DISKOMINFO KABUPATEN KARANGASEM PANDUAN PENGGUNAAN WEBMAIL WWW.KARANGASEMKAB.GO.ID PANDUAN PENGGUNAAN WEBMAIL DISKOMINFO
PENDAHULUAN Dalam rangkat meningkatkan kinerja Pemerintahan Daerah Kabupaten Karangasem dalam berkordinasi dan berkomunikasi menjadi lebih cepat dan efisien sekarang ini sudah tersedia layanan webmail karangasemkab.go.id. Setiap SKPD mendapatkan alamat email resmi sebagai sarana berkomunikasi, berkirim surat/email antar SKPD maupun dengan pihak di luar instansi pemerintah. Berikut ini adalah Panduan operasional untuk pengguna webmail. 1. MEMBUKA WEBMAIL 2.1 Cara Pertama Masuk Ke Halaman Webmail: Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox) dan mengetikkan alamat http://. Berikut ini adalah gambar tampilan awal untuk webmail karangasemkab.go.id. Klik Webmail (menuju ke halaman webmail karangasemkab). Gambar 1 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 2
2.2 Cara Kedua Untuk Masuk Ke Halaman Webmail: Untuk membuka webmail, kita menggunakan browse (Internet Explorer, Firefox atau Google Chrome) dan mengetikkan alamat http://karangasemkab.go.id/webmail. Berikut ini adalah gambar tampilan awal untuk webmail karangasemkab.go.id. Gambar 2 2.3 Masukkan Email Address dan password pada form isian. DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 3
2.4 Berikut ini adalah gambar contoh pengisian Email Address dan password untuk log in. Gambar 3 2.5 Setelah itu klik Log In, kita akan menjumpai layar utama webmail (untuk login webmail ini harus menggunakan username lengkap). 2.6 Mengganti Password a. Klik Change Password Untuk ubah/ edit password, lihat tampilan dibawah ini. Gambar 4 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 4
b. Isikan data pada (New Password, Password Again) Gambar 5 c. Kemudian klik Change Password Pada buku manual ini sebagai default yang digunakan untuk membuat buku panduan adalah Roundcube (didalam webmail ini ada 3 pilihan untuk melihat email yaitu SquirrelMail, Horde, Roundcube). Gambar 6 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 5
2.7 Klik Roundcube, untuk masuk ke halaman email, lihat gambar dibawah ini. Gambar 7 2.8 Layar webmail (halaman email) terbagi dalam beberapa bagian, antara lain: a. Bagian Kiri: Berisi Pilihan Kotak Masuk (untuk melihat email yang masuk), Konsep (untuk menyimpan data email), Terkirim (untuk melihat item email yang dikirim tersimpan dalam menu terkirim), Sampah (untuk menandai email sebagai spam), Surat Terhapus (untuk menyimpan data yang terhapus). b. Bagian Atas: Berisi Pilihan Segarkan (untuk melihat email yang masuk), Tulis Sebuah (untuk menulis/membuat email), Buku Alamat (untuk menyimpan alamat email), Pengaturan (untuk pilihan Informasi Pribadi, megubah tampilan, mengubah folder yang akan ditampilkan), Search (untuk melakukan pencarian data email yang ada didalam folder Kotak Masuk, Konsep, Terkirim, Sampah, Surat Terhapus), Keluar (untuk keluar dari webmail), Informasi Program (link yang berisi tentang Roundcube). DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 6
2. MEMBACA EMAIL 3.1 Klik pada menu Email untuk menampilkan daftar pesan dalam folder itu. 3.2 Double klik pada email yang akan dibaca, untuk membaca pesan tersebut. Gambar 8 3.3 Pada menu Kotak Masuk yang berisi empat bagian (Judul, Pengirim, Tanggal dan Ukuran). 3.4 Pada menu inbox bagian Judul menampilkan apa yang dikirim dimasukkan sebagai subjek, bagian Pengirim tersebut kita dapat mengetahui siapa yang mengirim anda pesan, atau setidaknya alamat email itu berasal dari siapa, Tanggal menunjukkan hari email itu dikirim. 3.5 Jika email berisi lampiran, itu akan tercantum di bagian samping kanan email ketika anda membaca pesan. DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 7
