20 BAB III SEJARAH PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Jakarta Propertindo berdiri sejak tahun 1990 bergerak dibidang properti. Semenjak berdiri perusahaaan ini telah menbangun dua unit perumahan, satu unit perumahan berlokasi di daerah Pondok Kelapa Jakarta Timur dan yang lainnya berlokasi di daerah Bekasi. PT. Jakarta Propertindo bertempat di Pondok Kelapa Jakarta Timur dan memiliki dua kantor pamasaran. Maksud dan tujuan perusahaan tersebut untuk membantu masyarakat yang memerlukan bantuan jasa pembelian perumahan untuk memenuhi kebutuhan pribadi atau keluarga dengan melalui proses yang mudah dan aman. PT. Jakarta Propertindo sebagai salah satu perusahaan yang bergarak di bidang jasa penjualan perumahan, dalam melaksanakan kegiatannya masih menggunakan cara manual seperti mencatat pendaftaran, membuat laporan penjualan unit perumahan, serta masalah yang bersangkutan dengan hal keuangan. Dalam pembelian rumah biasanya pembeli langsung datang kekantor pemasaran, disana mereka dapat langsung melihat dan memilih rumah yang mereka butuhkan atau yang mereka suka. Data-data yang diperluakan perusahaan dari para pembeli adalah jenis unit rumah yang akan mereka beli, nama dan alamat pembeli. 3.2 Struktur organisasi Pada umumnya perusahaan dalam menjalankan usaha untuk mencapai suatu tujuan tidak terlepas dari masalah managemen dan organisasi untuk menunjang dan mendukung tercapainya tujuan yang dihapkan, maka managemen perlu membuat suatu rencana dan mengawasi pelaksanaan semua kegiatan dalam perusahaan. Menyadari pentingnya managemen perusahaan, maka perusahaan melaksanakan managemen modern yang sejajar dengan perkembangan teknologi dan era globalisasi ini, system yang digunakan berdasarkan 4 fungsi yaitu :
21 1. Planning adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta dalam perkiraanperkiraan yang mendekat, selain itu merupakan suatu rencana atau penetapan yang perlu dikerjakan berdasarkan data histories dan pemikiranpemikiran dimasa mendatang. 2. Organizing adalah pembagian tugas-tugas pada suatu perusahaan atau pengelompokan kerja yang didasarkan pada fungsi dari masing-masing bagian, dimana direktur utama membantu bagian-bagian secara operasional maupun secara administrasi seperti bagian personalia, bagian keuangan, bagian produksi dan lain-lain. 3. Actuating adalah kemampuan untuk menggerakan orang-orang agar mau melakukan suatu pekerjaan. Dalam upaya tersebut perusahaan memberikan motivasi kepada karyawan,bertujuan agar terjadi produktifitas kerja yang tinggi dan bawahan tidak semata-mata hanya menerima perintah, tetapi tugas mereka juga harus mempunyai inisiatif untuk melaksanakan tugas-tugasnya. 4. Controling/pengawasan adalah kegiatan untuk menyesuaikan dan mengetahui pelaksanaan dari tiap pekerjaaan, pakah sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya atau tidak. Tujuannya untuk mengevaluasi pekerjaan para karyawan. 3.3 Struktur Organisasi PT. Jakarta Propertindo 3..3.1. Direktur Mempunyai wewenang dalam mengawasi atau mengatur, mengkoordinasi aktifitas dalam struktur organisasi sehingga berjalan sesuai dengan tujuan dari perusahaan tersebut. 3.3.2. Bagian Pemasaran Bertugas dan bertanggung jawab dalam mengawasi proses pemasaran dan bertanggung jawab ke direktur sebagai pimpinan. Bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap perencanaan penjualan.melakukan penjualan dan melaporkan hasil penjualan yang telah terjual kepada direktur.
