BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin sesuai dengan standar yang ada. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Pengertian efisiensi menurut Sedarmayanti (2001:112) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya
dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan. Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan penerapan tata kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan pengendalian kerja dengan tepat. Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing- masing pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur- unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya. Namun untuk lebih meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri tiap pegawai maka dibuatlah peraturan yang mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di perusahaan. Jika penerapan tata kerja telah diterapkan maka diharapkan setiap pegawai wajib mematuhi tata keja tersebut, karena jika suatu peraturan yang telah disepakati dilanggar maka akan dikenakan sanksi. Dalam meningkatkan efisiensi kerja di perusahaan atau organisasi yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.
Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat. Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input). Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan wajah mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Setiap pegawai yang tidak menyukai penghamburan akan bekerja dengan efisien. Pegawai yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang
harus dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak efisien akan mengeluh walaupun sedikit yang dikerjakannya. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus-menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri setiap pegawai. Demikian halnya pada Departemen S1-Akuntansi, efisiensi kerja akan terlihat ketika pegawai mengerjakan pekerjaannya. Apakah pekerjaan itu dikerjakan sesuai standar baik itu waktu maupun alatnya. Cara bekerja yang efisien telah diterapkan oleh di Departemen S1-Akuntansi untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang besar maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, dengan menggunakan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya dikalangan atas saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan kalangan bawah. Misalnya ketika pegawai menginput nilai mahasiswa yang terdapat di KHS ke dalam Kartu Evaluasi Studi Mahasiswa, akan dikatakan efisien jika waktu yang digunakan dalam menginput data tersebut sesuai dengan waktu yang disediakan. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis Laporan Tugas Akhir dengan judul EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni 1. Bagaimana tata kerja dan penerapan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? 2. Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? 3. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi? C. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk mengetahui tata kerja penerapan efisiensi kerja pada Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi. 2. Untuk memahami faktor apa saja yang mempengaruhi efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Untuk mengetahui cara dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama. c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana penerapan tata kerja itu yang sesungguhnya. 2. Bagi Instansi Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kerja. E. Rencana Penulisan Penelitian ini dilakukan di Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan pada tanggal 01-14 Agustus 2011. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGUKE 1 2 3 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu di Fakultas Ekonomi. 1. Jenis Data Adapun jenis data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah : a) Data Primer yaitu data yang di peroleh langsung dari instansi tersebut, dalam hal ini Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang dikoordinir oleh bagian umum. b) Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari dokumen buku atau pun sumber pustaka Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Teknik Pengumpulan Data
Dalam rangka mengumpulkan bahan-bahan atau data-data baik secara teori maupun praktek yang berguna untuk menyelesaikan tugas akhir ini, maka penulis menggunakan metode sebagai berikut : a. Interview (wawancara) yaitu dengan melakukan observasi secara langsung melalui staff tersebut ataupun dengan pihak yang bersangkutan di Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi. b. Metode Penelitian Pustaka artinya penelitian yang dilakukan melalui beberapa sumber bacaan seperti buku-buku bacaan maupun website yang memberikan gambaran tentang masalah yang dihadapi, untuk memperoleh data atau bahan yang bersifat teori ilmiah. 3. Metode Analisa Data yang diperoleh akan disusun secara sistematis dan kemudian dianalisa secara kualitatif untuk menjawab permasalahan yang dikemukakan. Adapun metode yang digunakan adalah. a. Metode deskriptif yaitu metode atau cara menganalisis data yang ditujukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklarifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi. b. Metode deduktif yaitu bagaimana mengambil suatu kesimpulan khusus yang berlaku umum Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran, mengadakan perbandingan antar teori dengan kenyataan akan
dapat diketahui penyimpangan dan selanjutnya membuat kesimpulan, memberikan saran mengatasi masalah yang ada. F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain: BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian jadwal penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU dan bagian Departemen Akuntansi, struktur organisasi, Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini, menjelaskan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa Bagaimana Tata Kerja dan Efisiensi Kerja pada Departemen S1-Akuntansi FE USU, Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja pada Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi, dan Bagaimana
NMeningkatkan Efisiensi pada Departemen S1-Akuntansi Fakultas Ekonomi. BAB IV : PENUTUP Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi Departemen S1- Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.