Kebijakan Pengungkap Fakta KEBIJAKAN PENGUNGKAP FAKTA Pernyataan Etika Perusahaan (Statement of Corporate Ethics) Amcor Limited menetapkan kebijakannya terhadap pengungkapan fakta dan komitmennya untuk melindungi pengungkap fakta. Kebijakan pengungkap fakta ini menjelaskan bagaimana komitmen itu diimplementasikan. 1. Latar belakang dan garis besar daftar isi? Program pengungkap fakta Grup Amcor adalah bagian integral dari program kepatuhannya. Program ini ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pengungkap fakta di semua negara tempat Grup Amcor beroperasi. Amcor mengakui bahwa program pengungkap fakta yang efektif: adalah indikator kuat bahwa Amcor mematuhi kewajiban hukum dan etikanya; memungkinkan individu merasa bahwa perusahaan menangani keprihatinan mereka dengan tepat; dan tidak memberikan sanksi bagi pekerja yang memenuhi kewajiban mereka dalam memastikan bahwa standar perilaku Amcor dijalankan sesuai dengan kebijakan kepatuhan dan etika. Kebijakan ini mencakup, secara umum, hal-hal berikut ini: a. Kebijakan ini berlaku untuk siapa? (bagian 2) b. Siapa yang bisa diajak bicara oleh pengungkap fakta dan keprihatinan macam apa yang bisa diungkapkan? (bagian 3 hingga 7) c. Proses setelah pengungkapan dan perlindungan terhadap pengungkap fakta (bagian 8 dan 9). d. Apa yang terjadi pada pengungkap fakta, melindungi identitas pengungkap fakta dan alasan untuk mengungkapkan fakta (bagian 10 hingga 12). e. Pelaporan dan kajian (bagian 13 hingga 15). 2. Kebijakan ini berlaku untuk siapa? Tiga kategori orang yang dilindungi oleh kebijakan ini Amcor berkomitmen untuk membuat kebijakan pengungkapan fakta ini siap digunakan untuk masalah-masalah yang mempengaruhi kegiatan perusahaan yang diselenggarakan oleh: Amcor Limited www.amcor.com
pekerja dan petugas Grup Amcor, baik permanen, paruh waktu atau sementara, pada setiap tingkat senioritas dan di mana pun dipekerjakan; orang yang memiliki kontrak untuk memasok layanan atau barang kepada Grup Amcor; dan pekerja dari seseorang yang memiliki kontrak untuk memasok layanan atau barang kepada Grup Amcor. Pekerja berkewajiban untuk memastikan bahwa semua perilaku perusahaan sesuai dengan hukum dan kebijakan perusahaan. Pekerja dan petugas diingatkan bahwa menurut ketentuan kerja mereka, mereka diwajibkan untuk memastikan bahwa mereka mematuhi hukum dan kebijakan perusahaan. 3. Siapa yang bisa diajak bicara oleh pengungkap fakta? Ungkapkan keprihatinan awal dengan supervisor atau petugas yang biasanya Anda hubungi. Pekerja Grup Amcor harus mulai (dan segera) membicarakan segala keprihatinan dengan supervisor mereka. Dalam kebanyakan kasus, tindakan ini seharusnya mengatasi keprihatinan tersebut dengan tepat. Orang lain seharusnya mengungkapkan keprihatinannya terlebih dulu dengan petugas yang biasanya mereka hubungi dalam Grup Amcor. Untuk konsumen, layanan hotline konsumen yang diiklankan di situs web Amcor dan dalam brosur informasi produk Amcor; Untuk kontraktor, biasanya adalah pekerja Grup Amcor yang mengelola kontrak tersebut. Jika tidak puas dengan tanggapan terhadap keprihatinan awal, hubungi WSP. Amcor telah menunjuk Penyedia Layanan Pengungkap Fakta (Whistleblower Service Provider - WSP) independen dari eksternal. Jika seseorang tidak puas dengan tanggapan dari supervisor atau petugas penghubung mereka, mereka dapat menghubungi WSP melalui telepon, faksimile, email dan surat (rinciannya ditampilkan di setiap situs Amcor). Peran dari, dan pelaporan oleh, WSP Dewan Amcor telah melibatkan Deloitte Touche Tohmatsu (Deloitte) sebagai WSP. Dewan percaya bahwa pelaporan kepada pihak independen akan dapat melayani dengan lebih baik kepentingan semua pemangku kepentingan Amcor Halaman 2/10
