PERHITUNGAN CONTINGENCY DI PROCESS INDUSTRIES

PERHITUNGAN CONTINGENCY DI PROCESS INDUSTRIES Kristiawan CCE, PMP Tergantung pada skala proyek dan level informasi yang tersedia pada saat penyusunan estimasi, ada beberapa metode yang umum digunakan untuk menghitung besaran contingency.tulisan ini membahas tiga metode perhitungan contingency dan rekomendasi penggunaannya. 1. Definisi Tanyakan definisi contingency kepada orang orang yang terlibat dalam pelaksanaan proyek, kemungkinan besar akan didapat beragam jawaban sesuai dengan sudut pandang masing-masing responden : - Sejumlah dana, yang jika ditambahkan ke estimasi biaya proyek, jumlah totalnya kirakira 1 dollar lebih sedikit dari batas maksimum yang bisa disetujui oleh para pemegang keputusan - Alokasi dana yang akan digunakan jika proyek dikelola dengan buruk - Alokasi dana yang menentukan proyek sukses atau gagal - "Alokasi dana yang akan mulai digunakan oleh Project Team pada saat progress proyek mencapai antara 75% - 100%. - Alokasi dana proyek yang sebaiknya tidak diketahui oleh Construction Manager - Alokasi dana proyek yang akan dihabiskan oleh Project Engineer sebelum pekerjaan lapangan dimulai - Dana proyek yang dihilangkan dari proposal tender, karena perusahaan yakin bisa dapat gantinya dari change orders Standard terminologi dari Association for Advancement of Cost Engineering (AACE) menjelaskan contingency sebagai berikut : Alokasi dana yang ditambahkan ke estimasi untuk mengantisipasi pekerjaan, kondisi, kejadian yang tidak pasti, dimana berdasarkan pengalaman biasanya akan mengakibatkan tambahan biaya. Contingency umumnya dihitung menggunakan analisa statistik atau analisa berdasarkan pengalaman dari proyek-proyek sebelumnya. Contingency tidak dimaksudkan untuk mengantisipasi hal berikut : - Perubahan besar di lingkup pekerjaan proyek, seperti perubahan spesifikasi produk akhir, kapasitas, ukuran bangunan, atau perubahan lokasi proyek. - Kejadian luar biasa seperti pemogokan atau bencana alam - Management reserves - Eskalasi

Yang dimaksud dengan kondisi atau kejadian tidak pasti antara lain meliputi kemungkinan kesalahan dalam planning dan estimasi, fluktuasi harga, pengembangan design / perubahan yang masih dalam lingkup pekerjaan, variasi harga pasar dan variasi kondisi lingkungan. Secara umum, contingency adalah bagian dari estimasi biaya dan diperkirakan akan digunakan pada saat pelaksanaan proyek. Istilah process industries meliputi perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur atau produksi chemicals, petrochemicals dan hydrocarbon processing. Dari sudut pandang estimasi, hal umum pada industri ini adalah peran penting process flow diagram (PFD) dan piping and instrumentation diagram (PID) dalam mengembangkan lingkup pekerjaan proyek. Estimasi biaya untuk process facilities terpusat pada mechanical dan process equipments, yang kemudian melibatkan pekerjaan sipil, piping, instrumentasi / proses kontrol dan elektrikal. 2. Klasifikasi & Metode Estimasi AACE telah menyusun standar klasifikasi estimasi biaya yang dapat digunakan sebagai acuan bagi para pelaku industri. Klasifikasi ini menunjukkan tingkat informasi yang tersedia pada saat penyusunan estimasi. Sejalan dengan pengembangan pekerjaan engineering & lingkup pekerjaan proyek, estimasi yang dilakukan juga akan semakin detail. Table 1. AACE Cost Estimate Classification System for the Process Industries Primary Characteristic Secondary Characteristic ESTIMATE CLASS LEVEL OF PROJECT DEFINITION Expressed of % complete of project definition END USAGE Typical purpose of estimate METHODOLOGY Typical estimating method EXPECTED ACCURACY RANGE Typical variation in low and high ranges (a) PREPARATION EFFORT Typical degree of effort relative to least cost index of 1 (b) Class 5 0% to 2% Concept Screening Capacity Factored, Parametric Models, Judgment, or Analogy L : -20% to -50% H : +30% to + 100% 1 Class 4 1% to 15% Study or Feasibility Equipment Factored or Parametric Models L : -15% to -30% H : +20% to +50% 2 to 4 Class 3 10% to 40% Budget, Authorization, or Control Semi-detailed Unit Costs with Assembly Level Line Items L : -10% to -20% H : +10% to +30% 3 to 10 Class 2 30% to 70% Control or Bid/Tender Detailed Unit Cost with Forced Detailed Take-Off L : -5% to -15% H : +5% to + 20% 4 to 20 Class 1 50% to 100% Check Estimate or Bid/Tender Detailed Unit Cost with Detailed Take -Off L : -3% to -10% H : +3% to +15% 5 to 100

