PEDOMAN KERJA LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

Revisi 2013 PEDOMAN KERJA LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU Jl. HR. Soebrantas No. 155 KM. 15 Simpang Baru Panam Pekanbaru Email: bppm_uinsuskariau@uin-suska.ac.id i website: www.uin-suska.ac.id

SAMBUTAN REKTOR Universitas Islam Negeri (UIN) Sulthan Syarif Kasim Riau merupakan salah satu perguruan tinggi negeri di Riau, yang berupaya mengembangkaan secara aktif ilmu pengetahuan, teknologi, seni, iman dan teknologi, serta berupaya mencerdaskan kehidupan bangsa, meningkatkan kesejahteraan dan memelihara kelestarian lingkungan dan budaya. UIN diharapkan oleh masyarakat Riau menjadi salah satu institusi yang dapat memberikaan sumbangan pikiran dan tindakan nyata dalam penyelesaian berbagai persoalan, baik lokal nasional, regional, maupun internasional. Aktifitas organisasi merupakan serangkaian proses yang saling terkait. Seluruh pekerjaan merupakan bagian dari suatu proses, yng merupakan sekelompok aktifitas dan tugas yang berkaitan secara logis, melibatkan manusia dan prosedur, dengan mengubah material atau informasi menjadi produk atau output tertentu. Buku ini, merupakan buku pedoman kerja pada Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau. Pekanbaru, 21 Januari 2013 Rektor UIN Suska Riau dto Prof. Dr. H. M Nazir NIP. 19531121198003100 i

PENGANTAR LPM Dinamika akademis Perguruan Tinggi, tidak terlepas dari perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi serta tuntutan masyarakat. Dengan adanya pendidikan tinggi, diharapkan muncul sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan akademis, profesional, etis dan kepemimpinan, serta tanggap terhadap kebutuhan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam konteks ini, untuk melaksanakan penjaminan mutu di Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau (UIN Suska Riau), maka diperlukan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM yang memiliki fungsi sebagai upaya perguruan tinggi memberikan jaminan mutu proses dan hasil pendidikan kepada stakeholders baik internal maupun eksternal perguruan tinggi. (LPM) UIN Suska Riau ini disusun dengan harapan agar prosedur kerja yang ada di LPM sesuai dengan standar mutu sesuai dengan visi, misi dan tujuan lembaga. Pekanbaru, 22 Januari 2013 Ketua, dto Prof. Dr. Muhmidayeli, M.Ag NIP. 196207131989032001 ii

DAFTAR ISI Kata pengantar... i Sambutan Rektor... ii Surat Keputusan Rektor... Daftar Isi... A. Visi LPM Uin Suska Riau... B. Misi... C. Kebijakan mutu... D. Sasaran mutu... E. Nilai dasar... F. Budaya mutu... G. Tugas pokok... H. Fungsi... I. Lingkup kerja LPM... J. Struktur Lembaga Penjaminan Mutu Uin Suska Riau... K. Deskripsi pekerjaan... L. Alur kerja Lembaga Penjaminan Mutu... PENUTUP... iii

P E N D A H U L U A N Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau (UIN Suska Riau), maka diperlukan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). LPM ini memiliki visi, misi, tugas pokok, fungsi dan lingkup kerja yang diuraikan dibawah ini. A. Visi LPM UIN SUSKA RIAU Terwujudnya budaya mutu di Lingkungan UIN Suska Riau guna Mendorong Tercapainya Visi UIN Suska Riau. B. Misi 1. Mengembangkan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik yang sesuai dengan keadaan sosial-budaya kampus UIN Suska Riau; 2. Menyelenggarakan training, konsultasi, pendampingan dan kerjasama di bidang penjaminan mutu akademik; 3. Mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu akademik; 4. Mengembangkan dan melaksanakan audit internal mutu akademik di UIN Suska Riau; 5. Mendorong Program-Program Studi di lingkungan UIN Suska Riau untuk memperoleh sertifikasi bertaraf nasional dan intemasional. C. KEBIJAKAN MUTU Sebagai perguruan tinggi utama, UIN Suska Riau bertekad menghasilkan lulusan yang memiliki kedalaman ilmu pengetahuan, kekokohan akidah, kemulian akhlak, keluasan wawasan, kemapanan keterampilan, dan ketinggian daya juang. D. SASARAN MUTU 1. Ketepatan Waktu Studi Minimal 70 %; 2. Skripsi Integrasi Ilmu Minimal 50 %; 3. Kode Etik Minimal 90 %; 1