dengan mengurangi kecemasan yang mungkin dirasakan oleh orang-orang itu jika mereka diminta untuk melaporkan keprihatinan mereka kepada pekerja Amcor. Amcor berkomitmen untuk memastikan bahwa WSP memiliki kemandirian, wewenang dan sumber daya yang dibutuhkan untuk: mendengar semua pengungkapan yang dicakup dalam kebijakan ini; menyelidikinya menurut kebijakan ini; dan jika diperlukan, mendapatkan spesialis, nasihat hukum dan keuangan independen untuk setiap penyelidikan. WSP: pada umumnya akan melapor ke Company Secretary (Sekretaris Perusahaan) dan Group General Counsel (Kepala Penasihat Hukum Grup); dapat memilih untuk merujuk sebuah persoalan kepada perwakilan Audit and Compliance Committee (Komite Audit dan Kepatuhan) (A&CC) Amcor atau melapor ke A&CC secara langsung; dan berhak memilih untuk melaporkan secara langsung ke Managing Director atau Dewan tentang tuduhan ketidakpatuhan utama. 4. Keprihatinan macam apa yang bisa diungkapkan ke WSP? Pada umumnya Amcor mendorong pemangku kepentingan untuk mengungkapkan isu-isu berikut ini ke WSP: perilaku atau praktik ilegal atau melanggar hukum, peraturan atau pedoman perilaku yang berlaku untuk Grup Amcor, atau secara signifikan melanggar kontrak yang mengikat anggota Grup Amcor; praktik curang atau korup (termasuk menawarkan atau menerima suap atau mendapatkan keuntungan dari hubungan dengan Grup Amcor ketika hubungan tersebut tidak disetujui oleh Grup Amcor); pelanggaran reguler atau berkelanjutan terhadap kebijakan atau aturan perilaku Amcor lainnya; paksaan, pelecehan atau diskriminasi yang dilakukan oleh, atau mempengaruhi, setiap anggota staf Grup Amcor; perilaku yang bersifat menyesatkan atau menipu dalam bentuk apapun; situasi dalam kendali Grup Amcor yang menimbulkan bahaya bagi kesehatan atau keselamatan orang lain; situasi dalam kendali Grup Amcor yang menimbulkan bahaya signifikan bagi lingkungan; dan perilaku staf Amcor yang bisa menunjukkan bahwa praktik Amcor tidak diikuti. Halaman 3/10
5. Harus seberapa 'besar' isu ini sebelum diungkapkan kepada WSP? WSP secara informal dapat memberi nasihat tentang apakah suatu persoalan dicakup dalam kebijakan ini Jika seseorang mempunyai keraguan tentang apakah keprihatinan mereka berada dalam lingkup kewenangan penyelidikan WSP, mereka seharusnya membahas persoalan tersebut secara informal dengan WSP. WSP dapat memberi nasihat kepada orang itu apakah persoalan tersebut: berada dalam lingkup kebijakan ini. biasanya akan dipandang sebagai salah satu pertimbangan atau pendapat tentang bisnis komersial normal (dan oleh karena itu bukan masalah pelanggaran terhadap kebijakan kepatuhan atau etika Amcor). WSP tidak akan menangani persoalan ini. WSP harus melaporkan semua persoalan yang diungkapkan secara resmi WSP harus melaporkan persoalan yang diungkapkan secara resmi oleh seseorang tanpa memandang apakah WSP telah memberikan saran secara informal kepada orang itu. Amcor mewajibkan WS P untuk memperlakukan semua pengungkapan dengan sangat serius, meskipun pengungkapan ini mungkin memakan banyak waktu dan uang untuk menyelidikinya dan dapat merusak karier dan moral orang yang terkena tuduhan tersebut. Orang itu harus mempertimbangkan hal ini ketika memutuskan apakah suatu persoalan cukup serius untuk diungkapkan secara resmi ke WSP. Pelanggaran ringan yang dilakukan satu kali saja mungkin paling konstruktif ditangani tanpa adanya penyelidikan atau tindakan formal. Persoalan yang sudah diselidiki tidak dapat diungkapkan ke WSP Jika semua fakta persoalan telah diselidiki dalam mekanisme keluhan Amcor lainnya (seperti isu diskriminasi melalui Departemen SDM), maka tergantung pada kondisinya, persoalan yang sama tersebut mungkin tidak layak untuk diungkapkan