BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM MANAJEMEN ASET/BARANG

MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM MANAJEMEN ASET/BARANG PAM.MM02.004.01 BUKU INFORMASI DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI 2009

DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI 1 BAB I KATA PENGANTAR 4 1.1 Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi 4 1.1.1 Pelatihan berbasis kompetensi 4 1.1.2 Kompeten di tempat kerja 4 1.2 Penjelasan materi pelatihan 4 1.2.1 Desain materi pelatihan 4 1.2.2 Isi modul 5 1.2.3 Pelaksanaan materi pelatihan 5 1.3 Pengakuan kompetensi terkini (RCC) 6 1.4 Pengertian-pengertian 7 BAB II STANDAR KOMPETENSI 9 2.1 Peta paket pelatihan 9 2.2 Pengertian unit standar 9 2.2.1 Unit standar kompetensi 9 2.2.2 Daftar unit kompetensi 10 2.2.3 Durasi pelatihan 10 2.2.4 Kesempatan mencapai kompetensi 10 2.3 Unit kompetensi yang dipelajari 11 2.3.1 Judul unit 11 2.3.2 Kode unit 11 2.3.3 Deskripsi unit 11 2.3.4 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja 11 2.3.5 Batasan variabel 13 2.3.6 Panduan penilaian 13 2.3.7 Kompetensi kunci 14 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 16 3.1 Strategi pelatihan 16 3.2 Metode pelatihan 16 Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 1 dari 64

BAB IV MANAJEMEN ASET/BARANG 18 4.1 Perencanaan kebutuhan aset/barang 18 4.1.1 Pengertian aset 18 4.1.1.1 Umum 18 4.1.1.2 Aset sistem penyediaan air minum 19 4.1.2 Pemahaman manajemen aset 20 4.1.2.1 Lingkup manajemen aset 20 4.1.2.2 Manajemen aset sistem penyediaan air minum 21 4.1.2.3 Tujuan dan fungsi manajemen aset 23 4.1.2.4 Tahapan kerja manajemen aset 25 4.1.2.5 Kebutuhan dalam optimalisasi aset sistem penyediaan air minum 27 4.1.3 Perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan 32 4.1.4 Skala prioritas dan penjadualan kebutuhan aset 36 4.2 Pelaksanaan pengadaan aset/barang 36 4.2.1 Penyusunan data dan informasi 36 4.2.2 Mekanisme pengadaan barang 38 4.2.2.1 Prinsip pengadaan barang 38 4.2.2.2 Cara pengadaan barang 40 4.2.2.3 Prosedur dan proses pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa 42 4.3 Penerimaan, penyimpanan dan distribusi aset/barang 44 4.3.1 Pengolahan data penerimaan barang/aset 44 4.3.1.1 Verifikasi 44 4.3.1.2 Penerimaan dan pencatatan barang pengadaan 45 4.3.2 Pengeluaran barang/aset 46 4.3.2.1 Prosedur pengeluaran barang 46 4.3.2.2 Pembukuan pengeluaran barang 47 4.4 Manajemen inventaris 49 4.4.1 Kodefikasi 51 4.4.2 Prosedur inventarisasi 52 4.4.3 Persediaan barang/aset 54 4.4.4 Pemesanan barang/aset 54 4.4.5 Penyimpanan barang/stok pengadaan dan pengamanannya 54 4.4.5.1 Penyimpanan 54 4.4.5.2 Pengamanan 55 4.4.5.3 Gudang 56 Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 2 dari 64

4.5 Penghapusan aset 58 4.5.1 Dasar penghapusan 58 4.5.2 Strategi penghapusan 59 4.5.3 Proses penghapusan 60 4.5.3.1 Pemusnahan 60 4.5.3.2 Pemindahtanganan 60 BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI 62 5.1 Sumber daya manusia 62 5.2 Sumber-sumber perpustakaan 63 Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 3 dari 64

BAB I KATA PENGANTAR 1.1. Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi 1.1.1 Pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan merupakan kumpulan dari unsur-unsur yang dinamis, yang saling berhubungan/berkaitan dalam proses pencapaian tujuan pelatihan. Perumusan tujuan pelatihan berbasis kompetensi merupakan penjabaran dari rangkaian kegiatan yang disyaratkan dalam standar kompetensi untuk menjawab tuntutan dari setiap kriteria unjuk kerja dalam pencapaian kompetensi kerja. Pelatihan kerja diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja, meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang berkaitan dengan tugas yang dimiliki peserta. Sehingga setelah pelatihan selesai peserta memperoleh peningkatan kompetensi yang dibutuhkan dan mampu mengisi jabatan/profil pekerjaan yang dibutuhkan. 1.1.2 Kompeten di tempat kerja Kompetensi adalah menyatunya ketiga aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja atau KSA (knowledge, skill, attitude) yang diterapkan untuk mewujudkan standar kinerja yang disyaratkan di tempat kerja. Kompetensi adalah potensi seseorang yang ditampilkan setelah dilatih melalui pelatihan. Adapun ukuran standar kompetensi tersebut dapat diukur dan dijelaskan oleh Kriteria Unjuk Kerja. Kompeten di tempat kerja adalah seseorang yang telah dapat memenuhi persyaratan jabatan/pekerjaan yang ditetapkan oleh pasar/tempat kerja. Tuntutan kualitas tersebut didasarkan pada perangkat bakuan kompetensi (kriteria unjuk kerja). 1.2. Penjelasan materi pelatihan 1.2.1. Desain materi pelatihan Materi pelatihan merupakan bagian dari suatu program pelatihan kerja berbasis kompetensi yang menguraikan dan menjelaskan secara rinci rangkaian pencapaian kompetensi kerja. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 4 dari 64

