BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Kas Kas merupakan komponen aktiva yang paling aktif dan sangat mempengaruhi transaksi yang sedang terjadi, hal ini disebabkan setiap transaksi memerlukan suatu dasar pengukuran yaitu kas, bahkan walaupun perkiraan kas tidak terlibat dalam transaksi tersebut namun besarnya transaksi tersebut tetap di ukur dengan kas. Menurut Basri (2002 : 61) Kas dapat diartikan sebagai nilai uang kontan yang ada dalam perusahaan beserta pos-pos lain yang dalam jangka waktu dekat dapat diuangkan sebagai alat pembayaran kebutuhan financial yang mempunyai sifat paling tinggi tingkat likuiditasnya. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002:2.2;3), Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand), rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Selanjutnya menurut Halim (1999:103) menyatakan bahwa, Istilah kas menunjukan uang tunai dan seluruh benda dan sumber-sumber lainnya yang segera tersedia untuk memenuhi kewajiban, termasuk dalam pengetian benda dan sumber-sumber lainnya antara lain simpanan dalam bentuk giro atau rekening koran di bank dan surat-surat berharga.
Kas meliputi saldo uang tunai yang dimiliki perusahaan dan saldo simpanan perusahaan di bank yang dapat diambil setiap saat yang biasa disebut rekening giro serta elemen-eleman lain yang bisa disamakan dengan kas. Setara kas adalah sekuritas jangka pendek yang siap diubah menjadi kas yang umumnya mempunyai sisa maturitas sedikitnya 3 bulan pada saat perolehannya. Di dalam neraca kas dicantumkan pada urutan pertama dari berbagai pos yang ada yang merupakan aktiva lancar dengan pengertian bahwa kas yang tersedia ataupun simpanan komersil yang ada di bank atau dimana saja dapat siap dan bebas dipergunakan kapan saja tanpa ada pembatasan serta dalam waktu singkat dapat segera diolah menjadi uang tunai. Disamping itu, syarat sesuatu elemen dapat disamakan dengan kas adalah: a. Dapat diterima setiap saat sebagai alat pembayaran b. Dapat disetor sebagai rekening giro di bank setiap saat sesuai dengan nominalnya c. Dapat dengan bebas digunakan dan diolah menjadi uang tunai tanpa memerlukan jangka waktu yang lama. Dengan adannya elemen yang mensyaratkan suatu elemen yang dapat disamakan dengan kas tersebut maka yang tergolong dalam item kas yaitu sebagai berikut: a. Kas pada perusahaan (cash on hand) yang terdiri dari uang tunai (kertas dan logam), cek yang diterima tapi belum diuangkan atau disetorkan sebagai rekening giro, serta elemen lain yang dapat dipersamakan dengan kas misalnya money order.
b. Kas di bank (cash in bank), yaitu semua saldo rekening giro bank yng dimiliki oleh perusahaan dan dapat dipergunakan setiap saat sebagai alat pembayaran dengan menggunakan cek ataupun permintaan transfer uang. Adapun yang tidak dapat digolongkan sebagai bagian dari kas adalah sebagai berikut : a. Dana yang disisihkan untuk tujuan tertentu misalnya sinking fund yaitu dana untuk pembayaran obligasi dan redemtion fund yaitu dana untuk tebusan saham preferent b. Persediaan perangko c. Cek mundur, tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal dimana cek tersebut diuangkan d. Cek kosong dari pihak ke tiga e. Rekening giro pada bank di luar negeri yang dibatasi penggunaan (tidak dapat segera dipergunakan) f. Deposito berjangka (time deposit) yaitu simpanan di bank yang pengambilanya terikat pada peraturan-peraturan serta jangka waktu tertentu, sehingga simpanan tersebut tidak dapat diambil atau diuangkan setiap saat sesuai dengan nilai nominalnya. g. Piutang wesel h. Rekening giro diblokade, simpanan giro perusahaan dapat diblokade dari pihak yang berwenang karena alasan-alasan tertentu. Rekening giro diblokade tidak dapat diambil atau dipakai sebagai alat pembayaran pada
setiap saat, oleh karena itu tidak dapat dimasukan dalam elemen kas sampai dilakukan pencabutan atas blokade tersebut. i. Surat-surat berharga seperti saham dan obligasi j. Cash bond, adalah merupakan bukti pengambilan uang kas yang dilakukan oleh petugas pengesahan untuk melakukan pembayaran pada pihak luar yang jumlahnya belum dapat dipastikan dan bukti pendukungnya baru diperoleh setelah pembayaran dilakukan. Dari uraian di atas sudah jelas bahwa pos-pos yang diklasifikasikan sebagai kas meliputi mata uang logam atau kertas yang ada dalam perusahaan serta dana dalam deposito bank yang tidak dibatasi penggunaanya yang sering kali di sebut sebagai rekening koran bank (demand deposit) karena hal itu dapat di tarik sesuai permintaan. B. Pengertian Perencanaan dan pengawasan 1. Pengertian Perencanaan Dalam setiap perusahaan perencanaan merupakan langkah awal yang paling penting bagi setiap pelaksanaan kegiatan. Rencana merupakan gagasan tentang kegiatan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang. Rencana dirumuskan untuk menggambarkan apa yang ingin kita capai dan bagaimana mencapai tujuan tersebut.