Secara umum, metode estimasi dapat dibagi dalam 2 kategori : - Conceptual estimate - Detailed estimate Pada conceptual estimate (estimasi kelas 5 & kelas 4 menurut klasifikasi AACE), estimasi untuk berbagai opsi dari conceptual/feasibility study dilakukan berdasarkan data dan/atau pengalaman dari berbagai proyek sebelumnya. Beberapa metode yang umum digunakan antara lain capacity factored method, physical dimensions method, equipment factored method atau kombinasi dari metode tersebut. Hasil dari conceptual cost estimate tidak diharapkan untuk akurat, tujuannya adalah untuk memberi indikasi awal biaya proyek. Para pemegang keputusan menggunakan informasi ini untuk memutuskan apakah proyek akan go/no go ke phase proyek berikutnya. Jika data referensi proyek terdokumentasi dengan baik, tidak butuh waktu lama untuk menyusun estimasi proyek baru dengan menggunakan metode ini, kadang dapat disusun dalam hitungan jam. Detailed estimate (estimasi kelas 3 kelas 1 menurut klasifikasi AACE) dilakukan pada saat detail engineering dan definisi proyek sudah dikembangkan. Metode ini membutuhkan lingkup pekerjaan proyek yang terdefinisi dengan baik, perhitungan volume pekerjaan yang teliti dan harga unit pekerjaan yang akurat. Akurasi detailed cost estimate jauh lebih baik dibandingkan conceptual cost estimate, sehingga hasilnya dapat digunakan untuk penyusunan budget, tender atau kontrol biaya proyek. Butuh waktu yang jauh lebih panjang untuk menyusun detailed cost estimate, bisa beberapa minggu atau bahkan bulan untuk mega proyek. 3. Menghitung Besaran Contingency Ada beberapa metode yang umum digunakan untuk menghitung besaran contingency : - Predetermined guidelines - Expert judgment - Quantitative risk and uncertainty simulation (Monte Carlo Simulation) 3.1 Predetermined Guidelines Predetermined guidelines biasanya berupa tabel sederhana yang menunjukkan besaran contingency yang direkomendasikan untuk tahap / kondisi proyek tertentu. Keuntungan dari metode ini adalah mudah digunakan dan konsisten. Kerugiannya, metode ini tidak fleksibel dalam memperhitungkan project risk drivers seperti : - Teknologi baru Penggunaan teknologi baru yang belum terbukti kehandalannya membutuhkan contingency lebih besar.

- Tingkat kesulitan proyek Proyek yang rumit membutuhkan contingency lebih besar. - Contract & execution strategy Kontrak reimbursable butuh contingency lebih besar dibanding kontrak lump sum. Proyek fast track butuh contingency lebih besar dibanding schedule normal. - Persentase nilai equipments Umumnya estimasi biaya equipment disusun berdasar penawaran Vendor, sehingga kemungkinan perubahannya relatif kecil. Semakin besar persentase harga equipment terhadap nilai proyek, contingency yang dibutuhkan akan semakin kecil. Tabel 2 menunjukkan contoh predetermined contingency guidelines. Setiap Perusahaan bisa mempunyai besaran contingency yang berbeda berdasarkan pengalaman dari proyek-proyek yang telah dilaksanakan sebelumnya. Table 2 Predetermined Contingency Guidelines AACE Phase Summary Estimate Class Conceptual: Least accurate, as the scope has not been set and many concepts are being screened. The key for good accuracy will be to use consistent methodology and basis to develop and evaluate the estimates. Normal Accuracy Range Typical Contingency 5-50% to +100% 30% Feasibility: Accuracy improves because the PFDs and basic process design are set; however, details of equipment are not. Definition: Sufficient accuracy to allow funding; however, the estimate is not based on actual as-designed bulk quantities. The use of 3D modeling of major items during the phase will greatly improve the accuracy of this estimate by providing a basis for the bulk quantities. Implementation: The control or check estimate is performed at 75 95% completion of the detail engineering. This estimate is the most accurate as it often includes as-purchased data on equipment, real material take-off based bulk quantities, and even construction quotes on labor. 4-15% to +50% 20% 3-10% to +30% 10% 2 & 1-5% to +20% 5% 3.2 Expert Judgment Metode ini adalah pengembangan dari metode predetermined guidelines. Berdasarkan guidelines / prosedur estimasi perusahaan, estimator dan project management team menggunakan keahlian / pengalamannya untuk menentukan besaran contingency yang akan diterapkan pada elemen biaya proyek. Keuntungan metode ini adalah mudah digunakan dan dapat dilakukan dengan cepat oleh tim kecil. Kerugiannya, penilaian mungkin akan subyektif karena perbedaan pengalaman, keahlian dan motivasi dari para expert.