Pada materi pelatihan, aspek-aspek kompetensi dalam indikator unjuk kerja diuraikan ke dalam bentuk modul pelatihan, agar dapat dipahami, dimengerti dan dikuasai oleh peserta pelatihan. Modul ini didisain untuk dapat digunakan pada pelatihan konvensional/klasikal dan pelatihan individual/mandiri. Yang dimaksud dengan pelatihan klasikal adalah pelatihan yang dilakukan dengan melibatkan bantuan seorang pelatih atau pembimbing, dengan menggunakan proses belajar mengajar sebagaimana biasanya. Sedangkan yang dimaksud dengan pelatihan mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan secara mandiri oleh peserta, dengan menambah unsur-unsur atau sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan pelatih. Selanjutnya dapat dipraktekkan penyelesaian suatu tugas tertentu melalui tahapantahapan latihan yang sistematis. 1.2.2 Isi modul Modul merupakan uraian terkecil bahan ajar yang dikemas secara utuh dan sistematis untuk membantu peserta pelatihan menguasai tujuan pelatihan. Modul akan memandu pelatih/fasilitator menyampaikan bahan belajar dalam proses pelatihan yang sesuai secara terinci. Modul ini terdiri dari 3 bagian, yaitu: a. Buku informasi Buku Informasi adalah sumber pelatihan, baik untuk pelatih maupun untuk peserta pelatihan. b. Buku kerja Buku kerja ini digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktik baik dalam pelatihan klasikal maupun pelatihan individual/mandiri. Buku kerja diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi : Kegiatan-kegiatan yang membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi. Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian kemampuan peserta pelatihan. Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melaksanakan praktik kerja. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 5 dari 64

c. Buku penilaian Buku penilaian ini digunakan oleh pelatih untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada buku kerja. Buku penilaian berisi : Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan kemampuan. Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian kemampuan peserta pelatihan. Sumber-sumber yang dapat digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai kemampuan. Semua jawaban/tanggapan pada setiap pertanyaan yang diisikan pada buku kerja. Petunjuk bagi pelatih untuk menilai setiap kegiatan praktik. Catatan pencapaian kemampuan peserta pelatihan. 1.2.3 Pelaksanaan materi pelatihan Pada pelatihan klasikal, pelatihan akan: Menyediakan buku informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai sumber pelatihan. Menyediakan salinan buku kerja kepada setiap peserta pelatihan. Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan. Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban tanggapan dan menuliskan hasil tugas praktiknya pada buku kerja. Pada pelatihan individual / mandiri, peserta pelatihan akan : Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama pelatihan. Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku kerja. Memberikan jawaban pada buku kerja. Mengisikan hasil tugas praktik pada buku kerja. Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatihan. 1.3. Pengakuan kompetensi terkini (RCC) Jika anda telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, anda dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini (RCC, recognition of current competency). Berarti anda tidak akan dipersyaratkan untuk belajar kembali. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 6 dari 64

Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, karena anda telah: a. Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan dan keterampilan yang sama, atau b. Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama, atau c. Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama. 1.4. Pengertian-pengertian Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja, atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan. Standarisasi Standarisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu. Penilaian / uji kompetensi Penilaian atau uji kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan (kriteria unjuk kerja). Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari. Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan. Standar kompetensi Standar kompetensi adalah standar kemampuan yang diperlukan pada rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku atau pemangku jabatan kerja. Standar Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 7 dari 64

kompetensi dinyatakan dalam format tertentu, yaitu: (i) unit kompetensi dari jabatan kerja tersebut; (ii) elemen kompetensi dari tiap unit kompetensi, dan (iii) kriteria unjuk kerja untuk tiap unit kompetensi. Sertifikasi kompetensi Sertifikasi kompetensi adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi melalui proses penilaian/uji kompetensi. Sertifikat kompetensi Sertifikat kompetensi adalah pengakuan tertulis yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi kepada seseorang yang dinyatakan kompeten, yaitu tenaga kerja trampil atau ahli yang telah menguasai suatu kompetensi tertentu dan telah memenuhi persyaratan berdasarkan disiplin keilmuan dan atau keahlian/ketrampilan tertentu. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 8 dari 64

BAB II STANDAR KOMPETENSI 2.1. Peta paket pelatihan Standar kompetensi kerja sektor air minum dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) sub sektor, yaitu perencanaan, pelaksanaan konstruksi, dan pengelolaan. Pada bidang pengelolaan air minum diantaranya meliputi bidang manajemen. Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum, yang dikategorikan dalam: Kelompok kompetensi umum, terdiri dari 2 unit kompetensi. Kelompok kompetensi inti, terdiri dari 15 unit kompetensi. Kelompok kompetensi khusus, terdiri dari 2 unit kompetensi. 2.2. Pengertian unit standar 2.2.1 Unit standar kompetensi Standar kompetensi Merupakan pernyataan apa yang harus dikerjakan di tempat kerja, disusun dengan pendekatan bidang pekerjaan. Standar kompetensi terbentuk atas sejumlah unit kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Unit kompetensi Merupakan uraian fungsi dan tugas atau pekerjaan yang mendukung tercapainya standar kompetensi. Setiap unit kompetensi memiliki sejumlah elemen kompetensi. Elemen kompetensi Merupakan bagian terkecil dari unit kompetensi yang mengidentifikasikan sejumlah fungsi tugas atau kegiatan yang harus dikerjakan untuk mencapai unit kompetensi tersebut. Kriteria unjuk kerja (KUK) Merupakan langkah kerja yang harus dilaksanakan dalam pencapaian elemen kompetensi. KUK mencerminkan kegiatan yang menggambarkan 3 aspek, yaitu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja. Selain itu KUK juga menunjukkan sejauh mana persyaratan elemen kompetensi dapat diukur berdasarkan pada tingkat yang diinginkan. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 9 dari 64

2.2.2 Daftar unit kompetensi Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum : A. Kelompok kompetensi umum 1. Menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. 2. Melaksanakan manajemen umum. B Kelompok kompetensi inti 1. Melaksanakan manajemen mutu 2. Melaksanakan manajemen strategik 3. Melaksanakan manajemen sumber daya manusia 4. Melaksanakan manajemen aset/barang 5. Melaksanakan manajemen keuangan dan akuntansi 6. Melaksanakan manajemen informasi 7. Melaksanakan manajemen operasi SPAM 8. Melaksanakan manajemen pemeliharaan SPAM 9. Melakukan komunikasi 10. Melaksanakan konseling 11. Melaksanakan negosiasi bisnis 12. Melakukan manajemen bisnis air minum 13. Melakukan manajemen investasi 14. Melakukan manajemen resiko 15. Melaksanakan kemitraan pemerintah badan usaha C Kelompok kompetensi khusus 1. Menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa 2. Melakukan hubungan masyarakat 2.2.3 Durasi pelatihan Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan seluruh 19 unit kompetensi adalah 111 JPL, dimana 1 JPL (jam pelajaran) adalah 45 menit. Sedangkan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan unit kompetensi ini adalah 6 JPL. 2.2.4 Kesempatan mencapai kompetensi Jika anda belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, pelatih anda akan mengatur rencana pelatihan dengan anda. Rencana ini akan memberikan anda Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 10 dari 64

kesempatan kembali untuk meningkatkan level kompetensi anda sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali. 2.3. Unit kompetensi yang dipelajari 2.3.1. Judul unit Judul unit Kompetensi: Melaksanakan manajemen aset/barang 2.3.2. Kode unit Kode unit: PAM.MM02.004.01. 2.3.3. Deskripsi unit Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam melaksanakan manajemen aset/ barang. 2.3.4. Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja Elemen kompetensi yang harus dikuasai dalam unit kompetensi berikut kriteria unjuk kerja terdapat pada tabel 2.1 di bawah ini: Tabel 2.1 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja pada unit kompetensi melaksanakan manajemen aset/barang ELEMEN KOMPETENSI 01. Melaksanakan perencanaan kebutuhan aset/ barang KRITERIA UNJUK KERJA 1.1. Kebutuhan aset dan barang direncanakan berdasar pada rencana strategik dan kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan aset dan barang yang ada serta mempertimbangkan aspek efisiensi perusahaan. 1.2. Rincian kebutuhan aset dan barang berdasar pada kuantitas dan spesifikasi disusun dengan menggunakan format yang ditetapkan oleh perusahaan. 1.3. Skala prioritas dan penjadualan kebutuhan aset dan barang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 11 dari 64