22 3.3.3 Bagian Keuangan / Akuntansi Berperan dalam mengawasi bidang finansial yang menyangkut biayabiaya kegiatan dan laba rugi, dalam laporan keuangan dan bertanggung jawab langsung ke direktur. 3.4 Sistem yang sedang berjalan 1. Setiap konsumen mengisi data pembeli 2. Data pembeli tersebut diperiksa, lalu calon pembeli mengisi data rumah yang diinginkan, bila memenuhi syarat dan disetujui pimpinan 3. Jika sudah disetujui dikirim melalui bagian marketing untuk dibuat kesepakatan transaksi pembelian rumah 4. Bila pembeli telah memilih cara pembayaran, maka pembeli harus membayar uang muka sebesar 45% untuk pembayaran Tunai dan 25% untuk pembayaran Kredit 5. Bagian marketing memberikan kwitansi rangkap 3 kepada pembeli untuk penyerahan kunci rumah kepada pembeli
23 3.4.1. FOD yang sedang berjalan Marketing Pimpinan Form Data Form Data Form Data Form Data 1 Pengecekan Data & Data Rmh From Data 2 Lap Data Pemb Rmh Validasi Data Pemb Lap Pengecekan 1 2 Data Pemb & Data Rmh Surat Persetujuan Transaksi 1 2 Surat Persetujuan Transaksi Buat Formulir Transaksi 2 Formulir 1 Transaksi Jual Beli 3 A
24 Marketing Pimpinan A Laporan 1 2 3 Formulir Transaksi Jual Beli 1 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi 2 3 Pengisian Formulir Pengecekan & Pembuatan Kwitansi 3 1 2 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi Kwitansi A1 Uang Muka C1 3 2 B1 3 2 Pembuatan Laporan Laporan Keterangan : 1. A : Kwitansi Uang Muka (rangkap 3) 2. B : Formulir Transaksi Jual Beli yang sudah diisi (rangkap 3) 3. C : penyerahan Kunci
25 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 FOD (Flow Of Document) Sistem yang diusulkan Marketing Pimpinan Form Data Form Data Form Data Form Data 1 Input Data Pripadi & Data Rmh Form Data 2 Lap Data Pemb Rmh Validasi Data Pemb Lap Pengecekan 1 2 Data Pemb & Data Rmh Surat Persetujuan Transaksi 1 2 Surat Persetujuan Transaksi Membuat Formulir Transaksi 2 Formulir 1 Transaksi Jual Beli 3 A
26 Marketing Pimpinan A Laporan 1 2 3 Formulir Transaksi Jual Beli 1 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi 2 3 Pengisian Formulir 3 1 2 Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di isi Input Formulir & Pembuatan Kwitansi Kwitansi A1 Uang Muka C1 3 2 B1 3 2 Pembuatan Laporan Laporan Keterangan : 1. A : Kwitansi Uang Muka (rangkap 3) 2. B : Formulir Transaksi Jual Beli yang sudah diisi (rangkap 3) 3. C : penyerahan Kunci
27 4.2 DFD (Data Flow Diagram) 4.2.1 Diangram Konteks Data Pemb Formulir Transaksi Pemesanan Rmh, Kwitansi Laporan, Data Pemesanan Rmh System Pimpinan Administrasi Penj. Rmh Data Pemesanan Rmh 4.3 Diagram Zero Formulir Pemesanan Formulir Transaksi Pemesanan 1.0 an Pemesanan Rmh 2.0 Pemesanan Rmh Di Setujui Data Pemesanan Rmh Rmh Pesanan Pimpinan Formulir Transaksi Pemesanan Kwitansi 3.0 Data Rmh Transaksi Jual Penjualan Jual 4.0 Pembuatan Lap. Penj Rmh 5.0 Pimpinan Laporan
28 4.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Tipe * Kode No Transaksi Kode * Harga Jual Luas Bangunanan Luas Tanah N Jual Nama M Alamat Kode Pos Kode ** No Transaksi* Cicilan Kode ** Uang Muka Jenis Jual Tgl an
29 4.5 Normalisasi Kode pembeli Nama pembeli Kode Pos No Transaksi Alamat Tipe Harga Jual Luas Tanah Luas Bangunan Kode Uang Muka Jenis Jual Cicilan Tgl an
30 4.6 Normalisasi 1NF Tabel Tipe * Kode Harga Jual Kode ** Luas Tanah Luas Banguan Tabel Jual No Transaksi* Kode ** Jenis Jual Cicilan 8 Uang Muka Tgl an Tabel Kode * No Tramsaksi Nama Alamat Kode Pos
31 4.7 Normalisasi 2NF = 3NF Tabel Kode pembeli* No.Transaksi Nm Alamat Kode Pos Tabel Jual Kode pembeli** Kode rumah** No. Transaksi** Uang muka Jenis Jual Cicilan Tgl an Tabel Kode rumah* Tipe Luas Tanah Luas Bangunan Harga Jual 4.8 Struktur Database Struktur database merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah yang banyak. Dalam perancangan database ini sangat diperlukan, agar data yang dibuat dapat lebih terstruktur dan dapat mengurangi kerangkapan data. Sehingga data yang dibuat dapat lebih terstruktur dan dapat mengurangi kerangkapan data. Sehingga data yang dibuat dapat dipahami oleh karena itu penulis membuat tabel database sebagai berikut:
32 Tabel 4.8.1 Tabel Data Nama Field Kode Tipe * Luas Tanah Luas Bangunan Harga Jual Tipe Text Text Integer Curency Lebar Data 3 10 4 4 10 Integer Tabel 4.8.2 Tabel Data Nama Field Kode * Nama No. Transaksi Alamat Kode Pos Text Text Text Text Text Tipe Lebar Data 7 20 10 30 5 Tabel 4.8.3 Tabel Jual Nama Field Tipe Lebar Data No.Transaksi* Text 6 Kode ** Text 6 Kode ** Text 6 Uang Muka Curency 10 Jenis Jual Text 6 Cicilan Curency 10 Tgl. Transaksi Date/Time 8
33 4.9 Rancangan Input Input merupakan suatu kegiatan pengumpulan data yang akan digunakan pada saat proses untuk menghasilkan informasi. Dan apabila data tersebut tidak sempurna, maka akan menghasilkan informasi yang tidak sempurna pula. Hal ini menunjukan hubungan yang erat antara data dan informasi. Dalam melaksanakan Sistem Administrasi Penjualan Perumahan dibutuhkan datadata yang antara lain adalah: a. Menu utama Menu utama merupakan induk atau pusat pengaksesan program, melalui form inilah kita dapat mengakses from-from input, edit dan pencetakan laporan Menu Utama File Database Pengaturan Dtabase About Gamabar 2.19 From Menu Utama
34 b. Input Data Dalam memasukan data rumah, operator memilih Command Button Data pada frame input dalam menu Menu Utama, kemudian memilih menu Data. Selanjutnya akan tampil interface seperti dibawah ini yang digunakan untuk memasukan data-data rumah mulai dari field Kode sampai dengan harga rumah yang membuatnya dengan menggunakan label. Untuk mengisi data melalui keyboard mulai dari kode rumah sampai harga rumah yang membuatnya menggunakan Text Box. Untuk menyimpan data-data rumah tersebut operator cukup memilih Command Button Simpan, jika tidak pilihlah Command Butoon batal dan jika telah selesai memasukan data, pilihlah Command Button Menu Utama untuk kembali pada Menu Utama. Untuk mengetahui bentuk dari form input data rumah, penulis sajikan dalam bentuk interfase yang berisi elemen-elemen yang merupakan bagian dari input data, seperti dibawah ini: Input Data Kode Tipe xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Luas Tanah 999999 M2 Bangunan 999999 M2 Harga 999999999999999999 Simpan Batal Menu Utama Gambar 2.20 Form Input Data
35 c. Input Data Dalam memasukan data pembeli, operator memilih Command Button Data pada frem iput dalam Menu Utama, selanjutnya akan tampil interface seperti dibawah ini yang digunakan untuk memasukan data-data pembeli mulai dari field Nama sampai dengan Kode pos yang membuatnya dengan menggunakan Label dan untuk pengisian data melalui keyboard mulai dari Nama pembeli sampai dengan Kode pos dibuatnya dengan menggunakan Tex Box. Untuk menyimpan data-data pembeli tersebut, operator cukup memilih Command Button Simpan, jika tidak pilihlah Command Button Batal, jika telah selesai memasukan data pembeli, pilihlah Command Button Menu Utama untuk kembali pada Menu Utama. Bentuk dari interface untuk memasukan data pembeli seperti dibawah ini:
36 Input Data No.Transaksi xxxxxxxxx Nama xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Alamat xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx No.Telp xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kode Pos xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Lampiran Fotocopy Simpan KTP Batal Struk Gaji Menu Utama Gambar 2.21 Form Input Data d. Input Data Transaksi Pada input data trnsaksi merupakan gabungan dari Database input data pembeli dan input data rumah, yang mana dalam proses transaksi tersebut menggunakan data tabel denga kunci pencarian (Key Search) berupa Kode yang membuatnya menggunakan List Box, sehingga akan menampilkan Harga. Sedangkan kunci pencarian berikutnya adalah Kode yang membuatnya juga menggunakan List Box, sehingga akan menampilkan Nama dan Tanggal Transaksi. Setelah Harga, Nama, Tanggal
