SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN MENUJU ERA PERPUSTAKAAN DIGITAL sekti dot com information technology consulting Laboratorium Komputer dan Informatika Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik UNDIP Telpon (024) 70209574
Sistem Informasi Perpustakaan 2 sekti dot com menawarkan Sistem Informasi Perpustakaan (SIP) berbasis Web dan Internet yang cocok diaplikasikan pada sekolah dan perguruan tinggi, karena memiliki fasilitas-fasilitas: 1. Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja (selama terhubung dengan jaringan). 2. Sistem barcode, cepat dan akurat dalam melakukan transaksi. 3. Dibangun berdasarkan software open source (gratis) sehingga tidak perlu lisensi. 4. Data disimpan secara terpusat di server, setiap individu dapat menggunakan informasi yang sama. 5. Proses peng-update-an data lebih praktis. 6. Pembuatan laporan dapat dibuat setiap saat dengan data yang akurat, sehingga mempermudah dalam mengambil keputusan. 7. Upgradeable to digital library. Beberapa perpustakaan di lingkungan Universitas Diponegoro telah menggunakan SIP ini di antaranya adalah: 1. Perpustakaan Fakultas Teknik 2. Perpustakaan Jurusan di Fakultas Teknik (Teknik Elektro, Teknik Arsitektur, Teknik Perencanaan dan Wilayah Kota). 3. Perpustakaan Program Studi Psikologi Fakultas Kedokteran. Pada saat ini Sistem Informasi Perpustakaan masih terus dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan pengguna.
Sistem Informasi Perpustakaan 3 SEKILAS Overview Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Sistem Informasi Perpustakaan 4 Latar Belakang Perguruan tinggi, sebagai suatu lembaga, perlu mengetahui tingkat produktivitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut. Oleh karena itu dalam perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah berbagai macam data yang ada. Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah perangkat lunak berbasis web yang bermanfaat untuk membantu pengelola perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya, misalnya melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku dengan menggunakan keyboard/mouse atau bahkan dengan menggunakan barcode scanner, pencatatan data buku serta pencatatan data anggota perpustakaan. Selain itu, dapat pula digunakan oleh anggota perpustakaan untuk mencari buku dengan kategori tertentu, melakukan pemesanan buku, dan melihat data peminjamannya serta besar dendanya (jika ada). Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: 1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan. 2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.
Sistem Informasi Perpustakaan 5 Fasilitas Sistem yang Ditawarkan Sistem Informasi Perpustakaan dibuat agar dapat diakses oleh beberapa tingkatan pengguna. Masing-masing pengguna akan memperoleh menu yang terbatas sesuai dengan hak aksesnya. Namun demikian, ada satu tingkatan yang dapat mengatur seluruh pengguna yaitu Admin. Tingkatan pengguna yang terdapat pada SIP adalah sebagai berikut. 1. Tingkat Admin: mempunyai kewenangan untuk mengawasi dan menjalankan semua fasilitas yang terdapat pada SIP, 2. Tingkat Pustaka: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan proses perpustakaan seperti pemasukan data buku dan anggota, transaksi peminjaman dan pengembalian serta pencetakan label/barkode, 3. Tingkat Eksekutif: ditujukan untuk jajaran manajemen dan pengambil keputusan yang tidak perlu tahu jauh transaksi tetapi cukup mengetahui eksekutif summary saja, 4. Tingkat Operator: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan proses pemasukan data buku.
Sistem Informasi Perpustakaan 6 Menu-menu yang disediakan oleh SIP 1. Buku : Berisi operasi pengolahan buku, antara lain mengisi data buku baru, mengedit, mencari dll. 2. Jurnal : Berisi operasi pengolahan Jurnal dan Paper, antara lain mengisi data baru, mengedit, mencari dll. Di sini Paper merupakan bagian dari Jurnal artinya satu Jurnal bisa terdiri dari beberapa Paper. 3. Skripsi : Berisi operasi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data skripsi baru, mengedit, mencari dll. 4. Anggota : Berisi operasi pengolahan anggota, antara lain mengisi data anggota baru, mengedit, mencari, mengaktifkan keanggotaan dll. 5. Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman, melihat transaksi peminjaman pada waktu-waktu yang lalu. 6. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian, melihat transaksi pengembalian pada waktu-waktu yang lalu. 7. Mencari : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi dan anggota. 8. Laporan : Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian. 9. Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database. 10. Password : Berisi tentang penggantian password dan membuat username baru. 11. Pengunjung : Digunakan untuk mencatat pengunjung.
Sistem Informasi Perpustakaan 7 Apa yang bisa diharapkan dengan SIP via web? Aplikasi utama dari SIP ini dirancang menggunakan antarmuka web karena SIP akan diakses tidak hanya oleh satu komputer saja, tetapi bisa lebih dari satu komputer. Ini berarti SIP akan dipasang dalam sebuah jaringan komputer. Oleh sebab itu antarmuka web sangatlah cocok digunakan karena meskipun akan diakses oleh beberapa pengguna sekaligus dalam waktu yang bersamaan, sistem berbasis web akan mudah menanganinya. Hubungan klien-server akan secara automatis terbuat ketika ada permintaan dari klien, ketika permintaan telah dipenuhi maka koneksi akan terputus kembali. Hal ini akan sangat menghemat lebar jalur data yang digunakan. Selain itu teknologi web akan membuat SIP mudah diterapkan pada sistem operasi apapun, tidak ada ketergantungan pada sistem operasi tertentu. Dengan menggunakan sebuah server web yang mendukung PHP dan server basis-data MySQL maka SIP sudah dapat dipasang.
Sistem Informasi Perpustakaan 8 Contoh Fitur yang dibuat Tampilan halaman muka dari SIP tampak seperti Gambar 1. Gambar 1 Tampilan Menu Utama Gambar 2 Daftar Buku
Sistem Informasi Perpustakaan 9 Gambar 3 Pencetakan Label Buku dengan sistem barcode Gambar 4 Pencetakan Kartu Anggota juga dengan sistem barcode
Sistem Informasi Perpustakaan 10 Gambar 5 Mengetahui statistik transaksi pengembalian buku Gambar 6 Fasilitas untuk mengetahui buku-buku yang belum kembali
Sistem Informasi Perpustakaan 11 Gambar 7 Mengetahui riwayat peminjaman anggota Gambar 8 Statisti Pengunjung
Sistem Informasi Perpustakaan 12 Penutup Demikian surat penawaran ini dibuat, lebih jauh kami mengharapkan adanya tanggapan positif dari Bapak/Ibu. Apabila Bapak/Ibu tertarik dengan SIP yang kami tawarkan, hubungi kami di nomor telepon: 1. Yuli Christyono, ST, M.T. : (024) 70 10 40 32; atau 081 666 55 84. 2. Sumardi, S.T., M.T. : (024)70 20 95 74; atau 081 325 309872. Selanjutnya, jika Bapak/Ibu tertarik untuk melihat produk yang kami tawarkan, kami juga bersedia untuk mendemonstrasikan produk kami, sebelum Bapak/Ibu memutuskan untuk menggunakannya.