ke WSP. Perbuatan tercela yang dilakukan berulang kali harus diungkapkan ke WSP sekalipun sifatnya ringan atau sudah terjadi sejak dulu kala Jika seseorang menyadari adanya perbuatan tercela yang berkelanjutan atau dilakukan berulang kali, bagaimanapun ringannya, persoalan ini harus diungkapkan melalui jalur yang tepat: hal-hal kecil, ketika diulang, bisa menjadi persoalan yang lebih besar. Pemangku kepentingan juga harus menghubungi WSP meskipun pemangku kepentingan telah cukup lama menyadari adanya sebagian, atau bahkan semua, perilaku ketidakpatuhan tersebut. Halaman 4/10
6. Apa bukti yang diperlukan sebelum WSP bisa menyelidikinya? Untuk pekerja Grup Amcor, pengetahuan mereka tentang praktik dan situasi departemen mereka pada umumnya cukup untuk memberi WSP bukti yang memadai untuk memulai penyelidikan. Untuk orang lain, diharapkan memiliki semacam bukti dokumenter atas keprihatinan tersebut untuk memungkinkan WSP memulai penyelidikan. Paling tidak, orang itu harus dapat memberi tahu WSP siapa yang dia curigai terlibat dalam perbuatan tercela tersebut, kapan hal itu terjadi dan siapa yang terkena dampaknya. Semakin banyak bukti yang diberikan ke WSP, besar kemungkinan semakin efektif penyelidikan mereka. Namun, orang ini tidak seharusnya menunda untuk menghubungi WSP begitu dia cukup puas bahwa dia memiliki pengetahuan langsung tentang fakta-fakta yang ada dalam lingkup kebijakan ini. 7. Dapatkah pengungkapan dibuat secara anonim? Pengungkapan mungkin bersifat anonim. Namun, untuk mendapatkan perlindungan, orang itu harus memberikan namanya ke WSP. Namun, pengungkapan namanya ke WSP ini benar-benar dibuat secara rahasia. 8. Apa yang terjadi setelah pengungkapan dibuat? WSP memberi tahu manajemen senior dan menyelidiki pengungkapan tersebut Ketika WSP menerima pengungkapan apapun, mereka akan segera menginformasikan kepada anggota manajemen senior yang tepat (Kepala Penasihat Hukum Grup dan Sekretaris Perusahaan) dan bersama-sama melanjutkan penyelidikan terhadap ketepatan pengungkapan dan tingkat ketidakpatuhan tersebut. Pada saat menerima permintaan untuk melakukan penyelidikan apapun, WS P harus mengambil semua langkah yang layak untuk memastikan bahwa mulai dari penyelidikan hingga pengungkapan dilakukan secara adil dan tidak bias. Ini artinya: setiap orang yang terpengaruh oleh penyelidikan tersebut harus memiliki kesempatan untuk menguraikan kasus mereka dan menyadari bukti dan tuduhan terhadap mereka; penyelidik akan mendapatkan spesialis, saran independen mengenai persoalan yang tidak diketahui atau bukan merupakan keahlian penyelidik dan seluruh pekerja Amcor diminta untuk membantu penyelidik semaksimal mungkin dalam melaksanakan penyelidikan; dan Halaman 5/10
penyelidikan akan dilakukan secepat mungkin selama dapat dipraktikkan dengan selayaknya dan dengan tingkat kerahasiaan yang konsisten dengan keseriusan dari tuduhan tersebut. Penyelidik akan menyimpan catatan rinci dari semua wawancara yang dilakukan dan semua catatan yang ditinjau yang mempengaruhi hasil penyelidikan tersebut. Laporan kepada A&CC Pada akhir penyelidikan, penyelidik harus menyerahkan laporan kepada A&CC. Laporan ini: merangkum pelaksanaan penyelidikan dan bukti-bukti yang dikumpulkan; menarik kesimpulan tentang tingkat ketidakpatuhan apapun; dan merekomendasikan tindakan untuk memperbaiki ketidakpatuhan tersebut untuk mencegah berulangnya kejadian tersebut. 