37 Transaksi ditampilkan operator dapat menginput cara pembayaran serta memilih jenis pembayaran Tunai atau Kredit yang membuatnya menggunakan frem cara pembayaran. Bila jenis pembayarannya adalah tunai, maka akan dihasilkan jumlah uang muaka dan sisa pembayaran. Sedangkan bila jenis pembayaran adalah kredit, maka akan dihasilkan uang muka, sisa pembayaran, dan angsuran/bulan. Untuk menyimpan data pilihlah Command Button Simpan dan bila tidak jadi manyimpan pilihlah Command Button Batal. Jika jenis pembayaran adalah Tunai yang menggunakan freme maka harus mengisi pembayaran uang muka sebesar 40% lalu membayar sisa pembayaran, jika jenis pembayarannya adalah Kredit yang menggunakan freme maka harus mengisi pembayaran uang muka sebesar 25%, sisa pembayaran dan angsuran/bulannya. Untuk mencetak bukti pembayaran, dapat dipilih Command Button Cetak Kwitansi. Berikut ini akan ditampilkan interfase input data transaksi:
38 Transaksi No Transaksi Kode Harga Jual Kode Tunai Uang Muka (40%) Sisa Pembayaran Nama Tanggal Transaksi Kredit Cara Pembayaran Uang Muka (25%) Tunai Kredit 3 Tahun 5 Tahun Sisa Pembayaran Angsuran/Bulan Simpan Batal Menu Utama Gambar 2.22 Form Input Data Transaksi Untuk memperbaharui data (Update data) gunakan fasilitas menu edit, yang mana fasilitas tersebut ada tiga menu pilihan, yaitu Edit Data, Edit Data, Edit Data Transaksi. Pada menu Edit Data Transaksi terbagi menjadi dua, yaitu Transaksi Tunai dan Transaksi Kredit. Dalam proses edit data tersebut seorang operator memilih menu Edit yang di kehendaki kemudian memasukan data berdasarkan kunci pencariannya.
39 Kunci pencarian data rumah adalah Kode, kunci pencarian data pembeli adalah Kode, kunci data Transaksi adalah Kode + Kode. Setelah melakukan proses update data, untuk menyimpan data-data yang telah diupdate cukup menekan tombol Enter. Berikut ini interface dari Menu Edit Data: e. Edit Data Edit Kode Cari Kode Menu Utama>> Cari Data Kode Tipe Luas Tanah Luas Bangunan xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 999999999 xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 999999999 xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 999999999 Harga Jual 99999999 99999999 99999999 Gambar 2.23 Form Edit Data
40 f. Edit Data Edit Data Cari Kode Menu Utama>> Data Kode Nama Alamat No Telp Kode Pos g. Edit Data Transaksi Gambar 2.24 Form Edit Data Edit Data Transaksi Cari Kode Transaksi Cari Refresh Edit Lock No Transaksi Kode Rmh Hrg Rmh Nama Lengkap Kd Pemb Gambar 2.25 Form Edit Data Transaksi
41 4.10 Rancangan Output Rancangan Output merupakan hal yang tidak dapat diabaikan karena output yang dihasilkan disini adalah berupa laporan yang sangat digunakan bagi pihak pengembang (developer) maupun bagi pihak pembeli. Oleh karena itu keluaran yang dihasilkan harus mudah dimengerti oleh user. a. Bukti pembayaran Sudah Terima Dari : No Kwitansi : Untuk Pembayaran : Terbilang : Jumlah : Rp Gambar 2.26 Bukti Pembayaran b. Laporan Data Laporan Data Kode xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx Tipe xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Luas 999999999 999999999 999999999 xxxxxxxx 999999999 Luas Bangunan 99999999 99999999 99999999 99999999 Harga 9999999 9999999 9999999 9999999 Gambar 2.27 Laporan Data
42 c. Laporan Data Laporan Data Kode Nama Alamat Kode Pos No Telp xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx Gambar 2.28 Laporan Data d. Laporan Penjualan Harian Laporan Penjualan Harian Nama Alamat Tipe Jumah Harga xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxx xxxxxxx Total xxxxxxx Gambar 2.29 Laporan Penjualan Harian