ELEMEN KOMPETENSI 02. Melaksanakan pengadaan aset/ barang 03. Melaksanakan penyimpanan dan distribusi aset/ barang serta pemanfaatannya 04. Menerapkan manajemen inventaris (sediaan) 05. Melaksanakan penghapusan aset/ barang KRITERIA UNJUK KERJA 2.1. Data dan informasi aset dan barang yang akan diadakan dipersiapkan sesuai dengan perencanaan kebutuhan. 2.2. Survey ke supplier dan vendor dilakukan untuk memperoleh harga yang rasional dengan kualitas sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. 2.3. Pengadaan barang dilakukan dengan menggunakan prosedur dan mekanisme yang telah ditetapkan oleh perusahaan (apabila sumber dana dari pemerintah maka berlaku prosedur sesuai dengan Kepres 80 tahun 2003. 3.1. Data dan informasi aset dan barang dihimpun dan diolah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan. 3.2. Pengeluaran aset dan barang dilakukan atas permintaan penggunaan yang sah sesuai dengan SOP yang ditetapkan dengan menerapkan FIFOLIFO (First In First Out Leave In First Out). 3.3. Data dan informasi aset dan barang di upgrade secara periodik sesuai dengan kebijakan dan SOP yang ditetapkan perusahaan. 4.1. Kodifikasi aset/ barang ditetapkan secara manual atau terkomputerisasi sesuai dengan kebijakan dan SOP yang ditetapkan oleh perusahaan. 4.2. Kecepatan penyerapan aset/ barang dipantau dengan menggunakan format dan prosedur yang ditetapkan perusahaan. 4.3. Buffer Stock aset/ barang untuk menjaga ketersediaan ditetapkan berdasar pada tingkat kebutuhan/pemakaian masing-masing jenis aset dan barang untuk operasional perusahaan. 4.4 Life time aset/ barang dan re-order point aset/ barang ditetapkan berdasar pada karakter, spesifikasi dan jenis pemakaian dari masingmasing aset. 5.1. Kategori jenis aset dan barang yang dapat dihapus diidentifikasi dan ditetapkan berdasar pada kebijakan perusahaan tentang penghapusan barang bdan aset. 5.2. Prosedur penghapusan aset/ barang ditetapkan berdasar pada kebijakan perusahaan tentang penghapusan aset dan barang. 5.3. Proses penghapusan aset/ barang dilakukan dengan prosedur baku yang ditetapkan perusahaan. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 12 dari 64

2.3.5. Batasan variabel 1. Konteks variabel : Unit ini berlaku untuk melaksanakan perencanaan, melaksanakan pengadaan, melaksanakan penyimpanan dan distribusi, menerapkan manajemen inventaris (sediaan) dan melaksanakan penghapusan yang digunakan untuk melaksanakan manajemen aset/ barang. 2. Perlengkapan untuk melakukan manajemen aset/ barang pada pengelolaan air minum, mencakup: 2.1 Referensi 2.2 Pedoman akuntansi PDAM. 2.3 Form pengadaan, penyimpanan dan distribusi, inventaris dan penghapusan. 2.4 Data pemasok/ supplier. 3. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan manajemen aset/ barang pada pengelolaan air minum meliputi : 3.1 Melaksanakan perencanaan. 3.2 Melaksanakan pengadaan. 3.3 Melaksanakan penyimpanan dan distribusi. 3.4 Menerapkan manajemen inventaris (sediaan). 3.5 Melaksanakan penghapusan. 4. Peraturan untuk melaksanakan manajemen aset/ barang pada pengelolaan air minum adalah: 4.1 Keputusan Presiden RI No.80 Tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. 4.2 Keputusan Presiden RI No.60 tahun 2004 tentang perubahan pertama Keputusan Presiden RI No.80 Tahun 2003. 4.3 Keputusan Presiden RI No. 32 tahun 2005 tentang perubahan kedua Keputusan Presiden RI No.80 Tahun 2003. 4.4 Keputusan direksi. 2.3.6. Panduan penilaian 1. Penjelasan prosedur penilaian : Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unitunit kompetensi yang terkait : 1.1. PAM.MM01.002.01 : Melaksanakan manajemen umum. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 13 dari 64

2. Kondisi penilaian : 2.1. Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan distribusi, penerapkan manajemen inventaris (sediaan) dan penghapusan pada pelaksanaan manajemen aset/ barang. 2.2. Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek, dan simulasi di workshop dan atau di tempat kerja. 3. Pengetahuan yang dibutuhkan : Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 3.1. Pengelolaan logistik. 3.2. Pengelolaan aset. 3.3. Pengadaan barang. 4. Keterampilan yang dibutuhkan : Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 4.1. Menyusun laporan aset. 5. Aspek kritis : Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut : 5.1. Prosedur pengadaan. 5.2. Penetapan spesifikasi. 5.3. Cara pengadaan. 2.3.7. Kompetensi kunci Kompetensi kunci dalam mencapai unjuk kerja yang disyaratkan terdapat pada tabel 2.2 di bawah ini. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 14 dari 64

Tabel 2.2 Kompetensi kunci dalam pencapaian unjuk kerja melaksanakan manajemen aset/barang NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT TINGKAT 1. Mengumpulkan, mengorganisasi dan menganalisa informasi 3 2. Mengkomunikasikan ide-ide dan menginformasikan 2 3. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan 2 4. Bekerjasama dengan orang lain dan berkelompok 2 5. Menggunakan ide serta tehnik matematika 2 6. Memecahkan masalah 2 7. Menggunakan teknologi 2 Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 15 dari 64

BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 3.1 Strategi pelatihan Persiapan dan perencanaan pelatihan: Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar anda. Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca. Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki. Merencanakan aplikasi praktik pengetahuan dan keterampilan anda. Permulaan dari proses pembelajaran: Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas yang terdapat pada tahap belajar. Merevisi dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan anda. Pengamatan terhadap tugas praktik: Mengamati keterampilan praktik yang didemonstrasikan oleh pelatih atau orang yang telah berpengalaman lainnya. Mengajukan pertanyaan kepada pelatih tentang konsep sulit yang anda temukan. Implementasi dan penilaian: Penilai akan mengumpulkan bukti dan membuat pertimbangan mengenai pengetahuan, pemahaman dan unjuk kerja tugas-tugas anda dan sikap anda terhadap pekerjaan. Penilaian dapat dilaksanakan dengan tujuan sebagai bantuan dan dukungan belajar. Anda akan dinilai untuk menentukan apakah anda telah mencapai kompetensi sesuai dengan standar yang dijelaskan dalam kriteria unjuk kerja. 3.2 Metode pelatihan Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan. Belajar secara mandiri: Belajar secara mandiri memperbolehkan anda untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 16 dari 64

bebas, anda disarankan untuk menemui pelatih setiap saat untuk mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar. Belajar berkelompok Belajar berkelompok memungkinkan peserta untuk datang bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, namun sesi kelompok tetap memberikan interaksi antara peserta, pelatih dan pakar/ahli dari tempat kerja. Belajar terstruktur Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh pelatih atau ahli lainnya. Sesi belajar terstruktur ini umumnya mencakup topik tertentu. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 17 dari 64

BAB IV MANAJEMEN ASET / BARANG 4.1 Perencanaan kebutuhan aset / barang 4.1.1 Pengertian aset 4.1.1.1 Umum Terdapat beberapa pengertian mengenai aset. Pengertian yang paling mendasar adalah dalam pernyataan aset is the resources under control. Sumber daya yang berada dalam penguasaan dan pengendalian manajemen inilah yang perlu dipelajari lebih dalam. Aset adalah barang, yang dalam pengertian hukum disebut benda, yang terdiri dari benda tidak bergerak dan benda bergerak, baik yang berwujud (tangible, seperti gedung, kendaraan, uang, dsb) serta tidak berwujud (intangible, seperti hak paten, merk, komitmen dari sumber daya manusia, reputasi, dsb). Termasuk di dalam ketagori aset tangible adalah aset riil dan aset non-riil, dimana contoh aset non-riil antara lain berbentuk deposito. Pengertian aset berdasarkan perspektif pembangunan berkelanjutan, terbagi dalam 3 aspek pokok, yaitu: (sumber: Ir. Doli Siregar, MSc, Manajemen Aset): 1. Sumber daya alam, adalah semua kekayaan alam yang dapat digunakan dan diperlukan untuk memenuhi kebutuhan manusia. 2. Sumber daya manusia, adalah semua potensi yang terdapat pada manusia seperti akal, pikiran, seni, ketrampilan, dan sebagainya yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan bagi dirinya sendiri maupun orang lain atau masyarakat pada umumnya. 3. Infrastruktur, adalah sesuatu buatan manusia yang dapat digunakan sebagai sarana untuk kehidupan manusia dan sebagai sarana untuk dapat memanfaatkan sumber daya alam dan sumber daya manusia dengan semaksimalnya, baik untuk saat ini maupun keberlanjutannya di masa yang akan datang. Berdasarkan Undang-undang no 1 tahun 2004, yang dimaksud dengan barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Adapun pengertian aset/barang daerah yang ditemui dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Keputusan Menteri Keuangan mempunyai maksud dan pengertian yang sama, yaitu semua barang yang dibeli atau yang diperoleh atas beban APBN/APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 18 dari 64

Sumber perolehan barang milik daerah: Pembentukan daerah otonom berdasarkan undang-undang. Pembelanjaan APBN/APBD. Sumbangan dalam/luar negeri. Sumbangan pihak ketiga. Penyerahan dari pemerintah pusat. Fasilitas umum dan fasilitas sosial. Swadaya masyarakat. Semua barang yang secara hukum dikuasai pemerintah daerah. 4.1.1.2 Aset sistem penyediaan air minum Berdasarkan PP 16 tahun 2005 tentang pengembangan sistem penyediaan air minum, penyediaan air minum adalah kegiatan menyediakan air minum untuk memenuhi kebutuhan masyarakat agar mendapatkan kehidupan yang sehat, bersih dan produktif. Sedangkan sistem penyediaan air minum (SPAM) didefinisikan sebagai suatu kesatuan fisik (teknik) dan non-fisik dari prasarana dan sarana air minum. Aset diartikan sebagai aktiva berwujud yang memiliki umur lebih panjang dari satu tahun. Dalam infrastruktur air minum aset utama dapat berupa jaringan perpipaan, hidran, valve, sambungan, meter air, manhole, waduk, instalasi pengolahan, pompa, reservoir, pengolahan limbah/lumpur. Berdasarkan pada PP 16 tahun 2005, batasan aset SPAM adalah: 1. Unit air baku, merupakan sarana pengambilan dan atau penyedia air baku. Dapat terdiri dari bangunan penampungan air, bangunan pengambilan/penyadapan, alat pengukuran dan peralatan pemantauan, sistem pemompaan, dan atau bangunan sarana pembawa serta perlengkapannya. 2. Unit produksi, merupakan prasarana dan sarana yang digunakan untuk mengolah air baku menjadi air minum melalui proses fisik, kimiawi, dan atau biologi. Dapat terdiri dari bangunan pengolahan dan perlengkapannya, alat pengukuran dan peralatan pemantauan, serta bangunan penampungan air minum. 3. Unit distribusi, terdiri dari sistem perpompaan, jaringan distribusi, bangunan penampungan air minum, alat ukur dan peralatan pemantauan. 4. Unit pelayanan, meliputi sambungan rumah, hidran umum, dan hidran kebakaran. 5. Unit pengelolaan teknis, terdiri dari kegiatan operasional, pemeliharaan dan pemantauan dari unit air baku, unit produksi dan unit distribusi. 6. Unit pengelolaan non teknis, terdiri dari kegiatan administrasi dan pelayanan. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 19 dari 64

