BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu. Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistem-subsistem, serta alokasi subsistem-subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak serta prosedur-prosedur. Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang baik, karena dengan adanya rancangan yang tepat akan menghasilkan sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Perancangan yang kurang baik akan mengakibatkan sistem yang dibangun harus dirombak total atau sistem yang dibangun akan sangat berlebihan dari kebutuhan yang diperlukan. Tahap perancangan disebut juga tahap pemecahan masalah, yaitu dengan menyusun suatu algoritma, alur sistem, masukan, prosedur proses, keluaran dan database. Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagian alis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.tahap ini disebut dengan desain sistem (Systems design). Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems design) yang akan dibahas pada bab ini dan desain sistem terinci (detailed systems design). 48
49 A. Perancangan sistem yang diusulkan 1. Flowmap usulan sirkulasi pengunjung Dibawah ini adalah prosedur sirkulasi pengunjung yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Petugas perpustakaan meminta kartu identitas pengunjung yang datang dan menanyakan keperluan datang ke perpustakaan b. Petugas perpustakaan menginputkan data identitas pengunjung dan keperluannya lalu diinputkan ke dalam database c. Petugas perpustakaan mencetak laporan sirkulasi pengunjung untuk diberikan ke pimpinan. PENGUNJUNG PETUGAS PIMPINAN Kartu identitas Kartu identitas Input data pengunjung perpustakaan Cetak laporan sirkulasi pengunjung Laporan sirkulasi pengunjung Laporan sirkulasi pengunjung Kartu identitas Kartu identitas Gambar 4.1 Flowmap Usulan Sirkulasi Pengunjung
50 2. Flowmap usulan pendataan buku baru Dibawah ini adalah prosedur pendataan buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Setiap bidang yang menerbitkan buku baru harus memberikan buku tersebut ke pimpinan b. Pimpinan mengecek buku tersebut dan memberikan persetujuan apakah buku tersebut layak terbit atau tidak c. Jika buku tidak memenuhi persyaratan maka pimpinan mengembalikan buku tersebut ke bidang yang bersangkutan d. Jika buku memenuhi persyaratan, pimpinan akan memberikan buku baru tersebut ke petugas perpustakaan e. Petugas perpustakaan memberikan label sesuai dengan aturan kode buku baru lalu menginputkan data buku baru ke dalam database f. Petugas perpustakaan meletakkan buku baru tersebut ke dalam rak sesuai dengan kode buku
51 BPS PETUGAS PIMPINAN baru baru Persetujuan terbit T Setuju? Pemberitahuan Tidak Layak Terbit Y Pemberian label yang sudah dilabel Input data buku perpustakaan Cetak Lap Lap Daftar Lap Daftar Gambar 4.2 Flowmap Usulan Pendataan Baru
52 3. Flowmap usulan peminjaman buku Dibawah ini adalah prosedur peminjaman buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dipinjam dan kartu identitas ke petugas perpustakaan b. Petugas menginputkan data buku yang dipinjam ke database dan mengarsipkan kartu identitas peminjam c. Petugas memberikan buku ke peminjam dan bukti peminjaman yang akan digunakan untuk pengembalian buku PENGUNJUNG PETUGAS PIMPINAN + Kartu Identitas + Kartu Identitas Input data peminjaman perpustakaan Cetak Bukti Peminjaman Cetak Laporan Peminjaman Bukti Peminjaman Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman + Bukti Peminjaman + Kartu Identitas + Bukti Peminjaman Kartu identitas Kartu Identitas Gambar 4.3 Flowmap Usulan Peminjaman
53 4. Flowmap usulan pengembalian buku Dibawah ini adalah prosedur peminjaman buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dikembalikan dan bukti peminjaman ke petugas perpustakaan b. Petugas menginputkan data pengembalian ke database dan mencari kartu identitas peminjam di arsip c. Petugas mengembalikan kartu identitas peminjam dan menaruh buku kembali ke rak PENGUNJUNG PETUGAS PIMPINAN + Bukti Pinjaman + Bukti Pinjaman Input data pengembalian perpustakaan Cetak Laporan Pengembalian Cari kartu identitas peminjam di arsip Kartu Identitas Laporan Pengembalian Laporan Pengembalian Kartu Identitas Kartu Identitas Peminjam + Bukti Pinjaman + Bukti peminjaman Gambar 4.4 Flowmap Usulan Pengembalian