3.6 Untuk melihat lampiran, anda harus memiliki sebuah program yang dapat membuka jenis file. Gambar 9 3. MENGIRIM EMAIL 4.1 Untuk mengirim pesan baru, klik pada link Tulis Sebuah di bagian atas layar. Untuk membalas, klik pada Balas atau Balas ke semua di atas pesan. 4.2 Kemudian Isikan pada bagian Penerima, Lampiran (CC), Lampiran tersembunyi (BCC), Judul (isikan sesuai dengan konfigurasi yang anda kehendaki). Isikan data berikut: Penerima: Alamat email yang dituju. Lampiran (CC): Klik pada pilihan CC. Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan. Lampiran Tersembunyi (Bcc): Klik pada pilihan Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon Copy, artinya penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau email tersebut dikirimkan pada Bcc. Judul: Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email hindari penggunaan subyek email yang tidak jelas. Contoh kasus : karsika mengirim email ke (to) nyoman-wage@karangasemkab.go.id, di cc-kan ke diskominfo@karangasemkab.go.id dan di bcc ke yudiantara@karangasemkab.go.id, maka nyoman-wage akan menerima DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 8
email sebagai penerima asli, diskominfo akan menerima email sebagai penerima email salinan atau tembusan sedangkan yudiantara akan menerima salinan email tanpa diketahui oleh friend dan admin. Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim email kategori rahasia dan antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu bahwa email yang sama dikirimkan kepada pihak lain. 4.1 Apabila ingin melampirkan dokumen, untuk mengirim lampiran, anda harus menulis pesan. 4.2 Di bagian samping kanan jendela tulis sebuah pesan, ada tombol berlabel Sisipkan sebuah berkas. 4.3 Klik tombol tersebut, kemudian cari file di komputer anda yang ingin anda lampirkan. Pilih dan klik Open 4.4 Berisi lokasi file, serta nama file, Klik Unggah untuk mentransfer file ke server Roundcube. 4.5 Anda juga dapat menambahkan lampiran sebagai banyak pesan yang anda inginkan. Namun, file harus memiliki nama yang berbeda 4.6 Selanjutkan klik pada tombol Kirim, maka email sudah terkirim. Gambar 10 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 9
4. MENJAWAB EMAIL 5.1 Klik pada email yang akan dibaca. Gambar 11 5.2 Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini (tampilan inbox email yang sedang dibaca). Gambar 12 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 10
5.3 Klik Balas untuk menjawab/membalas email, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 13 5.4 Kemudian isi/ tulis email yang telah disediakan klik Send 5. MENHAPUS EMAIL 6.1 Klik pada email yang akan dihapus 6.2 Kemudian klik tombol Hapus, maka email akan terhapus. Gambar 14 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 11
6. MENYIMPAN ALAMAT EMAIL (BUKU ALAMAT) 7.1 Klik pada Buku Alamat. 7.2 Klik tanda plus dibagian bawah Daftar Kontak untuk menambah kontak baru dan isikan data alamat email yang akan disimpan dalam Buku Alamat (Nama Depan, Nama Belakang, Email, Telepon dan Alamat), sebagai contoh alamat email nyoman wage sudah tersimpan dalam Buku Alamat. 7.3 Klik Simpan, Maka alamat email tersebut akan tersimpan pada Buku Alamat. Gambar 15! Tanda Plus: Untuk menambahkan alamat email yang akan disimpan dalam Addresses! Ubah Kontak: Untuk mengedit alamat email! Tanda Tempat Sampah: Untuk menghapus alamat email 7. MEMBUAT FOLDER (FOLDERS) 8.1 Klik pada Pengaturan dan Klik Semua Folder 8.2 Klik tanda plus pada daftar kontak, lalu isikan nama folder pada Atribut Folder Klik Simpan. DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 12
8.3 Maka pembuatan folder berhasil. Gambar 16! Create Untuk membuat folder baru! Rename Untuk mengedit atau mengubah nama folder! Delete Untuk menghapus folder 8. PENGATURAN (IDENTITAS) 9.1 Klik pada Pengaturan dan pilih identitas, klik identitas yang akan diisikan datanya dan akan muncul tampilan sepeti dibawah ini. 9.2 Isikan data untuk Identitas. 9.3 Klik Simpan. Gambar 17 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 13
9. SEARCH 10.1 Klik pada Search Untuk mencari daftar email yang ada diinbox muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini. 10.2 Tekan Enter untuk mencari. Gambar 18 10. KELUAR Klik keluar untuk keluar dari email. Gambar 19 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM Page 14