4.1.2 Pemahaman manajemen aset 4.1.2.1 Lingkup manajemen aset Di dalam manajemen aset (pengelolaan aset), tidak terlepas dari siklus pengelolaan barang yang dimulai dari perencanaan sampai penghapusan barang tersebut, dengan urutan berikut ini: 1. Perencanaan (planning): meliputi penentuan kebutuhan (requirement) dan penganggarannya (budgeting). 2. Pengadaan (procurement): meliputi cara pelaksanaannya, standar barang dan harga, penyusunan spesifikasi dan sebagainya. 3. Penyimpanan dan penyaluran (storage and distribution). 4. Pengendalian (controlling). 5. Pemeliharaan (maintenance). 6. Pengamanan (safety). 7. Pemanfaatan penggunaan (utilities). 8. Penghapusan (disposal). 9. Inventarisasi (inventory). Berdasarkan landasan yang jelas dan terbaru yaitu Permendagri no 17 tahun 2007, pengelolaan barang daerah meliputi: 1. Perencanaan kebutuhan dan penganggaran. 2. Pengadaan. 3. Penerimaan, penyimpanan dan penyaluran. 4. Penggunaan. 5. Penatausahaan. 6. Pemanfaatan. 7. Pengamanan dan pemeliharaan. 8. Penilaian. 9. Penghapusan. 10. Pemindahtanganan. 11. Pembinaan, pengawasan dan pengendalian. 12. Pembiayaan, serta 13. Tuntutan ganti rugi Manajemen aset sendiri dapat didefinisikan sebagai proses dalam mengarahkan kegiatan perencanaan, pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan aset dan pengoptimalan fungsi layanan serta pengelolaan resiko dan biaya yang terkait dengan keseluruhan siklus aset. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 20 dari 64

Implementasi manajemen aset yang efisien dan efektif membutuhkan pemahaman yang jelas mengenai pertanggungjawaban penggunaan aset. Penggunaan aset ini meliputi rencana komprehensif yang didasarkan atas sasaran yang diinginkan dari penyediaan aset, dan rencana untuk memenuhi pembiayaan penggunaan aset, pengelolaan dan pemeliharaan aset eksisting, serta rasionalisasi dan penghapusan aset yang berlebih. Hasil terpenting dalam implementasi manajemen aset adalah menjamin bahwa aset eksisting dikelola dan dipelihara secara efisien dan efektif serta benar-benar didayagunakan dalam mendukung pelayanan, sehingga memaksimalkan potensi yang dapat dihasilkan oleh aset tersebut. Kinerja fisik, operasional, fungsional dan keuangan dari aset tersebut harus dipantau secara kontinu dan diikuti dengan program untuk mengantisipasi terjadinya penurunan kinerja melalui suatu program peningkatan kinerja yang spesifik. Atau dapat dikatakan bahwa resiko serta biaya yang harus dikeluarkan adalah terkendali sepanjang masa pakai aset. 4.1.2.2 Tujuan dan fungsi manajemen aset Saat ini, di lingkungan Pemda/pegawai negeri, manajemen aset lebih dikenal sebagai manajemen inventaris/barang atau manajemen material dengan penitikberatan pada tujuan bagaimana mengelola barang inventaris sehingga terpenuhi persyaratan optimal bagi pelayanan tugas dan fungsi instansinya. Manajemen aset sebetulnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen keuangan dan secara umum terkait dengan administrasi pembangunan, khususnya yang berkaitan dengan nilai aset, pemanfaatan aset, pencatatan nilai aset dalam neraca, maupun dalam penyusunan prioritas pembangunan. Manajemen aset ke depan lebih ditujukan untuk menjamin pengembangan kapasitas yang berkelanjutan dari PDAM. Perusahaan dituntut agar dapat mengembangkan atau mengoptimalkan pemanfaatan aset daerah guna meningkatkan pendapatan asli daerah, yang akan digunakan untuk membiayai kegiatan guna mencapai pemenuhan persyaratan optimal bagi pelayanan tugas dan fungsi instansinya terhadap masyarakat. Manfaat diterapkannya manajemen aset bagi PDAM adalah: 1. Meningkatkan pengurusan dan akuntabilitas dengan menunjukkan kepada pemilik, pengguna, dan pihak yang terkait, bahwa layanan yang dihasilkan adalah layanan yang efektif dan efisien; menyediakan dasar untuk mengevaluasi keseimbangan layanan harga kualitas; meningkatkan akuntabilitas atas penggunaan sumber daya dengan perhitungan kinerja dan keuangan. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 21 dari 64

2. Meningkatkan komunikasi dan hubungan dengan pengguna layanan dengan cara meningkatkan pengertian pada kebutuhan layanan dan pilihan-pilihannya; konsultasi formal atau persetujuan pengguna tentang level layanan untuk meningkatkan kenyamanan pelanggan dan citra perusahaan. 3. Meningkatkan manajemen resiko dengan cara menganalisis kemungkinan dan konsekuensi dari kegagalan aset. 4. Meningkatkan efisiensi keuangan dengan meningkatkan keahlian pengambilan keputusan berdasar pada biaya dan keuntungan dari beberapa alternatif; justifikasi untuk program kerja ke depan dan kebutuhan pendanaannya; pengenalan semua biaya dari kepemilikan atau pengoperasian aset selama masa pakai aset tersebut. Saat ini penggunaan manajemen aset dalam SPAM mulai dibutuhkan dalam melakukan prediksi ke depan, untuk: Bahan masukan dalam penyusunan rencana jangka menengah/corporate plan yang terstruktur dan akuntabel, serta rencana strategis tahunan Bahan masukan/input perencanaan modal, pemeliharaan dan penghapusan aset. Memperlihatkan hubungan antara kinerja pelayanan dengan perencanaan penggunaan sumber daya. Menentukan metode yang tepat dalam mengelola aset baru. Melakukan cara yang lebih efektif dan inovatif dalam melaksanakan pelayanan. Bahan masukan/input bagi partisipasi swasta dalam pendanaan, pengawasan, manajemen dan pemeliharaan. Seringkali setiap peningkatan kebutuhan pelayanan SPAM diantisipasi dengan pembangunan sarana dan prasarana baru, yang kurang memperhitungkan masa pakai aset dan biaya aset secara keseluruhan. Pemanfaatan aset SPAM eksisting kurang optimal dan berada di bawah kinerja yang seharusnya, dan hanya sedikit program yang bertujuan melakukan rasionalisasi terhadap aset yang ada. Pemahaman menyeluruh tentang aset SPAM dan masa pakainya akan memungkinkan pemilik aset dan pemakai untuk terlibat langsung dalam penentuan kualitas pelayanan, mengoptimalkan nilainya, menggunakannya, dan memperoleh manfaat dari aset yang dikendalikannya. Selain itu, seringkali perhatian pembiayaan dalam manajemen aset hanya diarahkan pada biaya pemeliharaan saja, sehingga struktur biaya keseluruhan dari pemanfaatan aset kurang disadari. Hal ini akan menimbulkan kekagetan ketika umur aset telah habis sementara pendanaan untuk penggantian tidak tersedia. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 22 dari 64