Menurut Nafarin (2004:4) menyatakan bahwa Perencanaan merupakan tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Sedangkan Handoko (2003:77-78) mendefinisikan Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Berdasarkan pengertian mengenai perencanaan tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan berarti menentukan sebelumnya kegiatan yang mungkin dapat dilakukan dan bagaimana cara melakukannya serta penentuan atau memutuskan apa yang harus diakukan, kapan melakukannya, bagaimana dan siapa yang akan melakukannya agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik. Handoko (2003:79) menjelaskan bahwa terdapat empat tahap dasar dalam menyusun perencanaan, yaitu : a. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan- keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa perumusan tujuan yang jelas organisasi akan menggunakan sumberdaya sumberdaya secara tidak efektif. b. Merumuskan keadaan saat ini, pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumberdaya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting karena tujuan dan rencana menyangkut masa yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa maka rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. c. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan, segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan eksternal dan internal yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuanya atau yang mungkin menimbulkan masalah
d. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan, tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembagan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatifalternatif tersebut dalam pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada. Dengan adanya suatu perencanaan, maka suatu organisasi atau perusahaan mempunyai pedoman yang digunakan untuk mencapai tujuannya, selain itu perencanaan juga dapat memberikan keuntungan-keuntungan diantarannya adalah sebagai berikut : a. Mengantisipasi persoalan-persoalan yang mungkin akan muncul dan mencoba mengidentifikasi kesempatan-kesempatan yang potensial b. Dapat mengkoordinasi kegiatan-kegiatan c. Memberikan suatu bantuan pengendalian dan pengawasan yang lebih ketat d. Memberikan standar-standar Selain memberikan keuntungan, perencanaan juga mempunyai kelemahankelemahan yang terkadang sulit untuk dihindari oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut : a. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata b. Perencanaan cenderung menunda kegiatan c. Perencanan terkadang membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi d. Biasanya ada rencana-rencana yang diikuti dengan cara-cara yang tidak konsisten.
Meskipun perencaaan mempunyai kelemahan-kelemahan, namun manfaat yang didapat dengan adanya perencanaan jauh lebih banyak, oleh karena itu perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan tetapi harus dilakukan oleh setiap perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. 2. Pengertian Pengawasan Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang terakhir setelah fungsi merencanakan, mengorganisasikan, menyusun tenaga kerja dan memberikan perintah, namun pengawasan juga merupakan unsur yang sangat penting. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha menyelamatkan jalannya perusahaan ke arah tujuannya sesuai dengan yang telah direncanakan. Menurut Handoko (2003:26) Pengawasan adalah penetapan standar, pengukuran pelaksanaan, dan pengambilan tindakan korektif. Pengertian tersebut kemudian diperjelas oleh Mocler dalam Handoko (2003:26 ), yaitu: Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber-sumber daya telah dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Dari definisi tersebut menjelaskan bahwa pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur utama, yaitu :
a. Penetapan standar pelaksanaan Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Setiap standar yang diterapkan dalam suatu organisasi harus ditetapkan secara akurat dan diterima oleh semua mereka yang bersangkutan. b. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan Penetapan stadar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. c. Pengukuran pelaksanaan nyata Pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus- menerus. Ada beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu dengan pengamatan laporan-laporan lisan dan tulisan, serta metode-metode otomatis dan pengujian. d. Membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah membandingkan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan, walaupun tahap ini nampaknya paling mudah dilakukan tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan. Penyimpanganpenyimpangan tersebut harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
e. Pengambilan tindakan korektif yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar yang telah ditetapkan. Bila hasil analisa menunjukan adanya tindakan koreksi, maka tindakan tersebut harus diambil. Tindakan koreksi ini dapat diambil misalnya dengan mengubah standar, pelaksanaan diperbaiki atau keduanya dilakukan secara bersamaan. Semua fungsi manajemen terdahulu tidak akan efektif tanpa adanya fungsi pengawasan (controlling) atau sekarang banyak dipergunakan dengan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) merupakan penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rancana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat bernilai positif dan dapat pula bernilai negatif. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai secara efektif dan efisien, sedangkan pengawasan negatif mencoba menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan tidak terulang kembali. C. Perencanaan Kas Salah satu tanggungjawab yang penting manajemen adalah menyediakan kas yang cukup untuk kegiatan perusahan secara efisien dalam periode akuntansi tertentu. Menyediakan kas yang cukup berarti bahwa perusahan tidak mengalami kekurangan kas yang mengganggu likuiditas perusahaan dan juga jangan sampai perusahaan mengalami kelebihan kas yang mengakibatkan penggunaan kas tidak efisien karena ada kas yang menganggur.