54 5. Flowmap usulan pembelian buku Dibawah ini adalah prosedur peminjaman buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dibeli ke petugas b. Petugas mengecek status buku tersebut apakah buku tersebut dijual atau tidak c. Jika buku tidak dijual, petugas memberitahukan ke pengunjung bahwa buku tidak dijual lalu petugas mengembalikan buku ke rak d. Jika buku tersebut dijual, petugas mengecek harga buku lalu memberitahukan harga buku ke pengunjung yang ingin membeli buku tersebut e. Pengunjung melakukan proses pembayaran buku dengan memberikan uang ke petugas f. Petugas mencatat pembelian buku ke buku dan memberikan buku ke pengunjung g. Petugas mencatat pembelian buku tersebut ke bagian PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak)
55 PENGUNJUNG PETUGAS PIMPINAN Cek Status Dijual? T Y Pemberitahuan Tidak Dijual Cek Harga Pemberitahuan Harga Pemberitahuan Harga Bayar Input data pembayaran perpustakaan Cetak Nota Pembelian Nota + buku yang dibeli Nota + yang dibeli Proses PNBP Cetak Laporan Pembelian Laporan Pembelian Laporan Pembelian Gambar 4.5 Flowmap Usulan Pembelian
56 B. Context Diagram (Diagram Konteks) Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan aplikasi. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses di dalam aplikasi dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. PENGUNJUNG Kartu Identitas Bukti Pinjaman, Nota SISTEM PERPUSTAKAAN Lap. Sirkulasi Pengunjung Lap. Lap. Peminjaman Lap. Pengembalian Lap. Pembelian PIMPINAN Baru Bidang BPS Gambar 4.6 Diagram Konteks C. Flow Diagram (Diagram Arus ) DFD sering digunakan unutk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur
57 (structured analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. DFD Level 0 berfungsi menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran dan penyimpangan data. Adapun DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Pengunjung Pengunjung peminjaman Kartu pinjaman pembelian Bidang BPS Proses 1 sirkulasi pengunjung Proses 3 Peminjaman buku Proses 4 Pengembalian buku Proses 5 Pembelian buku Proses 2 Pendataan buku baru Kartu pinjaman, Nota Pembelian Pengunjung anggota Pengunjung peminjaman buku sirkulasi peminjaman peminjaman pembelian pembelian Anggota peminjaman Pengunjung Proses 6 Cetak pembelian Lap. Anggota Lap. Sirkulasi Pengunjung Lap. Lap. Peminjaman Lap. Pembelian Kepala Kantor Gambar 4.7 Flow Diagram
58 D. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram ( ERD ) atau Diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual. Objek adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data. Adapun ERD yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut : 1 m Kembali Sirkulasi Pengunjung m 1 ng Anggota 1 m Pinjam 1 m Beli Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram
59 E. Kamus Kamus data merupakan kamus yang digunakan untuk menjelaskan seluruh proses data yang terdapat dalam data flow diagram. Berikut ini adalah kamus data dari aplikasi perpustakaan yang di rancang antara lain : Tabel Anggota Tabel 4.1 Kamus Tabel Anggota Fungsi Menyimpan data anggota BPS Field no_identitas + jenis + nama + alamat + no_telp + pekerjaan Tabel Sirkulasi Tabel 4.2 Kamus Tabel Sirkulasi Fungsi Field Mencatat Pengunjung yang datang perpustakaan no_identitas + tanggal + keperluan Tabel 4.3 Kamus Master Tabel Master_ Fungsi Field Mencatat data kode_buku + judul + tahun_terbit + bidang + harga Tabel 4.4 Kamus Tabel Tabel Fungsi Field Mencatat Detail dari setiap buku id_buku + status + keterangan
60 Tabel 4.5 Kamus Master Pinjaman Master _pinjaman Fungsi Mencatat peminjaman Field kode_pinjam + no_identitas + tanggal_pinjam + tanggal_kembali + jumlah_buku + status Detail_peminjaman Tabel 4.6 Kamus Detail Pinjaman Fungsi Field Mencatat setiap detail peminjaman kode_pinjaman + id_buku + judul Tabel 4.7 Kamus Master Pembelian Detail_peminjaman Fungsi Mencatat pembelian Field No_nota + no_identitas + tanggal_pembelian + jumlah_buku + total_bayar Detail_peminjaman Tabel 4.8 Kamus Detail Pembelian Fungsi Field Mencatat setiap detail peminjaman No_nota + id_buku + judul + harga
61 F. Perancangan Struktur File Tujuan dari perancangan strutur file ini yaitu untuk menentukan nama filed, type field, lebar field, dan keterangan dari field tersebut yang ada pada setiap file. Struktur file yang akan digunakan dalam perancangan sistem ini akan menentukan struktur fisik database yang menunjukkan struktur dari elemen elemen yang menyatakan panjang data dan tipe datanya. Pengembangan struktur file yang akan diuraikan adalah sebagai berikut : Nama Tabel Primary : anggota : no_identitas Tabel 4.9 Struktur File Anggota No. Nama Field Type Size 1 no_identitas varchar 25 2 jenis varchar 15 3 nama varchar 50 4 alamat varchar 50 5 no_telp varchar 15 6 pekerjaan varchar 50