Beberapa faktor pendukung untuk mewujudkan manajemen aset yang optimal adalah: 1. Sistem informasi yang jelas. 2. Rencana operasional yang baik dalam hal pengadaan/pembelian. 3. Sumber daya manusia yang memadai. 4. Adanya dukungan manajemen. 5. Keuangan yang memadai. Sedangkan jenis-jenis informasi yang sangat dibutuhkan untuk terlaksananya manajemen aset dengan baik adalah: 1. Pembukuan aset, termasuk di dalamnya adalah dokumentasi aset dengan menggunakan teknologi informasi (GIS) misal untuk jaringan pipa distibusi. 2. Manajemen operasi. 3. Pemantauan kinerja. 4. Pemantauan biaya operasi 5. Manajemen perawatan/pemeliharaan aset 6. Pemantauan kondisi aset 7. Perencanaan penggantian aset. 4.1.2.3 Tahapan kerja manajemen aset Manajemen aset ini sebenarnya terdiri dari 5 tahapan kerja yang satu sama lainnya saling berhubungan dan terintegrasi seperti digambarkan pada gambar 4.1, yaitu: 1. Inventarisasi aset. Terdiri dari 2 aspek, yaitu inventarisasi fisik dan inventarisasi yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk, luas, lokasi, volume, jumlah, jenis, alamat, dan lainlain. Aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir masa penguasaan, dan lain-lain. Proses kerja yang dilakukan adalah: Pendataan. Kodifikasi/labelling. Pengelompokan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset. 2. Legal audit. Merupakan satu lingkup kerja manajemen aset yang berupa: Inventarisasi status penguasaan aset, sistem dan prosedur penguasaan atau pengalihan aset. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 23 dari 64

Identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan legal. Strategi untuk memecahkan berbagai permasalahan legal yang terkait dengan penguasaan ataupun pengalihan aset. Permasalahan legal yang sering ditemui antara lain status has penguasaan yang lemah, aset dikuasai pihak lain, pemindahtanganan aset yang tidak termonitor dengan baik, dan lain-lain. 3. Penilaian aset. Penilaian aset merupakan suatu proses kerja untuk melakukan penilaian atas aset yang dikuasai. Biasanya dikerjakan oleh konsultan penilaian yang independen. Hasil dari nilai aset tersebut akan dapat dimanfaatkan untuk mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan harga bagi aset yang ingin dijual. 4. Optimalisasi aset Optimalisasi aset merupakan proses kerja dalam manajamen aset yang bertujuan mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan aset. Gambar 4.1 Alur manajemen aset dalam optimalisasi pemanfaatan Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 24 dari 64

5. Pengawasan dan pengendalian aset Sarana yang efektif dalam pelaksanan pengawasan dan pengendalian pemanfaatan dan pengalihan aset adalah dengan mengembangkan sistem informasi manajemen aset (SIMA). Penggunaan SIMA dapat meningkatkan kinerja pengelolaan aset. Transparansi kerja sangat terjamin tanpa perlu adanya kekhawatiran akan pengawasan dan pengendalian yang lemah. Dalam SIMA, keempat aspek di atas diakomodasi dalam sistem dengan menambahkan aspek pengawasan dan pengendalian. Sehingga setiap penanganan terhadap satu aset termonitor dengan jelas, mulai dari lingkup penanganan hingga siapa yang bertanggungjawab dalam menanganinya. 4.1.2.4 Manajemen aset sistem penyediaan air minum Prinsip/strategi dalam manajemen aset SPAM: Aset diadakan hanya untuk mendukung pelayanan. Perencanaan aset harus diselenggarakan sejalan dengan perencanaan sumber daya manusia, informasi dan pendanaan. Tanggung jawab untuk penyediaan dan pengelolaan aset harus sejalan dengan unit yang mengendalikannya. Rencana dan strategi manajemen aset harus mencerminkan kerangka kebijakan perusahaan secara menyeluruh. Keseluruhan biaya untuk menyediakan, mengoperasikan dan memelihara aset harus tercermin dalam anggaran unit kerja manajemen aset. Bagi PDAM, kinerja keberhasilan aset infrastruktur air minum adalah untuk mencapai sasaran teknis SPAM sesuai yang ditetapkan pada Peraturan Pemerintah no 16 tahun 2005, berupa tingkat kontinuitas pasokan air minum dalam jangka panjang, tekanan yang cukup sehingga memberikan kuantitas yang mencukupi kebutuhan, dan kualitas yang memenuhi standar kesehatan. Penjabaran tujuan dan sasaran tiap aset SPAM terdapat pada tabel 4.1. Manajemen aset sangat dibutuhkan untuk mencapai tingkat pelayanan yang diinginkan tersebut di atas dengan cara yang paling efisien dalam biaya. Karenanya sasaran manajemen aset SPAM adalah untuk menjaga fungsi dan kinerja dari sarana dan prasarana air minum untuk tetap berada pada kondisi yang sesuai dengan fungsi dan kinerja yang direncanakan serta sesuai dengan kriteria disainnya. Manajemen aset SPAM pada dasarnya adalah perawatan, pemeliharaan, perbaikan dan penggantian aset (sarana dan prasarana) sehingga kualitas pelayanan tetap terjamin. Dengan demikian Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 25 dari 64

tugas utama dalam manajemen aset adalah bagaimana menjaga kinerja aset agar sesuai dengan kriteria perencanaannya, serta meminimalkan biaya pemeliharaan (dalam konteks pemikiran yang komprehensif) sehingga aset yang dimiliki memberikan nilai manfaat yang maksimum dengan biaya minimum. Unit kerja, melalui perencanaan yang efektif, akan mengidentifikasikan aset yang dibutuhkan untuk menghasilkan kinerja yang diharapkan dengan biaya yang efisien. Aset diklasifikasikan sebagai suatu masukan (input) untuk menghasilkan kinerja pelayanan yang diharapkan, dan setiap unit kerja perlu menghitung biaya sebenarnya yang harus dikeluarkan untuk menghasilkan kinerja pelayanan. Tabel 4.1 Tujuan dan sasaran aset PAM KOMPONEN ASET 1 Sumber air : Mata air Sungai Danau/waduk Air tanah TUJUAN ASET Untuk menurap mengambil mengalirkan air dari sumber-sumber air dalam jumlah yang memadai untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan masa mendatang; dengan cara yang memenuhi persyaratan teknis, kelestarian lingkungan, dan sosial budaya, serta memperhatikan peran dan penggunaan lain dari sumber tersebut untuk kepentingan lainnya. 2 Instalasi Pengolahan Air (IPA) Secara handal mampu untuk memproduksi air minum dengan kualitas yang memenuhi persyaratan dan kuantitas yang sesuai kriteria perencanaan. 3 Reservoir Mampu menyediakan cadangan air yang terbebas dari kontaminasi, untuk menjamin tingkat pelayanan yang ditetapkan serta meniadakan resiko gangguan pelayanan yang terjadi akibat adanya gangguan pengaliran (gangguan di unit pengolahan, kebocoran, atau pembersihan pipa), termasuk antisipasi penggunaan air untuk kebakaran. 4 Jaringan distribusi Mampu mengalirkan air yang bebas dari kontaminasi ke setiap titik pelayanan sesuai dengan debit, tekanan dan kontinuitas menurut rencana yang telah ditetapkan. 5 Perpompaan Mampu menyediakan tekanan yang dibutuhkan untuk mengalirkan air melalui jaringan distribusi, atau mengalirkan air ke reservoir distribusi, dan menjamin tercapainya kriteria teknis pengaliran dan standar pelayanan minimum. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 26 dari 64