Pentingnya penyediaan kas yang cukup mengharuskan pihak manajemen merencanakan dengan seksama terhadap kas perusahaan, yaitu menaksir atau memperkirakan penerimaan dan pengeluaran kas yang diharapkan untuk periode yang akan datang. Perencanaan kas harus ditetapkan sesuai dengan kebutuhan uang tunai dalam perusahaan. Adapun perencanaan kas perusahaan dituangkan dalam bentuk anggaran kas (cash budged). Sebelum memasuki pengertian mengenai anggaran kas, sebaiknya harus dipahami mengenai pengertian anggaran. Munandar (2001:1) memberikan pengertian bahwa Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam kesatuan moneter dan berlaku untuk jangka waktu tertentu yang akan datang Menurut Nafarin (2004:12), definisi anggaran adalah sebagai berikut : Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasai yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Dari pengertian tersebut nampaklah bahwa suatu anggaran (budget) mempunyai unsur rencana, meliputi kegiatan suatu perusahaan dan dinyatakan dalam satuan moneter atau secara kuantitatif serta mempunyai jangka waktu tertentu yang akan datang. Keberhasilan anggaran mensyaratkan adanya ketentuan-ketentuan mengenai sifat yang seharusnya dimiliki suatu anggaran, yaitu :
1. Fleksibel Anggaran yang dijalankan dengan fleksibel memberikan keleluasaan yang lebih besar kepada semua tingkat manajemen, ini dimungkinkan jika semua tingkat manajemen dilibatkan dalam proses pembuatan keputusan pada saat rencana dibuat. 2. Realistis Anggaran yang realistis adalah anggaran yang tidak terlalu tinggi (optimis) ataupun terlalu rendah (pesimis). Anggaran yang terlalu tinggi akan berdampak pada sulitnya pencapaian target, karena target tidak sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya. Sebaliknya, anggaran yang terlalu rendah tidak akan mampu untuk merefleksikan kedinamisan dan tidak menumbuhkan motivasi karyawan. 3. Terus-menerus Program anggaran harus dimonitor secara terus-menerus untuk mengevaluasi keberhasilan perusahaan mencapai sasaran, tujuan, kebijakan, dan standar yang telah ditetapkan. Dengan demikian jika terjadi penyimpangan dapat segera diantisipasi sedini mungkin. Disini diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu untuk membuat laporan realisasi anggaran yang sesungguhnya. Anggaran merupakan alat bagi manajemen dalam mencapai tujuannya yang mempunyai kegunaan sebagai berikut : a. Sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta memberikan targettarget yang harus dicapai untuk kegiatan-kegiatan perusahaan yang akan datang
b. Sebagai alat pengkoordinasi kerja agar semua bagian yang terdapat dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerjasama dengan baik untuk menuju kesasaran yang telah ditetapkan, dengan demikian kelancaran jalanya perusahaan akan terjamin. c. Sebagai alat pengawasan kerja yang berarti melakukan evaluasi (menilai) atas palaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi denagn anggaran dan melakkan tindakan perbaikan apakah terjadi penyimpangan yang merugikan. Menurut Adisaputro (2004:53) selain mempunyai kegunaan yang bermanfaaat bagi perusahaan anggaran juga mempunyai kelemahan-kelemahan, yaitu sebagai berikut : a. Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi maka terlaksananya dengan baik kegiatan-kegiatan tergantung pada ketepatan dari estimasi tersebut. b. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut akan berhasil jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh. c. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu manajer dalam melaksanakan tugasnya bukan menggantikannya. d. Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang diramalkan sebelumnya, karena itu anggaran perlu mempunyai sifat yang fleksibel. Adapun karakteristik penyusunan suatu anggaran adalah sebagai berikut : a. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan b. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun c. Anggaran berisikan suatu komitmen atau kesanggupan manajemen ynag berarti bahwa para manajer sutuju menerima tanggungjawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran
d. Usulan anggaran direview dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran e. Secara berkala kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan kemudian jika terjadi selisih maka selisih tersebut dianalisis dan dijelaskan. Anggaran dalam organisasi terdiri dari anggaran jangka pendek dan anggaran jangka panjang. Menurut bidangnya anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Anggaran operasional menunjukan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi untuk organisasi dalam periode anggaran, biasanya dinyatakan dalam ukuran kuantitatif fisik dan anggaran operasional juga merupakan dasar dalam penyusunan angggaran laba rugi yang terdiri dari anggaran penjualan, anggaran biaya dan anggaran laporan laba rugi. Anggaran keuangan memuat perincian jumlah uang yang akan dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan menjelaskan dari mana uang tersebut akan didapat. Anggaran keuangan merupakan dasar dalam penyusunan anggaran neraca yang terdiri dari anggaran kas, anggaran piutang, anggaran persediaan, anggaran utang dan anggaran neraca. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa anggaran kas merupakan bagian dari anggaran keuangan. Anggaran kas merupakan suatu komponen anggaran yang mempengaruhi suatu perusahaan dalam mencapai tingkatan laba yang direncanakan karena anggaran kas meramalkan arus kas masuk sebagai penerimaan dan keluar sebagai pengeluaran dalam suatu perusahaan.
