Manual Prosedur Pembuatan dan Penandatanganan Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama BAAK Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 090000206020 Revisi : 6 Tanggal : 2 Mei 2014 Disiapkan oleh : Kabag. Kerjasama Dikaji ulang oleh : Ir. Pudji Usmanto Disahkan oleh : Ka BAAK Management Representative Dra. Ernani Kusdiantina, MM 1
Daftar Isi 1. Tujuan 1 2. Ruang Lingkup 1 3. Definisi 1 4. Referensi 1 5. Garis Besar Prosedur 1 6. Bagan Alir 2 7. Lampiran 4 2
1. Tujuan Agar pelaksana dan unit-unit yang terkait memahami proses pelaksanaan kerjasama di UB. 2. Ruang Lingkup Semua bentuk kegiatan kerjasama yang dilakukan Universitas Brawijaya dengan instansi pemerintah, swasta, dalam dan luar negeri. 3. Definisi a. Piagam Kesepakatan Bersama adalah kesepakatan kedua belah pihak yang dituangkan secara tertulis ke dalam bentuk piagam. b. Perjanjian Kerjasama adalah kesepakatan bersama kedua belah pihak yang tertulis secara rinci dalam bentuk naskah perjanjian kerjasama sebagai tindak lanjut dari piagam kesepakatan bersama. 4. Referensi a. Undang-undang No. 24/2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan. b. Undang-undang No. 12/2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.30 tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi d. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.444/0/1992 tentang Statuta Universitas Brawijaya e. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 19/0/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya f. Rencana strategis Universitas Brawijaya Tahun 2011-2015 5. Garis Besar Prosedur a. Rektor memberikan disposisi surat kerjasama ke PR I/PR II/PR III. b. Ka BAAK menerima disposisi surat kerjasama dari PR I/PR II/PR III untuk di proses dan selanjutnya mendisposisi ke Kabag. Kerjasama. c. Kabag. Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan penjajakan dan negosiasi selanjutnya mendisposisi ke Kasubag Kerjasama. d. Kasubag Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk ditindak lanjuti. e. Kasubag Kerjasama mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama. f. Kabag. Kerjasama, Ka BAAK dan Instansi terkait mengoreksi draft piagam kesepakatan bersama/perjanjian Kerjasama. g. Draft yang telah disetujui kedua belah pihak kemudian dilakukan pencetakan piagam kesepakatan bersama/perjanjian kerjasama. h. Kedua belah pihak melakukan penandatanganan naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama. i. Staf Bagian Kerjasama mengirimkan/menyerahkan naskah asli yang telah ditandatangani. j. Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk membicarakan lebih lanjut dengan cara menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/ jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum. 3
6. Bagan Alir Mulai Rektor Memberikan disposisi tentang surat kerjasama ke PR I/PR II/PR III (5 hari) Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02 Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03 Ka BAAK Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti (1 hari) Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02 Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03 Ka Bag Kerjasama Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan penjajakan dan negosiasi (5 hari) Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02 Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03 Ka Subbag Kerjasama Menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk ditindak lanjuti (1 hari) Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02 Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03 Ka Subbag Kerjasama Mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama (1 hari) Surat balasan kerjasama 090000206020.04 Draft Piagam Kesepakatan Bersama 090000206020.05 Draft Perjanjian Kerjasama 090000206020.06 Ka Bag Kerjasama, Ka BAAK dan Instansi terkait Mengoreksi draft naskah piagam kesepakatan bersama/perjanjian kerjasama (1 hari) Tidak disetujui Setuju A 4
Lanjutan : A Staf Kerjasama Mencetak dan mengecek ulang Piagam Kesepakatan Bersama/ Perjanjian Kerjasama (1 hari) Piagam kesepakatan bersama 090000206020.07 Perjanjian kerjasama 090000206020.08 Kedua belah pihak Melaksanakan penandatanganan Piagam Kesepakatan Bersama/ Perjanjian kerjasama (7 hari) Staf Kerjasama Mengirimkan/menyerahkan berkas Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama asli yang telah ditandatangani (1 hari) Piagam kesepakatan bersama 090000206020.07 Perjanjian kerjasama 090000206020.08 Surat Pengantar 090000206020.09 Tanda Terima 090000206020.10 Selesai Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk membicarakan lebih lanjut dengan cara menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/ jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum. 5
