PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM MAHASISWA DI AMIKOM YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Sunarti 09.12.3908 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ii
DESIGN OF INFORMATION SYSTEM KOPERASI SIMPAN PINJAM MAHASISWA IN AMIKOM YOGYAKARTA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM MAHASISWA DI AMIKOM YOGYAKARTA Sunarti Bamb ang Sud aryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Development of Information Technology increasingly rapid rise of a new revolution in the form of a conventional shift work system into the digital age. These changes also change the way everyone in so many activities one of which is the cooperative activity. One of the drivers of adoption of information systems processing data in a computerized savings and loan cooperatives is to improve the efficiency, effectiveness, transparency and accountability in the implementation of cooperative activities. The number of managed data and the need for informing the rapid data collection technology to make savings and loan cooperatives considered capable and reliable information to assist in data processing savings and loan cooperatives. The research objective of this thesis is to produce a program for data processing applications in the savings and loan cooperative student in AMIKOM Yogyakarta. While the benefit is speed up and simplify the process of data collection and customer savings and loan customers money within a certain period. The method used is the method of interviews, literature studies, system analysis, system design, implementation, verification and maintenance. Designing systems using Visual Basic 6.0 and SQL server 2000. The results of this study the authors could produce a savings system information Koperasi Simpan Pinjam Mahasiswa Amikom in Amikom Yogyakarta that can assist in making the report. Keyword s : information technology, application programs, system information. iii
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Perkembangan Teknologi Informasi yang kian pesat menimbulkan suatu revolusi baru yang berupa peralihan sistem kerja yang konvensional ke era digital. Perubahan ini juga telah merubah cara pandang setiap orang dalam melakukan berbagai kegiatan salah satunya adalah pada kegiatan perkoperasian. Salah satu pendorong penerapan sistem informasi pengolahan data simpan pinjam koperasi secara komputerisasi adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan kegiatan koperasi. Banyaknya data yang dikelola dan perlunya penyampain informasi yang cepat dalam pendataan simpan pinjam koperasi menjadikan teknologi informasi dianggap mampu dan handal untuk membantu pengolahan data simpan pinjam di koperasi. 1.2 Permasalahan Berdasarkan latarbelakang dan pengamatan yang telah diuraikan maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana membuat perancangan sistem komputerisasi data simpan pinjam menjadi lebih efisien khususnya pada Koperasi Simpan Pinjam Mahasiswa di Amikom Yogyakarta? 1.3 Batasan Masalah Permasalahan yang dibatasi pada perancangan sistem informasi koperasi simpan pinjam mahasiswa di Amikom Yogyakarta, adalah : a. Lingkup penelitian hanya dibatasi oleh user yang meliputi : data anggota, data simpan, data penarikan, data pinjam, data angsuran. b. Software yang digunakan Microsoft visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. 1.4 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah merancang dan membuat aplikasi yang mampu mengelola data koperasi simpan pinjam mahasiswa menjadi tepat dan akurat tanpa adanya redudansi. 1.5 Metode penulisan a. Metode observasi b. Metode kepustakaan c. Metode literature iv
1.6 Manfaat Penulisan Manfaat Teoritis: a. Menerapkan ilmu selama mengikuti pendidikan, ke dalam aplikasi nyata secara praktik dalam lingkungan masyarakat. b. Untuk mendapatkan gelar sarjana. Manfaat Praktis : a. Mempermudah pencatatan data nasabah. b. Meningkatkan citra perkoperasian. c. Mengurangi resiko pencatatan ganda. 1.7 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN BAB II LANDASAN TEORI BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN BAB V PENUTUP 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Ada beberapa pendekatan definisi sistem, diantaranya adalah: a. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F.Neuschel sebagai berikut: Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulismenulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. 1 1 Jogiyanto Hartono,MBA,Ph.D 1999. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta:Andi Offset,Halaman 1. v
b. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau ke lompoknya dapat didefinisikan sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu. 2 c. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. 3 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai elemen sistem (elements), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Daviz, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 4 2.2.2 Kualitas Informasi a. Akurat b. Tepat waktu c. Relevan 2 Jerry Fitz Gerald, Andra F Fitz Gerald, Warrant D.Stalling,Jr, Fundamental Of System Analisis (Edisi kedua : New York :Jhon Willey & Sons, 1981), Hal 5. 3 Kadir Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2003, Halaman 54. 4 Hanif Al Fatta 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Andi Offset, Halaman 9 vi
2.3 2.3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem informasi dapat di definisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyaj ikan informasi. Pengertian lain dari sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan dan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan informasi. 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis computer dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut : a. Perangkat keras b. Perangkat lunak c. Database d. Telekomunikasi e. Manusia (CBIS) 2.3.3 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 2.4 Konsep Dasar Koperasi 2.4.1 Pengertian koperasi Koperasi adalah organisasi bisnis yang dimiliki dan dioperasikan oleh orangseorang demi kepentingan bersama. Koperasi melandaskan kegiatan berdasarkan prinsip gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan. 5 5 Wikipedia, Koperasi, http://id.wikipedia.org/wiki/koperasi diakses tanggal 9 November 2012 diakses jm 19.00 WIB vii
