Prosedur Pencatatan Piutang pada PT.Gardyas Utama Sarana (Jasa Konstruksi) Nama : Dessi Amelia NPM : 49211415 Program Studi : D III / Bisnis dan Kewirausahaan
BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Dalam suatu kegiatan usaha, baik itu perusahaan besar maupun kecil tujuan utamanya adalah memperoleh laba yang maksimal dalam rangka mempertahankan kelangsungan usahanya. Oleh sebab itu, untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan dituntut untuk memiliki manajemen yang baik agar dapat menjalankan operasinya. Perusahaan yang baik harus didukung dengan penetapan perencanaan, kebijakan, prosedur, pendelegasian wewenang, metode-metode dan standar pelaksanaan yang dapat diterapkan untuk mengevaluasi hasil yang dicapai. Prosedur yang wajar dan cara pengamanan yang cukup terhadap piutang ini penting. Bukan saja untuk keberhasilan perusahaan, tetapi juga untuk memelihara hubungan yang memuaskan dengan para pelanggan.
Piutang diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, sehingga hal yang kompleks ini seringkali menjadikan asumsi bahwa pencatatan piutang merupakan hal yang rumit. Dianggap rumit karena begitu banyak metode yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan piutang tersebut.
Tujuan Dan Manfaat Penulisan Adapun Tujuan dari laporan kerja praktek ini adalah untuk memberikan Gambaran mengenai prosedur pencatatan piutang pada PT.Gardyas Utama Sarana (Jasa Konstruksi). Dan juga dapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak, diantaranya : 1. Manfaat Akademis Bagi penulis, dibuatnya laporan kerja praktek ini semoga dapat menambah pemahaman mengenai prosedur pencatatan piutang yang ada pada Perusahaan Jasa Konstruksi. 2. Manfaat Praktis Bagi PT.Gardyas Utama Sarana (Jasa Konstruksi) Dapat memberikan masukan berupa saran-saran yang diharapkan dapat bermanfaat dalam memperbaiki kelemahan dalam pencatatan piutang.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan Pencatatan Piutang 1. Untuk mencatat piutang perusahaan yang timbul karena penjualan jasa yang dilakukan secara kredit. 2. Untuk menghasilkan pernyataan piutang (Account Receivable Statement) secara periodik dan mengirimkan ke setiap debitur. 3. Untuk mencatat riwayat kredit setiap debitur. 4. Untuk mempermudah menyediakan data dalam pemberian kredit kepada pelanggan dan data penagihan kepada setiap debitur. Istilah dalam industri konstruksi a) Kontrak Konstruksi b) Kontrak Harga Tetap c) Kontrak Biaya plus d) Klaim e) Retensi f) Uang muka g) Progress Billing
Evaluasi 1. Pada dasarnya, pencatatan piutang PT.Gardyas Utama Sarana sudah baik. Namun kadang saja didalam dunia usaha pasti ada saja permasalahan-permasalahan yang muncul, Begitupun dengan PT.Gardyas Utama Sarana. Pembayaran atas proyek yang dikerjakan kadang kala mengalami kemacetan seperti halnya belum adanya pembayaran dari owner pihak klien. Solusi dari kemacetan pembayaran PT.Gardyas Utama Sarana adalah dengan cara menerapkan termin atau pinalti keterlambatan dari pembayaran atas proyek yang mereka terima, sehingga perusahaan yang menggunakan jasa dari PT.Gardyas Utama Sarana bisa lebih tepat waktu dalam pembayaran atas jasa yang mereka terima. 2. Tidak adanya pencatatan yang tersusun rapi, sehingga sering terjadi kesalahan seperti halnya ganda dalam pencatatan invoice.
Solusinya adalah Diperlukannya ketelitian dalam pembuatan invoice. sehingga invoice yang dicetak nantinya tidak ganda. untuk itu diperlukannya no pada invoice sehingga tidak ada perusahaan yang dirugikan dalam hal ini.seperti misalnya dengan memberi tanda dengan huruf abjad 90 A dan 90 B. 3. Karena PT.Gardyas Utama Sarana merupakan perusahaan keluarga, dan staff yang bekerja disanapun merupakan anggota keluarga dari PT.Gardyas maka seluruh pencatatan, pembuatan invoice maupun penerimaan piutang terhadap klien semuanya dilakukan oleh orang yang sama. Untuk itu diperlukan pemisahan dan tanggung jawab baik dalam pencatatan piutang maupun dalam penerimaan pembayaran dari pihak klien.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 1. a. Setelah menerima pemberitahuan sebagai pemenang tender atau menerima pemberitahuan penunjukan kerja secara langsung, tahap selanjutnya direktur PT.Gardyas Utama Sarana akan menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK). b. Pembayaran uang muka dibayarkan sebesar 20-30 % dari nilai proyek / tergantung pada kesepakatan antara kedua belah pihak. c. Setelah Surat Perintah Kerja (SPK) yang berisi harga kontrak dari sebuah pekerjaan disetujui oleh pihak klien atau pemberi tugas, dan uang muka telah dibayarkan, maka proyek pun akan segera dikerjakan. d. Pembayaran atas proyek yang sedang dikerjakan, dilakukan berdasarkan persentase proyek yang sudah rampung diselesaikan. yaitu dengan mengalikan persentase penyelesaian proyek dengan nilai kontrak.
e. Setelah proyek selesai 100%, pihak klien akan memotong 5% dari nilai kontrak sebagai biaya retensi / biaya pemeliharaan pekerjaan selama 3 bulan. Apabila selama pemeliharaan tidak ada komplain maka pihak klien akan membayarkan kembali sejumlah 5% tersebut kepada PT.Gardyas Utama Sarana. 2. a. Pembayaran dari klien akan dilakukan langsung (Direct Payment) dari klien ke bank dimana perusahaan klien menjadi nasabah bank tersebut. b. Pembayaran atas pelaksanaan pekerjaan dilakukan secara bertahap. c. semua pembayaran klien kepada PT.Gardyas Utama Sarana akan dilakukan setelah tagihan (Invoice) dari PT.Gardyas Utama Sarana telah disetujui oleh pihak pemberi kerja d. Pembayaran terhadap tagihan sesuai dengan hasil produksi jasa berdasarkan dokumen lapangan yang telah ditandatangani oleh PT.Gardyas Utama Sarana.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan PT.Gardyas Utama Sarana dalam pencatatan piutang adalah sebagai berikut : a.. Surat Perintah Kerja (SPK) b. Invoice Progress Billing c. Bukti Kas Masuk Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dijelaskan diatas, maka saran yang diberikan penulis agar dapat berguna dalam pencatatan piutang PT.Gardyas Utama Sarana adalah : Diperlukannya penerapan termin atau pinalti sehingga perusahaan yang memakai jasa PT.Gardyas Utama Sarana lebih tepat waktu dalam pembayaran atas proyek yang mereka terima.
Diperlukannya no pada invoice sehingga tidak terjadi kesalahan / no invoice ganda yang dapat merugikan perusahaan. Diperlukannya pemisahan tanggung jawab dalam pencatatan maupun penerimaan piutang sehingga bisa meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi.