INVENTARISASI BAHAN PUSTAKA 1 Pengembangan Koleksi Modul 8 by: Nurjanah
INVENTARISASI BERBAGAI JENIS BAHAN PUSTAKA Tugas dan Wewenang Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan Menetapkan macam dan ukuran kolom2 dalam buku inventaris dan petunjuk pengisiannya Menetapkan dan melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan Prosedur Penerimaan Pemeriksaan penerima alamat pengirim dan Periksa kiriman, sesuaikan dengan surat pengantar Jika ada yang tidak sesuai, sisihkan untuk dikirim kembali agar diganti Buatkan tanda terima untuk kiriman yang sesuai surat pengantar dan daftar pesanan serta fisiknyaik kemudian kirimi ke pengirim Beri stempel kepemilikan (memuat: nomor registrasi, tanggal perolehan, asal perolehan, lokasi penyimpanan, dan jumlah eksemplar Catat ke buku induk dengan data yang lengkap sesuai kebutuhan perpustakaan (nmor registrasi, tanggal perolehan, judul, pengarang, penerbit, jumlah eksemplar, sumber dana, asal perolehan, dsb) 2
INVENTARISASI BUKU Buku Induk, fungsinya: Sebagai daftar inventaris koleksi BP Untuk mengetahui jumlah koleksi BP dengan cepat Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan pada saat/ tahun tertentu Membantu mengetahui judul2 buku yang hilang Mengetahui jumlah koleksi buku menurut jenis, bahasa, dan asal Pencatatan Buku Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis (tanggal penerimaan buku) Buku induk terbagi dalam kolom2 sbb: tanggal terima, nomor induk, pengarang, judul, tahun terbit, cara perolehan, sumber dana, harga buku, bahasa, dan jumlah eksemplar Tiap jilid buku dicatat dengan satu nomor induk (jika buku terdiri dari 3 jilid maka dicatat dengan tiga nomor induk yang berbeda) Tiap tahun dapat mencatat dengan memulai nomor induk baru atau berkelanjutan dalam buku induk Jika buku hilang, harus dicatatkan dalam buku induk perolehan buku 3
Format Buku Induk NO. INDUK TANGGAL PENGARANG JUDUL PENERBIT ASAL BAHASA JUMLAH NAMA TAHUN B H T I E J E HARGA SUMBER DANA KET 4
INVENTARISASI MAJALAH Penerimaan majalah: Langkah2nya sama dengan penerimaan buku. Bedanya dalam pencatatan majalah harus dilihat apakah majalah yang diterima merupakan lanjutan dari majalah sebelumnya atau sebagai pesanan baru (nomornya) Fungsi pencatatan majalah: Sebagai pencatatan majalah yang menjadi bagian dari koleksi Untuk memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang Untuk melihat riwayat majalah Untuk mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang kosong Sistem Pencatatan Majalah 1. Sistem Register: 2. Sistem Buku Besar: 3. Sistem Dua Kartu: 4. Sistem Tiga Kartu: 5. Kardex: 6. Sistem Ing-griya: 5
1. SISTEM REGISTER DAN BUKU BESAR REGISTER MAJALAH DENGAN FREKUENSI BULANAN, KUARTALAN, DAN SEMESTERAN NOMOR JUDUL JUMLAH VOLUME TAHUN PENERBIT AGEN PERIODE BULAN HARGA NOMOR SURAT CAT 4/9/2010 JUDUL : HARGA : PENERBIT : FREKUENSI : AGEN : VOLUME TAHUN BUKU BESAR MAJALAH DENGAN FREKUENSI BULANAN JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGUST SEP OKT NOP DES 6
2. SISTEM KARTU Sistem 2 Kartu: Memakai dua kartu yaitu kartu register dan kartu uji (chek cards), berukuran 7,5 cm X 12,5 cm. Mencakup informasi tentang: judul, penerbit, agen, frekuensi terbit, tahun dan volume, harga, dll. Fungsi Kartu Register: memberikan data mengenai nomor majalah yang diterima maupun yang tidak Memberikan informasi tentang nomor yang diterima dan selang waktu penerbitan dan penerimaan Mengetahui riwayat suatu majalah Mengetahui harga aga langganan a dan cara a pembayaran Mengetahui dengan cepat mengenai judul yang dilanggan/ tidak dilanggan Funsi Check Card: Membantu pengawasan terhadap berbagai nomor majalah Mencatat tanggal serta penerima surat peringatan mengenai nomor majalah yang terlambat diterima Sistem 3 Kartu: Memakai dua kartu yaitu kartu register dan kartu uji (chek cards), berukuran 7,5 cm X 12,5 cm. Mencakup informasi tentang: judul, penerbit, agen, frekuensi terbit, tahun dan volume, harga, dll. Dan ditambah 1 kartu indeks berkelas Kartu Indeks mengenai: Berkelas berisi informasi Nomor kelas Langganan tahunan Frekuensi Judul Pialang Agen Penerbit Volume dan nomor yang ada Indeks Suplemen Dsb KIB disusun menurut susunan kelas (DDC: Dewey Decimal Classification) yang terlambat diterima y f ) 7