62 Nama Tabel : sirkulasi Primary : - Tabel 4.10 Struktur File Sirkulasi No. Nama Field Type Size 1 no_identitas varchar 25 2 tanggal date - 3 keperluan varchar 100 Nama Tabel Primary : master_buku : kode_buku Tabel 4.11 Struktur File Master No. Nama Field Type Size 1 kode_buku varchar 15 2 judul varchar 50 3 tahun_terbit varchar 4 4 bidang varchar 30 5 harga integer - Nama Tabel : buku Primary : - Tabel 4.12 Struktur File No. Nama Field Type Size 1 id_buku varchar 19 2 Status varchar 8
63 Nama Tabel Primary : master_pinjaman : kode_pinjaman Tabel 4.13 Struktur File Master Pinjaman No. Nama Field Type Size 1 kode_pinjaman varchar 10 2 no_identitas varchar 25 3 tanggal_pinjam date - 4 tanggal_kembali date - 5 jumlah_buku integer - 6 status varchar 14 Nama Tabel : detail_pinjaman Primary : - Tabel 4.14 Struktur File Detail Pinjaman No. Nama Field Type Size 1 Kode_pinjaman varchar 10 2 Id_buku varchar 19 3 judul varchar 50 Nama Tabel Primary : master_pembelian : no_nota Tabel 4.15 Struktur File Master Pembelian No. Nama Field Type Size 1 No_nota varchar 10 2 no_identitas varchar 25 3 tanggal_pembelian date -
64 4 Jumlah_buku Integer - 5 Total_bayar Currency - Nama Tabel : detail_pembelian Primary : - Tabel 4.16 Struktur File Detail Pembelian No. Nama Field Type Size 1 No_Nota varchar 10 2 Id_buku varchar 19 3 judul varchar 50 4 Harga_buku Currency - G. Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang berguna untuk mengelompokkan instruksi ke dalam sub program fungsional, setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut :
65 Struktur Program Input Proses Output Anggota Peminjaman Lap Anggota Pengembalian Lap Pembelian Lap Pinjaman dan Pengembalian Sirkulasi Pengunjung Lap Pembelian Lap Sirkulasi Pengunjung Gambar 4.9 Struktur Program
66 Sedangkan untuk struktur menunya adalah sebagai berikut : Struktur Menu Tamu Kegiatan Laporan Pengunjung Baru Anggota Pinjam Sirkulasi Pengunjung Pengunjung Lama Pengembalian Pembelian Peminjaman Pengembalian Penjualan Gambar 4.10 Struktur Menu
67 H. Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input. 1. Form buku tamu Tamu No Identitas Tanggal Nama Alamat No Telp Jenis Pekerjaan Keperluan Clear Isi Tamu Gambar 4.11 Rancangan form isi buku tamu
68 2. Form Anggota anggota No Identitas Nama Alamat No Telp Jenis Pekerjaan Clear Update Keluar No Identitas Jenis Nama Alamat No Telp Pekerjaan Gambar 4.12 Rancangan form data anggota 3. Form data buku Kode Tampilkan Judul Tahun Terbit Bidang Harga Clear Simpan Ubah Hapus Keluar Kode_buku Judul Tahun_terbit Bidang Harga Total di Rak Gambar 4.13 Rancangan form data buku
69 4. Form Peminjaman Peminjaman Pinjam Baru Batal Pinjam Keluar Kode Pinjam Tanggal No Identitas Nama Pinjaman Id Cari Judul Proses Selesai Id Judul Hapus Pinjaman Gambar 4.14 Rancangan form peminjaman
70 5. Form Pengembalian Pengembalian Kode Pinjam No Identitas Nama Jumlah Tanggal Pinjam Tanggal Kembali Daftar Yang di Pinjam Id_ Judul Pengembalian Baru Proses Pengembalian Gambar 4.15 Rancangan form pengembalian
71 6. Form Pembelian Pembelian Pembelian Baru Batalkan Pembelian Keluar No Nota Tanggal No Identitas Nama Pembelian Id Cari Judul Harga Total Bayar Proses Selesai Id Judul Hapus Pembelian Gambar 4.16 Rancangan form pembelian
72 I. Rancangan Output 1. Laporan Sirkulasi Pengunjung BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail: bps2100@bps.go.id LAPORAN DATA SIRKULASI PENGUNJUNG PRIODE xx/xx/xxxx s/d xx/xx/xxxx No Identitas Tanggal Keperluan Gambar 4.17 Rancangan laporan sirkulasi pengunjung
73 2. Laporan BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail: bps2100@bps.go.id LAPORAN DATA BUKU Kode Judul Bidang Jumlah Gambar 4.18 Rancangan laporan data buku
74 3. Laporan peminjaman dan pengembalian BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail: bps2100@bps.go.id LAPORAN PEMINJAMAN dan PENGEMBALIAN PRIODE xx/xx/xxxx s/d xx/xx/xxxx Kode Pinjam No Identitas Jumlah Tanggal Pinjam Tanggal Kembali Status Pinjaman Gambar 4.19 Rancangan laporan peminjaman dan pengembalian
75 4. Laporan Penjualan BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail: bps2100@bps.go.id LAPORAN PENJUALAN BUKU PRIODE xx/xx/xxxx s/d xx/xx/xxxx No Nota No Identitas Tanggal Jumlah Total Bayar Gambar 4.20 Rancangan laporan penjualan buku