BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Oleh karena itu diperlukan pengendalian intern yang bertujuan melindungi persediaan bahan baku tersebut dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun penyimpangan lainnya. Penerimaan barang yang tidak melalui proses pemeriksaan 1
2 barang, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, pemesanan tanpa adanya persetujuan, pembayaran tagihan bahan baku ke supplier sering tidak sesuai prosedur, dan semua kemungkinan kecurangan maupun kelalaian lainnya baik disengaja maupun tidak dengan maksud menguntungkan salah satu pihak tertentu yang dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya. Ada beberapa bagian berkaitan dengan persediaan bahan baku, yaitu bagian produksi, pembelian, gudang, akunting, dan finance yang semuanya secara tidak langsung membentuk sebuah siklus yang saling berkaitan satu sama lain dalam mendukung ketersediaan dan kualitas bahan baku dalam suatu perusahaan. Atas terjadinya penjualan yang dilakukan oleh bagian sales dan marketing, bagian produksi membuat permintaan barang bahan baku kepada bagian pembelian, bagian pembelian melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier, supplier mengirimkan barang yang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang melaporkan atas penerimaan barang kepada bagian akunting untuk dilakukan pencatatannya dan bagian finance untuk konfirmasi pembayaran saat terjadi penagihan dari supplier,
3 supplier akan mengirimkan pesanan bahan baku jika tidak ada masalah dalam pembayaran. Jika salah satu dari bagian tersebut terjadi penyimpangan atau ketidak sesuaian atas prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, secara otomatis mengakibatkan tersendatnya proses produksi yang akan berpengaruh pula pada kelancaran proses penjualan produk. Tujuan pengendalian persediaan bahan baku dapat diartikan sebagai usaha untuk: 1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan yang menyebabkan proses produksi terhenti. 2. Menjaga agar penentuan persediaan bahan baku tidak terlalu besar sehingga biaya yang berkaitan dengan persediaan dapat ditekan. 3. Menjaga agar pembelian bahan baku secara kecil-kecilan yang menggunakan petty cash dapat dihindari. Persediaan bahan baku dalam bidang usaha restaurant memiliki arti sangat penting karena persediaan bahan baku merupakan salah satu faktor yang berperan penting dalam operasional restaurant. Pengendalian bahan baku pada usaha restaurant dapat dikatakan yang paling sulit dikendalikan karena nilainya yang sangat tidak komersil sehingga sering
4 diabaikan dalam hal pengendalian bahan baku nya. Selain itu pergerakan bahan baku dalam usaha restaurant sangat sulit dikalkulasi sehingga memungkinkan terjadi nya penyimpangan prosedur baik yang sengaja maupun tidak disengaja. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem operasional prosedur pengendalian persediaan bahan baku yang dapat mencatat semua mutasi pergerakan bahan baku mulai dari pembelian, pemakaian dan persediaan akhir bahan baku. Dalam penelitian ini penulis akan membahas mengenai sistem pengendalian persediaan bahan baku dalam bidang usaha restaurant yaitu pada PT. LUNA NEGRA yang sering mengalami sold out dalam penjualan dikarenakan kehabisan stock bahan baku sehingga berakibat pada menurunnya revenue. Dalam teori yang terdapat dalam buku-buku referensi, terdapat pemisahan tanggungjawab masing-masing bagian secara tegas yang bertujuan untuk mencegah dan agar dapat dilakukan deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Namun pada kenyataanya, dalam pengelolaan persediaan bahan baku pemisahan fungsi seringkali belum dilaksanakan dengan semestinya.
5 Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memberi judul penelitian EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN, PEMBAYARAN, PENERIMAAN BARANG DAN PRODUKSI TERHADAP KETERSEDIAAN BAHAN BAKU ( STUDI KASUS PADA PT LUNA NEGRA ) B. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat didefinisikan permasalahan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pengeluaran petty cash didominasi oleh pembelian bahan baku, sehingga mengakibatkan over budget pada petty cash. 2. Banyak terdapat bahan baku yang spoiled setiap bulan nya. 3. Banyak terdapat keluhan pelanggan atas pelayanan PT. LUNA NEGRA dikarenakan sering kehabisan menu yang diinginkan atau sold out. 4. Adanya pesanan pembelian yang tidak dikirm oleh supplier. 5. Penerimaan barang dilakukan oleh bagian bagian produksi tanpa didampingi bagian penerimaan barang. 6. Terdapat selisih stock bahan baku pada saat dilakukan stock opname.