BAAK-UB KARTU KENDALI KERJASAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.01 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman 6
BAAK-UB SURAT PERMOHONAN KERJASAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.02 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman 7
BAAK-UB SURAT PENAWARAN KERJASAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.03 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman 8
BAAK-UB SURAT BALASAN KERJASAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.04 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman Nomor Lampiran Perihal :.../J10/LL/2009 : 1 (satu) bendel / Lembar : Permohonan Kerjasama Kepada Yth. :.... Menindak lanjuti surat saudara nomor :... tertanggal.../.../... perihal sebagaimana pokok surat, bersama ini kami sampaikan bahwa pada prinsipnya Universitas Brawijaya menyambut baik dan menyetujui dilakukan kerjasama dalam bidang pendidikan dalam rangka Tri Dharma Perguruan Tinggi Berkaitan dengan hal tersebut, kami lampirkan draft piagam kesepakatan bersama antara Universitas Brawijaya dengan. untuk mendapatkan koreksi/tanggapan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Malang, Rektor, Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito NIP. 19510122 197903 1 002 Tembusan : - Ka. BAAK 9
BAAK-UB DRAFT PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA Nomor :.../UN10/DN/2012 --------------------------------------- Nomor :.../.../.../2012 No. Dok. 090000206020.05 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman Logo Instansi Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan bersama untuk saling mendukung dalam melaksanakan tugas-tugas Pembangunan Bangsa dan Negara, maka yang bertanda tangan di bawah ini : REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA Berkedudukan di Jalan Veteran Malang, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Universitas Brawijaya. dan INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA Berkedudukan di..., dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Instansi yang bekerjasama Selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK, sepakat mengadakan Kesepakatan Bersama dalam bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat serta peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia. Hal-hal yang menyangkut tindak lanjut Kesepakatan Bersama ini, akan diatur dalam Perjanjian Kerjasama tersendiri. Kesepakatan Bersama ini berlaku untuk jangka waktu...(...) tahun sejak tanggal ditandatangani dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan PARA PIHAK. Dibuat dan ditandatangani oleh PARA PIHAK dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup, masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama, dan dipegang oleh PARA PIHAK. Ditandatangani : di... Pada tanggal :...2012 Instansi YANG AKAN KERJASAMA UNIVERSITAS BRAWIJAYA... Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito Rektor 10
BAAK-UB DRAFT PERJANJIAN KERJASAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.06 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman NOTA KESEPAHAMAN ANTARA INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA DAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR : NOMOR : TENTANG KERJA SAMA DALAM BIDANG PENGEMBANGAN APARATUR PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DAN PENGABDIAN MASYARAKAT Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan untuk melakukan kerja sama dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat, maka pada hari ini... tanggal... bulan... tahun... (...-...-...), bertempat di Jakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. FAUZI BOWO : Gubernur Provinsi DKI Jakarta, berkantor di Jalan Medan Merdeka Selatan Nomor 8 9 Kota Administrasi Jakarta Pusat; Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana tersebut di atas sesuai Pasal 25 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008, oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Untuk selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito : Rektor Universitas Brawijaya berkantor di Jalan Veteran Malang, Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana tersebut di atas berdasarkan Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 72/M Tahun 2010, tanggal 8 Juni 2010, oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas nama Universitas Brawijaya. Untuk selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. 11