4. Mata Kuliah Keahlian Jurusan minimal B 80 %; 5. Mata Kuliah Metodologi Studi Islam Minimal B 80 %; 6. TOEFL dan TOAFL minimal 400; 7. Lulus dengan IPK di atas 03,00 minimal 70 %; 8. Berkarya pada satu tahun pertama; 9. Indek Kinerja Dosen di atas 03,00 minimal 80%; E. NILAI DASAR 1. Iman; 2. Istiqamah; 3. Ilmiah; 4. Mujahadah; 5. Ukhuwah; F. BUDAYA MUTU 1. Bertawakkal kepada Allah SWT; 2. Berusaha keras mencapai tujuan; 3. Memperbaiki terus menerus; 4. Menggunakan tolak ukur; 5. Berbicara berdasarkan fakta; 6. Semua usaha selalu ada hasil; 7. Bersama-sama; G. TUGAS POKOK Menyelenggarakan pengembangan dan penjaminan mutu kelembagaan dan akademik pada universitas dalam berbagai aspek dan dimensinya. H. FUNGSI 1. Penjabaran kebijakan di bidang pengembangan dan penjaminan mutu Universitas; 2. Pelaksanaan pengembangan dan penjaminan standar mutu universitas yang mencakup input, proses dan output; 3. Pengembangan dan menjamin standar layanan dan manajemen; 2

4. Pengembangan kualitas SDM dan iklim akademik; 5. Pelaksanaan studi dan penelitian tentang relevansi dan kelayakan (relevancy and feasibilty) program studi dengan users atau stokeholders; 6. Pelaksanaan pengawasan, evaluasi dan akreditasi; 7. Perumusan kebijakan perencanan pengembangan kualitas serta tindak lanjut dari feedback evaluasi dan akreditasi; 8. Pelaksanaan tugas administrasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). I. Lingkup Kerja LPM 1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik secara berkelanjutan di UIN SUSKA RIAU; 2. Membuat perangkat terpadu dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; 3. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; 4. Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik; 5. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik di UIN SUSKA RIAU. 3

J. Struktur Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau REKTOR WAKIL REKTOR KETUA TIM AHLI SEKRETARIS SUBBAGIAN TU STAF PUSAT MANUAL DAN STANDAR MUTU PUSAT PENGEMBANGAN SUMBERDAYA FUNGSIONAL K. DESKRIPSI PEKERJAAN 1. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu a. Ringkasan Pekerjaan Membuat perencanaan strategik pelaksanaan (implementation) Organisasi LPM UIN SUSKA RIAU. b. Tugas-Tugas : 1. Memastikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu di lingkungan UIN SUSKA Riau; 2. Merencanakan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses penjaminan mutu; 3. Mengorganisir pekerjaan yang ada di lingkungan LPM; 4. Mengontrol proses penjaminan mutu di lingkungan UIN SUSKA RIAU dan kinerja anggota LPM; 4

