BAB III FUNGSI ANGGARAN KAS SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA FAKULTAS EKONOMI

Transkripsi

1 BAB III FUNGSI ANGGARAN KAS SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA FAKULTAS EKONOMI A. Pengertian Anggaran dan Kas 1. Anggaran Anggaran merupakan suatu alat untuk perencanaan dan pengawasan operasi keuntungan dalam suatu organisasi laba dimana tingkat formalitas suatu budget tergantung besar kecilnya organisasi. Untuk melaksanakan tugas diatas, tentu saja diperlukan rencana yang matang. Dengan demikian dari gambaran tersebut dapat terasa pentingnya suatu perencanaan dan pengawasan yang baik hanya dapat diperoleh manajemen dengan mempelajari, menganalisa dan mempertimbangkan dengan seksama kemungkinan-kemungkinan, alternatifalternatif dan konsekuensi yang ada sehingga dapat didefinisikan sebagai berikut: Menurut Mulyadi, (2001 : 1), pengertian anggaran yaitu: Budget (anggaran) ialah suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kumulatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang mencakupjangka waktu satu tahun.. Dari definisi tersebut, ada empat unsur yang sangat penting dalam suatu anggaran, yaitu : 1. Rencana, yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. Anggaran merupakan suatu 26

2 27 rencana yang mempunyai spesifikasi-spesifikasi khusus, seperti misalnya disusun secara sistematis, mencakup seluruh kegiatan perusahaan, dinyatakan dalam unit moneter. 2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yaitu mencakup seluruh kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Secara garis besar kegiatan (fungsi) perusahaan dapat dikelompokkan menjadi lima kelompok, yaitu kegiatan pemasaran (marketing), kegiatan produksi (producing), kegiatan pembelanjaan (financing), kegiatan administrasi (administrating) serta kegiatn-kegiatan yang berhubungan dengan masalahmasalah personalia (personnel). Anggaran nantinya akan dijadikan sebagai pedoman kerja, maka anggaran harus mencakup seluruh kegiatan perusahaan. 3. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit (kesatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. Dengan unit moneter dapatlah diseragamkan semua kesatuan yang berbeda tersebut, sehingga memungkinkan untuk dijumlahkan, diperbandingkan serta di analisa lebih lanjut. 4. Jangka waktu tertentu yang akan datang, yang menunjukkan bahwa anggaran perusahaan disusun untuk dipergunakan dalam jangka waktu tertentu. Ini berarti bahwa apa yang dimuat didalam anggaran adalah taksiran-taksiran (forecast) tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang.

3 28 Menurut Glen A. Welsch, pengertian anggaran yaitu: Profit planning and control may be broadly as defined as systematic and formalized approach for accomplishing the planning, coordinating and control responsibility of management Dari pengertian diatas, anggaran dikaitkan dengan fungsi-fungsi dasar manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Jadi bila anggaran dihubungkan fungsi dasar manajemen maka anggaran meliputi fungsi perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang-bidang organisasional didalam badan usaha. Dari defenisi diatas, dapat diambil beberapa kesimpulan: 1. Bahwa anggaran harus bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengaja dan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis dan teliti. 2. Bahwa anggaran harus bersifat sistematis artinya anggaran disusun dengan berurutan dan berdasarkan logika. 3. Bahwa setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggungjawab untuk mengambil keputusan sehingga anggaran merupakan hasil pengambilan keputusan yang berdasarkan asumsi tertentu. 4. Untuk keputusan yang diambil oleh manajer tersebut, merupakan pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