Pengertian koperasi menurut Undang-undang Nomor 25 tahun 1992 ialah bidang usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. 6 2.4.2 Pengertian Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam dapat diartikan mempersiapkan datadata koperasi agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihak manajemen atau pihak lain yang membutuhkan. Tujuan dari koperasi yang terkomputerisasi adalah untuk memudahkan semua elemen dalam penginputan data dalam list anggota dan memberikan laporan tentang keluar masuk uang secara akurat. 2.5 Teori Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, kemanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analisis (Performance, Information, Economi, Control, Eficiency and Service). 2.6 Alat dan Teknik dalam Pengembangan sistem 2.6.1 Flowchart Flowchart (bagan alir) merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan suatu masalah. 2.6.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. 7 6 Penabulu, Koperasi, http://penabulu.org/2011/09/pengertian-dan-tujuan-koperasi/ diakses tanggal 9 November 2012 jam 19.17 WIB 7 Wikipedia, Data Flow Diagram,http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram diakses tanggal 12 November 2012 jam 20.00 WIB viii
2.6.3 Teknik Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi. 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows. Visual Basic menyediakan sekumpulan perangkat untuk mempermudah dan menyederhanakan pengembangan aplikasi yang tangguh. 2.7.2 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server adalah tipe database yang bersifat database realational. Pengertian relasional adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang mempunyai sifat sama 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Gambaran Umum Koperasi Simpan Pinjam Mahasiswa Amikom Koperasi Simpan Pinjam Mahasiswa Amikom atau yang di singkat KOSPIMA adalah lembaga keuangan mahasiswa yang sengaja didirikan untuk memberikan solusi bagi berbagai macam masalah keuangan yang dihadapi mahasiswa agar dapat terus melanjutkan study nya dengan baik dan lancar. KOSPIMA didirikan tanggal 17 Januari 2012 di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Di usianya yang belum genap 1 tahun ini, KOSPIMA telah memiliki angota aktif mencapai 700 orang dan akan terus bertambah setiap tahunnya. ix
3.2 Analisis Sistem Analisis sistem dapat di definisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permaslahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan system merupakan bagian awal dari perancangan system informasi yang dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran umum kepada pihak manajemen tentang sistem yang baru atau yang diusulkan. 3.3.1 Rancangan Model Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau model. Terdapat dua bentuk rancangan model dalam system yang akan diusulkan : a. Physical Model Bentuk ini biasanya digambarkan dengan aliran sistem (Flowchart System). Bentuk ini menunjukkan bagaimana system secara fisik akan diterapkan sebagai berikut: x
Gambar 3.1 flowchart system yang diusulkan xi
b. Logical Model Logical Model digambarkan dengan DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data yang merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam system dengan terstruktut dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang baik. a. Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram konteks 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Adapun tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.2 Test Program Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu: 1) Kesalahan bahasa yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (sintax error). 2) Kesalahan sewaktu proses (Runtime Error) 3) Kesalahan logika (Logic Error xii
4.3 Manual Instalasi Manual Instalasi akan menjelaskan tata cara menginstal aplikasi aplikasi yang mendukung sistem kedalam komputer. 4.4 Pengetesan Sistem Tahapan pengetesan sistem ini digunakan untuk memeriksa kekompakan antar sistem yang diimplementasikan. Ada beberapa kegiatan yang berhubungan dengan pengetesan sistem, antara lain: 1) White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. 2) Black Box Testing Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan. 4.5 Pemilihan dan Pelatihan Personil Pemilihan personil sangat penting karena personil-personil tersebut yang nantinya akan terlibat langsung dengan program aplikasi yang telah dibangun oleh analis dan programmer untuk memenuhi kebutuhan 4.6 Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkkan sistem baru supaya siap digunakan dan diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses siatem yang lama (sistem manual). xiii
4.7 Manual Program 4.7.1 Login Pengguna 1. Login Gambar 4.13 form login 2. Form Menu Utama Gambar 4.14 Menu Utama xiv
3. Form Data Anggota Gambar 4.15 form data anggota 4. Form Data Jenis Simpanan Gambar 4.16 form data jenis simpanan xv
5. Form Transaksi Simpanan Gambar 4.17 form transaksi simpanan 6. Form Transaksi Pinjaman Gambar 4.18 form transaksi pinjaman xvi
7. Form Penarikan Simpanan Gambar 4.19 form transaksi penarikan 8. Form Angsuran Pinjaman Gambar 4.20 form angsuran pinjaman xvii
4.8 Pemeliharaan Sistem 4.8.1 Backup Database Untuk menghindari kehilangan data-data yang sudah dimasukkan, maka dilakukan prosedur backup data secara berkala. Backup data dapat dilakukan dengan cara manual yaitu dengan cara copy paste file database. 4.8.2 Restore Database Restore database dilakukan untuk mengaktifkan/menggunakan kembali database yang sudah di backup sebelumnya. Untuk me-restore database dapat menggunakan Enterprise Manager yang merupakan bawaan SQL server 2000. 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak manager. Dengan sistem baru ini keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data, serta pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas. 2. Aplikasi Sistem Informasi ini dapat digunakan untuk membantu kinerja petugas yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi dan data pendukung lainnya secara efisien. 3. Penerapan sistem yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini berjalan, tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada Koperasi tersebut menjadi lebih baik. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data transaksi ini jika digunakan pada Koperasi antara lain : a. Menghemat waktu untuk melakukan pencarian data dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat, dan akurat. 5.2 Saran 1. Tampilan yang dibuat bisa dikembangkan sesuai dengan yang dibutuhkan. 2. Diharapkan peneliti selanjutnya bisa menambahkan maupun mengembangkan fitur-fitur dari aplikasi yang ada agar menjadi lebih sempurna. xviii
DAFTAR PUSTAKA Arief,M.Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Fattah, Hanif Al, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset, Jogiyanto H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis),Yogyakarta : Andi Offset. Sunyoto,Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Wikipedia, Koperasi, http://id.wikipedia.org/wiki/koperasi diakses tanggal 9 November 2012 diakses jam 19.00 WIB Penabulu, Koperasi, http://penabulu.org/2011/09/pengertian-dan-tujuan-koperasi/ diakses tanggal 9 November 2012 diakses jam 19.17 WIB Wikipedia, Data Flow Diagram,http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram diakses tanggal 12 November 2012 jam 20.00 WIB xix