SISTEM INFORMASI PENCATATAN KELAHIRAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KAB. PACITAN PUBLIKASI SKRIPSI KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika Nama : Nurrizky Bagus Setiawan NIM : 200922368 Program Studi : Teknik Informatika Dosen Pembimbing 1 : Bambang Eka Purnama, M.Kom Dosen Pembimbing 2 : Indah Uly Wardati, S.Kom FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA 2013
SISTEM INFORMASI PENCATATAN KELAHIRAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KAB. PACITAN Nurrizky Bagus Setiawan, Bambang Eka Purnama, M.Kom, Indah Uly Wardati, S.Kom Program Studi Teknik Informatika, Universitas Surakarta Jl. Raya Palur KM 5 Surakarta E-mail : rizky.setiawan808@gmail.com Abstract: Information technology continues to evolve along with the human ability to design and create a computer capable of providing solutions to problems in various fields. One of the developments of information technology is the information system that can provide solutions for the birth registration process. At Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan, the authors found a problem in the process of birth registration as it is still done conventional so the impact on the length of the recording process The problem is how to design and build a computerized system that helps the process of birth registration. The purpose of this research is to design and build information systems that accelerate the process of birth registration the Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan In this study describes what are the things that factor into the design of the information system of birth registration and what is needed in the making. Generated from studies of birth registration information system development is the availability of some information about a person's birth and facilitate the implementation of a working system at Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan. Keyword: Birth Registration, Information System Abstraksi: Teknologi informasi terus berkembang seiring dengan kemampuan manusia merancang dan membuat komputer mampu memberikan solusi bagi permasalahan diberbagai bidang. Salah satu perkembangan teknologi informasi yaitu adanya sistem informasi yang bisa memberikan solusi untuk proses pencatatan kelahiran. Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan, penulis menemukan suatu permasalahan pada proses pencatatan kelahiran karena masih dilakukan secara konvensional sehingga berdampak pada lamanya proses pencatatan. Adapun masalahnya adalah bagaimana merancang dan membangun sistem komputerisasi yang membantu proses pencatatan kelahiran. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang dan membangun sistem informasi yang mempercepat proses pencatatan kelahiran Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan. Dalam penelitian ini menguraikan tentang hal-hal apa saja yang menjadi faktor perancangan sistem informasi pencatatan kelahiran dan apa saja yang dibutuhkan dalam pembuatannya. Yang dihasilkan dari penelitian pembangunan sistem informasi pencatatan kelahiran ini adalah tersedianya beberapa informasi mengenai kelahiran seseorang dan mempermudah pelaksanaan sistem kerja pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan. Kata Kunci : Pecatatan Kelahiran, Sistem Informasi 1
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan adalah salah satu Satuan Kerja Pemerintah Daerah yang bergerak dibidang pelayanan masyarakat. Menangani dibidang penerbitan dokumen Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada saat ini masih menggunakan sistem yang konvensional untuk melakukan proses pencatatan kelahiran sebelum diterbitkannya dokumen kutipan akta kelahiran yaitu dengan menulis pada register kelahiran sesuai dengan surat keterangan kelahiran yang dibawa oleh pemohon, sehingga dirasa kurang efisien dalam melayani masyarakat. 1.2 Rumusan Masalah 1. Belum efektifnya proses pengisian register kelahiran yang berlangsung saat ini,masih secara konvensional dan belum terkomputerisasi 2. Bagaimana cara membangun Sistem Informasi Pencatatan Kelahiran yang mempermudah proses Pencatatan Kelahiran? 1.3 Batasan Masalah 1. Laporan ini membahas Sistem Informasi Pencatatan Kelahiran. 2. Laporan ini membahas mengenai penginputan data anak, data orang tua, data pelapor dan data kedua saksi. 3. Penelitian ini dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan pelaksanaan penelitian pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan adalah membangun sistem informasi Pencatatan Kelahiran sehinga dapat membantu proses penerbitan dokumen akta kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Pacitan. 2. LANDASAN TEORI DAN KAJIAN PUSTAKA 2.1. Landasan Teori a. Pengertian Sistem Menurut (Jogiyanto:05:10) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. b. Pengertian Informasi Pengertian informasi menurut (Jogiyanto:05:15) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. c. Pengertian Sistem Informasi ` Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. d. Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan 2
maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. e. Perancangan Sistem Kegiatan perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisis sistem, karena setelah tahap analisis sistem seorang analisis sistem telah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tahap perancangan sistem bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu perancangan sistem secara umum atau konseptual dan perancangan sistem secara detail atau fisik. Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistemsubsistem, serta alokasi subsistem-subsistem ke komponenkomponen perangkat keras, perangkat lunak, serta prosedurprosedur. ( Adi Nugroho : 2005 :15) 1.2. Kajian Pustaka Muhammad Agus Suripto ( 2013 ) dalam penelitiannya tentang Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Blanko. Sistem yang berjalan saat itu pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Sragen masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif, dan sering terjadi keterlambatan dalam penyusunan laporan pengeluaran, kesalahan pencatatan, perhitungan persediaan, Oleh karena itu, Dinas Kependudukan Sragen mengkomputerisasikan sistem administrasi blanko untuk memaksimalkan kinerjanya. Setelah sistem informasi blanko dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat. Menurut Yonatan Liliek Prihartanto ( 2012 ) dalam penelitiannya yang membahas tentang SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AGENDA PADA BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KABUPATEN KARANGANYAR, sistem yang berjalan saat itu mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy. Dengan adanya masalah yang telah sebutkan, Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kabupaten Karanganyar dirasa perlu untuk merubah metode konvensional, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi. Setelah sistem informasi dikomputerisasi, maka pengelolaan surat masuk dan keluar dapat sesuai alur yang di tetapkan, dan terselesaikan secara tepat. Menurut Sunandar ( 2012 ) dalam jurnalnya yang berjudul SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PADA MTs NEGERI GEMBONG KAB. PATI BERBASIS MULTIUSER, sistem yang berjalan saat itu masih menggunakan metode konvensional yaitu masih menggunakan media kertas sebagai arsip utama, yang menyulitkan kita pada saat mencari berkas sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari arsip, bahkan seringkali hilang. Oleh karena itu Mts Negeri Gembong mengkomputerisasikan sistem pengarsipan. Setelah sistem dikomputerisasikan maka tersedia Arsip Digital sebagai Backup data dan lebih mudah dalam pencarian arsip. Menurut Emy Khuzainah ( 2012 ) dalam jurnalnya yang berjudul PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI BUKU INDUK SISWA PADA MADRASAH IBTIDAIYAH SUDIRMAN PABONGAN NGARGOYOSO KABUPATEN KARANGANYAR, sistem yang berjalan saat itu masih 3
menggunakan metode konvensional yaitu masih menggunakan media kertas sebagai arsip utama, sehingga pada saat penulisannya masih sering terjadi kekeliruan dan dengan bentuk buku indu yang begitu besar membutuhkan tempat penyimpanan yang cukup luas dan aman untuk menjaga kerahasiaan dan keawetan buku induk. Oleh karena itu Madrasah Ibtidaiyah mengkomputerisasikan sistem pengisian buku induk. Setelah sistem dikomputerisasikan maka petugas administrasi dapat dengan mudah melakukan pengisian buku induk. Serta mempermudah bagian Tata Usaha dalam penyajian data Buku induk siswa sehingga dapat terselesaikan dengan cepat dan tepat. 3.ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Dalam pengembangan sistem informasi ini dilakukan pengamatan dan analisis mengenai alasan timbulnya ide atau gagasan untuk membangun atau mengembangkan sistem informasi. Ada beberapa hal yang diperhatikan yaitu kebutuhan terhadap suatu sistem yang akan dikembangkan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode wawancara kepada user. Hasil dari wawancara tersebut dihasilkan bahwa hal utama yang diharapkan user adalah kebenaran dan kejelasan pengolahan informasi yang belum dapat dipenuhi sistem lama. 3.2. DFD a. Diagram Konteks hapus kelahiran data edit kelahiran edit kelahiran data hapus kelahiran input data kelahiran data kelahiran data hapus pengguna 1 hapus pengguna sistem informasi reg ister kelahiran penduduk administrator data edit peng guna edit pengguna data peng g una input peng guna data hapus pejabat skpd hapus pejabat skpd data edit pejabat edit data pejabat data pejabat skpd input biodata input pejabat skpd data hapus biodata hapus bodata data edit biodata edit biodata Gambar 3.1 Konteks Diagram b. DFD Level 1 Gambar 3.2 DFD Level 1 data biodata d. DFD Level 2 Pengguna Sistem 4