4 29 2. Kas Kas merupakan awal dari investasi dan operasi suatu perusahaan. Kas terdiri dari mata uang (currency), giro, dan rekeninng Koran di bank (bank deposits). Kas juga merupakan bagian dari Aktiva yang liquid, yang dapat dipergunakan segera untuk memenuhi kewajiban finansial perusahaan. Kas adalah salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Semakin tinggi jumlah kas maka perusahaan semakin liquid, begitu pula sebaliknya. Jumlah kas ideal yang perlukan perusahaan, hingga kini belum terstandarisasi. Meski demikian, terdapat pedoman untuk menentukan jumlah kas perusahaan yaitu jumlah kas yang ada di perusahaan yang well finance sebaiknya tidak kurang dari 5%-10% dari jumlah aktiva lancar. Kas yang diperlukan perusahaan baik digunakan untuk membiayai perusahaan sehari-hari ataupun untuk pembelian aktiva tetap, memiliki sifat continue maupun tidak continue. 1. Sifat Continue, untuk pembelian bahan baku, pembayaran gaji dan upah, membayar suplies kantor habis pakai, dll. 2. Sifat tidak Continue, untuk pembayaran pajak, deviden, angsuran hutang, dll. Tujuan Perusahaan Menyimpan / Membutuhkan Kas: 1. Kebutuhan kas untuk transaksi diperlukan dalam pelaksanaan operasi usaha perusahaan.

5 30 2. Kebutuhan kas untuk berjaga-jaga untuk mengantisipasi aliran kas masuk / keluar yang tidak kontinyu dan sulit untuk diperkirakan. 3. Kebutuhan kas untuk memperoleh laba yang lebih besar diluar usaha pokok, dengan membeli efek. 4. Saldo kompensasi berupa dana minimum yang diputuskan untuk tetap berada di Bank dalam rekening gironya, dan untuk itu perusahaan tidak perlu membayar jasa pelayanan tertentu kepada Bank. Faktor-faktor yang memenuhi besar kecilnya persediaan kas: 1. Perimbangan antara aliran kas masuk dan kas keluar. 2. Penyimpangan terhadap aliran kas yang telah diperkirakan. 3. Adanya hubungan yang baik dengan pihak bank. B. Anggaran Kas Anggaran merupakan suatu alat untuk perencanaan dan pengawasan operasi keuntungan dalam suatu organisasi laba dimana tingkat formalitas suatu budget tergantung besar kecilnya organisasi. Untuk melaksanakan tugas di atas, tentu saja diperlukan rencana yang matang. Dengan demikian dari gambaran tersebut dapat terasa pentingnya suatu perencanaan dan pengawasan yang baik hanya dapat diperoleh manajemen dengan mempelajari, menganalisa dan mempertimbangkan dengan seksama kemungkinan-kemungkinan, alternatifalternatif dan konsekuensi yang ada sehingga dapat didefinisikan sebagai berikut:

6 31 Menurut Munandar, (2001 : 311 ) Anggaran kas (Cash Budget) adalah Budget yang merencanakan secara lebih terperinci tentang jumlah kas beserta perubahan-perubahannya dari waktu kewaktu selama periode yang akan datang, baik perubahan yang berupa penerimaan kas, maupun perubahan yang berupa pengeluaran kas. Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa anggaran kas adalah gambaran atas seluruh rencana penerimaan dan pengeluaran uang tunai yang bertalian dengan rencana keuangan perusahaan dan transaksi lainnya yang menyebabkan perubahan-perubahan pada posisi kas atau menunjukkan aliran kas pada periode tersebut. Tujuan utama dilakukannya penyusunan anggaran / rencana kas adalah untuk merencanakan posisi likuiditas perusahaan sebagai dasar penentuan pinjaman atau investasi. Rencana aliran kas masuk dan keluar menunjukkan perlunya kemungkinan pembelanjaan jika terjadi defisit kas dan perlunya perencanaan jika terjadi kelebihan kas. Tujuan utama anggaran kas adalah : 1. Memberikan taksiran posisi kas pada akhir setiap periode sebagai hasil dari operasi yang dijalankan 2. Mengetahui kelebihan atau kekurangan kas pada waktunya 3. Menentukan kebutuhan pembiayaan dan/ atau kelebihan kas menganggur untuk investasi

