BAB 4 51
INPUT SALDO AWAL Dalam sistem komputer akuntansi, sebelum menginput transaksi biasanya terlebih dulu harus menginput saldo awal Neraca dan saldo awal Buku Pembantu. Saldo awal Neraca sama dengan saldo akhir Neraca dari laporan periode sebelumnya, kemudian menjadi saldo awal Neraca untuk laporan periode berikutnya dan seterusnya secara berkesinambungan. Sedangkan saldo awal Buku Pembantu merupakan rincian dari saldo awal beberapa akun di Neraca, di antaranya Buku Pembantu Piutang, Hutang dan sebagainya. Sebagaimana akan dicontohkan dalam kasus buku ini, PT. Dagang mempunyai informasi laporan keuangan periode sebelumnya berupa Neraca dan Buku Pembantu sebagai berikut. PT. DAGANG N E R A C A Per 31 Desember 2006 KETERANGAN DEBET KREDIT 1-000 AKTIVA 1-100 AKTIVA LANCAR 1-110 Kas Kecil 2.500.000 1-120 Bank BCA 15.000.000 1-130 Bank BNI 125.000.000 1-140 Piutang Dagang 43.000.000 1-150 Cadangan Kerugian Piutang (4.300.000) 1-160 Piutang Karyawan 1-170 Persediaan Barang 36.000.000 1-180 Sewa Dibayar Dimuka 9.000.000 1-190 Uang Muka Pembelian 1-200 AKTIVA TETAP 1-210 Tanah 75.000.000 52
1-220 Bangunan 110.000.000 1-230 Kendaraan 80.000.000 1-240 Peralatan Kantor 22.600.000 1-270 Akum. Penyusutan Bangunan (5.500.000) 1-280 Akum. Penyusutan Kendaraan (9.333.333) 1-290 Akum. Penyusutan Peralatan Kantor (7.062.500) 1-300 AKTIVA LAIN-LAIN 1-310 Bangunan Dalam Proses 65.000.000 2-000 KEWAJIBAN 2-100 KEWAJIBAN LANCAR 2-110 Hutang Dagang 99.000.000 2-120 Hutang Lancar Lainnya 2-200 KEWAJIBAN JANGKA PANJANG 2-210 Hutang Jangka Panjang 3-000 EKUITAS 3-100 Modal Saham 315.000.000 3-200 Laba Ditahan 142.904.167 JUMLAH 556.904.167 556.904.167 PIUTANG DAGANG NO NAMA JUMLAH 1 Toko A 14.250.000 2 Toko B 12.500.000 3 Toko C 16.250.000 JUMLAH 43.000.000 HUTANG DAGANG NO NAMA JUMLAH 1 PT. A 45.000.000 2 PT. B 54.000.000 JUMLAH 99.000.000 53
DAFTAR AKTIVA TETAP NO KETERANGAN TANGGAL PEROLEHAN Unit Harga Jumlah Umur Thn TANAH 1 Tanah 1000 m2 75.000.000 75.000.000 - Sub Total 75.000.000 BANGUNAN 1 Kantor 10 Desember 2005 1 110.000.000 110.000.000 20 Sub Total 110.000.000 KENDARAAN 1 Mobil Box Panther 05 Oktober 2005 1 40.000.000 40.000.000 10 2 Mobil Daihatsu Zebra 10 Oktober 2005 1 30.000.000 30.000.000 10 3 Motor Honda Supra 20 Oktober 2005 1 10.000.000 10.000.000 10 Sub Total 80.000.000 PERALATAN KANTOR 1 Meja Kantor 25 September 2005 8 500.000 4.000.000 4 2 Kursi Kantor 25 September 2005 10 200.000 2.000.000 4 3 Komputer Pentium III 27 September 2005 3 4.000.000 12.000.000 4 4 Printer Cannon 27 September 2005 2 500.000 1.000.000 4 5 Almari 28 September 2005 3 1.200.000 3.600.000 4 Sub Total 22.400.000 Total 287.600.000 Keterangan : Metode penyusutan aktiva tetap PT. Dagang menggunakan metode garis lurus (stright line methode). 54
1. INPUT SALDO AWAL NERACA Isilah saldo awal Neraca PT. Dagang pada kolom Debet maupun kolom Kredit pada kolom Saldo Awal Daftar Akun. 55
Pengisian saldo awal tersebut secara otomatis akan berpengaruh kepada Buku Besar, Neraca Lajur dan Neraca. Lihat perubahan yang terjadi pada beberapa lembar kerja tersebut sebagai berikut. BUKU BESAR 56
Keterangan : Pengisian saldo awal Daftar Akun secara otomatis didistribusikan ke dalam Buku Besar menjadi saldo awal Buku Besar. Karena aplikasi belum dimuati transaski, maka saldo akhir Buku Besar = saldo awal Buku Besar = saldo awal akun. NERACA LAJUR 57
Keterangan : Pada tahap berikutnya saldo akhir Buku Besar didistribusikan secara otomatis ke dalam Neraca Lajur. Karena aplikasi belum dimuati transaksi, maka saldo Neraca Lajur = saldo akhir Buku Besar = saldo awal Buku Besar = saldo awal akun. NERACA Keterangan : Kemudian pada tahap berikutnya saldo Neraca Lajur didistribusikan secara otomatis ke dalam Neraca. Karena aplikasi belum dimuati transaksi, maka Neraca = saldo Neraca Lajur = saldo akhir Buku Besar = saldo awal Buku Besar = saldo awal akun. 58
2. INPUT SALDO AWAL BUKU PIUTANG Buku Pembantu Piutang atau Buku Piutang merupakan rincian dari akun Piutang. Buku Piutang disini bersifat ringkasan, yakni terdiri dari saldo awal, ringkasan mutasi dan saldo akhir. Isilah rincian saldo awal piutang ke dalam Buku Piutang. Pada kolom Kode Pembantu diisi dengan kode pembantu piutang secara khusus yang berbeda dengan kode pembantu piutang lainnya. Kode pembantu piutang berfungsi sebagai posting, yaitu proses pemindahan nilai transaksi berdasarkan kode pembantu dari jurnal ke dalam Buku Piutang. Input 2.1 Menambah Baris Buku Piutang Jika ingin menambah baris Buku Piutang, cukup dengan menyisipkan baris baru di antara baris-baris Buku Piutang. Blok terlebih dulu sejumlah baris yang akan disisipkan, kemudian gunakan perintah menu Insert > Rows. 59
Kemudian copy-lah baris rumus-rumus di atasnya atau di bawahnya sebagai sumber copy ke baris yang baru ditambahkan. 2.2 Menghapus Baris Buku Piutang Copy Sebaliknya jika ingin menghapus baris Buku Piutang, blok terlebih dulu sejumlah baris yang akan dihapus, kemudian gunakan perintah menu Edit > Delete > Entire row. Penghapusan salah satu atau beberapa baris Buku Piutang tidak akan mempengaruhi rumus baris Buku Piutang lainnya. 60
2.3 Menambah Jenis Buku Piutang Jika ingin menambah jenis Buku Piutang baru, cukup dengan memblok Buku Piutang di atasnya, kemudian copy-kan ke baris kosong di bawahnya. Penambahan akun Piutang baru diikuti pula penambahan Buku Piutang baru sebagai rinciannya. Copy 61
3. INPUT SALDO AWAL BUKU HUTANG Sebagaimana Buku Piutang, Buku Hutang juga merupakan rincian dari akun Hutang. Isilah rincian saldo hutang ke dalam Buku Hutang dan pada kolom Kode Pembantu diisi dengan kode pembantu Hutang. Input Jika ingin menambah atau menghapus baris Buku Hutang atau ingin menambah jenis Buku Hutang baru, lakukan sebagaimana pada Buku Piutang. 62
4. INPUT DAFTAR AKTIVA TETAP Isilah data aktiva tetap ke dalam Daftar Penyusutan Aktiva Tetap. Daftar tersebut merupakan rincian nilai aktiva tetap di Neraca. Daftar tersebut memuat beberapa informasi berikut, yaitu harga perolehan, nilai penyusutan dan nilai buku aktiva tetap. Input Data aktiva tetap diisi ke dalam kolom-kolom yang telah ditentukan (lihat kolom tanda panah). Pengisian tersebut akan berpengaruh pada kolom-kolom berwarna gelap yang secara otomatis akan terisi hasil perhitungan penyusutan aktiva tetap. Penyusutan aktiva tetap dihitung antara tanggal perolehan aktiva tetap sampai dengan tanggal laporan. Pada kolom Penyusutan Jan-2007 memuat informasi nilai penyusutan untuk bulan bersangkutan yang dapat dijadikan sebagai sumber data untuk membuat jurnal penyusutan dalam lembar kerja jurnal Memorial. 63
4.1 Menambah Baris Daftar Aktiva Tetap Untuk menambah baris Daftar Aktiva Tetap, sisipkan baris baru di antara baris-baris daftar aktiva tetap. Blok terlebih dulu baris yang akan disisipkan, kemudian gunakan perintah menu Insert > Rows. Kemudian copy rumusrumus baris di atasnya atau di bawahnya atau baris yang mana saja sebagai sumber copy ke baris yang baru ditambahkan. 4.2 Menghapus Baris Daftar Aktiva Tetap Sebaliknya untuk menghapus baris daftar aktiva tetap, blok terlebih dulu sejumlah baris yang akan dihapus, kemudian gunakan perintah menu Edit > Delete > Entire row. Cara menghapus baris daftar aktiva tetap lihat sebagaimana menghapus baris lembar kerja sebelumnya. C o p y Penghapusan salah satu atau beberapa baris daftar aktiva tetap tidak akan mempengaruhi rumus baris daftar aktiva tetap lainnya. 64
4.3 Menambah Jenis Kelompok Aktiva Tetap Dalam daftar aktiva tetap di atas terdapat beberapa kelompok jenis aktiva tetap berikut, yaitu tanah, bangunan, kendaraan dan peralatan kantor. Untuk menambah jenis kelompok aktiva tetap baru, lakukan langkah-langkah sebagai berikut. 1. Sisipkan beberapa baris baru di antara baris-baris daftar aktiva tetap yang mencukupi untuk ditambahkan jenis kelompok aktiva tetap baru. Blok terlebih dulu baris yang akan disisipkan, kemudian gunakan perintah menu Insert > Rows. S i s i p 2. Copy-lah format baris Sub Total ke baris yang sesuai untuk memisahkan jenis kelompok aktiva tetap baru dengan kelompok aktiva tetap lainnya. Blok terlebih dulu format baris Sub Total, kemudian copy-kan ke baris yang sesuai. 65
C o p y 3. Kemudian copy baris rumus-rumus aktiva tetap di atasnya atau di bawahnya sebagai sumber copy ke baris yang baru ditambahkan. C o p y 4. Perbarui rumus penjumlahan pada baris Sub Total dan baris Total dengan rumus penjumlahan biasa (+) dan fungsi SUM sesuai dengan jenis kelompok aktiva. Isikan data kelompok aktiva tetap baru ke dalam sejumlah baris yang baru ditambahkan. 66
Perbarui rumus penjumlahan baris Sub Total dan Total menggunakan rumus penjumlahan biasa (+) dan fungsi SUM 67