tb_biodata ambil data biodata tb_pejabat ambil data pejabat tampil data bio ayah insert bio ayah tb_biodata_ayah data kelahiran 1 proses input kelahiran insert data bio ibu tampil bio ibu insert data pelapor tampil biodata pelapor tb_biodata_ibu tb_biodata_pelapor insert biodata saksi1 tampil biodata saksi1 tb_biodata_saksi1 administrator edit data kelahiran 2 proses edit kelahiran tampil biodata saksi2 insert biodata saksi2 tb_biodata_saksi2 input data edit kelahiran tampil data edit kelahiran data edit kelahiran Gambar 3.3 DFD Level 2 Pengguna Sistem hapus data kelahiran data hapus kelahiran tampil data kelahiran insert data kelahiran 3 proses hapus kelahiran tb_kelahiran tampil data hapus kelahiran input data hapus kelahiran e. DFD Level 2 Pejabat Skpd Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses Kelahiran 3.3. ERD Gambar 3.4 DFD Level 2 Pejabat Skpd f. DFD Level 2 Proses Biodata administrator data biodata input biodata 2 proses input biodata insert data biodata tampil biodata tb_biodata Gambar 3.6 ERD data edit biodata edit biodata 1 proses edit biodata insert data edit bioadata tampil biodata edit 4. IMPLEMENTASI SISTEM 4.1. Halaman login 3 hapus bodata data hapus biodata proses hapus biodata insert data hapus biodata tampil biodata hapus Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses Biodata g. DFD Level 2 Proses Kelahiran 4.2. Halaman logout 5
4.3. Halaman Index 4.4. Halaman Daftar Biodata 4.8. Halaman Pelaporan 4.5. Halaman Tambah Biodata 4.9. Halaman Hasil Eksekusi Kelahiran 4.6. Halaman Daftar Kelahiran 4.7. Halaman Tambah Kelahiran 4.10. Hasil Eksekusi Pelaporan 6
4.11. Tampilan Grafik Eksekusi Pelaoran Per Bulan 4.12. Tampilan Grafik Eksekusi Pelaporan Per Kecamatan 4.13. Setup Kepala SKPD 4.14. Tambah Pengguna 5. PENUTUP 5.1. Kesimpulan 1. Dengan diimplementasikannya Sistem Informasi Pencatatan Kelahiran dapat membantu permasalahan yang selama ini terjadi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. 2. Sistem Informasi Sistem Informasi Pencatatan Kelahiran ini sudah cukup sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan bagi Dinas Kependudukan.. 5.2. Saran 1. Untuk efisiensi pencatatan kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kab. Pacitan, penerapan serta penggunaan suatu sistem informasi yang terstruktur akan mempermudah pekerjaan dibanding dengan cara konvensional. 2. Kemampan sumber daya operator hendaknya selalu ditngkatkan sehingga pengoperasian sistem informasi Pencatatan Kelahiran lebih optimal, yang akan berdampak penerbitan dokumen kutipan akta kelahiran yang lebih cepat. 4.15. Uji Coba Sistem 7
DAFTAR PUSTAKA [1] Andi, Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans,Semarang: Wahana Komputer,2010 [2] Candra, Evi, Bandung: Sistem Pengolahan Data Penduduk Pada Kelurahan Lebak Gede Bandung, 2009 [3] Huda, Miftakhul, Aplikasi Database Dengan Java, MySQL, dan NetBeans, Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2010. [4] Jogiyanto, 2005 Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif Yogyakarta: Andi Offset [5] Jurnal Administrasi Kependudukan (2006), Menuju Tertib Administrasi Kependudukan 2015, Dirjen Adminduk, Jakarta [6] Khuzainah, Emy. PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI BUKU INDUK SISWA PADA MADRASAH IBTIDAIYAH SUDIRMAN PABONGAN NGARGOYOSO KABUPATEN KARANGANYAR. Jurnal Speed 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012 [7] Nugroho Adi, 2005. Analisis Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung. [8] Purwati, Juli, Medan: Sistem Informasi Registrasi Lembaga pemasyarkatan (LAPAS) Kelas I Medan, 2009 [9] Prihartanto, Yonatan Liliek. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AGENDA PADA BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KABUPATEN KARANGANYAR. (IJCSS) 13 FTI UNSA Vol 9 No 3 Desember 2012 [10] RENSTRA (2008).Rencana Dan Strategi, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Pacitan, Pacitan [11] Suripto, Muhammad Agus. Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Blanko. Sistem yang berjalan saat itu pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Sragen. Seruni FTI UNSA (2013) [12] Sunandar. Sistem Informasi Pengarsipan Pada MTs Negeri Gembong Kabupaten Pati Berbasis Multiuser. Jurnal Speed 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012. [13] Swara Diklat (2004). Menuju Pelayanan Publik Yang Akuntabel, Badan Diklat Provinsi Jawa timur, Surabaya. [14] Witarto.2004. MemahamiSistemInformasi.Band ung:informatika 8