Ada beragam format perhitungan contingency menggunakan expert judgment, dua diantaranya dibahas secara singkat dibawah ini. 3.2.1 The Six Factors for Contingency (SFC) Metode ini digunakan untuk menghitung contingency pada proyek dimana feasibility study telah selesai dilakukan dan pekerjaan engineering masih dalam progress. Riset oleh The Construction Industry Institute (CII) pada tahun 1999 menunjukkan 6 faktor utama yang memberi 85% pengaruh terhadap besaran contingency proyek. Berdasarkan data historis dari berbagai proyek, CII juga menyusun contingency chart untuk dua status engineering progress : - 10%-20% basic design package, nilai contingency berkisar antara 15%-30% - 60%-80% advanced design package, nilai contingency berkisar antara 12%-20% Langkah perhitungan contingency menggunakan SFC : 1. Estimator dan project team memberi rating resiko terhadap 6 faktor utama (yang lebih jauh dijabarkan menjadi 25 sub-faktor) dan menghitung score SFC. 2. Estimator dan project team membuat analisa progress terhadap pekerjaan engineering. 3. Nilai SFC dari perhitungan no. 1 di atas di plot ke contingency chart untuk mendapatkan besaran contingency yang dibutuhkan. Table 3 Scoring the Six Factors for Contingency No. Factor Weighting Rating SFC Score 1 Basic process design 30% 2 Estimators experience and cost database 16% 3 Time allowed to develop the estimate 15% 4 Project and site conditions 15% 5 Current business and labor conditions 13% 6 Team experience and input 11% TOTAL PROJECT CONTINGENCY SCORE: 100% Figure 1 Contingency Chart (Contingency vs SFC Score) 35% 30% 25% 20% 15% Contingency for 10%-20% Basic Design Package Contingency for 60%-80% Advanced Design Package 10% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

3.2.2 Evaluasi Contingency terhadap Elemen Pekerjaan Metode expert judgment berikut digunakan untuk menghitung contingency pada detailed estimate. Estimator dan project management team membuat penilaian contingency terhadap elemen pekerjaan di base estimate. Penilaian dilakukan berdasarkan prosedur estimasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan, misalnya contingency untuk resiko tinggi = 15%, menengah = 10%, rendah = 5%. Contoh format perhitungan disajikan pada Tabel 4. Table 4 Contingency Evaluation No. Items of Effect Weight A DIRECT LABOR FACTOR 1 Productivity 2 Escalation 3 Quantity B DIRECT MATERIAL FACTOR 1 Material price 2 Quantity C SUBCONTRACTOR FACTOR 1 Subcontractor cost 2 Quantity D ENGINEERING FACTOR 1 Process labor 2 Design labor 3 Purchasing labor 4 Other labor 5 Mark ups 6 Non labor E CONSTRUCTION EQUIPMENT FACTOR 1 Labor 2 Material 3 Rental F PROJECT MANAGEMENT FACTOR 1 Labor 2 Mark ups 3 Non labor G OVERHEAD & INDIRECTS FACTOR 1 Supervisory labor 2 Non-productive labor 3 Temporary facilities 4 Tools & supplies 5 Admin labor 6 Burdens & benefits Allocated Contingency Weighted Contingency