1. Pengertian Anggaran Kas Anggaran kas merupakan peramalan detail mengenai arus kas masuk dan keluar untuk periode tertentu di masa yang akan datang, periode tersebut bisa berupa bulanan, tahunan, atau periode yang lebih lama lagi. Anggaran kas tersebut bisa bermanfaat untuk melihat kapan perusahaan membutuhkan kas dan kapan mempunyai kelebihan kas. Menurut Basri (2002:65) Anggaran kas merupakan perkiraan atau estimasi terhadap posisi kas pada suatu saat tertentu dalam satu periode tertentu yang akan datang. Sedangkan Munandar (2001:311) memberikan pengertian bahwa Budget kas adalah badget yang merencanakan secara lebih terperinci terhadap jumlah kas beserta perubahan-perubahan dari waktu ke waktu selama periode yang ada, baik perubahan yang berupa penerimaan kas maupun perubahan yang berupa pengeluaran kas. Dari pengertian tersebut dapatlah diketahui bahwa anggaran kas mancakup dua sektor, yaitu : 1. Sektor penerimaan kas, yang pada umumnya berasal dari : a. Penjualan tuani atas barang dagang b. Penagihan piutang c. Penjualan aktiva tetap d. Penerimaan lain-lain (non operating), misalnya penghasilan bunga, penghasilan sewa, penghasilan deviden, dan sebagainya
2. Sektor pengeluaran kas, yang pada umumnya berupa pengeluaran untuk utama : biaya-biaya, baik biaya-biaya utama (operating) maupun biaya-biaya bukan utama (non-operating), seperti : a. Pembelian tunai barang dagang b. Pembayaran utang c. Pembayaran upah tenaga kerja langsung d. Pembayaran biaya administrasi e. Pembayaran biaya penjualan f. Pembelian aktiva tetap g. Pembayaran lain-lain, seperti pembayaran bunga, pembayaran sewa Menurut Shim (2001:61), anggaran kas biasanya terdiri dari empat bagian 1. Bagian penerimaan (receipts section), yaitu saldo kas awal, penagihan kas dari pelanggan dan penerimaan lainnya 2. Bagian pengeluaran, yang terdiri dari semua pembayaran kas yang dikeluarkan sesuai tujuan 3. Bagian surplus atau defisit kas yang hanya menunjukan perbedaan antara penerimaan dan pengeluaran kas 4. Bagian pembiayaan yang memberikan catatan rinci mengenai pinjaman dan pelunasan yang diperkirakan terjadi selama periode penganggaran Untuk lebih jelasnya, akan dijelaskan mengenai empat bagian dari anggaran kas tersebut :
a. Bagian penerimaan Bagian penerimaan terdiri dari seluruh arus kas masuk (cash in flow) kecuali pendanaan yang diperkirakan selama periode anggaran. Biasanya sumber utama penerimaan kas adalah dari penjualan. b. Bagian pengeluaran Bagian pengeluaran terdiri dari arus kas keluar (cash out flow) yang direncanakan selama periode anggaran. Pembayaran tersebut biasannya meliputi pembayaran untuk pembelian bahan mentah atau barang dagang, pembayaran untuk tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik. Disamping itu, Pengeluaran kas lain seperti pembelian peralatan, pembayaran deviden, dan penarikan kas oleh pemilik juga termasuk dalam bagian ini. c. Bagian surplus atau defisit Bagian kelebihan dan kekurangan kas merupakan hasil pengurangan bagian penerimaan dengan pengeluaran yang dihitung sebagai berikut : Saldo awal...rp. 1.500 Penerimaan...Rp. 12.250 Total kas tersedia sebelum pendanaan...rp. 13.750 Pengeluaran...Rp. ( 5.000) Surplus/defisit kas...rp. 8.750 Jika terjadi kekurangan kas dalam suatu periode anggaran perusahaan yang bersangkutan perlu meminjam dana, sedangkan jika dalam suatu periode anggaran mengalami kelebihan kas maka perusahaan dapat menambah investasinya.
d. Bagian pendanaan Bagian pendanaan menunjukan perinciaan proyeksi pinjaman dan pelunasanya selama periode anggaran. Menurut Adisaputro (2007:298), terdapat beberapa tujuan dilakukannya penyusunan anggaran kas adalah sebagai berikut : a. Menentukan posisi kas pada berbagai waktu, yaitu dengan memperbandingkan aliran kas masuk dengan aliran kas keluar, sehingga saldo kas pada akhir suatu periode akan sama dengan saldo kas awal ditambah penerimaan-penerimaan kas pada suatu periode dan dikurangi pengeluaran-pengeluaran kas pada waktu yang sama b. Memperkirakan kemungkinan defisit/surplus, defisit terjadi bilamana pemasukan ditambah saldo awal ternyata lebih kecil dari kebutuhan pengeluaran yang harus dibayar. Sebaliknya, surplus akan terjadi bilamana pemasukan melebihi pengeluaran, sehingga jumlah saldo kas akhir periode mengalami peningkatan. Terhadap kemungkinan defisit inilah perusahaan perlu lebih waspada c. Mempersiapkan keputusan pembelanjaan jangka pendek/panjang, dengan adanya kemungkinan terjadinya defisit kas, perusahaan perlu mencari dana tambahan dari sumber yang paling menguntungkan. Sebaliknya dengan adanya surplus yang diketahui lama sebelumnya dapat dipersiapkan pemilihan alternatif penggunaan yang paling menguntungkan d. Sebagai dasar kebijakan pemberian kredit, besar kecilnya kas yang tersedia mencerminkan kemampuan perusahaan membelanjai modal kerjannya. Kemempuan pembelanjaan modal kerja ini pada giliranya juga merupakan dasar bagi perusahaan untuk menggunakan kebijakan kredit sebagai upaya peningkatan volume penjualan e. Sebagai dasar otorisasi dana anggaran yang disediakan, sesuatu jenis biaya yang sudah dianggarkan perlu diatur penggunaannya lewat mekanisme otorisasi pengeluaran kas. Dengan demikian plafon anggaran tidak akan terlampaui dan sekaligus disesuaikan dengan keadaan likuiditas perusahaan f. Dasar penilaian terhadap realisasi pengeluaran anggaran, anggaran kas yang sudah ada berfungsi sebagai dasar penilaian terhadap realisasi pengeluaran kas yang sebenarnya. Dengan demikian variance dalam arus kas keluar dapat diketahui yang menjadi penyebabnya.