Bahwa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA masing-masing menjalani jabatannya tersebut di atas secara bersama-sama disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan bahwa PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan kerja sama untuk saling menunjang pelaksanaan tugas dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat. Sehubungan dengan hal tersebut, maka PARA PIHAK sepakat untuk membuat Nota Kesepahaman tentang Kerja Sama dalam Bidang Pengembangan Aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan Pengabdian Masyarakat, dengan ketentuan dan syarat sebagai berikut : PASAL 1 MAKSUD DAN TUJUAN (1) Maksud Nota Kesepahaman ini adalah : a. untuk mewujudkan hubungan yang saling menguntungkan, saling menghormati dan saling mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat; b. untuk mendukung pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat dalam rangka optimalisasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. (2) Tujuan Nota Kesepahaman ini adalah sebagai dasar pelaksanaan kegiatan untuk mendukung pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki PARA PIHAK sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. PASAL 2 RUANG LINGKUP Ruang lingkup Nota Kesepahaman ini adalah kerja sama dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat yang meliputi hal sebagai berikut : a. pengembangan organisasi dan tata laksana; b. pengembangan kompetensi sumber daya manusia; c. pengembangan penelitian; dan d. pengabdian masyarakat. PASAL 3 PELAKSANAAN KEGIATAN (1) Pelaksanaan kegiatan akan diatur lebih lanjut oleh PARA PIHAK sesuai dengan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dan akan dituangkan dalam suatu Nota Kesepahaman ini akan ditindaklanjuti oleh PARA PIHAK dengan membuat Perjanjian Kerja Sama (PKS). (2) PIHAK PERTAMA dapat menunjuk Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah berdasarkan Surat Kuasa untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1). (3) PIHAK KEDUA dapat menunjuk Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1). (4) PARA PIHAK menjamin kerahasiaan dan tidak akan menyebarluaskan hasil-hasil kegiatan yang bersifat rahasia kepada pihak manapun tanpa ijin tertulis dari PARA PIHAK. 12
PASAL 4 PRINSIP KESEPAHAMAN PARA PIHAK dalam melaksanakan Nota Kesepahaman ini dengan prinsip kesepahaman sebagai berikut : a. Objek kerja sama dalam rangka pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat. b. Kerja sama ini dilakukan dengan prinsip saling menguntungkan, saling menghormati dan saling mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan. c. PARA PIHAK bersama-sama melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi dalam rangka pelaksanaan Nota Kesepahaman ini. PASAL 5 JANGKA WAKTU (1) Nota Kesepahaman ini berlaku untuk jangka waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal ditandatangani oleh PARA PIHAK dan dapat diubah atau dihentikan setiap waktu atas persetujuan PARA PIHAK. (2) Nota Kesepahaman ini dapat diperpanjang atas persetujuan PARA PIHAK. (3) Dalam hal salah satu pihak akan mengubah, menghentikan, atau memperpanjang Nota Kesepahaman ini, salah satu pihak wajib memberitahukan secara tertulis kepada pihak lainnya paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum diadakan perubahan, penghentian, atau perpanjangan. (4) Perubahan, penghentian, atau perpanjangan Nota Kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dituangkan dalam bentuk Addendum dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Nota Kesepahaman ini. (5) Apabila dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PARA PIHAK belum membuat Perjanjian Kerja Sama, maka Nota Kesepahaman ini berakhir dan dapat ditinjau kembali atas kesepakatan PARA PIHAK. --------------------------------------- DEMIKIAN NOTA KESEPAHAMAN INI ----------------------------- dibuat dan ditandatangani di Jakarta, pada hari dan tanggal tersebut di atas, dalam rangkap 2 (dua) masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama, 1 (satu) eksemplar asli untuk PIHAK PERTAMA dan 1 (satu) eksemplar asli untuk PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA PIHAK PERTAMA GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA, PROF. DR. IR. YOGI SUGITO FAUZI BOWO 13
BAAK-UB PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.07 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman 14
BAAK-UB PERJANJIAN KERJASAMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.08 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman 15
16
17
18
BAAK-UB SURAT PENGANTAR Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.09 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman 19
BAAK-UB TANDA TERIMA Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2, Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:kerjasama@ub.ac.id No. Dok. 090000206020.10 Revisi 4 Tgl. Efektif 5 Oktober 2012 Halaman TANDA TERIMA Nomor : /UN10/LL/2012 Lampiran : - Perihal :. Tanggal :. Fak/Unit Kerja:... Yang menerima,... (Nama terang dan tanda tangan) 20