sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. PT Tirta Bahagia Palembang adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang produksi dan distribusi air minum dalam kemasan. Merek air minum yang diproduksi dan dipasarkan adalah Club. Perusahaan ini memproduksi air minum dalam kemasan berupa gallon berisi 19 liter, botol berisi 1500 ml, 600 ml dan 330 ml dan cup berisi 240 ml. Air minum Club saat ini sudah didistribusikan di sebagian besar kota Palembang dan sudah banyak digunakan oleh institusi-institusi seperti Rumah Sakit, Sekolah-Sekolah, Hotel/Restoran, Penerbangan, Perbankan, Pasar Modern, Modern Market, perusahaanperusahaan terkemuka lainnya dan pedagang-pedagang kecil atau retail. Untuk menjangkau konsumen dan pelanggan, PT Tirta Bahagia Palembang memberikan perhatian kepada kecepatan dan ketepatan dalam pengiriman barang maupun pelayanan kepada masyarakat. Berikut ini penulis mencoba menyajikan data produksi dan distribusi pada bulan januari, februari dan maret di PT Tirta Bahagia Palembang dapat dilihat pada tabel dibawah ini : 1
Tabel 1. Produksi PT Tirta Bahagia Palembang Bulan Januari 2012 No Nama Bahan Baku Masuk Satuan Gd. Baku Repac k Lainlain Hasil Produksi A. Kemasan C.240 ml 1 Cup 2 Lid Cup 3 4 5 6 Straw Cup Layer Cup Doos Lakban 100 Y B. Kemasan C.330 ml Tutup Biru Seal Botol Etiket Lakban 1000 Doos C. Kemasan C.600 ml Botol Etiket Doos D. Kemasan C.1500 ml Botol Etiket Doos E. Gallon 19 L Gallon Tutup Gallon Seal Etiket Gallon 12,334, 212 12,334, 212 11,332, 200 250,355 250,355 315 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 4,486 204-12,003,01 2 12,003,01 2 12,003,01 2 249,355 249,355 315 509,200 509,200 7,221 315 2,322 10,265 15,385 2,400 15 321 459,470 459,470 7,221 7,221 289 315,306 309,990 13,721 643 1,098 44 309,315 309,315 13,217 93,221 91,119 7,610 613 243-127,560 111,048 9,000 7,440 6,250 6,000 1,050 22-5,007 5,007 5,007 1,050 38,337,26 7 Jumlah Sumber: PT Tirta Bahagia Palembang 2 7,060 285,97 2 -
Dalam menyediakan informasi yang akurat dan efisien PT Tirta Bahagia Palembang dalam pengolahan datanya menggunakan komputerisasi tetapi tidak disimpan sebagai sebuah basis data, hanya sebagai dokumen dalam Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sistem informasi yang berjalan saat ini masih mengalami kesulitan dalam penyediaan informasi yang dibutuhkan oleh PT Tirta Bahagia Palembang. Sistem informasi pada PT Tirta Bahagia Palembang dalam proses peng-input-an data yang di-input ke Microsoft Word dan Microsoft Excel yang kemudian dicetak dan disimpan serta disusun didalam rak. Guna mendapatkan informasi, karyawan membutuhkan banyak waktu untuk mencari data yang disimpan didalam lemari yang tentunya menghambat kinerja PT Tirta Bahagia Palembang. Hal ini tentu saja membuat aktivitas kerja menjadi terganggu dan lambat. Jika akan membuat laporan bulanan maupun tahunan harus mencari data-data yang begitu banyak yang akan menghabiskan banyak waktu. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Kristanto (2008:1), suatu sistem adalah jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Hendrayudi (2008:194), sistem adalah sekumpulan elemen yang dipadukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan bersama. Informasi Menurut Kristanto (2008:7), infomasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Menurut Hendrayudi (2008:194), informasi adalah data yang telah diproses dan dikelola hingga memiliki arti bagi penerimanya. Sistem Informasi Sistem informasi Menurut Kristanto (2008:11) merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Menurut Hendrayudi (2008:194), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang, data, procedure, mesin, dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berguna dan berarti (relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi aturan-aturan tertentu). Produksi Menurut Hendra Kusuma (2009:1), produksi merupakan kegiatan menghasilkan atau menambah nilai guna barang atau jasa. Manusia (orang atau kelompok) yang melakukan kegiatan produksi disebut produsen. Hasil kegiatan produksi berupa barang dan jasa. Contoh kegiatan produksi berupa barang adalah kegiatan perusahaan sepatu, pembuatan tekstil, pembuatan tahu dan tempe dan lain-lain. Distribusi Menurut David Sukardi (2009:16), distribusi merupakan kegiatan penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen. Manusia (orang atau kelompok) yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor. 3