7 32 4. Menyelaraskan kas dengan (a) total modal kerja, (b) pendapatan penjualan, (c) biaya, (d) investasi, dan (e) utang 5. Menetapkan dasar yang sehat untuk pemantauan posisi kas secara trus menerus. Formula Anggaran Kas Saldo kas awal xx Penerimaan kas xx + Kas tersedia xx Pengeluaran kas xx - Saldo kas akhir xx Fakultas Ekonomi merupakan salah satu fakultas yang dimiliki oleh. Universitas Sumatera Utara adalah perguruan tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN). Fakultas Ekonomi tidak bertujuan untuk memperoleh laba seperti perusahaan-perusahaan pada umumnya, melainkan bergerak dalam bidang jasa yaitu pendidikan. Fakultas Ekonomi juga mengelola anggaran kas. Anggaran kas disusun oleh bagian umum dan keuangan yang ada pada fakultas. Dari beberapa pengertian yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa anggaran kas mempunyai dua sektor, yaitu :

8 33 1. Sektor Penerimaan Kas, yang pada umumnya berasal dari Ekuitas (pemilik). Sumber kas masuk pada Fakultas yang utama adalah : Setoran uang kuliah yang berasal dari mahasiswa (S1 Reguler, Program Studi DIII, Program Ekstensi, dan kelas Mandiri) per semester. 2. Sektor Pengeluaran kas, yang pada umumnya berupa pengeluaran untuk biaya-biaya, baik biaya-biaya utama maupun biaya-biaya bukan utama. Penggunaan kas keluar yang utama adalah : Belanja Pegawai Belanja Barang (Bahan, Inventaris, Langganan Daya dan Jasa, Penyelenggaraan) Belanja Pemeliharaan (Kendaraan Bermotor, Inventaris dan gedung) Belanja Perjalanan Saldo kas pada akhir suatu periode (Bulanan/ Triwulan/ Tahunan) akan sama dengan saldo kas awal ditambah seluruh penerimaan dikurangi seluruh pengeluaran yang terjadi pada periode yang bersangkutan. Bilamana penerimaan melebihi pengeluarannya, maka saldo kas akhir akan meningkat. Sebaliknya bila pengeluaran melebihi penerimaan, maka saldo kas akhir menurun, bahkan mungkin terjadi defisit kas. Tujuan utama di dalam penyusunan anggaran kas adalah untuk merencanakan atau menentukan kegiatan operasional sebagai dasar untuk menentukan optimalisasi kas di masa yang akan datang. Optimalisasi kas

9 34 merupakan suatu usaha dimana kas yang ada harus dijaga agar jangan sampai kas tersebut mengalami kelebihan atau kekurangan. Tujuan Penyusunan Anggaran Kas adalah sebagai berikut: 1. Mengkoordinasikan semua faktor produksi yang mengarah pada pencapaian tujuan secara umum. 2. Sebagai suatu alat untuk mengestimasikan semua estimasi yang mendasari disusunnya suatu anggaran sebagai titik pangkal disusunnya suatu kebijaksanaan keuangan dimasa yang akan datang. 3. Sebagai alat untuk melakukan penilaian prestasi, sehingga membangkitkan motivasi para pelaksananya agar dapat mengoreksi kekurangan yang terjadi. 4. Sebagai alat komunikasi semua fungsi dalam perusahaan sehingga kebijaksanaan dan metode yang dipilih dapat dimengerti dan didukung oleh semua bagian, untuk tercapainya tujuan perusahaan. Secara umum, tujuan disusunnya suatu anggaran adalah agar kebutuhan jangka pendek yang tercantum dalam anggaran dapat terpenuhi, anggaran akan menuntun agar pencapaian tujuan jangka pendek tetap konsisten sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan. Usia anggaran pada umumnya satu tahun bertujuan agar anggaran harus memungkinkan untuk dilakukan revisi dari waktu ke waktu karena perubahan kondisi ekonomi peraturan pemerintah serta faktor-faktor eksternal lainnya. Adapun manfaat anggaran kas adalah:

10 35 1. Kemungkinan posisi kas sebagai hasil rencana operasi perusahaan 2. Kemungkinan adanya surplus atau deficit karena rencana operasi perusahaan 3. Besarnya dana beserta saat-saat kapan dana itu dibutuhkan untuk menutup defisit kas 4. Kapan saat kredit itu dibayar kembali. C. Penyusunan Anggaran Kas Pada umumnya, anggaran kas dibuat secara bulanan dan dimulai dengan mengadakan ramalan. Anggaran kas merupakan suatu cara yang efektif dalam merencanakan dan mengendalikan arus kas yang dibutuhkan dan menggunakan kelebihan kas yang ada secara efektif pula. Anggaran kas merupakan alat utama untuk membuat estimasi keuangan jangka pendek. Karena anggaran kas seperti yang diuraikan diatas disusun dengan memperkirakan seluruh penerimaan dan seluruh pengeluaran yang terjadi pada suatu periode, maka secara umum anggaran kas mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja yang membantu manajemen. Tujuan utama di dalam penyusunan anggaran kas adalah untuk merencanakan atau menentukan kegiatan operasional perusahaan sebagai dasar untuk menentukan optimalisasi kas dimasa yang akan datang. Optimalisasi kas merupakan usaha perusahaan, dimana kas yang ada di dalam perusahaan harus tetap dijaga agar jangan sampai kas tersebut mengalami

11 36 kelebihan atau kekurangan dalam melakukan aktivitas perusahaan. Kas harus disediakan dalam jumlah dan batas-batas yang telah ditentukan. Menurut Gunawan Adisaputro (2003 : 74), ada dua macam anggaran kas yang diperlukan oleh perusahaan, yakni : 1. Anggaran kas jangka pendek yang merupakan alat operasional pengendalian kas sehari-hari, jangka waktunya disesuaikan dengan anggaran tahunan. Anggaran kas seperti ini terutama berfungsi sebagai alat pemberian otorisasi kas keluar yang secara terus-menerus disesuaikan dengan arus kas masuk dan situasi keuangan pada umumnya. 2. Anggaran kas jangka panjang meliputi jangka waktu lima sampai dengan sepuluh tahun. Dalam prosedur penerimaan kas perlu diperhatikan hal - hal sebagai berikut: 1. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan mencatat penerimaan uang. 2. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya. Untuk dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal penerimaan kas perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi penerimaan uang, pencatannya, penyimpanan kas serta yang melakukan rekonsiliasi bank. Selain itu, untuk menghindari adanya penyimpangan prosedur pengeluaran kas juga harus diperhatikan. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

12 37 1. Semua pengeluaran dilakukan dengan Cheque, pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. 2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. 3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas. D. Anggaran Kas Sebagai Alat Perencanaan Anggaran kas menunjukkan arus uang masuk dan keluar yang direncanakan, dan posisi terakhir pada akhir periode interim tertentu misalnya akhir bulan. Sebagian besar perusahaan harus membuat rencana jangka panjang maupun rencana jangka pendek untuk arus uang mereka. Anggaran kas jangka pendek termasuk dalam rencana laba tahunan. Anggaran kas pada dasarnya meliputi dua bagian : (1) Penerimaan kas yang direncanakan. (2) Pengeluaran kas yang direncanakan. Anggaran hampir selalu merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran merupakan rencana keuangan untuk masa depan, rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran disiapkan, pihak manajemen seharusnya mengembangkan suatu rencana strategis (strategic planning). Rencana strategis mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktivitas dan operasi dimasa depan.

13 38 Untuk menyusun suatu anggaran perusahaan sebagai alat perencanaan, maka Budget itu harus realistis, fleksibel/ luwes dan kontinyu. Realistis berarti tidak terlalu optimis dan tidak pula terlalu pesimis; fleksibel/ luwes berarti tidak terlalu kaku, mempunyai peluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang mungkin berubah; kontinyu berarti dilaksanakan secara terus-menerus, tidak merupakan suatu usaha yang insidentil. Perencanaan adalah spesifikasi (perumusan) dari tujuan perusahaan yang ingin dicapai serta penentuan cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut, jadi perencanaan mengandung aspek : 1. Penentuan tujuan yang akan dicapai 2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh dari semua alternatif yang mungkin dipilih. 3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih. Manfaat penting adanya perencanaan yang baik di dalam suatu perusahaan adalah: 1. Karena tujuan yang ingin dicapai telah ditetapkan (dirumuskan), maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektivitas dan efisiensi setinggi mungkin. 2. Dapat untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi-koreksi atas penyimpanganpenyimpangan yang timbul seawal mungkin.