6 C. Pembatasan Masalah Bahan baku merupakan faktor yang sangat penting dalam mendukung keberhasilan suatu perusahaan. Maka penulis akan berfokus meneliti pada sistem pengendalian persediaan bahan baku pada periode 3 bulan pertama tahun 2015 di bagian pembelian, pembayaran, penerimaan barang dan produksi yang sangat berperan dalam hal pengadaan dan pemakaian bahan baku. D. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas, maka pokok permasalahan dalam penelitian ini akan dirumuskan dalam beberapa tahapan penelitian yang antara lain : 1. Apakah penyebab banyak nya bahan baku spoiled setiap bulan nya? 2. Apakah penyebab supplier tidak mengirim pesanan pembelian PT. LUNA NEGRA? 3. Apakah penyebab pembelian bahan baku menggunakan petty cash? 4. Apakah penyebab terjadinya selisih stock bahan baku pada saat dilakukan stock opname?
7 E. Tujuan Penelitian Berdasarkan pokok permasalahan yang telah dirumuskan dalam rumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui SOP (Standart Operational Procedure) yang berlaku pada divisi pembelian, pembayaran, penerimaan barang dan produksi. 2. Untuk mengetahui pelaksaan SOP (Standart Operational Procedure) yang berjalan pada divisi pembelian, pembayaran, penerimaan barang dan produksi. 3. Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang menyebabkan terjadi nya ketidaksesuaian tersebut, serta menentukan solusi dan alternatif penyelesaian masalah dan pencegahan atas penyimpangan tersebut. 4. Untuk mengukur tingkat efektifitas pengendalian internal pada bagian pembelian, pembayaran, penerimaan barang dan produksi pada PT. LUNA NEGRA.
8 F. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis Manfaat teoritis dari penelitian ini adalah menjadi tambahan referensi mengenai pengaruh bagian pembelian, penerimaan barang, pembayaran, dan produksi untuk memastikan kelancaran produksi dan kualitas atas produk yang dihasilkan dan memberikan gambaran prosedur yang benar dari bagian pembelian, penerimaan barang, pembayaran, dan produksi serta cara pengendalian dari prosedur bagian-bagian tersebut. 2. Manfaat Praktik Manfaat praktik dari penelitian ini adalah sebagai masukan dan gambaran bagi perusahaan untuk memastikan peran dari bagian bagian yang mendukung kelancaran dan kualitas produksi serta pengendalian dari penerapan prosedur atas bagian bagian terkait. G. Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran secara umum kepada seluruh pembaca mengeai isi penulisan dari penelitian ini maka akan disampai kan secara ringkas sistematika penyusunan skripsi.
9 BAB I : PENDAHULUAN Pada bagian ini menjelaskan ketertarikan penulisan yang meliputi latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bagian ini menjelaskan mengenai landasan - landasan teori yang digunakan peneliti dalam melakukan penelitian ini. Definisi variable dan alat ukur penelitian akan dijabarkan secara jelas termasuk nantinya kerangka fikir. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Bagian ini menjelaskan tempat dan waktu peneletian, jenis, dan sumber data, metode pengumpulan data metode pengolahan / analisis data, dan definisi operasional variable. BAB IV : GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN Bagian ini menjelaskan berisi gambaran secara umum perusahaan latar belakang perusahaan yang diteliti.
10 BAB V : HASIL DAN PEMBAHASAN Bagian ini berisi gambaran dan penjelesan secara umum mengenai objek penelitian dan hasil pengumpulan data yang berhubungan dengan masalah yang dibahas, hasil analisis. dan pembahasan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi. BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Bagian ini menguraikan kesimpulan atas pembahasan pada bab - bab sebelumnya dan saran dari penulis bagi penelitian dimasa mendatang.