SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN SERVICE PADA BENGKEL ISTA MOTOR YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Septian Permadi 10.12.5009 kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
SALES INFORMATION SYSTEM OF SPARE PARTS AND SERVICE AT ISTA MOTOR WORKSHOP YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PARTS DAN SERVICE PADA BENGKEL ISTA MOTOR YOGYAKARTA Septian Permadi Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Development of the world information technology in the era of globalization increase rapidly especially in order to support the course an activity in an organization, both organizations profit or non-profit. ISTA Motor ia a repair shop which required sales and service system but does not yet have that system to record the transaction as transaction of purchase, sales, and services. The purpose of this study is to describes the steps of sales and service application design based on desktop and applications generated was expected to be able to help forge operational system of repair shop. This application will be able to generate input process such as login, data of user, mechanic, supplier, spare part, and transaction of purchase, sales, and service. Output results are available later as the report of mechanic, spare part, purchase, sales, service, and bill that can be displayed to the monitor that can be printed on paper media. Microsoft Visual basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000, and Crystal Reports 8.5 as the three main tools that used to create the information system of sales and service. With using the new system based desktop to be expected greatly help facilitate the workshop management in the manage data record and all workshop transactions to generate more accurate reports. Keywords : workshop,spare part, sale, service, information system
1. Pendahuluan Bengkel ISTA Motor yang beralamat di Jalan I Dewa Nyoman No. 32, Kotabaru, Yogyakarta, merupakan salah satu organisasi mahasiswa Institut Sains dan Teknologi AKPRIND Yogyakarta jurusan Teknik Mesin yang bergerak di bidang otomotif seperti perawatan dan perbaikan (service) mesin motor untuk semua merek motor dan menyediakan suku cadang (spare part). Bengkel ISTA Motor di kelola oleh mahasiswa Institut Sains dan Teknologi AKPRIND Yogyakarta yang ikut tergabung dalam Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM) Departemen Bengkel dengan mengutamakan pentingnya pengalaman bagi para mahasiswa yang memiliki potensi dalam bidang perbaikan mesin khususnya sepeda motor. Bengkel ISTA Motor adalah bengkel motor yang membutuhkan sistem penjualan dan service yang meliputi pembelian, penjualan maupun layanan perbaikan (service). Akan tetapi, untuk saat ini Bengkel ISTA Motor belum memiliki sebuah sistem khusus untuk mencatat transaksi dan membuat laporan baik pembelian, penjualan spare part dan pendataan perawatan dan perbaikan (service). Untuk membuat laporan data spare part dan transaksi bengkel masih menggunakan tenaga manusia seutuhnya yakni pencatatan manual dalam buku transaksi sehingga persentase kesalahan yang terjadi semakin tinggi. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, penulis mencoba untuk memberikan solusi melalui suatu rancangan sistem baru, yakni dengan penggunaan teknologi informasi berbasis komputer yang penulis harapkan bisa memberikan pemecahan masalah terhadap pencatatan transaksi, khususnya dalam dalam transaksi pembelian spare part, penjualan spare part, dan service yang kemudian diharapkan hal yang berkaitan dengan data spare part dan transaksi bisnis dapat di proses dengan cepat, tepat dan akurat. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bias di lihat sebagai satu-kesatuan yang di rancang untuk mencapai suatu tujuan.
2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah di olah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Gambaran Umum Bengkel ISTA Motor yang terletak di Jalan I Dewa Nyoman Nomor 32, Kota Baru, Yogyakarta adalah sebuah bengkel umum milik Institut Sains dan Teknologi AKPRIND Yogyakarta yang dikelola oleh mahasiswa teknik mesin. Bengkel ini berada di bawah naungan Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM) Departemen Bengkel. Dengan mengandalkan tenaga ahli dari mahasiswa, diharapkan dapat meningkatkan kemampuan mahasiswa teknik mesin dalam bidang perbaikan sepeda motor. Pembagian hasil berdasarkan persentase pendapatan pelayanan service kendaraan antara HMM Departemen Bengkel dengan mekanik yang terdiri dari mahasiswa teknik mesin memberikan keuntungan tersendiri untuk setiap mahasiswa yang menjadi mekanik di bengkel ISTA Motor. Di samping para mahasiswa mendapatkan pendapatan dari pekerjaan sampingan sebagai mekanik, yang tidak kalah pentingnya adalah bengkel ini bisa menjadi sarana pelatihan bagi mahasiswa teknik mesin untuk mempraktikan secara langsung apa yang mereka dapatkan di dalam perkuliahan. 3.1.1 Sistem Penjualan Bengkel ISTA Motor Bengkel ISTA Motor selama ini menggunakan cara manual untuk mencatat semua transaksi yang mereka lakukan, mulai dari pembelian spare part, penjualan spare part, dan service semuanya di catat pada lembaran kertas. Kemudian, semua data yang telah di catat akan di simpan di tempat penyimpanan berupa lemari dan laci yang kemudian akan di buka kembali jika dibutuhkan oleh pihak manajemen. Untuk melakukan transaksi pembelian, manajemen terlebih dahulu melakukan pengecekan persediaan spare part secara manual sebelum dicantumkan dalam daftar pembelian. Sedangkan untuk proses penjualan juga tidak jauh berbeda dengan pembelian, di mana kasir akan melakukan pengecekan terlebih dahulu untuk mengetahui persediaan spare part yang dibutuhkan oleh konsumen.
3.1.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bengkel ISTA Motor 3.2 Perancangan Proses Dalam sistem ini, perancangan proses yang berlangsung digambarkan menggunakan flowchart sistem dan Data Flow Diagram (DFD).