Jika kita mengganggap suatu anggaran itu sudah benar dan akurat maka prinsipnya harus mengusahakan agar realisasi harus sama dengan anggaran yang telah dibuat, artinya penyimpangan diusahakan nol atau sekecil mungkin. Namun dalam prakteknya jarang terjadi suatu anggaran yang sama persis dengan realisasinya, hal ini disebabkan oleh banyak faktor seperti disebabkan oleh kesalahan anggaran, kesalahan akuntansi dalam pengklasifikasian atau pencatatan akuntansi dan bisa juga karena kesalahan dalam operasi perusahaan. Jika terjadi penyimpangan, yang dikehendaki dari penyimpangan tersebut pada umumnya pasti menginginkan atas penyimpangan yang menguntungkan (favorable) dan bukan penyimpangan atau selisih yang merugikan (Un favorable) 2. Metode Penyusunan Anggaran Kas Menurut Welsch (2002:378), terdapat dua pendekatan utama yang dipergunakan dalam penyusunan anggaran kas, yaitu sebagai berikut : a. Pendekatan penerimaan dan pengeluaran kas (Metode langsung ) b. Pendekatan akuntansi keuangan (Metode tidak langsung) a. Pendekatan Penerimaan dan Pengeluaran Kas (Metode langsung) Metode pendekatan penerimaan dan pengeluaran kas didasarkan pada analisis peningkatan dan pengurangan secara rinci atas rekening kas yang dianggarkan yang akan mencerminkan semua arus kas masuk dan keluar. Metode ini pada dasarnya sangat mudah dibuat dan sangat sesuai jika disertai dengan rencana laba yang lebih rinci. Selain itu, metode ini juga sering digunakan untuk
anggaran kas jangka pendek sebagai bagian dari rencana tahunan dan metode ini tidak sesuai jika digunakan untuk rencana laba jangka panjang. Angka-angka dalam anggaran kas diperoleh dengan melihat angka-angka yang ada pada anggaran penjualan, anggaran biaya, anggaran pengeluaran dan anggaran untuk barang modal. Pendapatan dari penjualan tunai pada periode yang akan datang bersumber dari penjualan tunai dan dari penerimaan atas penagihan piutang dengan adanya penjualan kredit. Taksiran atas jumlah penerimaan piutang tersebut ditentukan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dalam memberikan jangka waktu pembayaran dari penjualan kredit pada pelanggan. Sebagai illustrasi yang lebih jelasnya berikut ini disertakan contoh anggaran kas yang dibuat oleh SUPERIOR COMPANY, yaitu : Tabel 2.1 Superior Company Anggaran Kas Final Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 19X1 Keterangan Bulan Kuartal Januari Februari Maret II III IV Saldo awal kas 54.000 163.374 116.518 76.739 300.711 298.617 Penerimaan Kas 505.997 534.004 667.003 1.635.202 1.198.794 169.006 Total 559.997 697.378 783.521 1.711.941 14.999.505 1.990.623 Pengeluaran Kas 396.623 580.890 706.782 1.411.230 1.200.888 1.364.107 Saldo Akhir 163.374 116.518 76.739 300.711 298.617 626.516 Kas Sumber : Welsch, anggaran, 2000, hal 389
Dari contoh tersebut, anggaran kas yang dibuat oleh Superior Company adalah anggaran kas jangka pendek dimana taksiran atas angka-angka penerimaan kas yaitu dengan melihat data awal dari anggaran penjualan dan rencana penagihan atas piutang perusahaan. Rencana pengeluaran kas diperoleh dengan melihat taksiran atas biaya-biaya yang akan dikeluarkan seperti untuk pembayaran atas pembelian persediaan barang dagang, pembayaran tenaga kerja, pembayaran utang, pembayaran administrasi, pembayaran biaya penjualan dan pembayaran lain-lain. Saldo akhir kas pada akhir suatu periode (bulanan, triwulan atau tahunan) akan sama dengan saldo kas awal ditambah seluruh penerimaan dikurangi seluruh pengeluaran atau pembayaran yang terjadi pada periode yang bersangkutan. Bilamana penerimanan melebihi pengeluaranya maka saldo kas akhir akan meningkat. Sebaliknya bila pengeluarannya melebihi penerimaan maka saldo kas akhir menurun bahkan bisa terjadi saldo defisit kas. Karena anggaran kas seperti yang diuraikan di atas disusun dengan memperkirakan seluruh penerimaan dan seluruh pengeluaran yang terjadi pada suatu periode tertentu, maka metode anggaran kas seperti ini disebut metode penerimaan dan pengeluaran kas. Pendekatan metode penerimaan dan pengeluaran kas mengharuskan adanya penghapusan atas pengeluaran ataupun penerimaan bukan kas, seperti penyusutan dari anggaran biaya. b. Pendekatan Akuntansi Keuangan ( Metode tidak langsung ) Titik tolak pada metode pendekatan ini adalah laba bersih yang direncanakan yang terlibat pada ikhtisar laba-rugi yang dianggarkan. Pendekatan
