PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/AGR-KBN/02 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal 1 dari 8
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN FRM/JKO-WKM/15-00 07 Mei 2012 Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal 2 dari 8
1. Tujuan PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No. : PSM/AGR-KBN/02 Memberikan pedoman agar pembukaan lahan oleh kontraktor/surat Perjanjian Borongan dapat berjalan sesuai spesifikasi dan syarat-syarat pekerjaan baik dari segi waktu, biaya maupun kualitas. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini diterapkan untuk pembukaan lahan tanam yang dilakukan oleh kontraktor berdasarkan surat perjanjian borongan (SPB) mulai dari perencanaan pembukaan lahan sampai dengan serah terima pekerjaan dan lahan siap ditanam. 3. Pengertian/Definisi 3.1. Land Clearing : adalah kegiatan pembukaan lahan secara fisik. 3.2. Surat Perjanjian Borongan/SPB : adalah Surat perjanjian yang dibuat antara PT. BUM dengan kontraktor dalam melaksanakan pekerjaan pembukaan lahan. 4. Referensi 4.1. Rencana Kerja Tahunan (RKT) 4.2. SK Dirjen Perkebunan No. 38 tahun 1995, tentang pelarangan membakar hutan. 4.3. Surat Perjanjian Borongan 4.4. Instruksi Kerja Survey Lahan (ISK/BUM-GIS/01) 5. Ketentuan Umum 5.1. Pembukaan lahan harus berada pada areal HGU yang telah dimiliki PT. BUM. 5.2. Kontraktor yang melaksanakan pembukaan lahan harus kontraktor terseleksi. 5.3. Dalam melakukan pembukaan lahan tidak boleh melakukan pembakaran (zero burning). Hal 3 dari 8
6. Rincian Prosedur PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No. : PSM/AGR-KBN/02 6.1. Flowchart Kegiatan Hal 4 dari 8
Hal 5 dari 8
6.2. Penjelasan Flowchart 6.2.1 Kegiatan Perencanaan dan Pengukuran a. Berdasarkan Rencana Kerja Tahunan (RKT) dan Areal Statement, Kepala Rencana dan Evaluasi (Reneval) melakukan perencanaan pembukaan lahan dilaksanakan oleh kontraktor. yang akan b. Atas perencanaan pembukaan lahan tersebut, Koordinaor GIS Regional melakukan survey lapangan, membuat peta rencana yang meliputi perencanaan tata ruang, tata letak lahan, peta topografi lahan (datar, bergelombang, berbukit), pemetaan letak sumber daya (sungai, rawa, perkampungan), peta ganti rugi persil, peta bloking (blocking design) dan pengukurannya, lihat Instruksi Kerja Survey Lahan (ISK/AGR-GIS/01). c. Hasil kegiatan survey dan pembuatan peta rencana yang dilakukan oleh Koordinator GIS Regional dimonitor dan hasilnya diverifikasi oleh Estate Manager, GIS JKO, Kepala Reneval dan Estate Departement untuk memastikan pembukaan lahan telah memenuhi ketentuan peraturanperaturan pemerintah maupun perusahaan yang berlaku dan sesuai dengan perencanaan. d. Jika diperlukan Estate Departement dapat melakukan audit lapangan (field audit) untuk memastikan rencana pembukaan lahan telah dilakukan dengan valid. e. Berdasarkan hasil survey yang telah diverifikasi, Estate Manager dan Kepala Reneval JKO menyusun draft spesifikasi dan syarat-syarat pekerjaan sebagai salah satu materi dalam Perjanjian Borongan dengan kontraktor yang akan mengerjakan pembukaan lahan. f. Estate Departement mereview draft spesifikasi dan syaratsyarat pekerjaan. Hal 6 dari 8
g. Apabila draft spesifikasi dan syarat-syarat pekerjaan telah final, Human Resources Departement (HRD) dan General Affair (GA) menyusun draft kontrak. h. Estate Departement mereview draft kontrak. i. Apabila draft dokumen kontrak telah final, diajukan ke Direksi untuk direview dan pengesahan. j. Rekaman dokumen perecanaan, hasil monitoring dan verifikasi pembukaan lahan dicatat dan di file dalam Arsip Dokumen Kontrak PT... (diisi nama PT). Pekerjaan... (diisi jenis pekerjaan). Asli dokumen tersebut dipelihara oleh Bagian Reneval, Copy Estate Manager dan Estate Departemen. 6.2.2 Kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan Pembukaan Lahan a. Dokumen kontrak final dan telah disahkan Direksi, ditandatangani oleh Kontraktor yang terpilih. b. Kontraktor melaksanakan pekerjaan berdasarkan spesifikasi dan syarat-syarat yang tertuang dalam Surat Perjanjian Borongan (SPB) dalam jangka waktu yang dipersyaratkan. c. Rekaman dokumen pelaksanaan pekerjaan pembukaan lahan dicatat dan di file dicatat dan di file dalam Arsip Dokumen Kontrak PT... (diisi nama PT). Pekerjaan... (diisi jenis pekerjaan). Asli dokumen tersebut dipelihara oleh Bagian Reneval, Copy Estate Manager dan Estate Departemen. 6.2.3 Kegiatan Monitoring dan Pengawasan a. Selama pekerjaan pembukaan lahan oleh kontraktor berlangsung, Estatate Manager harus melakukan monitoring dan pengawasan langsung dilapangan secara harian untuk memastikan spesifikasi, syarat-syarat pekerjaan dan progres kerja dipenuhi oleh kontraktor. Hal 7 dari 8
b. Kepala Reneval dan Estate Departemen secara berkala memonitor dan mereview spesifikasi, persyaratan dan progres penyelesaian pekerjaan oleh kontraktor. c. Estate Manager berkoordinasi dengan General Manager Agronomi, Kepala Reneval, Estate Departemen, HRD & GA dan jika perlu Direksi untuk melakukan tindakan perbaikan dan penyelesain apabila terdapat permasalahan selama dalam pelaksanaan pekerjaan. d. Koordinator GIS Regional melakukan pengukuran dan membuat Peta Blok Lokasi Hasil (PBLH) terkait dengan pembayaran kontraktor. e. Estate Departemen melakukan field audit (audit lapangan) untuk memastikan spesifikasi, syarat-syarat kerja dan progres kerja/berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) dengan fisik dilapangan. sesuai f. Jika spesifikasi dan syarat-syarat pekerjaan kontraktor sesuai berdasarkan hasil field audit dan progres pekerjaan telah mencapai 100% (seratus persen), kontraktor menandatangani BAPP. g. Pembukaan Lahan oleh kontraktor selesai dan lahan siap ditanami pohon kelapa sawit. 7. Daftar Dokumen Pendukung. 7.1. Peta Rencana Pembukaan Lahan 7.2. Peta Ganti Rugi Persil 7.3. Peta Design Block 7.4. Peta Blok Lokasi Hasil (PBLH) 7.5. Dokumen Kontrak 7.6. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP) 8. Lampiran Tidak ada Hal 8 dari 8