3.2.1 Flowchart Sistem Gambar 3.2 Flowchart Sistem
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk mengetahui aliran data dan proses sebuah sistem. Data Flow Diagram di bagi menjadi beberapa level. Dan berikut Data Flow Diagram sistem yang diusulkan: 3.2.2.1 Diagram Konteks Gambar 3.3 Diagram Konteks
3.2.2.2 Data Flow Diagram Level I Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level I
4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Black Box Testing Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah berjalan sesuai yang diharapkan atau tidak. Cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. No. Pengujian Hasil Status 1. Form Login Sukses login apabila user di kenal oleh program. Apabila kombinasi Username dan Password tidak di kenal, akan muncul dialog gagal. 2. Form Pengguna Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 3. Form Mekanik Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 4. Form Supplier Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 5. Form Jenis Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 6. Form Spare Part Fungsi Tambah, Ubah, Hapus, Simpan, dan Pencarian sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 7. Form Pembelian Fungsi Tambah, Simpan, Pencarian Spare Part, dan Pencarian Supplier sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 8. Form Penjualan Fungsi Tambah, Simpan, dan Pencarian Spare Part sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 9. Form Service Fungsi Tambah, Simpan, Pencarian Mekanik, dan Pencarian Spare Part sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 10. Form Cetak Laporan Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai Pembelian mana fungsinya. 11. Form Cetak Laporan Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai
Penjualan 12. Form Cetak Laporan Service mana fungsinya. Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai mana fungsinya. 13. Form Cetak Laporan Jasa Fungsi Cetak sudah berjalan sebagai mana fungsinya. Tabel 4.1 Tabel Black Box Testing 4.2 Manual Program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan tampilan form yang digunakan beserta langkah-langkah dalam menggunakan setiap form. 4.2.1 Form Login Gambar 4.1 Form Login Login merupakan syarat untuk dapat menjalankan program secara keseluruhan. Pengguna dapat menggunakan program sesuai dengan hak akses yang diberikan berdasarkan jabatan pengguna. Pada Form Login terdapat tiga data yang harus dimasukan oleh pengguna yaitu User Name, Password, dan Jabatan.
4.2.2 Form Utama Gambar 4.2 Form Utama Form Utama merupakan jendela utama pengguna memulai proses dalam mengolah data tertentu. Pada Form Utama berisi mengenai menu-menu yang berhubungan dengan pengolahan data pengguna, data mekanik, data supplier, data jenis, data spare part, transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi service, transaksi jasa, dan menu untuk menampilkan laporan-laporan. 4.2.3 Form Spare Part Gambar 4.3 Form Spare Part
Form Spare Part berfungsi untuk mengelola data spare part. Untuk menambah data spare part, klik pada tombol Tambah untuk mengaktifkan form kemudian input data spare part baru ke dalam textfield yang disediakan. Klik tombol Simpan untuk menyimpan ke dalam database. Untuk mengubah data spare part, double click pada data spare part yang terdapat di dalam tabel, kemudian ubah data spare part yang berada di dalam textfield, kemudian klik tombol Edit untuk meng-update data spare part. Untuk menghapus data spare part, double click pada data spare part yang terdapat di dalam tabel dan klik tombol Hapus. 4.2.4 Form Service Gambar 4.4 Form Service Form Service berfungsi untuk mengelola data transaksi service. Untuk membuat transaksi service, klik pada tombol Tambah untuk mengaktifkan form terlebih dahulu, kemudian input data mekanik yang menangani service kendaraan dengan klik tombol Cari yang terletak di samping textfield Kode Mekanik hingga muncul jendela Pencarian Mekanik kemudian input data spare part yang di ganti dengan klik tombol cari yang terletak di samping textfield Kode Spare Part.
4.2.5 Form Cetak Laporan Service Gambar 4.5 Form Cetak Laporan Service 4.2.6 Nota Service Gambar 4.6 Nota Service
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan pada sistem penjualan spare part dan service pada bengkel ISTA Motor, maka dapat di lihat bahwa hasil informasi yang dihasilkan dari sistem yang sedang berjalan (sistem manual) masih kurang akurat, relevan dan tepat waktu. Sedangkan penggunaan sistem baru dengan berbasis komputer khususnya dengan aplikasi Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan antara lain : 1. Sistem baru berbasis desktop sangat membantu memudahkan manajemen bengkel dalam mencatat semua transaksi bengkel. 2. Pembuatan laporan transaksi secara terkomputerisasi dapat memudahkan manajemen bengkel dalam mengambil keputusan. 5.2 Saran Berdasarkan analisis dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saransaran sebagai berikut : 1. Sistem lama yang sudah ada sebaiknya digantikan dengan sistem baru yang dapat bekerja lebih cepat dalam mengolah data transaksi dan yang dibutuhkan pihak manajemen. 2. Seiring perkembangan Bengkel ISTA Motor maka semakin kompleks pula kebutuhan sistem sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak dan perlu dilakukan pengembangan lagi. Demikian kesimpulan dan saran yang disampaikan, penulis sangat berharap sistem baru yang diusulkan dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang timbul pada sistem lama dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat dan akurat. Dengan mempertimbangkan saran tersebut di atas, penulis mengharapkan sistem baru yang diusulkan dapat diterapkan pada bengkel ISTA Motor dan bermanfaat bagi pihak manajemen bengkel. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : C.V Andi Offset.
Arief, M, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact- SQL Dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : C.V Andi Offset. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini. & Koniyo, A. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic & Microsoft SQl Server. Yogyakarta : C.V Andi Offset. Ariyus, Doni & Pangera A, Ali.. 2008. Sistem Operasi. Yogyakarta : C.V Andi Offset.