Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007. Database dalam Excel Database adalah sekumpulan data yang disusun dengan aturan tertentu sehingga memudahkan kita dalam mengelola dan memperoleh informasi darinya. A Contoh tabel berikut ini merupakan suatu database. Dari tabel tersebut kita dapat dengan mudah memasukkan data baru, mengedit data, dan mencari informasi tentang alamat seseorang. B Contoh tabel di bawah ini bukan merupakan database karena data tidak diorganisasi sehingga kita akan sulit untuk menambahkan data baru, mengedit, maupun mendapatkan informasi yang bermanfaat.
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel Database yang sekarang paling banyak dipakai adalah database relasi. Database relasi biasanya disusun dalam bentuk kolom-kolom dan baris-baris. A B A Kolom-kolom (kolom disebut juga sebagai field) biasa dipakai untuk pengelompokan jenis data, misalnya nama, alamat, telepon. B Baris-baris (disebut juga sebagai record) biasa dipakai untuk membedakan satu set data dengan data lain. Jadi, satu baris merupakan satu kesatuan data yang terdiri atas beberapa kelompok data. Misalnya data seseorang, disimpan dalam satu baris yang terdiri atas kolom nama, alamat, dan telepon. Lembar-lembar kerja (worksheet) dalam Microsoft Excel (untuk selanjutnya dalam buku ini disebut sebagai Excel saja) tersusun dalam kolom-kolom dan baris-baris sehingga Anda dengan mudah dapat membuat suatu database dalam Excel. Selain Anda dapat membuat database langsung dalam lembar kerja Excel, Anda dapat pula mengambil data dan mengolah database dari program lain. Format database yang dapat diakses oleh Excel antara lain seperti berikut ini. 3
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 Microsoft SQL Server OLAP Services (OLAP provider) Microsoft Access dbase Microsoft FoxPro Microsoft Excel Oracle Paradox SQL Server Database Text Database dari penyedia program lainnya Anda dapat menggunakan driver ODBC dan driver data source dari produsen program lain untuk mengakses format database dalam format lainnya. Jadi, sebetulnya hampir semua format database bisa diakses Excel, asalkan ada driver yang sesuai.. Mengolah Database dalam Excel Pada bagian ini, kita akan belajar dasar-dasar pengolahan database dalam Excel. Perlu diingatkan bahwa sebetulnya Anda dapat menggunakan semua fungsi, perintah, dan fasilitas lain dalam Excel untuk mengolah dan mendapatkan informasi dari suatu database. Misalnya Anda dapat menggunakan fungsi If, fungsi Vlookup, dan lain-lain. Oleh karena itu, yang dimaksud dasar-dasar pengolahan database di sini adalah fasilitas yang secara khusus disediakan untuk mengolah database, sedangkan fungsi-fungsi umum dalam Excel, tidak akan kita pelajari secara khusus, tetapi akan kita pakai pada kasus-kasus tertentu. Untuk mempelajari fungsi-fungsi dan fasilitas lain dalam Excel, Anda dapat membaca buku yang dikarang penulis yang sama yang berjudul "Student Guide Series: Microsoft Office Excel 007". 4
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel.3 Membuat Database Sebagai contoh, bukalah buku kerja (workbook) baru dan buatlah tabel seperti pada gambar berikut ini. Setelah selesai, simpanlah dengan nama SIFO. Perhatikan bahwa judul database hanya boleh berisi satu baris. Jika ada dua baris, maka hanya baris yang kedua yang dianggap sebagai judul database. Selanjutnya seluruh sel di bawah judul akan dianggap sebagai isi database. 5
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 Database dibagi dalam kolom (column) dan baris (row). Satu kolom biasa disebut field, mempunyai judul yang unik (tidak sama) terhadap kolom lain. Satu baris merupakan satu kesatuan informasi yang sering disebut sebagai record. Pada contoh gambar di atas, judul database pada baris nomor 3 terdiri atas judul kolom Counter, NoBon, TgBon, Sales, KdBr, Banyak, Harga, dan NilaiJual. NilaiJual berisi rumus "Banyak kali Harga" yang ditulis sebagai =F4*G4 lalu disalin ke bawah..4 Mengurut Database Database pada Excel sebetulnya sama saja dengan tabel biasa. Hanya saja pada beberapa pengoperasian database, diperlukan syarat antara lain harus mempunyai judul kolom yang unik (tidak boleh ada yang sama) pada setiap kolomnya. Perintah mengurutkan data yang akan kita bahas tidak hanya berlaku pada database, tetapi dapat dilakukan pada tabel biasa. Untuk mengurutkan tabel biasa atau database lakukanlah langkah-langkah berikut ini. Bloklah pada range tabel yang akan diurutkan. Disarankan judul tabel tidak perlu ikut diblok. Urutkan tabel yang diblok. Memblok Tabel Jika database besar, cara memblok yang cepat adalah dengan langkah-langkah berikut ini. Bawa penunjuk sel pada pojok kiri atas tabel data. 6