14 39 3. Dapat mengindentifikasikan hambatan-hambatan yang timbul dan mengatasinya secara terarah. 4. Dapat menghindarkan adanya kegiatan, pertumbuhan, dan perkembangan yang tidak terarah dan terkontrol. Winardi (1983 : 149) memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut: "Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan". Dari kutipan diatas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya, pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik. Sehubungan dengan itu, perencanaan yang disusun oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi kegiatan-kegiatan operasional, tujuan dari kegiatan tersebut, dan berapa jumlah anggaran yang disediakan. Adapun kegiatan- kegiatan operasional yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorarium, dan kegiatan-kegiatan lain. Anggaran kas yang menunjukkan angka yang terlalu tinggi seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang telah direncanakan. Apabila hal ini terjadi, maka seluruh rencana mungkin perlu

15 40 diperbaiki. Selain itu, anggaran dapat mengetahui dan mengatasi dengan segera apabila telah terjadi penyimpangan. Dan pada akhirnya realisasi dari anggaran inilah yang akan menjadi pedoman untuk menyusun anggaran tahun yang akan datang. E. Anggaran Kas Sebagai Alat Pengawasan Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan. Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah disusun sebelumnya dapat dicapai. Aspek pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Dengan adanya anggaran kas, maka standar kerja sudah ada, kemudian sistem akuntansi dan sistem informasi yang lainya akan menjadi realisasi yang dapat dibandingkan dengan standar atau sasaran, yaitu anggaran. Perbedaan anggaran dengan realisasi disebut dengan varians atau selisih/ penyimpangan. Penyimpangan yang akan terjadi dapat dibedakan menjadi dua kemungkinan : 1. Penyimpangan yang menguntungkan (favouriable varians), yaitu standard cost lebih besar dari aktual. 2. Penyimpangan yang merugikan (unfavouriable varians), yaitu standard cost yang lebih kecil dari aktual cost.

16 41 Pengawasan atau pengendalian menurut Supriyono (2001 : 7) adalah Proses yang digunakan oleh manajemen agar para pelaksana bekerja dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau tujuan bagian organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan adalah fungsi kedua dari seorang pimpinan setelah perencanaan. Pengawasan hanya mengikuti perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan yang baik sekalipun tanpa pengawasan atau pengendalian yang baik akan sia-sia. Dalam hal ini tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan memperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat padahal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan. F. Analisis Penggunaan Kas Dari penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan diatas, anggaran kas disusun dengan memperkirakan seluruh rencana penerimaan dan pengeluaran uang tunai dan transaksi lainnya yang menyebabkan perubahan-perubahan pada posisi kas atau menunjukkan aliran kas pada periode tersebut. Pada tabel akan terlihat bagaimana daftar penerimaan dan pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU pada periode tahun 2012.

17 42 Tabel. 3.2 LAPORAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA TAHUN 2012 Penerimaan Uraian Total Penerimaan Anggaran (Rp) Penggunaan Belanja Honorarium 1.1. Belanja Uang Honor Tetap 1.2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap 1.3. Belanja Lembur Total Belanja Honorarium 2. Belanja Barang 2.1. Belanja Keperluan Kantor 2.2. Belanja Bahan 2.3. Belanja Langganan Daya dan Jasa 2.4. Belanja Jasa Konsultan 2.5. Belanja Jasa Profesi 2.6. Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Peralatan 2.7. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin 2.8. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negri) 2.9. Belanja Perjalanan Biasa (Luar Negri) Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat Belanja Biaya Operasional lainnya Belanjan Sewa 3. Belanja Modal 3.1. Belanja Modal Peralatan dan Mesin Total Penggunaan