3. SISTEM KARDEX KARDEX UNTUK MAJALAH VOLUME TAHUN PENERIMAAN TANGGAL NOMOR PENERBITAN CATATAN 4/9/2010 PENERBIT : PROLEHAN ALAMAT PENERBIT : B T H JUDUL MAJALAH : 8
4. SISTEM ING-GRIYA KARTU REGISTRASI MAJALAH DENGAN SISTEM ING GRIYA Judul : Penerbit : ISSN : Frekuensi : Harga @ setahun. :. VOLUME TAHUN NOMOR/ EKS TGL TERIMA NOMOR/ EKS TGL TERIMA NOMOR/ EKS TGL TERIMA NOMOR/ EKS TGL TERIMA 50 2009 1/1 20 02 09 02 Jan 22 03 09 dst dst 12/1 20 01 10 Catatan: Untuk kepentingan pembuatan statistik perputakaan, kartu majalah dapat dibuat untuk beberapa warna sebagai pembeda bahasa atau sumber pengadaannya KET 9
INVENTARISASI BAHAN NONBUKU Penerimaan bahan nonbuku: Langkah2nya sama dengan penerimaan buku. Bedanya: pada bahan nonbuku perlu dilakukan disampuli jika belum ada sampulnya dan membuatkan nomor induk pada sampul atau labelnya. Pencatatan bahan nonbuku: Dapat dipisahkan untuk tiap jenis bahan nonbuku dibuatkan buku sendiri atau dapat juga digabung seperti contoh dibawah ini: BUKU INDUK UNTUK BAHAN NON BUKU Tanggal Asal Nomor Induk Pengarang Judul Penerbit Tahun Terima B H T F G MF P PH S CD KETERANGAN: F (film ), G (gambar), MF (microfilm ), P(peta), PH (piringan hitam), S (slide ), CD (CD RO M) 10
STOCK OPNAME Pengertian Adalah suatu kegiatan penghitungan kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui profil koleksi, k jajaranj katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi untuk tujuan peningkatan pelayanan kepada pengguna. Tujuan: 1. Mengetahui profil koleksi dengan tepat 2. Mengetahui jumlah dokumen menurut klasifikasi dengan tepat 3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang mencerminkan kondisi dokumen 4. Mengetahui dengan tepat koleksi tanpa katalog 5. Mengetahui dengan tepat kondisi fisik dokumen/ koleksi (rusak, hilang, tidak lengkap, dipinjam, dll) Kelebihan kegiatan SO: 1. Dapat menyusun yang perlu disiangi daftar koleksi 2. Memperoleh petunjuk bahwa koleksi yang hilang berarti diminati pengguna dan dapat dijadikan pertimbangan pengadaan 3. Mengetahui laju kehilangan koleksi 4. Dapat diperoleh susunan koleksi yang rapi dan sesuai urutan di rak 5. Dapat dilakukan pembersihan koleksi dari debu dan kotoran lain Kekurangan kegiatan SO: 1. Mengurangi kenyamanan pengguna (penagihan koleksi) 2. Tidak ada kegiatan layanan pada saat SO dilakukan (perpustakaan tutup) 3. Memerlukan biaya yang relatif mahal 11
STOCK OPNAME Metode (menurut Sulistyo Basuki, 1991), menggunakan: 1. Daftar Pengadaan 2. Daftar / Registrasi yang berisi nomor induk 3. Lembar Lepas Berisi Nomor Induk 4. Kartu Uji 5. Menghitung Koleksi 6. Berdasarkan Sampel/ Contoh 7. Bantuan Komputer 8. Shelf list Cara melakukan SO untuk perpustakaan yang memiliki OPAC (Online Public Access Catalog) : A. Dengan Daftar Buku 1. Mencetak daftar buku dari pangkalan data buku 2. Mencetak daftar buku2 yang sedang dipinjam 3. Memeriksa koleksi yang sedang dipinjam, dijilid, diperbaiki, dan beri tanda pada daftar buku 4. Periksa dan rapilan susunan buku di rak berdasarkan nomor kelas 5. Tentukan jatah pemeriksaan untuk tiap2 petugas 6. Bagi daftar buku sesuai jatah yang ditetapkan 7. Bawa daftar buku ke rak cocokkan daftar dengan koleksi di rak 8. Beri tanda pada kolom yang ada untuk koleksi : tidak ditemukan/ hilang, rusak, atau tidak lengkap 9. Lengkapi daftar dengan buku yang belum tercatat dalam daftar 10. Hitung jumlah buku untuk setiap golongan baik judul maupun eksemplar 12
STOCK OPNAME B. Dengan Scanning Buku: Metode ini dilakukan bila perpustakaan sudah menggunakan sistem barcode buku: 1. Periksa dana rapikan susunan buku di rak 2. Buat pangkalan data untuk koleksi yang akan di-scan 3. Siapkan beberapa scanner 4. Tentukan jatah pemeriksaan untuk masing2 petugas 5. Lakukan scanning terhadap koleski 6. Periksa pangkalan data hasil scanning 7. Cetak daftar buku yang sedang dipinjam dari pangakalan data sirkulasi 8. Periksa buku2 dengan setatus dalam perbaikan 9. Hitung buku yang ada di pangkalan data hasil scanning, yang sedang dipinjam atau diperbaiki 10. Bandingkan untuk maupun hilang. mengetahui jumlah buku yang ada 13 Pengem Nurjana mbangan Kolek ah ksi Modul 8. By