akuntansi keuangan ini digunakan oleh sebahagian perusahaan untuk anggaran kas tahunan, tetapi yang lebih seringnya perusahaan menggunakan pendekatan metode keuangan ini untuk anggaran kas jangka panjang karena pendekatan ini memerlukan lebih sedikit rincian dan cocok untuk perencanaan jangka panjang. Pada dasarnya, metode pendekatan ini mengembangkan arus kas dimulai dari laba bersih, penyesuaian laba bersih; dibuat untuk item non kas yang mempengaruhi laba bersih yang dibuat berdasarkan dasar acrual, pada dasarnya laba bersih diubah dari basis acrual menjadi basis kas misalnya arus kas dari aktivitas operasi. Untuk lebih jelasnya berikut akan digambarkan contoh anggaran kas dengan pendekatan akuntansi keuangan yang dibuat oleh SUPERIOR COMPANY, yaitu :
Tabel 2.2 Superior Companay Anggaran Kas Untuk Periode Tahun 19X1 Keterangan Saldo awal(000) Penerimaan Kas : Laba bersih yang direncanakan Penyesuaian : Ditambah Penyusutan dan amortisasi Dikurang : Kenaikan modal kerja selain kas Laba bersih menurut kas Sumber kas lainnya : Penjualan modal saham Pinjaman jangka pendek Penjualan aktiva tetap Total penerimaan kas Pengeluaran Kas : Kebutuhan untuk sinking Fund Pembayaran deviden Pembayaran utang jangka panjang Penambahan aktiva tetap Total pengeluaran Saldo kas akhir 400 70 (10) 460 100 80 30 20 40 550 150 Tahun Berjalan Proyeksi Ke Masa datang 19X1 19X2 19X3 19X4 160 670 (760) 70 Sumber : Welsch, anggaran, 2000, hal 392 Pendekatan akuntansi keuangan berdasarkan suatu anggapan bahwa seluruh transaksi yang terjadi adalah transaksi kas. Analisis terhadap arus kas dimulai dengan mengembangkan arus kas yang dimulai dengan laba bersih yang dibuat dengan disesuaikan dari dasar akrual menjadi dasar kas, dan pengeluaran serta penerimaan yang tidak berkaitan langsung dengan iktisar laba rugi di
tunjukan secara terpisah. Dari contoh di atas nampaklah bahwa pendekatan dengan akuntansi keuangan menunjukan rincian yang lebih sedikit dan rencana yang lebih luas yang menggambarkan proyeksi arus kas yang dibuat untuk periode jangka panjang. Anggaran kas jangka panjang merupakan anggaran yang meliputi jangka waktu lima sampai sepuluh tahun. Kegunaan dari anggaran kas jangka panjang biasannya untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menambah dana dari sumber-sumber intern dan sekaligus memperkirakan saldo kas pada akhir setiap tahun anggaran. Anggaran kas jangka panjang disusun dengan cara membandingkan neraca yang disusun antara dua periode anggaran dan perhitungan rugi laba perusahaan yang terjadi selama periode antara kedua neraca tersebut. Agar anggaran yang dibuat oleh perusahaan dapat berjalan dengan efektif, maka taksiran-taksiran yang termuat di dalamnya harus cukup akurat sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya. Untuk bisa melakukan panaksiran yang akurat tersebut diperlukan analisis terhadap data, informasi, dan pengalamanpengalaman terdahulu yang merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menyusun anggaran kas. Menurut Gitosudarmo (2002:62), faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun anggaran kas terdiri dari : a Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan kas 1. Budget penjualan 2. Keadaan dan posisi pesaing 3. Syarat pembayaran tunai dan kredit 4. Kebijaksanaan dalam penagihan piutang 5. Budget perubahan aktiva tetap
