UPLOAD PESERTA UKM Adalah menu program yang tersedia di ONLINE SYSTEM untuk mempermudah dalam penginputan Peserta UKM dengan cara upload data, dimana file menggunakan format Ms. Excel. Defenisi Upload (Mengunggah) adalah proses mengirim data (umumnya berbentuk berkas) dari komputer pribadi ke suatu sistem seperti server web, FTP server atau sistem serupa lainnya. Defenisi Download (Mengunduh) adalah proses menerima data (umumnya berbentuk berkas) dari sebuah sistem seperti server web, FTP server, server mail atau sistem serupa lainnya. Dalam proses peng-upload-an Peserta UKM ada aturan format penulisan nama file dan format penulisan nama file adalah sebagai berikut : XXX-XX-XX-X-XXXX-DFTUKM.xls Keterangan : 1. XXX Tiga digit pertama adalah kode PTAIS 2. Tanda - Tanda penghubung (tanda minus) 3. XX Dua digit kedua adalah kode Fakultas 4. Tanda - Tanda penghubung (tanda minus) 5. XX Dua digit ketiga adalah kode Jurusan 6. Tanda - Tanda penghubung (tanda minus) 7. X Satu digit keempat adalah kode Periode UKM yaitu 1 atau 2 8. Tanda - Tanda penghubung (tanda minus) 9. XXXX Empat digit kelima adalah kode Tahun Periode UKM 10. Tanda - Tanda penghubung (tanda minus) 11. DFTUKM Harus di ketik huruf besar (DFTUKM) 12. xls Extention file Ms. Excel (otomatis menjadi file dengan ext. xls jika disimpan lewat Ms.Excel) Catatan : 1. Dalam penulisan nama file kata DFTUKM harus menggunakan huruf besar 2. Penulisan nama file tidak boleh menggunakan tanda spasi 3. Teliti Kode Fakultas dan Kode Jurusan 4. Teliti Contoh 1. 1. PTAIS IAI. Ibrahimy Situbondo maka kodenya adalah 009 2. Fakultas Tarbiyah maka kodenya adalah 01 3. Jurusan /Prodi PAI maka kodenya adalah 01 4. Daftar Peserta UKM periode 1 tahun 2010 Maka penulisannya adalah 009-01-01-1-2010-DFTUKM.xls SIMKOPTA -ONLINE SYSTEM 1
Contoh 2. 1. PTAIS STAI. Diponegoro Tulungagung maka kodenya adalah 080 2. Fakultas untuk Sekolah Tinggi kodenya adalah 00 3. Jurusan /Prodi PAI maka kodenya adalah 02 4. Daftar Peserta UKM periode 1 tahun 2010 Maka penulisannya adalah 080-00-01-1-2010- DFTUKM.xls Contoh peng-inputan data : 1. Download file Ms.Excel (XXX-XX-XX-X-XXXX. DFTUKM.xls) File didownload di alamat e-mail terbaru masing-masing PTAIS yang telah dibuat oleh KOPERTAIS (dan dibuka menggunakan format file Ms.Excel 2000/2003, XP) Catatan : Buka e-mail melalui alamat : www.kopertais4-sby.org Kemudian Pilih Layanan e-mail Kopertais 2. Simpan File dengan nama yang berbeda (File + Save As) sesuai dengan aturan penulisan format file yang telah dijelaskan sebelumnya. 3. Isi data Peserta UKM 4. Simpan ulang file (File + Save) SIMKOPTA -ONLINE SYSTEM 2
Nama File Nama File Kolom No Induk Kolom Nomor Urut Syarat dan ketentuan: 1. Harus menggunakan file yang telah diberikan karena isi data tidak dapat di copy paste dari file ms. excel yang lain. 2. Mahasiswa yang didaftarkan sebagai peserta UKM adalah mahasiswa yang sudah terdaftar pada herregistrasi pada semester sebelumnya. 3. Apabila keliru dalam penulisan periode UKM (tidak sesuai dengan periode yang berlaku), periode 1 atau 2 maka nilai juga tidak bisa disimpan. Lihatlah periode yang aktif pada sistem. 4. Jika format file dan data tidak sesuai maka data tidak akan disimpan 5. Menggunakan format file Ms.Excel 2000/2003,XP SIMKOPTA -ONLINE SYSTEM 3
Contoh peng-upload-an data : 1. Pilih Menu Utilities di Menu Utama, kemudian pilih Upload Peserta UKM 2. Setelah memilih Upload Peserta UKM maka akan muncul halaman seperti dibawah ini : 3. Pilih Fakultas dan pilih Jurusan/Prodi 4. Klik tombol Select, maka akan muncul gambar seperti dibawah ini SIMKOPTA -ONLINE SYSTEM 4
Pilih file yang akan di upload, maka akan muncul gambar seperti dibawah ini : 5. Lanjutkan dengan Klik tombol Upload maka akan muncul gambar seperti dibawah ini : 6. Kemudian Klik tombol Browse Data untuk menampilkan data yang sudah diinput, maka akan muncul gambar seperti dibawah ini : 7. Kemudian Klik tombol Import Data untuk menampilkan data yang sudah di-input, maka akan muncul gambar seperti dibawah ini : Catatan : Jika data benar maka gambar data valid akan di centang dan dapat disimpan kedalam sistem 8. Klik tombol Import Data untuk menyimpan data dan jika sudah tersimpan maka akan muncul pernyataan data sudah tersimpan seperti gambar dibawah ini : SIMKOPTA -ONLINE SYSTEM 5