5. Mengevaluasi proses penjaminan mutu untuk perbaikan terus menerus (continous improvement); 6. Mengkoordinir semua kegiatan LPM; 7. Memimpin rapat pleno atas semua draf proses penjaminan mutu; 8. Mengesahkan kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota LPM; 9. Melaksanakan kerjasama dengan institusi lain dan stakeholders. c. Hubungan Kerja : 1. Bertanggung jawab kepada Rektor, 2. Bekerjasama dengan anggota LPM; 3. Melaporkan kegiatan proses penjaminan mutu di lingkungan UIN SUSKA RIAU kepada Rektor. 2. Sekretaris Lembaga Penjaminan Mutu a. Ringkasan Pekerjaan 1. Merancang, mengadministrasikan dan mengagendakan kegiatan di Lembaga Penjaminan Mutu (LPM); 2. Membuat perencanaan kegiatan dan anggaran bersama Ketua LPM; 3. Memferifikasi keuangan dilingkungan LPM; 4. Membantu semua kegiatan Ketua LPM. b. Tugas-Tugas : 1. Membantu Ketua dalam melaksanakan semua kegiatan administrasi di LPM; 2. Menjamin kerahasiaan data LPM; 3. Merencanakan dan menyediakan peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh LPM; 4. Merancang jadwal kegiatan proses penjaminan mutu; 5. Menggandakan draf dan peralatan serta bahan penjaminan mutu; 6. Mengadministrasikan dan mengagendakan suratsurat dan data LPM; 5

7. Mendokumentasikan dokumen-dokumen penjaminan mutu; 8. Membantu memfasilitasi kegiatan di semua bidang LPM; 9. Merencanakan dan melaksanakan publikasi kegiatan LPM. c. Hubungan Kerja : 1. Bertanggung jawab kepada Ketua LPM; 2. Bekerjasama dengan Kepala Pusat di LPM; 3. Melaporkan kegiatan proses penjaminan mutu kepada Ketua LPM. 3. Sub Bagian Tata Usaha Lembaga Penjaminan Mutu a. Ringkasan Pekerjaan 1. Mengendalikan proses persuratan di lingkungan LPM baik itu surat masuk, keluar dan disposisi, memo dan nota dinas 2. Mengagendakan dan mengklasifikasi surat-surat; 3. Menginventaris barang-barang milik LPM; b. Tugas-Tugas : 1. Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan Mutu; 2. Mengonsep surat, memeriksan dan memaraf surat keluar; 3. Mensortir surat yang masuk; 4. Membuat disposisi dan tindak lanjut dari disposisi surat, memo dan nota dinas; 5. Mengarsipkan surat masuk, keluar, disposisi, memo dan nota dinas; 6. Menindaklanjuti dan meneruskan surat ke Kepala Pusat, Sekretaris, Ketua LPM dan pejabat yang terkait; 7. Mendata dan inventaris barang-barang milik LPM; 8. Merekap data informasi yang berkenaan dengan kemajuan prestasi kerja pegawai dan dosen; 6

9. Membantu lembaga dalam pelaksanaan tugas; 10. Memimpin dan mengkoordinasi pelaksanaan tugas pada Subbag Tata Usaha; 11. Membantu Ketua dan Sekretaris menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan program kerja; 12. Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan, membimbing dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas staf administrasi; 13. Mengkoordinasikan dan melakukan urusan administrasi perencanaan, kepegawaian, perlengkapan dan IKN; 14. Mempelajari dan menilai laporan prestasi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) hasil kerja staf; 15. Mengkoordinasikan dan memproses penyelenggaraan kegiatan serta penyusunan laporan kepada sekretaris dan ketua LPM; 16. Memberikan usulan atau saran kepada ketua lembaga; 17. Melaksanakan tugas lain yang di berikan atasan. d. Hubungan Kerja : 1. Bertanggung jawab kepada Ketua LPM; 2. Bekerjasama dengan Ketua, Sekretaris dan Kepala Pusat Bagian LPM. Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau memiliki 2 (dua) pusat bagian, antara lain: 1. Pusat Pengembangan Mutu Akademik a. Ringkasan Pekerjaan 1) Merencanakan dan membuat serta merevisi draf dokumen yang terkait dengan proses penjaminan mutu akademik; 7