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel Shift+End+ Shift + End + 3 Tahan tombol Shift lalu tekan berturut-turut tombol End, panah kanan. 3 Tahan tombol Shift lalu tekan berturut-turut tombol End, lalu panah bawah dan lepas tombol Shift. Mengurut Tabel Jika pengurutan dilakukan berdasar kolom paling kiri dari range yang diblok, maka cukup Anda lakukan: A Klik menu (tab) Data lalu klik ikon Sort A to Z untuk pengurutan menaik. 7
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 B Klik menu (tab) Data lalu klik ikon Sort Z to Z untuk pengurutan menurun. Jika kunci pengurutan bukan pada kolom paling kiri, maka lakukan langkah-langkah berikut ini. Pilihlah menu (tab) Data kemudian klik icon Sort sehingga muncul kotak dialog Sort. Pada Sort by klik dan pilih nama kolom yang akan dijadikan kunci pengurutan. Jika Anda ingin menambahkan kunci pengurutan kedua dan seterusnya, kliklah tombol Add Level. Pilihan Sort On untuk memilih pengurutan berdasar isi sel (Value), Cell Color (warna sel), Font Color (warna font), atau Cell Icon (ikon sel). Pilihan Order untuk memilih arah pengurutan. 8
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel Setelah selesai Anda tentukan pilihan-pilihan pengurutan, klik OK..5 Penyaringan AutoFilter Fasilitas AutoFilter dipakai untuk menyaring data sehingga database akan ditampilkan sesuai pilihan pada saringan atau filternya. Perhatikan bahwa data aslinya tidak akan hilang, meskipun pada saat digunakan AutoFilter, sebagian data tidak akan ditampilkan. Untuk mengaktifkan AutoFilter, lakukanlah langkah-langkah berikut ini. Bloklah seluruh judul kolom database, baris-baris data tidak perlu diblok. Pilih menu (tab) Data > Filter. 9
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 Untuk menonaktifkan kembali filter, cukup Anda pilih kembali menu (tab) Data > Filter. Perhatikan bahwa begitu AutoFilter aktif, maka pada setiap judul kolom akan muncul tombol pilihan. Tombol-tombol pilihan tersebut dapat dipakai untuk menentukan filter atau saringan yang dipakai..6 Menggunakan AutoFilter Sebelum menggunakan AutoFilter, simpanlah terlebih dahulu buku kerja sekarang dengan nama baru SIFO. Setelah AutoFilter aktif, kita dapat menggunakan AutoFilter dengan beberapa cara seperti berikut ini. Menyaring yang Isinya Sama dengan Nilai Tertentu Untuk menyaring data yang isinya sama dengan nilai tertentu, kita tinggal memilih nilai yang diinginkan dari tombol pilihan pada setiap judul kolom. Jika kita menggunakan lebih dari satu judul kolom, maka data yang ditampilkan hanya yang memenuhi semua syarat pada kolom-kolom yang ditentukan. Sebagai contoh, jika Anda ingin menampilkan data pada buku kerja SIFO yang counternya "DAGO", maka cukup Anda pilih pilihan tersebut pada tombol pilihan COUNTER. Jika kemudian Anda memilih pada tombol pilihan TGBON dengan pilihan 6--007, maka data yang ditampilkan adalah yang counternya "DAGO" sekaligus tanggal bonnya harus "6--007". 0
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel Membatalkan Saringan Untuk membatalkan saringan pada satu kolom saja, maka kita tinggal memilih pilihan Select All pada tombol pilihan kolom yang bersangkutan. Jika ingin membatalkan semua filter, gunakan menu (tab) Data > Filter. Pilihan Custom pada AutoFilter Pilihan Custom dipakai untuk membuat syarat penyaringan yang bervariasi. Sebagai contoh, misalnya kita menginginkan data yang ditampilkan hanya yang banyak barangnya antara 0 sampai 0, lakukanlah langkah-langkah berikut ini. Klik tombol pilih filter pada kolom Banyak, kemudian tunjuk Number Filters > Custom Filter sehingga muncul kotak dialog Custom AutoFilter.
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 Pada isian Show rows where: pada pilihan pertama, pilihlah Is greater than or equals to lalu pada kotak nilai pilih atau ketik nilai awalnya, yaitu 0. Selanjutnya pada pilihan kedua pilihlah is less than or equals to lalu pilih atau ketik nilai akhirnya, yaitu 0. Untuk menghubungkan dua syarat gunakan pilihan And. Klik tombol OK jika sudah selesai. Perhatikan bahwa Excel menyediakan dua syarat yang dapat direlasikan dengan operator And dan Or. Gunakan And jika ingin dua syarat harus dipenuhi, atau gunakan Or jika ingin salah satu syarat saja yang harus dipenuhi.
