Proses manajemen Suhada, ST., MBA
Umum Dlm rangka pencapaian tujuan organisasi diperlukan serangkaian kegiatan yg disebut proses manajemen Proses manajemen terdiri dari: - penetapan tujuan - perencanaan - staffing - directing - supervising - pengendalian
Umum Rangkaian proses bersifat dinamis, yaitu tidak berupa tahapan yg berdiri sendiri tetapi berkaitan yg memungkinkan adanya pengulangan suatu tahapan proses, terutama yg berhubungan antara perencanaan dan pengendalian. Infrastruktur yg diperlukan manajer berupa kekuasaan, tujuan, orientasi dan sumber daya. Kekuasaan diperlukan oleh manajer untuk mempengaruhi orang lain.
Jenis kekuasaan Legitimate power: Formal karena posisi/jabatan. Coercive power: Utk memaksa/menghukum. Reward power: Utk memberi penghargaan. Reference power: Kekuasaan/kekuatan yg menyebabkan orang lain mengikuti/meniru. Expert power: Ditimbulkan oleh keunggulan pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan keterampilan.
Penetapan tujuan Merupakan tahapan paling awal dari proses manajemen Tujuan merupakan misi sasaran yg ingin dicapai dimasa yad. Efektifitas pencapaian tujuan tgt kpd: Kemampuan manajemen dan sifat2 tujuan
Sifat2 tujuan yg baik Spesifik: Jelas apa yg ingin dicapai Realistis: Bisa dicapai. Bukan angan2. Terukur: Memiliki besaran2 tertentu utk menentukan keberhasilan Terbatas waktu: Mempunyai batas waktu pencapaian target
Pendekatan dlm penatapan tujuan: top down atau bottom up. Top down: Tujuan dibuat oleh manajemen puncak kemudian diterjemahkan oleh tingkat manajemen dibawahnya sampai lapisan manajemen paling bawah. Pengkajian dilakukan sehinga terdapat konsistensi dg tujuan akhir. Bottom up: Penetapan tujuan dimulai dari level manajemen paling bawah kemudian dilakukan pengkajian oleh manajemen tingkat diatasnya utk dirumuskan dlm suatu tujuan tertentu. Ini dilakukan sampai tahapan top manajemen sehingga terumuskan sebagai tujuan kesepakatan bersama.
Pada tingkatan manajemen puncak tujuan bersifat global. Makin kebawah tingkatannya tujuan semakai spesifik dan operasional. Misalkan suatu perusahaan bertujuan meningkatkan keuntungan pada tahun produksi mendatang. Bagi bagian pemasaran tujuan tsb dirumuskan lagi kedalam sasaran penjualan yg harus dicapai. Pd tingkat manajeman dibawahnya lagi tujuan tsb dijabarkan lagi dalam penentuan strategi promosi yg harus dijalankan.
Perencanaan Merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi2 yad utk merumuskan kegiatan2 yg perlu dilakukan bagi pencapaian tujuan Jenis2 perencanaan yang harus dilakukan: 1. Kebijakan 2. Prosedur 3. Metoda 4. Standar 5. Anggaran 6. Program
Kebijakan: Menerangkan seluruh batasan kegiatan yg bersifat umum dan komprehensif. Merupakan pedoman dlm pelaksanaan kegiatan Prosedur: Mendefinisikan tata-cara kronologis pengerjaan suatu kegiatan. Metoda: Menerangkan tindakan2 utk menjalankan suatu kegiatan. Standar: Gambaran pencapaian kegiatan2. Anggaran: Mengenai penerimaan/pengeluaran uang dari suatu kegiatan Program: Pemakaian sumber daya secara komprehensif dan terintegrasi termasuk skedul.
Langkah penyusunan perencanaan umum Definisikan rencana kegiatan secara jelas sesuai tujuan. Kumpulkan informasi mengenai kemungkinan kegiatan yg akan terjadi. Analisa informasi dan klasifikasikan menurut tingkat pentingnya. Tetapkan batasan perencanaan. Tetapkan alternatif rencana. Pilih rencana yg akan diterapkan. Siapkan langkah pelaksaan rinci dan jadwalnya. Periksa ulang usulan rencana sebelum dilaksanakan
Staffing Berkenaan dg pengerahan, penempatan, pelatihan dan pengembangan tenaga kerja. Prinsipnya menempatkan orang sesuai dengan tuntutan posisinya dan pada saat yang tepat. Disesuaikan dg struktur organisasi yg akan dipakai. Lingkup tugas, tanggung jawab, keakhlian dan keterampilan yg disyaratkan (Uraian dan persyaratan jabatan). Berdasarkan hal tsb baru dilakukan proses staffing.
Langkah2 tahapan staffing Perencanaan sdm: Tahapan penentuan kebutuhan sdm dg memperhatikan kondisi pasar tenaga kerja. Pengerahan tenaga kerja: Bisa berasal dari pasar tenaga kerja ataupun hasil promosi. Seleksi: Proses pemilihan utk mengisi pos yg tersedia yg diperoleh dari tahapan recruitment. Pelatihan: Dilakukan utk dapat memenuhi persyaratan dari jabatan. Penilaian kinerja: Utk melihat kemungkinan promosi, mutasi atau hukuman secara berkala.
Directing Usaha utk memobilisasi sumberdaya agar dpt bergerak dalam satu kesatuan sesuai rencana. Termasuk kedalamnya motivasi, kepemimpinan, suasana kerja dan koordinasi orang2 dan kegiatan2. Kinerja kerja tergantung kpd pemahaman mengenai motivasi individual. Proses kepemimpinan yg baik harus memperhatikan aspek motivasi.
Directing Koordinasi harus mempertimbangkan - Rentang kendali: Banyaknya orang yang masih dpt dikendalikan oleh satu orang secara efektif. Ini tergantung kpd jenis pekerjaan dan tingkat manajemennya. - Hirarki organisasi: Sesedikit mungkin agar perintah dan otorisasi tdk terlambat atau menyimpang. - Adanya kesatuan komando.
Supervising Interaksi langsung antar individu utk mencapai kinerja kerja dan tujuan organisasi. Perlu mengenal adanya fenomenal kelompok formal dan informal. Kelompok informal dpt mendukung atau menghambat kerja organisasi. Tahapan supervising harus dapat mengatasi hambatan yg mungkin terjadi. Juga menjaga hubungan antar individu atau kelompok formal/informal dg baik.
Pengendalian Penetapan apa yg telah dicapai melalui proses evaluasi kerja sekaligus melakukan perbaikan yg diperlukan. Pengendalian menggunakan perencanaan sbg dasar penilaian kinerja.
Proses pengendalian Lakukan pengukuran kinerja dalam selang waktu tertentu. Bandingkan dengan standar yang ditetapkan utk menetapkan ada/tidak adanya penyimpangan yg terjadi. Lakukan perbaikan sesuai keperluannya.