18 43 Tabel 3.3 LAPORAN REALISASI PENDAPATAN DAN BELANJA TAHUN 2012 i. Penerimaan Total Penerimaan 1. Penggunaan Belanja Honorarium 1.1. Belanja Uang Honor Tetap 1.2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap 1.3. Belanja Lembur Total Belanja Honorarium 2. Belanja Barang 2.1. Belanja Keperluan Kantor 2.2. Belanja Bahan 2.3. Belanja Langganan Daya dan Jasa 2.4. Belanja Jasa Konsultan 2.5. Belanja Jasa Profesi 2.6. Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung & Peralatan 2.7. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan & Mesin 2.8. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negri) 2.9. Belanja Perjalanan Biasa (Luar Negri) Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat Belanja Biaya Operasional lainnya Belanjan Sewa Total Belanja Barang 3. Belanja Modal 3.1. Belanja Modal Peralatan dan Mesin Total Penggunaan

19 44 Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU bersumber dari setoran uang kuliah mahasiswa yang dibayar per semester. Prosedur penerimaan kas dalam fakultas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : 1. Biro Rektor mengirimkan transfer dana UP/TUP ke Fakultas Ekonomi yang bersumber dari setoran uang kuliah mahasiswa Fakultas Ekonomi. 2. Dana UP/TUP dipergunakan untuk pembayaran kegiatan-kegiatan fakultas yaitu untuk membiayai kegiatan DIPA dana masyarakat, dan kegiatan operasional yang terdiri dari Reguler, Ekstensi, dan Diploma III. 3. Untuk kegiatan kerja pembayaran honorarium, fakultas mengajukan anggaran pembayaran honorarium tersebut ke Biro Rektor. 4. Verifikasi bagian keuangan. 5. Kemudian setelah anggaran tersebut disetujui, Biro rektor mentransfer dana pembayaran honor ke Fakultas Ekonomi. 6. Begitu seterusnya, untuk kegiatan-kegiatan lainnya fakultas mengajukan anggaran kerja ke Biro Rektor, termasuk pengajuan permintaan UP/TUP bulan berikutnya. Prosedur Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU

20 45 Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi diawasi langsung oleh Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan II bertanggung jawab kepada Biro Rektor. Setelah anggaran kerja fakultas disetujui Biro Rektor dan dana untuk anggaran tersebut ditransfer. Fakultas mempergunakan dana tersebut untuk pembayaran : 7. Honorarium dosen dan pegawai, seperti : 1. Honorarium pegawai honorer Fakultas Ekonomi, 2. Honorarium tim teknis pengelola dana masyarakat, 3. Honorarium pembina manajemen dalam lingkungan perguruan tinggi, 4. Honorarium rapat dewan pertimbangan fakultas (DPF), 5. Honorarium pembentukan tim pembedahan ruangan 6. Honorarium persiapan pengibaran bendera merah putih, 7. Honorarium panitia seleksi penerimaan beasiswa BKM, 8. Honorarium panitia seleksi penerimaan beasiswa BBM, 9. Honorarium panitia seleksi penerimaan beasiswa PPA, 10. Honorarium panitia penerimaan mahasiswa baru, 11. Honorarium kelebihan jam kerja bidang pendidikan, keuangan, perlengkapan, mahasiswa, 12. Honorarium mengajar di kelas dosen S1 Reguler 13. Honorarium penguji skripsi mahasiswa S1 Reguler, 8. Pembayaran LS (kontrak kerja) Fakultas Ekonomi dengan berbagai pihak. 9. Pembayaran biaya-biaya perlengkapan Fakultas Ekonomi, seperti : 1. Langganan surat kabar Hukum Bisnis Indonesia, 2. Langganan surat kabar Harian Jakarta,