A B C D E F G TOTAL PROJECT CONTINGENCY Direct labor Direct material Subcontractor Engineering Construction equipment Project management Overhead and indirects Adjust and use 3.3 Quantitative Risks and Uncertainty Simulation (Monte Carlo) Analisa Monte Carlo adalah metode statistik yang digunakan untuk identifikasi risks / opportunities and evaluasi contingency. Melalui group meeting, estimasi cost range (low, most likely, high) dilakukan terhadap item pekerjaan di work breakdown structure (WBS). Program simulasi komputer digunakan untuk menghitung berbagai kombinasi dari cost range, untuk mendapatkan kemungkinan total biaya proyek. Hasil dari simulasi Monte Carlo disajikan dalam bentuk kurva cost probability distribution, dimana luasan area dibawah kurva menunjukkan probabilitas. Jika P adalah probability, maka P(x) menunjukkan x% kemungkinan bahwa biaya aktual proyek tidak akan melebihi estimasi. Contingency dihitung sebagai selisih dari nilai proyek pada tingkat keyakinan / confidence level yang dikehendaki dikurangi dengan base estimate. Umumnya contingency dihitung terhadap P50, yang menunjukkan 50% probability bahwa biaya aktual proyek tidak akan melebihi estimasi. Figure 2 menunjukkan contoh kurva cost probability distribution dan perhitungan besaran contingency. Group meeting untuk membuat input data simulasi Monte Carlo diikuti oleh berbagai pihak yang berkaitan dan familiar dengan proyek, seperti estimator, project manager, project engineer, discipline engineer, construction engineer, procurement, project control dan seterusnya. Keuntungan dari metode ini antara lain : - Estimasi dibahas bersama oleh project team melalui group meeting - Identifikasi risks / opportunities dari berbagai item pekerjaan - Buy-in terhadap hasil estimasi dari berbagai pihak yang terlibat dalam simulasi

Figure 2 Cost Probability Distribution 4. Rekomendasi Metode Perhitungan Contingency Pada tahun 2004, Independent Project Analysis (IPA) membuat study tentang akurasi 3 metode perhitungan contingency yang telah dibahas sebelumnya. Hasil study terhadap berbagai proyek menunjukkan tidak ada perbedaan signifikan dalam kemampuan memprediksi besaran contingency. Metode apapun yang digunakan, beberapa proyek membutuhkan contingency lebih besar dari perkiraan, sedangkan beberapa proyek

membutuhkan lebih sedikit. Tidak ada pola yang jelas menunjukkan bahwa salah satu metode lebih baik dari metode yang lainnya. Tulisan ini tidak bermaksud untuk mengatakan bahwa perhitungan contingency menggunakan pendekatan statistik canggih tidak diperlukan, tapi lebih kepada bagaimana memilih metode perhitungan contingency yang paling sesuai. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih metode perhitungan contingency, antara lain : - tingkat informasi yang tersedia pada saat estimasi - nilai dan tingkat kesulitan proyek - usaha yang dibutuhkan untuk menghitung besaran contingency Metode perhitungan contingency yang disarankan untuk beberapa kondisi estimasi disajikan di Tabel 5. Para estimator dan project management team dapat menggunakan tabel ini sebagai referensi dalam memilih metode perhitungan contingency proyek. Table 5 Recommended Contingency Calculation Method Estimation Type Predetermined Expert Opinion Monte Carlo Simulation Conceptual Estimate : X X Detailed Estimate : Small projects < $25 million X X Medium projects $25 - $900 million X Mega projects >$1 billion X References : 1. Contingency Funds Evaluation, John R. Healy, CCE, AACE Transactions, 1982. 2. Cost Engineering Terminology, AACE International Recommended Practice No. 10S- 90. 3. Cost Estimate Classification System as Applied in Engineering, Procurement, and Construction for the Process Industries, AACE International Recommended Practice No. 18R-97. 4. Evaluating and Calculating Contingency, James A. Bent, CCC, AACE International Transactions, 2001 5. Estimate Contingency, Risk, and Accuracy - What Do They Mean?, Raleigh S. Williamson; Jack F. Browder, CCC; William R. Donnell IV, AACE Transactions, 1980 6. Monte Carlo Analysis: Ten Years of Experience, Dale E. Clark, Cost Engineering Journal, 2001

7. Exploring Techniques for Contingency Setting, Scott E. Burroughs; Gob Juntima, AACE International Transactions, 2004 Kristiawan CCE, PMP Cost Engineer at Qatargas Operating Company Ltd Member of Association for Advancement of Cost Engineering (AACE) International & Project Management Institute (PMI) e-mail : Kristiawan_jkt@yahoo.com