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel Kotak pilihan sebelah kiri untuk memilih cara pembandingan dan kotak pilihan sebelah kanan untuk mengetik atau memilih nilai yang dibandingkan. Pada pembandingan data text atau karakter misalnya nama sales, Anda dapat menggunakan karakter "?" untuk mewakili satu karakter apa saja, dan Anda dapat juga menggunakan karakter "*" untuk mewakili suatu seri karakter apa saja. Misalnya teks "An?" bisa berarti "Ani", "Ana", "Ane" dan lain lain, sedangkan teks "An*" bisa berarti "Ani", "Anita", "Anneke", dan lain-lain..7 Menambahkan SubTotal Excel menyediakan fasilitas untuk mengelompokkan database berdasar nilai kolom tertentu, dan menambahkan nilai subtotal pada tiap kelompok, serta menambahkan total keseluruhan pada akhir tabel seperti pada gambar berikut ini. Untuk mengelompokkan data dan menambahkan subtotal, lakukanlah langkah-langkah berikut ini. 3
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 Sebagai data contoh bukalah buku kerja SIFO. Setelah itu bloklah seluruh tabel, mulai judul kolom sampai baris terakhir yang akan disertakan dalam proses. Urutkan data berdasar kunci subtotal akan dibuat, yaitu dengan memilih menu (tab) Data > Sort. Untuk contoh sekarang, urutkanlah data berdasar Counter. 3 Pilih menu Data > Subtotals sehingga muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini. 4
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel 4 Beri tanda pilih pada pilihan yang Anda kehendaki. Pilihan Add subtotal to untuk menampilkan nilai subtotal pada kolom yang dipilih. Pilihan Replace current subtotals untuk menimpa subtotal yang sudah ada. Pilihan Page break between groups untuk menyisipkan pemisah halaman tiap kelompok subtotal. Pilihan Summary below data untuk menambahkan nilai total keseluruhan (grand total) di bagian paling bawah data. Tombol Remove All untuk menghapus atau membatalkan pengelompokan dan penambahan subtotal. 5 Klik tombol OK jika sudah ditentukan semua pilihan. Setelah selesai, simpanlah buku kerja dengan nama baru SIFO3. Perhatikan bahwa Excel akan secara otomatis menambahkan ikonikon dan gambar garis di sebelah kiri lembar kerja, yang berguna untuk melihat dan mengatur penampilan subtotal, yaitu: A Ikon berupa angka digunakan untuk menampilkan tingkat atau level pengelompokan. Nomor satu untuk menampilkan grand total saja, nomor dua untuk menampilkan grand total dan subtotal saja, sedangkan nomor tiga untuk menampilkan grand total, subtotal, dan seluruh itemnya. B Ikon berupa tanda minus, dipakai untuk menyembunyikan isi dalam tingkat yang bersangkutan, sedangkan ikon tanda 5
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 A plus, dipakai untuk menampilkan kembali isi dalam tingkat yang bersangkutan. B.8 Latihan dan Contoh Kasus Berikut ini diberikan beberapa latihan dan contoh kasus sederhana untuk mencoba penguasaan materi yang sudah diberikan sebelumnya. A Buatlah tabel seperti tampak di bawah ini dan simpanlah dengan nama Nilai0. 6
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel Cara membuat tabel di atas: Isilah tabel seperti biasa. Anda dapat memasukkan data yang berbeda atau menambahkan data, makin banyak jumlah data makin baik (sebagai contoh dan latihan). Untuk mengisi data rata-rata, pada sel E4 ketiklah rumus =AVERAGE(B4:D4) kemudian salinlah ke bawah. B Urutkan data berdasar nama siswa dan simpanlah dengan nama Nilai0a. Setelah itu urutkan berdasar nilai ratarata dengan urutan menurun dan simpanlah dengan nama Nilai0b. Cara mengurutkan data: Blok range data tanpa judul kolomnya. Pada contoh di atas adalah range A4:E5. Untuk mengurutkan data berdasar nama siswa (kolom pertama), cukup Anda pilih menu (tab) Data lalu klik ikon 7
Student Guide Series: Mengolah Database dengan Excel 007 Sort A to Z. Selanjutnya untuk menyimpan dengan nama baru gunakan perintah Office Button > Save As. 3 Untuk mengurutkan data berdasar nilai rata-rata, gunakan menu Data > Sort. Selanjutnya untuk menyimpan dengan nama baru gunakan perintah Office Button > Save As. C Buatlah AutoFilter, kemudian coba tampilkan data yang ratarata nilainya minimal 80. Simpanlah hasilnya dengan nama Nilai0c. Cara membuat AutoFilter: 3 Bloklah judul kolom. Pilih menu (tab) Data > Filter. Klik pada Rata-Rata, kemudian pilih Number Filters lalu Custom Filters. Selanjutnya pada pilihan Show rows where: pilihlah Is greater than or equal to dan isi nilainya dengan 80, lalu klik OK. 8
Modul : Dasar-Dasar Database dalam Excel Dari tabel Nilai0 buatlah tampilan-tampilan berikut ini. A Data yang nilai Mat, Fis, dan Kim semuanya minimal 80. Simpanlah dengan nama Nilai0d. B Data yang namanya diawali huruf A. Simpanlah dengan nama Nilai0e. 9