BAB 2 PROSES BISNIS PERUSAHAAN 2.1 Proses Bisnis Utama Rata - rata produksi semester pertama tahun 2006 antara 3-4 juta unit (4,5 juta di bulan Juli 2006) dan proses bisnisnya adalah sebagai berikut : RFQ Supplies : Raw Material, Packaging Material RFQ RFQ : Specification, Quantity, Quotation LOCAL Supplies : FG EXPORT Supplies : FG Supplies Supplies Gambar 2. 1. Sistem Distribusi di PT. TDW Indonesia Keterangan : RFQ = Request For Quotation 13
Sedangkan rata rata produksi tahun 2005 sebesar 3 hingga 3,5 juta unit / semester, dan jumlah tersebut hanya 60 % dari total kapasitas produk yang ada, jadi sebenarnya perusahaan masih memiliki kemampuan untuk melayani double capacity. Jumlah produk scrap yang terjadi selama semester pertama tahun 2006 cukup besar, yaitu 10/1.000 atau 1 %. Hal in pun dapat menjadi suatu potensi yang baik bagi perusahaan, sebab bila jumlah produk scrap dapat ditekan lebih rendah lagi, produksi dapat ditingkatkan dan efisiensi dari produksi akan meningkat cukup besar. Barang dipesan oleh distributor (departemen marketing dari BELLE Corp Representative) berupa RFQ ke pabrik melalui departemen logistik. Melalui departmen purchasing, pabrik memesan bahan baku serta bahan pengemasan ke pensuplai barang barang tersebut, lalu setelah barang tiba di pabrik, bahan baku diolah menjadi barang jadi dan dikirim ke distributor, baik distributor lokal ataupun distributor internasional, berdasarkan pesanan masing masing. Dari setiap distributor kemudian disebarkan ke retailer retailer, seperti departemen store, special store seperti Sogo, Body Shop, atau ke salon salon, toko toko farmasi, atau spesialis para-farmasi, dan lain lain. Selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.1. Sedangkan proses yang terjadi didalam pabrik sejak pesanan barang dari distributor diterima pertama kali oleh departemen logistik adalah sebagai berikut : Processing Orders Medium & Long- Term Planning Material Requirement Planning 1 14
1 Purchasing RM, PM, & SF Purchasing Receiving & Storing RM, PM & SF, FG amd IQ Production Planning Production Producing FG Production Storing & Transferring FG Releasing IQ Shipping & Invoicing Gambar 2.2. Model Proses Kunci dari PT. TDW Indonesia Keterangan : 15
RM = Raw Material PM = Packaging Material SF = Semi-Finish (Goods) FG = Finish Goods 2.1.1 Departemen Purchasing Fungsi departemen purchasing dalam rantai proses produksi adalah menerima order pembelian sejumlah barang dari departemen logistik dan dari departemen lain, seperti raw material, packaging material, dan semi finish goods, melakukan negosiasi harga dengan supplier, melakukan seleksi supplier, membuat kontrak jual beli, dan kemudian menyerahkan barang barang pesanan tersebut kepada departemen logistik atau departemen lain yang memesan. Wewenang departemen purchasing yang pertama adalah sourcing dan supplies, artinya departemen purchasing bebas mencari dan melakukan negosiasi dengan supplier manapun, melakukan seleksi terhadap semua supplier yang ada dan berdasarkan kriteria kriteria tertentu menentukan supplier mana saja yang terbaik untuk mensuplai kebutuhan perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Wewenang yang kedua adalah cost effective, yaitu menentukan supplier mana saja yang dapat memberikan harga terbaik bagi perusahaan dengan kualitas yang tetap memenuhi spesifikasi teknisnya. Karena skala purchasing sangat besar dan memiliki arti yang strategis bagi perusahaan, yaitu sebagai pusat dari efisiensi biaya dan pemilihan supplier, melalui purchasing juga BELLE Corp dapat memaksimalkan daya saingnya terhadap perusahaan lain, karena sebagian besar dari komposisi harga dasar tiap unit dari finish goods yang diproduksi adalah berupa raw material dan packaging material dan keduanya dinegosiasikan dalam purchasing), dengan beberapa 16
alasan diatas, maka BELLE Corp memandang, bahwa purchasing perlu dipisahkan dari departemen logistik dan menjadi departemen yang berdiri sendiri. 2.1.2 Departemen Logistik Fungsi dari departemen logistik dalam rantai proses produksi adalah mengatur alur informasi barang dan menangani barang dari raw material dan packaging hingga barang jadi sehingga barang tersebut siap dikirimkan ke pemesan, selain itu departemen logistik juga bertugas untuk mengadakan peramalan permintaan, dan material planning yang bekerja sama dengan departemen produksi. Wewenang dari departemen logistik termasuk juga pengaturan gudang, dan penentuan transporter yang akan digunakan untuk mengirimkan barang dari gudang PT. TDW ke konsumen. Melalui departemen logistik, BELLE Corp juga dapat melakukan efisiensi, hal ini dilakukan dengan cara efisiensi pembelian barang yang bekerja sama dengan departemen purchasing dalam rangka mengurangi stock barang digudang. 2.1.3 Departemen Industrial Quality (IQ) Fungsi dari departemen IQ sama seperti departemen Quality Control pada umumnya, yaitu memeriksa barang apakah sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan oleh BELLE Corp atau tidak, raw materials sebelum masuk gudang logistik diperiksa dahulu jika terdapat cacat atau tidak memenuhi standard maka akan dikembalikan ke produsen, selain itu IQ juga memeriksa finished goods (FG) yang dihasilkan oleh PT. TDW, jika memenuhi standard maka hasil produksi bisa disimpan di gudang FG logistik dan kemudian didistribusikan ke konsumen, jika tidak memenuhi standard maka akan dirework atau dalam kasus yang extreme barang tersebut akan dimusnahkan. 17
2.1.4 Departemen Technology Packaging (TPD) Fungsi dari TPD sama seperti departemen IQ, perbedaannya adalah TPD bertanggung jawab untuk urusan packaging materials. 2.1.5 Departemen Produksi Fungsi dari departemen produksi dalam rantai produksi utamanya untuk membuat raw materials dan packaging materials menjadi produk-produk jadi BELLE Corp. Bersama dengan departemen logistik departemen produksi merencanakan produksi dan MRP. 2.1.6 Departemen ETNSE Fungsi dari departemen ETNSE dalam proses produksi memang secara tak langsung, ETNSE mempunyai tugas untuk melaksanakan safety and health environment selain itu ETNSE juga berfungsi untuk merawat gedung, alat-alat produksi langsung dan alat produksi tak langung semisal boiler, chilled water, compressed water.. 18