21 46 3. Pembayaran cetak kartu evaluasi hasil belajar mahasiswa, 4. Pembayaran cetak absensi kehadiran mahasiswa, 5. Pembayaran nasi bungkus untuk panitia ospek, 6. Bantuan dana untuk kegiatan epydomin HMD Departemen, 7. Bantuan dana untuk mengikuti Seminar Emposium nasional, 8. Pembayaran fotokopi untuk keperluaan barang Fakultas Ekonomi, 9. Pembayaran nasi kotak untuk rapat dosen, 10. Langganan jasa rekening telepon. Adapun prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : 1. Ka. Sub. Unit Administrasi Keuangan memeriksa kesesuaian prosedur dan menandatangani bukti pengeluaran kas tersebut pada kolom yang sudah ditentukan, dan menyerahkan kepada Ka. Sub. Unit Administrasi Keuangan untuk proses selanjutnya. 1. Menerima bukti pengeluaran kas yang telah disetujui Ka. Unit Keuangan, 2. Memeriksa kebenaran pembayaran dan otoritas, bila sesuai menandatangani bukti pengeluaran kas tersebut pada kolom yang sudah ditentukan, 3. Menyerahkan bukti pengeluaran kas tersebut kepada bendahara untuk proses pembayaran.

22 47 2. Bendahara Tugas bendahara pada prosedur pembayaran kas adalah : 1. Menerima bukti pengeluaran kas yang sudah ditandatangani oleh Ka. Sub. Unit Adm. Keuangan, 2. Melakukan pembayaran kepada yang bersangkutan dan memberi nomor urut pengeluaran kas, 3. Membukukan mutasi harian kas pada buku bendahara, 4. Menyerahkan bukti pengeluaran kas yang sudah dilakukan pembayaran kepada petugas Sub. Unit Adm. Keuangan. Semua pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi akan disusun dalam surat pertanggungjawaban fakultas / unit kerja. Pengendalian pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi akan dipertanggungjawabkan pada surat pertanggungjawaban dan dikirimkan ke Badan Pusat Akreditasi (BPA), dan kelebihan anggaran kerja akan dikembalikan sehingga tidak ada kas yang disimpan di fakultas yang dapat disalahgunakan atau diselewengkan. Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan diatas, prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi telah dilakukan dengan baik, sehingga tidak terdapat penyimpangan dan penyelewengan dalam pengelolaan kas. Meskipun dalam realisasinya ada mata anggaran yang lebih besar dari yang dianggarkan semula. Namun, karena Fakultas Ekonomi bukan perusahaan yang berorientasi pada laba, maka tidak ada istilah laba-rugi. Karena akan ditutupi dari mata anggaran lain.

23 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Setelah melakukan pembahasan mengenai fungsi anggaran kas sebagai alat perencanaan dan pengawasan yang ada pada bab-bab sebelumnya, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan yang disertai dengan saran yang mungkin bermanfaat demi kemajuan fakultas. A. KESIMPULAN Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan, yaitu sebagai berikut : a. Fakultas Ekonomi USU mempercayakan perencanaan anggaran kas hanya pada sub Bagian Keuangan saja. b. Sistem pengawasan kas pada Fakultas Ekonomi USU diawasi langsung oleh Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan II bertanggung jawab kepada Biro Rektor. Kelebihan kas akan dikembalikan ke Biro Rektor agar tidak ada kas berlebih di fakultas yang nantinya dapat disalahgunakan dan diselewengkan. c. Fungsi anggaran kas sudah berfungsi sebagai alat pengawasan dan perencanaan di Fakultas Ekonomi USU. Hal itu terbukti dari penyusunan anggaran kas oleh Bagian Keuangan Fakultas untuk merencanakan atau menentukan penggunaan kas masa akan datang dan diawasi langsung oleh Pembantu Dekan II yang bertanggung jawab kepada Biro Rektor. 48

24 49 B. SARAN a. Fakultas Ekonomi USU sebaiknya tidak hanya mempercayakan pada satu bagian keuangan, tetapi dua atau tiga petugas. Hal ini agar kas lebih terjamin keamanannya. b. Pembantu Dekan II pada Fakultas Ekonomi harusnya tidak hanya terlibat pada pengawasan rencana anggaran kas saja, akan tetapi Pembantu Dekan II harus terjun langsung dalam perencanaan anggaran kas agar Bagian Keuangan Fakultas lebih baik dalam mengoptimalkan anggaran kas di masa akan datang.