9. Apa yang terjadi setelah pengungkapan dibuat? Pengungkapan pribadi kepada A&CC Penyelidikan tersebut dapat merusak prospek karier dan reputasi orang yang terkena tuduhan serius tersebut. Oleh karena itu hal ini akan dilaporkan secara pribadi karena biasanya tidak pantas bagi penyelidik untuk membuat laporan tentang kemajuan penyelidikan kepada siapa pun selain A&CC, Penyelidik dapat memilih untuk melibatkan orang yang membuat pengungkapan dalam penyelidikan tersebut, baik dengan mencari informasi lebih lanjut atau memberikan umpan balik kepada orang itu. Namun, untuk memastikan bahwa penyelidikan berjalan dengan adil atau untuk melindungi orang yang membuat pengungkapan tersebut, penyelidik dapat menyisihkan orang yang membuat pengungkapan tersebut dari penyelidikan. 10. Apa yang terjadi pada pengungkap fakta? Amcor mengakui bahwa mungkin ada biaya pribadi yang besar bagi orang yang membuat pengungkapan serius di luar jalur manajemen normal. Amcor berkomitmen untuk meminimalkan biaya-biaya itu demi kepentingan Grup Amcor secara keseluruhan. Konsekuensi pengungkapan Ada 4 konsekuensi pengungkapan. a. Perlindungan dari konsekuensi hukum yaitu perlindungan dari pertanggungjawaban perdata atau pidana atas dibuatnya pengungkapan Halaman 6/10
tersebut. Namun, tidak ada perlindungan bagi setiap pertanggungjawaban perdata atau pidana yang dilakukan oleh pengungkap fakta. b. Perlindungan dari viktimisasi (dibahas di bawah ini). c. Kompensasi untuk korban - jika ada viktimisasi dan korban menderita kerugian, korban dapat menagih kompensasi dari orang yang menimbulkan kerugian tersebut. d. Perlindungan identitas - WSP harus merahasiakan identitas orang itu, tetapi dapat memberikan informasi kepada ASIC, APRA atau Polisi Federal Australia atau kepada orang lain dengan persetujuan pengungkap fakta. Perlindungan dari viktimisasi Amcor melarang setiap anggota staf untuk menghukum siapa pun yang menghubungi WSP untuk membuat pengungkapan yang ada dalam lingkup kebijakan ini. Hal ini mencakup setiap teguran, pembalasan, perubahan tugas kerja, perubahan fasilitas kerja, perubahan persyaratan pelaporan, kerugian pada prospek karier atau reputasi, ancaman untuk melakukan salah satu hal ini atau kelalaian disengaja yang merugikan orang tersebut. Seseorang yang membuat pengungkapan material kepada WSP berhak untuk meminta agar Amcor, melalui WSP: mengizinkan orang itu mengambil cuti selama dilakukannya penyelidikan; memindahkannya ke posisi yang memiliki gaji dan senioritas setara di lokasi yang berbeda atau di departemen yang berbeda; dan memberikan konseling profesional yang independen untuk kesulitan yang disebabkan oleh hal-hal yang mengarah pada pengungkapan tersebut. Amcor akan mengabulkan permohonan semacam itu ketika hal itu cukup praktis untuk dilakukan. Amcor juga akan mengambil langkah apapun yang layak, yang diminta oleh orang itu untuk memastikan bahwa orang itu tidak mengalami viktimisasi atau pembalasan sebagai akibat dari kontak dengan WSP. 11. Melindungi identitas pengungkap fakta Kerahasiaan identitas Salah satu cara utama untuk melindungi seseorang yang membuat pengungkapan ke WSP dari pembalasan atau viktimisasi adalah dengan menjaga kerahasiaan identitas mereka. WSP diwajibkan untuk melakukan segala sesuatu yang dianggap mungkin untuk memastikan bahwa identitas setiap orang yang telah membuat pengungkapan kepada mereka dirahasiakan selama pelaksanaan penyelidikan dan sampai hasilnya diumumkan. Halaman 7/10