2) Mengendalikan komponen-komponen sistem penjaminan mutu akademik. b. Tugas-Tugas: 1) Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan Mutu; 2) Membuat semua draf penjaminan mutu akademik; 3) Merencanakan dan membuat draf kebijakan mutu akademik; 4) Merencanakan dan membuat draf manual mutu akademik; 5) Merencanakan dan membuat draf standar mutu akademik; 6) Merencanakan dan membuat draf prosedur mutu akademik; 7) Merencanakan dan membuat draf instrumen dan format penjaminan mutu akademik; 8) Merencanakan dan membuat draf peraturan akademik universitas; 9) Merencanakan dan membuat draf pedoman mutu akademik sebagai dasar pengendalian mutu; 10) Memberikan bimbingan teknis standarisasi dan pengembangan mutu akademik; 11) Melakukan diskusi tentang rancangan/draf mutu akademik dengan pihak-pihak terkait, seperti jurusan, prodi dan unsur-unsur lain bersama anggota Lembaga Penjaminan Mutu; 12) Memberikan laporan dan rekomendasi kepada pimpinan Universitas melalui Ketua Penjaminan Mutu. 8

c. Hubungan Keja: 1) Bertanggung jawab kepada Ketua LPM; 2) Bekerjasama dengan Kepala Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu Akademik, Sekretaris, Ketua dan semua staf LPM; 3) Melaporkan kegiatan proses pengembangan mutu akademik kepada Ketua LPM. 2. Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu Akademik a. Ringkasan Pekerjaan 1). Merencanakan dan membuat serta merevisi draf dokumen yang terkait dengan proses pengawasan dan pengendalian mutu akademik; 2). Mengendalikan komponen-komponen sistem pengawasan dan pengendalian mutu akademik. b. Tugas-Tugas : 1) Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan Mutu; 2) Mengelola pengawasan penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di universitas melalui kegiatan sistem penjaminan mutu internal melalui Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) sebagai masukan untuk perencanaan program kebijakan mutu akademik universitas; 3) Melakukan audit mutu eksternal, seperti akreditasi dan ISO; 4) Melakukan monitoring dan evaluasi Standar Operasional Prosedur (SOP) akademik sebagai bahan masukan rancangan standar akademik universitas selanjutnya; 5) Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program studi dengan memberikan masukan untuk 9

pengambilan keputusan tentang kelanjutan, perluasan atau penghentian program studi di universitas; 6) Melaksanakan dokumentasi terkait dengan proses dan bahan atau materi penjaminan mutu yang berkelanjutan di Universitas; 7) Mengembangkan sistem dan pola pengawasan dan pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan; 8) Memberikan laporan dan rekomendasi kepada pimpinan Universitas melalui Ketua Penjaminan Mutu; c. Hubungan Kerja : 1) Bertanggung jawab kepada Ketua LPM; 2) Bekerjasama dengan Kepala Pusat Pengembangan Mutu Akademik, Sekretaris, Ketua dan semua staf LPM; 3) Melaporkan kegiatan proses pengawasan dan pengendalian mutu akademik kepada Ketua LPM. Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau memiliki TIM Ahli dan Tenaga Fungsional dalam melaksanakan penjaminan mutu universitas sesuai dengan fungsinya masing-masing. a. Tim Ahli, fungsi: Membantu pengembangan konsep dan manual Sistem Penjaminan Mutu; Melakukan bimbingan, konsultasi, dan pelatihan berkenaan dengan mutu; Melaksanakan tugas-tugas khusus berkaitan dengan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu sesuai dengan penugasan yang diberikan. 10