Delphi Menurut Wahana Komputer (2010:2), Delphi merupakan pemrograman yang berjalan di sistem operasi Microsoft Windows dengan tampian yang menarik dan mudah digunakan. Sql Server 2008 Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1) SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database. HASIL DAN PEMBAHASAN Indentifikasi Masalah Dari penelitian awal ditemukan sebuah permasalahan antara lain, tidak adanya back up data produksi dan distribusi per tahun. Indentifikasi Penyebab Masalah Dari masalah yang terjadi, dapat ditemukan penyebab tidak adanya back up data produksi dan distribusi per tahun yaitu penyimpanan data per tahun yang tidak teratur bahkan hilang karena penggunaan aplikasi sederhana Microsoft Excel yang kurang efektif dan efisien dalam penyimpanan data dan hanya dicetak dan disimpan dalam rak yang terkadang tidak terurus sebagai arsip. Indentifikasi Titik Keputusan Dari penyebab masalah yang telah diidentifikasi, selanjutnya mencari titik keputusan dari penyebab masalah yaitu tidak adanya database sebagai penyimpanan data-data produksi dan distribusi dengan sistem informasi dan pengolahan data yang lebih efektif dan efisien. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah Persediaan bagian staf yang khusus sebagai programer dan komputer khusus. Staf programer dan komputer khusus digunakan untuk menunjang pengoperasian sistem informasi dan pengolahan data produksi dan distribusi agar dapat menyimpan data secara teratur, mempermudah pencarian data dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan setiap tahunnya. Data Flow Diagram (DFD) Berdasarkan hasil analisa penelitian, peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut: Diagram Konteks Diagram konteks adalah yang menggambarkan bagian besar dari aliran data produksi dan distribusi, dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 4
Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 5
Gambar 2. Diagram level 0 Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 6
Gambar 3. Diagram level 1 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar entity relationship diagram yang merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dan atribut penghubungnya. 7
Gambar 4. Entity Relationship Diagram Implemetasi Hasil penelitian yang penulis lakukan, didapatlah sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk mengolah data produksi dan distribusi pada PT Tirta Bahagia Palembang sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi PT Tirta Bahagia Palembang. Program tersebut terdiri dari beberapa file pendukung yang terakumulasi dalam suatu project program, file yang mendukung program tersebut yaitu : Form Login Form login merupakan tampilan utama yang digunakan untuk masuk ke dalam Aplikasi sesuai tipe login dengan memasukan User dan Password. Username dan Password terintergrasi dengan Database, sehingga memungkinkan untuk mengganti User dan Password bila dibutuhkan. Adapun tampilan form login seperti pada gambar dibawah ini : 8
Gambar 5. Form Login Form Menu Admin Tampilan Menu Admin memudahkan dalam penggunaan Aplikasi ini, dengan memilih menu form untuk menampilkan data-data produksi dan distribusi serta menu laporan untuk menampilkan laporan data-data produksi dan distribusi yg dikhususkan untuk admin. Adapun tampilan form menu admin seperti pada gambar dibawah ini : Gambar 6. Form Menu Admin Form Menu Produksi Tampilan Menu Produksi memudahkan dalam penggunaan Aplikasi ini, dengan memilih menu form untuk menampilkan data-data produksi serta menu laporan untuk menampilkan laporan data-data produksi yg dikhususkan untuk bagian kepala produksi. Adapun tampilan form menu produksi seperti pada gambar dibawah ini : Gambar 7. Form Menu Produksi 9