4.1.2.5 Kebutuhan dalam optimalisasi aset sistem penyediaan air minum Optimalisasi aset SPAM meliputi: Operasional dan perawatan aset. Pemeliharaan/perbaikan. Pembaharuan/rekondisi. A Operasional dan perawatan aset sistem penyediaan air minum Kegiatan operasional aset merupakan suatu tugas dan pembiayaan yang tidak menghasilkan dampak langsung terhadap kondisi aset, namun merupakan hal yang diperlukan untuk menjaga agar aset berfungsi dengan baik. Hal ini meliputi antara lain penyediaan dan pengendalian enerji, personil, bahan habis pakai, pemantauan dan pemeriksaan berkala, sebagai berikut: 1. Memantau kondisi dan kinerja setiap aset. Melakukan pemeriksaan setiap muncul gejala penurunan kinerja sehingga berada di luar batas parameter / kriteria yang ditetapkan. Selanjutnya dilakukan identifikasi mengenai tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kondisi tersebut. Kegiatan pemantauan ini misalnya: Pemantauan debit aliran, Analisis keluhan pelanggan dan catatan gangguan pelayanan, Program inspeksi aset yang kritis, Analisis laporan kondisi aset yang disusun kontraktor, Melaksanakan pengujian terhadap kondisi aset tertentu untuk mengetahui tingkat keandalan dan gradasinya. 2. Memantau kualitas air di instalasi produksi dan di jaringan distribusi. Perbaikan proses pengolahan perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas air. Koreksi terutama harus dilakukan bila ada teguran dari Departemen Kesehatan atau keluhan dari pelanggan. 3. Meminimalkan biaya, dengan cara misalnya: Menyelenggarakan audit penggunaan enerji, untuk mengidentifikasi kemungkinan penggantian peralatan dengan peralatan lain atau dengan metoda yang lebih hemat enerji. Mengidentifikasikan, mengevaluasi dan mempertimbangkan teknologi yang lebih mutakhir, serta memantau dan mengendalikan peralatan yang akan meningkatkan efisiensi operasional maupun manajemen. Memantau penggunaan air dan bila diperlukan melakukan pedoman penanggulangan kebocoran untuk mengidentifikasikan sumber kebocoran. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 27 dari 64

4. Melakukan pengurangan resiko, dengan cara misalnya: Menerapkan sistem deteksi terhadap gangguan, dan melakukan antisipasi yang efektif dan dengan segera terhadap setiap kegagalan sistem dan terjadinya polusi Mengasuransikan aset utama secara memadai Melakukan pemeriksaan struktur aset utama secara berkala. Referensi mengenai standar operasi dan spesifikasi harus tersedia untuk menjamin agar proses operasional aset dapat dijalankan dengan baik dan benar. Referensi ini terkait dengan antara lain: rencana pengelolaan aset, standar kualitas air minum, standar pelayanan, standar air buangan, dan lain-lain. B. Pemeliharaan dan perbaikan aset sistem penyediaan air minum Pemeliharaan dapat didefinisikan sebagai kelompok kegiatan yang bertujuan untuk menjaga suatu aset agar berada pada kondisi yang siap untuk menjalankan fungsinya, sesuai dengan kinerja yang diharapkan. Pemeliharaan merupakan tugas rutin, termasuk melakukan perbaikan dengan segera untuk menjaga agar aset beroperasi dengan baik. Efisiensi kerja yang baik diperlukan terhadap aset kritis yang membutuhkan pengawasan terus menerus sehingga dicapai pemakaian aset yang optimal dan sepadan dalam mencapai tingkat kinerja yang diharapkan. Tujuan dari pemeliharaan adalah untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut: Selalu siap bekerja sesuai dengan kriteria disainnya. Usia pakai aset dapat mencapai rencana umur aset, dalam rangka meminimalkan biaya. Strategi pemeliharaan yang diterapkan untuk jangka pendek adalah untuk mempertahankan tingkat pelayanan yang diharapkan dalam kaitan dengan kondisi aset, serta memfungsikan aset tersebut dengan biaya minimal. Dalam jangka panjang, kegiatan pemeliharaan akan disesuaikan seperlunya dengan mempertimbangkan: 1. Umur aset relatif terhadap umur ekonomis yang diharapkan. 2. Resiko kerusakan dari aset yang kritis. 3. Perubahan tingkat pelayanan aset yang diinginkan. 4. Peningkatan/pengembangan aset sesuai dengan jadwal pengembangan dan penggantian. Pemeliharaan dibagi dalam dua kategori utama, yaitu pemeliharaan yang direncanakan dan yang tidak direncanakan. Pemicu dan sasaran dari kedua kategori ini berbeda. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 28 dari 64