Tindakan yang diambil jika ada risiko pengungkapan identitas Ketika Amcor berkomitmen sebisa mungkin untuk melindungi identitas orang yang menghubungi WSP, maka akan ada beberapa peristiwa yang jarang terjadi saat hal ini tidak mungkin dilakukan, misalnya: ketika penyelidikan tersebut mengarah ke dakwaan yang dibuat di pengadilan; ketika sifat dari tuduhan tersebut sedemikian rupa sehingga identitas orang tersebut dapat disimpulkan dari informasi yang disediakan ke WSP; atau ketika orang tersebut diberi perlakuan khusus seperti cuti. Sesegera mungkin setelah kontak pertama dengan seseorang, WSP akan membahas masalah kerahasiaan dengan orang itu dan tingkat risiko bahwa identitas mereka akan diketahui. WSP akan segera memberi tahu orang itu jika ada perubahan yang mempengaruhi kemampuan Amcor untuk melindungi identitas orang tersebut dan akan memberi orang itu peringatan sebanyak mungkin yang layak untuk dilakukan jika WSP melihat bahwa nampaknya besar kemungkinan identitas orang tersebut akan diketahui. 12. Apa alasan seseorang menghubungi WSP? Orang-orang dapat termotivasi untuk membuat pengungkapan tentang ketidakpatuhan yang mempengaruhi Amcor untuk berbagai alasan, beberapa kurang terpuji dari yang lain. Untuk mendapatkan perlindungan, pengungkapan tersebut harus dilakukan dengan 'itikad baik'. Ini artinya orang itu harus melakukan pengungkapan dengan kepercayaan sepenuhnya bahwa apa yang diungkapkan itu benar adanya. Ketika alasan untuk pengungkapan kurang terpuji dan tujuan pengungkapan ini adalah untuk: merugikan orang lain, atau menghindari masalah yang timbul dari penilaian kinerja dalam kegiatan bisnis normal, atau penyalahgunaan kebijakan pengungkapan fakta, WSP berhak untuk mendiskusikan perilaku orang tersebut dengan Departemen SDM untuk menjatuhkan tindakan disiplin dan selain itu membatasi hak-hak yang disediakan untuk pengungkap fakta. Hak-hak ini akan dibatasi ketika dianggap perlu untuk melindungi orang lain, atau orang-orang yang menjadi, atau telah menjadi korban, atau korban dari perilaku pengungkap fakta ini atau selain itu untuk memastikan bahwa setiap tujuan yang tidak patut dari pengungkap fakta ini tidak terpenuhi. Halaman 8/10
Kewajiban WSP untuk memastikan adanya penyelidikan yang adil jauh lebih penting daripada kewajiban untuk melindungi identitas orang yang membuat pengungkapan. 13. Pelaporan umum Setiap enam bulan A&CC mendapatkan laporan yang merangkum kegiatan pengungkapan fakta untuk periode tersebut. Laporan ini dapat digunakan untuk membuat proposal umum untuk meningkatkan budaya kepatuhan Amcor. A&CC menyajikan laporan ini kepada Dewan. Dewan dapat menerbitkan ringkasan kebijakan pengungkapan fakta Amcor dan konsekuensinya dalam laporan tahunan untuk pemegang saham Amcor. 14. Pelaporan ketidakpatuhan kepada orang di luar Amcor Amcor ingin memastikan bahwa staf tidak merasa perlu untuk membahas masalah Grup Amcor di luar grup. Staf diingatkan akan tugas mereka untuk menjaga kerahasiaan informasi rahasia perusahaan. Jika keadaan memaksa seseorang untuk mempertimbangkan pembuatan pengungkapan ketidakpatuhan di luar Grup, Amcor mendorong orang itu untuk mempertimbangkan kembali apakah seseorang di Grup dapat membantu dan merekomendasikan agar, sebagai upaya terakhir, orang itu membawa persoalan tersebut ke polisi atau pihak berwenang lainnya. Orang itu tidak boleh membawa persoalan tersebut ke media. 15. Kajian program pengungkapan fakta dan kebijakan ini Program pengungkapan fakta (termasuk kebijakan ini) dikaji setidaknya setiap 2 tahun oleh A&CC bersama-sama dengan WSP dan Managing Director. Laporan yang meringkas kajian ini dan mengusulkan rekomendasi diberikan kepada Dewan. Kajian ini pada umumnya harus mengemukakan tentang keefektifan program pengungkapan fakta ini, khususnya: keadilan dari penyelidikan yang dilakukan; konsekuensi aktual dari pembuatan pengungkapan; kinerja WSP ; dan kepatuhan terhadap kebijakan ini. Kebijakan ini telah disetujui oleh A&CC Amcor pada tanggal 17 Oktober 2005. Kebijakan ini akan disediakan di situs internet dan intranet Amcor dan salinan tertulis akan disediakan atas permintaan dari Sekretaris Perusahaan dan Pencatatan Saham. Halaman 9/10
Ken MacKenzie Managing Director & CEO Oktober 2005 Halaman 10/10