Form Menu Distribusi Tampilan Menu Distribusi memudahkan dalam penggunaan Aplikasi ini, dengan memilih menu form untuk menampilkan data-data Distribusi serta menu laporan untuk menampilkan laporan data-data distribusi yg dikhususkan untuk bagian kepala distribusi. Adapun tampilan form menu distribusi seperti pada gambar dibawah ini : Gambar 8. Form Menu Distribusi Form Data Bahan Baku Form data bahan baku, berfungsi untuk mengolah data bahan baku, adapun tampilan form data bahan baku seperti pada Gambar. Gambar 9. Form Data Bahan Baku Form Data Pemesanan Bahan Baku Form data pemesanan bahan baku, berfungsi untuk mengolah data pemesanan bahan baku, adapun tampilan form data pemesanan bahan baku seperti pada Gambar. 10
Gambar 10. Form Data Pemesanan Bahan Baku Form Data Produksi Form data produksi, berfungsi untuk mengolah data produksi, adapun tampilan form data produksi seperti pada Gambar. Gambar 11. Form Data Produksi Form Data Barang Jadi Form data barang jadi, berfungsi untuk mengolah data barang jadi, adapun tampilan form data barang jadi seperti pada Gambar. 11
Gambar 12. Form Data Barang Jadi Form Data Pemesanan Barang Jadi Form data pemesanan barang jadi, berfungsi untuk mengolah data pemesanan barang jadi, adapun tampilan form data pemesanan barang jadi seperti pada Gambar. Gambar 13. Form Data Pemesanan Barang Jadi Form Data Pengeluaran Form data pengeluaran, berfungsi untuk mengolah data pengeluaran, tampilan form data pengeluaran seperti pada Gambar. 12 adapun
Gambar 14. Form Data Pengeluaran Form Data Persediaan Form data persediaan, berfungsi untuk mengolah data persediaan, adapun tampilan form data persediaan seperti pada Gambar. Gambar 15. Form Data Persediaan Form Data Penjualan Form data penjualan, berfungsi untuk mengolah data penjualan, adapun tampilan form data penjualan seperti pada Gambar. 13
Gambar 16. Form Data Penjualan Form Data Pengiriman Form data pengiriman, berfungsi untuk mengolah data pengiriman, adapun tampilan form data pengiriman seperti pada Gambar. Gambar 17. Form Data Pengiriman Form Data Surat Jalan Form data surat jalan, berfungsi untuk mengolah data surat jalan, adapun tampilan form data surat jalan seperti pada Gambar. 14
Gambar 18. Form Data Surat Jalan Form Data Pelanggan Form data pelanggan, berfungsi untuk mengolah data pelanggan, adapun tampilan form data pelanggan seperti pada Gambar. Gambar 19. Form Data Pelanggan PENUTUP PT Tirta Bahagia Palembang memiliki sistem pencatatan data produksi dan distribusi dengan menggunakan aplikasi sederhana Microsoft Excel dengan hasil penyimpanan data yang kurang teratur dan penyajian laporan yang kurang efektif bahkan hilang, sehingga hal tersebut sulit menghasilkan informasi data produksi dan distribusiyang dibutuhkan oleh PT Tirta Bahagia Palembang. Dari maslah tersebut, maka penulis membuat sistem informasi 15
produksi dan distribusi pada PT Tirta Bahagia Palembang dengan menggunakan Delphi 2007 dan SQL Server 2008. Dan sistem manajemen basis data yang lebih mempermudah mengolah data-data tersebut serta peyimpanan data, pencarian data, dan penyajian informasi dan laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung: Yrama Widya. Kristanto, Andri. 2008. Perancngan Sistem Informai dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Kusuma, Hendra. 2009. Manajemen Produksi (Perencanaan dan Pengendalian Produksi). Yogyakarta: Andi Offset. Kodrat, David Sukardi. 2009. Manajemen Distribusi Berbasis Teori dan Praktik. Yogyakarta: Graha Ilmu. Nugroho dan SmitDev Community. 2009. 101 Tip & Trik SQL Server 2008. Jakarta: Elex Media Komputindo. Wahana Komputer, 2010. Panduan Praktis Delphi 2010 Programming. Yogyakarta: Andi Offset. 16