1. Pemeliharaan yang direncanakan (preventif). Dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disusun sebelumnya. Bertujuan untuk : (i) meyakinkan dapat terjaganya kelangsungan fungsi aset, (ii) menjaga umur aset agar sesuai dengan yang direncanakan, dan (iii) meningkatkan umur pemanfaatan aset bila cukup ekonomis. Contohnya adalah pemantauan komponen yang kritis, penggantian komponen minor, atau pelumasan peralatan mekanis. Pemeliharaan berdasarkan kondisi aset dilaksanakan sebagai kesimpulan dari suatu evaluasi kinerja aset tertentu atau bagiannya, seperti overhaul pompa, pemeliharaan perbaikan hidran kebakaran dan sejenisnya. Sekali suatu kerusakan telah diidentifikasi, program perbaikan harus segera disusun sebelum timbulnya resiko yang lebih berat ataupun akibat kerusakan menjadi lebih mahal atau fatal. Perhatian harus diberikan terutama pada (i) aset yang seringkali sudah rusak sebelum jadwal pemeriksaan berikutnya; (ii) aset yang berpengaruh terhadap pengamanan kerja; (iii) aset yang bila rusak akan mengakibatkan kerugian ekonomis yang parah. Dalam menyusun jadwal perbaikan, perlu dirancang untuk menggunakan sumber daya seefisien dan seefektif mungkin. Misal dengan melakukan koordinasi untuk secara bersamaan memperbaiki berbagai kerusakan di lokasi yang sama Melakukan pemantauan efektivitas secara berkesinambungan terhadap pekerjaan pemeliharaan yang bersifat preventif, untuk selanjutnya menjawab ulang kegiatan sehingga dapat meningkatkan efisiensi. Lakukan pencatatan frekuensi kerusakan serta biaya kegiatan perbaikan, sehingga dapat menjadi masukan bagi pengambil keputusan. Contoh program pemeliharaan aset SPAM: Menjaga tingkat pelayanan yang diperlukan, seperti membersihkan saringan, membilas pipa, memelihara lapangan, membersihkan tandon air, menguji putaran keran/hidran kebakaran. Meminimalkan resiko kerusakan peralatan, seperti melakukan overhaul pompa secara proaktif, merekondisi katup pengatur tekanan. Menjaga keamanan lingkungan, seperti memelihara pagar pengaman, menjaga agar lantai tidak licin. Mencegah terjadinya kerugian akibat kelalaian dalam memelihara, seperti keterlambatan pengecatan, menunda perbaikan kebocoran hidran, memperbaiki kerusakan meter air. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 29 dari 64

2. Pemeliharaan tidak direncanakan (kerusakan). Adalah suatu tindakan untuk memperbaiki sebagai antisipasi terjadinya kerusakan atau gangguan pelayanan, seperti kebocoran pipa atau rusaknya pompa. Sejauh mungkin harus sudah disusun prediksi terjadinya kerusakan yang tidak direncanakan, sehingga bila kerusakan terjadi maka telah memiliki prosedur tetap dalam tindakan untuk mengatasi kerusakan tersebut. Hal yang penting adalah untuk selalu memelihara kontak dengan pihak yang mampu menanggulangi keadaan darurat, internal dan kontraktor. Menyediakan peralatan yang memadai dan suku cadang tertentu yang diperlukan untuk mengganti bagian-bagian yang biasa rusak. Sasaran utama dari penanggulangan kerusakan adalah untuk sesegera mungkin memperbaiki kerusakan dengan cara yang paling ekonomis secara permanen. Atau kadang-kadang perlu diatasi secara darurat sampai dilakukan penanggulangan ataupun penggantian. Apabila manajemen aset PDAM dilaksanakan dengan baik, maka akan (i) meningkatkan cakupan dan kualitas pelayanan, dan (ii) meningkatkan kinerja PDAM. Beberapa faktor yang menyebabkan pemeliharaan aset tidak berjalan baik, antara lain: Tidak ada dukungan manajemen puncak. Manajemen tidak memahami pentingnya pemeliharaan. Kurangnya pengetahuan dalam hal pemeliharaan aset. Cara pandang yang pendek, misal lebih mementingkan penghematan yang kecilkecil. Sumber daya yang tidak mencukupi. Pemeliharaan dikesampingkan dan lebih diutamakan pembangunan konstruksi baru. C. Pembaharuan / rekondisi dan penggantian aset Pembaharuan aset (rekondisi, overhaul) dan penggantian aset (aset replacement) merupakan pekerjaan besar yang tidak meningkatkan kapasitas aset, tetapi hanya mengembalikan pada kapasitas sesuai dengan perencanaannya. Termasuk di dalamnya kegiatan untuk merehabilitasi aset atau memperbaharui aset yang ada untuk memperpanjang umur ekonominya dan atau mengembalikan kemampuan pelayanannya. Kegiatan untuk meningkatkan kapasitas diklasifikasikan sebagai peningkatan (upgrading). Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 30 dari 64

Strategi umum untuk pembaharuan dan penggantian aset adalah melakukan rehabilitasi atau penggantian komponen aset, sebagian atau seluruhnya dengan pertimbangan: 1. Kinerja aset. Pembaharuan atau penggantian suatu aset dilakukan apabila aset itu tidak memenuhi atau mencapai kinerja pelayanan yang diharapkan. Aset yang kerjanya buruk diidentifikasi melalui pemantauan sistem keandalan (reliability), kapasitas dan efisiensi dalam masa pengawasan sepanjang kegiatan operasionalnya. Indikator dari aset yang berkinerja buruk antara lain meliputi: Kegagalan struktur bangunan/mesin. Kerusakan atau kegagalan yang berulang-ulang. Kebocoran air yang berlebihan. Kebocoran sambungan yang berulang-ulang. Biaya operasional yang tidak efektif dan tidak ekonomis. Adanya air yang terkontaminasi. Pemakaian enerji yang sudah tidak efisien. 2. Pertimbangan penggantian aset secara ekonomis didasarkan atas pencapaian tujuan berikut: Biaya total terendah dari masa pakai aset. Jika perbaikan dilakukan terus menerus maka tidak ekonomis lagi. Tersedianya penyediaan dana jangka panjang. Terjadi penghematan untuk pekerjaan penggantian dengan cara dikoordinasikan dengan rencana lain, seperti pembuatan jalan. 3. Resiko kegagalan dan gangguan lingkungan, kesehatan masyarakat, kerugian finansial dan dampak sosial, harus mendorong tindakan yang proaktif. Misalnya dampak meluasnya gangguan penyaluran air akan menimbulkan kerusakan harta/gangguan produktivitas, dan terjadinya wabah penyakit. Proses penggantian yang dilakukan secara terencana dan antisipatif diprioritaskan menurut suatu skala prioritas, yang selanjutnya diprogramkan atau segera dilaksanakan. Tabel 4.2 memberikan contoh penyusunan skala prioritas bagi pembaharuan aset SPAM. Strategi pembaharuan ini harus dievaluasi setidaknya setahun sekali, dengan mengamati terjadinya penyimpangan dalam program pemeliharaan dan menyusun ulang skala prioritas sejalan dengan proyek pembaharuan secara menyeluruh dan adanya revisi dari program pembangunan lain. Strategi pembaharuan harus terintegrasi dengan strategi pendanaan. Hal ini terkait dengan penyediaan sumber dana, apakah dari pinjaman, perubahan alokasi ataupun dengan menunda sebagian pekerjaan pemeliharaan lainnya. Judul modul : Manajemen aset / barang Halaman : 31 dari 64