b. Fungsional, fungsi: Dosen yang ditugaskan untuk membantu dalam pelaksanaan tugas-tugas yang ada di LPM. L. ALUR KERJA LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS LEMBAGA PENJAMINAN MUTU FAKULTAS REKTOR KETUA DEKAN WAKIL REKTOR SEKRETARIS WAKIL DEKAN I LAPORAN/ REKOMENDASI/ PERMINTAAN TINDAKAN/ KOREKSI SUB BAGIAN TATA USAHA STAF KOMITE PENJAMINAN MUTU FAKULTAS F PUSAT PENGEMBANGAN U KEGIATAN MUTU AKADEMIK AKADEMIK N G S I O PUSAT PENGAWASAN DAN N PENGENDALIAN MUTU A AKADEMIK L Alur Keja Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau 1. Dalam melaksanakan penjaminan mutu akademik, UIN Suska Riau membentuk Lembaga Penjaminan Mutu yang bertanggung jawab kepada Rektor dan Wakil Rektor 1 bidang Akademik. 2. Lembaga Penjaminan Mutu melaksanakan proses penjaminan mutu akademik, mulai dari perencanaan sistem, pembuatan dokumen, implementasi dan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal di lingkungan UIN Suska Riau. 3. Fakultas membentuk Komite Penjaminan Mutu Fakultas, yang bertanggung jawab kepada Wakil Dekan 1. 4. Fakultas menindak lanjuti dengan menyusun rencana mutu d e n g a n difasilitatori oleh Komite Penjaminan Mutu Fakultas. 5. Komite Penjaminan Mutu Fakultas melakukan pemeriksaan terhadap ketercapaian rencana mutu dan melaporkannya kepada Dekan melalui Wakil Dekan 1 dan Ketua Lembaga Penjaminan Mutu. 11

6. Proses pemeriksaan utamanya dilakukan terhadap proses pembelajaran, sebagai kegiatan utama dalam bidang akademik yang terjadi di semua Fakultas/Jurusan/Prodi. 7. Bagian Pusat Pengembangan Mutu Akademik merupakan penyedia peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk peningkatan mutu. Bagian ini menjamin kerahasiaan data dan mendokumentasikan standar dan manual mutu LPM. 8. Minimal 1 (satu) kali dalan setahun, LPM melakukan kegiatan Audit Mutu Internal Akademik. Audit Mutu Internal Akademik di UIN Suska Riau dilakukan untuk menjamin: a. Kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik, peraturan akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur akademik. b. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan di setiap prgram studi. c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya. 9. Hasil Audit Mutu Internal Akademik akan diolah oleh Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu untuk di laporkan kepada Ketua LPM. Ketua LPM akan memberikan laporan dan rekomendasi kepada Wakil Rektor 1 dan Rektor. Mendasarkan pada temuan audit mutu internal akademik, Ketua LPM juga dapat mengajukan Permintaan Tindakan Koreksi Kepada Rektor/Wakil Rektor 1. 10. Rektor melalui Wakil Rektor 1 akan memerintahkan kepada Dekan dan Ketua Jurusan/Program Studi untuk melakukan tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan yang berkai tan dengan keti dak cukupan infrastrukur dan sumber daya harus difasilitasi oleh Fakultas, sedangkan ketidak cukupan yang berkaitan dengan kompetensi personal harus ditindak lanjuti oleh LPM melalui Pusat Mu tu Akademik. 12

11. Pengembangan Mutu Akademik bekerjasama dengan Komite Penjamin Mutu Fakultas melakukan analisis terhadap hasil audit dan melakukan tindakan perbaikan dan pengembangan. 12. Hasil Audit, laporan pemeriksaan dari Komite Penjaminan Mutu Fakultas akan dibahas dalam Rapat Mutu Fakultas. Rapat Mutu Fakultas diselenggarakan bersama antara Fakultas dengan LPM. 13. Hasil Rapat Mutu Fakultas akan dilaporkan kepada Rektor dan Wakil Rektor 1 dan akan digunakan sebagai salah satu dasar dalam memodifikasi atau mengembangkan standar mutu. 13