6. Rencana penerimaan non opersional 7. Kebijaksanaan penjualan surat-surat berharga b. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengeluaran kas 1. Budget biaya bahan baku 2. Budget biaya tenaga kerja langsung 3. Budget overhead 4. Budget biaya administrasi dan biaya penjualan 5. Budget penambahan aktiva tetap 6. Budget pengeluaran non operating 3. Langkah - Langkah Penyusunan Anggaran Kas Penyusunan anggaran kas adalah cara yang paling efektif untuk merencanakan dan mengendalikan arus kas (aliran kas masuk dan keluar), taksiran atas kebutuhan kas dan pengawasan kelebihan kas secara efektif. Dalam penyusunan anggaran kas akan melalui langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain: a. Menyusun estimasi atau perkiraan penerimaan kas baik dari kegiatan operasional perusahaan maupun non operasional perusahaan b. Menghitung selisih antara perkiraan penerimaan kas dan perkiraan pengeluaran kas dan diketahui adanya saldo kas atau defisit atau kekurangan kas pada suatu saat tertentu dalam satu periode yang akan datang. c. Apabila terjadi saldo kas yang berlebihan kemudian direncanakan untuk investasi atau kegiatan yang lain untuk menghindari terjadinya kas yang menganggur. d. Apabila terjadi defisit atau kekurangan kas maka akan diperkirakan besarnya kebutuhan dana yang akan dipenuhi dari kredit pada
lembaga-lembaga di luar perusahaan dan perkiraan pembayaran kembali kredit pinjamannya. e. Menyusun kembali perkiraan keseluruhan penerimaan dan pengeluaran kas setelah adanya transaksi finansial baik penanaman investasi maupun perencanaan kredit dari pihak lain. D. Pengawasan Kas Dalam melakukan pengawasan terhadap kas, maka harus terlebih dahulu diketahui sifat-sifat khusus dari pada kas. Kas merupakan jenis aktiva yang sangat mudah untuk diselewengkan karena bentuknya yang kecil dan sangat mudah untuk di pindahtangankan, sehingga perlunnya pengawasan yang ketat agar tidak terjadi penyelewengan atau penyalahgunaan atas kas. Sistem pengendalian dan pengawasan terhadap kas sangat penting karena adannya konsekuensi yang mungkin terjadi. Seringkali manajemen membuat keputusan atau mengubah kebijakan yang ada sebagai posisi kas yang dinaikan, misalnya suatu perubahan yang tidak diperkirakan dalam suatu operasi dapat menyebabkan kekurangan kas. Suatu keadaan yang ideal mengenai kas adalah adannya pengaturan terhadap arus kas masuk maupun arus kas keluar dan arus kas masuk dapat menutup segala aliran kas keluar tanpa ada yang tersisa. Apabila terjadi surplus maka harus segera digunakan untuk investasi sehingga dapat menimbulkan arus kas masuk yang lebih besar dikemudian hari. Dengan demikian, pengawasan dan pengamanan terhadap arus kas akan sangat penting terutama untuk menjaga
terjadinya kebocoran-kebocoran terhadap aliran kas. Kebocoran atas aliran kas masuk dapat terjadi dalam tiga bentuk, yaitu : a. Kurang pengamanan Hasil penjualan tidak seluruhnya tercatat atau sengaja tidak dicatat merupakan peristiwa yang seringkali terjadi dalam suetu perusahaan, hal ini berarti tidak seluruh uang dimasukan dalam kas perusahaan. Oleh karena itu haruslah diusahakan perbaikan sistem pengawasan dan pengamanan terhadap kas. b. Kurangnya pengaturan pelayanan Kondisi perusahaan yang sangat sibuk dan pelanggan yang antri terlalu lama untuk menunggu pelayanan sering kali terjadi dalam suatu perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan ketidaksabaran pelanggan dan akhirnya akan pindah ke perusahaan lain. Oleh karena itu pengaturan terhadap pelayanan kepada pelanggan harus diperhatikan untuk menjamin timbulnya aliran kas masuk yang besar dan berkelanjutan c. Kesalahan pekerjaan Semakin sibuknya seorang pekerja dalam menghadapi pekerjaannya dapat menimbulkan kesalahan, misalnya kesalahan hitung dalam penerimaan kas dari pelanggan, sehingga dapat menimbulkan hilangnya kas masuk bagi perusahaan. Disamping kebocoran dalam aliran kas masuk maka kebocoran bisa saja terjadi pada arus kas keluar yang berupa diperbesarnya laporan kas keluar dari pengeluaran yang sebenarnya. Oleh karena itu perlu diciptakan sistem dan prosedur yang dapat menjaga pengamanan terhadap kebocoran kas.
