MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH YANG EFEKTIF DAN EFISIEN Yunus Abdul Halim
Interaksi Sistem Informasi - Teknologi Informasi Struktur Organisasi Strategi Pengelolaan Proses Pendidikan Sistem dan Teknologi Informasi Orang dan Budaya (Kadir, 2003 : 8)
Kemampuan utama sistem informasi Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dan dengan kecepatan tinggi Menyediakan komunikasi dalam/antar organisasi Menyimpan informasi yang mudah diakses Meningkatkan efisiensi dan efektivitas : o o o o Menyajikan informasi dengan jelas Mengotomatisasi proses yang tadinya dikerjakan manual Mempercepat pengetikan dan editing Pembiayaan menjadi lebih murah
Yang dicoba untuk dilakukan sistem Data terformat, teks, gambar, suara, dan video Informasi Tujuan Prosedur kerja Orang Orang yang memasukkan, memproses, dan menggunakan data Cara kerja yang dilakukan orang dan teknologi informasi Teknologi informasi Perangkat keras dan perangkat lunak yang memproses data (Alter, 1992)
KONSEP DASAR INFORMASI Sumber daya dalam suatu pengelolaan 4M + 1I Manusia Material Mesin Modal Informasi PENGELOLAAN INFORMASI (manajemen informasi) Segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, pembuangan terhadap informasi pada waktu yang tepat (McLeod, 1998)
DATA, INFORMASI, PENGETAHUAN DATA adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data terformat Teks Citra Audio Video Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu seperti tanggal, jam, mata uang Teks adalah sederetan huruf, angka, simbol-simbol seperti artikel koran Citra adalah data dalam bentuk gambar seperti foto, X-ray, tandatangan Audio adalah data dalam bentuk suara seperti detak jantung, suara orang, suara binatang Video data dalam bentuk gambar bergerak seperti animasi, film
INFORMASI INFORMASI adalah data yang telah diproses sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya (McFadden, 1999) Jumlah ketidakpastian yang dikurang ketika sebuah pesan diterima (Kroenke, 1992) Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Davis, 1999)
INFORMASI MASUKAN (data) PROSES (model) KELUARAN (informasi) DATA (ditangkap) BASIS DATA PENERIMA HASIL TINDAKAN TINDAKAN KEPUTUSAN
CIRI-CIRI INFORMASI 1. Benar atau salah Informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan 2. Baru Informasi benar-benar baru bagi si penerima 3. Tambahan Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada 4. Korektif Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar 5. Penegas Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga meningkatkan keyakinan terhadap informasi
PENGETAHUAN PENGETAHUAN adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur yang mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter, 1992) Akumulasi Pengetahuan Pengetahuan Data Memformat, memilih, meringkas informasi Menterjemahkan, memutuskan, bertindak Hasil
KARAKTERISTIK DATA DAN INFORMASI Karakteristik Permasalahan Tipe data Apakah tipe data sesuai dengan tujuan? Akurasi/presisi Apakah data cukup presisi? Usia Apakah data tepat waktu? Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan? Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail? Kelengkapan Apakah data kurang lengkap atau berlebihan? Kemudahan akses Apakah data mudah diakses? Sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat? Relevansi/nilai Akankah data mempengaruhi keputusan? Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya yang dikeluarkan?
12
Hakikat, Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Hakikat perpustakaan sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustakan Fungsi perpustakaan sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan Tujuan perpustakaan sebagai sarana untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional.
PELAYANAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH Pengadaan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label, dan katalogisasi. Pemberian layanan: antara lain, penempatan pustaka di rak, pengeluaran pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula: mencarikan pustaka atas permintaan pengguna layanan. Pemeliharaan pustaka
Layanan perpustakaan. Mencari pustaka: mencari dari katalog, menelusuri rak-rak buku. Membaca/memanfaatkan pustaka (di ruang perpustakaan) Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan)
Perencanaan Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Penyusunan perencanaan hendaknya tercakup apa yang akan di lakukan Bagaimana cara melaksanakannya Kapan pelaksanaannya Siapa yang bertanggung jawab Berapa anggaran yang diperlukan.
Komponen Penting SDM pustakawan dan tenaga administrasi Jenis dan bentuk layanan Cakupan pengguna (komunitas lokal, regional, nasional, dst.) Fasilitas pendukung (gedung dan alat)
Evaluasi 1 2 Analisa Kondisi Saat ini Perpustakaan dan Strategi Apa koleksi yang dimiliki? Siapa yang memanfaatkan? Dari mana, kapan, dan bagaimana mereka mengakses? Adakah proses yang membutuhkan dukungan teknologi informasi? buku databases Gambar, foto, Audio, video Dokumen teknis Perpustakaan Worldwide access user
1 2 Analisa Kondisi Saat ini Perpustakaan dan Strategi Target pengguna? Misi? Perpustakaan Strategi TI? Informasi yang mereka butuhkan? Delivery? Koleksi yang disediakan?
Analisis Perpustakaan Sekolah Perpustakaan Umum RFID
Mengapa Diperlukan SIP? jumlah terbitan/koleksi meningkat kebutuhan informasi meningkat jumlah jenis layanan meningkat jumlah yang dilayani meningkat keterbatasan SDM untuk efetifitas waktu memenuhi tuntutan TI untuk meningkatkan prestise agar perpustakaan tidak terisolasi untuk mengembangakan "resourcesharing"
Manfaat SIP di Sekolah Mempercepat dan mempermudah pekerjaan Mengakurasi data dan sistem pelayanan Mempercapat dan mengakurasi akses informasi Memberi keleluasaan informasi Memberi peluang pustakawan untuk mengembangan profesionalitasnya Memberi prestise bagi perpustakaan Agar perpustakaan tidak terisolasi
Faktor penggerak dan alasan membuat SIP Sekolah Faktor Penggerak Kemudahan mendapatkan produk TI Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI Kemampuan dari teknologi informasi Tuntutan layanan masyarakat serba klik
Alasan lain Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan Meningkatkan citra perpustakaan
Cakupan dari SIP Sekolah Pengadaan koleksi Katalogisasi Sirkulasi, reserve, inter-library loan Pengelolaan terbitan berkala Penyediaan katalog (OPAC) Pengelolaan anggota Statistik (Laporan)
Pilihan yang dijatuhkan, software harus Sesuai dengan keperluan Memiliki ijin pemakaian Ada dukungan teknis, pelatihan, dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan. Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software
Software e-ddc: 1. e-ddc.zip: http://www.4shared.com/file/mzhmy3ay/e-ddc.html 2. e-ddc.rar: http://www.4shared.com/file/rn0pwo7b/e-ddc.html Athenaeum Light versi Indonesia: http://www.4shared.com/file/35435567/a857920b/athe85.html BookDB2.2: http://www.4shared.com/file/6yuywxls/bookdb_2222.html Senayan Open Source Library Management System: http://senayan.diknas.go.id/web/ atau http://senayan.diknas.go.id/web2/?q=node/1 Ganesha Digital Library Version 4.0: http://www.4shared.com/file/ho3tjk5k/gdl40-nt-xp-build-030307.html
Hardware
SIP Sekolah yang efektif dan efisien Sesuai dengan Keperluan Sesuai dengan Resource yang ada Memiliki Fungsi dan Dukungan terhadap fungsi Perpustakaan Sekolah