Pada umumnya suatu perusahaan melakukan pengawasan terhadap anggaran perusahaan dengan membuat laporan realisasi dari anggaran yang telah dibuat. Selain itu, manajer juga memerlukan analisis yang lebih tajam mengenai penyimpangan (variance) antara anggaran dengan laporan realisasinya yaitu dengan menggunakan analisis varians atau selisih. Menurut Skousen (2004:499), karakteristik dasar dari sistem pengawasan penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan dapat dikurangi dengan melakukan hal-hal sebagai berikut : a. Tanggungjawab yang diperankan secara khusus untuk menangani tanda terima kas b. Pemisahan penanganan dan pencatatan tanda terima kas c. Penyimpanan harta semua kas yang diterima d. Sistem voucher untuk pengendalian pembayaran kas e. Audit internal dalam jangka waktu yang tidak tertentu f. Catatan ganda untuk kas yaitu di bank dan di pembukuan perusahaan, kemudian melakukan rekonsiliasi yang dilakukan oleh seseorang di luar fungsi akuntansi Untuk lebih jelasnya akan diuraikan karakteristik dasar dari sistem pengawasan kas tersebut di atas, adalah sebagai berikut: a. Tanggungjawab yang diperankan secara khusus untuk menangani tanda terima kas Prinsip fundamental dalam pengendalian dan pengawasan kas adalah adanya tenggungjawab yang ditetapkan secara khusus pada seseorang. Dalam urusan kas prinsip ini merupakan suatu hal yang sangat vital, jika lebih dari satu orang yang harus campur tangan dalam dana kas yang sama pada saat yang berbeda. Pada setiap peralihan tanggungjawab harus dibuat suatu rekonsiliasi kas
yang ada dalam perusahaan. Dengan demikian adanya kekurangan atau transaksi yang dipertantanyakan akan dapat diidentifikasi dengan mudah. b. Pemisahan penanganan dan pencatatan tanda terima kas Sistem pengawasan yang baik biasanya mensyaratkan agar kas hasil penjualan dan kas yang diterima dari pelanggan dapat disimpan dan diterima kemudian didepositokan secara langsung oleh pegawai keuangan ataupun kasir. Sedangkan pencatatan-pencatatan yang berkaitan dengan transaksi ini, dan juga catatan yang berkaitan dengan pendepositoan ke bank dilaksanakan secara langsung oleh bagian akuntansi. Kemudian juga disyaratkan agar perbandingan antara deposito bank denagn catatan pembukuan dapat dilakukan secara teratur oleh pihak ke tiga yang tidak terlibat dalam fungsi pengelolaan kas ataupun pencatatan kas. c. Penyimpanan harta semua kas yang diterima Penyimpanan setiap hari atas seluruh kas yang diterima akan mencegah terjadinya penumpukan jumlah kas disetiap bagian-bagian kantor dan penggunaanya diluar tujuan perusahaan. Karena pegawai ataupun karyawan akan sedikit peluangnya untuk meminjam dengan cara cash bond, baik penyelewengan kas ataupun resiko pencurian kas akan dapat dihindarkan. Bank melindungi dana perusahaan dan mengeluarkannya hanya dengan persetujuan dari perusahaan. Bila mana penerimaan-penerimaan seluruhnya disetorkan setiap hari, maka catatan deposito bank harus sesuai dengan catatan penerimaan kas si penyetor. Catatan ganda seperti ini merupakan suatu cek otomatis atas penerimaan-penerimaan kas.
d. Sistem voucher untuk pengendalian pembayaran kas Penggunaan sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas (secara tunai) merupakan ciri yang amat diperlukan dalam pengendalian dan pengawasan kas. Voucher-voucher yang mengotorisasi pengeluaran kas dalam cek dapat dibuat pada saat barang dan jasa diterima. Ayat-ayat pembukuan dalam register voucher mengenai pengeluaran atau pembayaran dibuat oleh bagian akuntansi. Berdasarkan pemberitahuan pengeluaran cek tersebut bagian akuntansi membuat catatan yang diperlukan atas pembayaran. Fungsi penerimaan dan pengeluaran diperlakukan sebagai dua sistem yang terpisah. Dalam masing-masing fungsi tersebut aktivitas pengelolaan dan pencatatan dilaksanakan oleh pihak-pihak yang berbeda. e. Audit internal dalam jangka waktu yang tidak tertentu Pemeriksaan internal dalam interval waktu yang tidak teratur dan tidak diberitahukan sebelumnya merupakan suatu bagian dari sistem pengendalian kas. Seorang anggota staf pemeriksa internal melakukan verifikasi atas catatan-catatan dan cek-cek pada aktivitas para karyawan yang mengelola kas untuk memastikan bahwa ketentuan sistem telah dilaksanakan. Pada umumnya ini perlu dilaksanakan khususnya untuk pengawasan atas kas kecil dan dana kas lainnya, dimana perusahaan tersebut melakukan pengelolaan kas yang tergabung dengan pencatatannya.
f. Catatan ganda untuk kas yaitu di bank dan di pembukuan perusahaan, kemudian melakukan rekonsiliasi yang dilakukan oleh seseorang di luar fungsi akuntansi. Jika seluruh penerimaan kas yang diterima setiap hari didepositokan ke bank, maka catatan bank mengenai deposito tersebut akan sesuai dengan catatan penerimaan yang ada di kas penyetor. Dengan demikian, terdapat dua iktisar kas lengkap yaitu satu dalam perkiraan kas dan yang lainya pada rekening koran bank bulanan. Selain dari manfaat yang ditarik dari kebiasaan-kebiasaan yang terorganisasi dan konsisten yang diterapkan pada penerimaan dan pengeluaran kas, terdapat suatu catatan duplikat mengenai kas yang dibuat oleh pihak luar perusahaan yang dapat digunakan sebagai alat pengecek kecermatan catatan yang dilaksanakan perusahaan. Apabila perusahaan dapat menerapkan pengendalian atau pengawasan yang efektif, maka perusahaan tersebut akan dapat mengurangi terjadinnya pencurian dan kerugian terhadap kesalahan yang tidak disengaja dalam akuntansi.