MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT TARIKH : 24 JULAI 2014 MASA TEMPAT : 9.00 PAGI : BILIK PUTRA 1, PEJABAT PENDAFTAR KEHADIRAN : LAMPIRAN A MINIT AGENDA TINDAKAN/ MAKLUMAN 4.1 KATA ALU-ALUAN Pengerusi 3.1.1 mengalu-alukan kehadiran ahli ke Mesyuarat Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran kali keempat dan memaklumkan YBhg. Dato Pendaftar tidak dapat mempengerusikan. 3.1.2 memaklumkan kriteria yang telah dimurnikan akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti untuk diperakui bagi penarafan dan buat permulaan akan diguna pakai kepada entiti perkhidmatan dan dijadikan pengukuran yang komprehensif. 4.2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT Minit Mesyuarat Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Kali Keempat telah disahkan tanpa pindaan. 1
MINIT AGENDA TINDAKAN/ MAKLUMAN 4.3 PERKARA BERBANGKIT Mesyuarat bersetuju Status Tindakan pada Lampiran 1 dilihat bersama agenda empat iaitu Perbincangan Penambahbaikan. 4.4 PERBINCANGAN PENAMBAHBAIKAN Ahli mengambil perhatian terhadap perkara berikut; 4.4.1 Kriteria Kewangan Mengambil maklum berkaitan laporan melalui e-mail yang telah dimajukan iaitu peneraju akan menggantikan kriteria yang sedia kepada perkara Kontrak Pembersihan Bangunan di Pusat Tanggungjawab dan Pengurusan Pembelian Terus di Pusat Tanggungjawab. Tindakan: Pejabat Bursar 4.4.2 Kriteria Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Menagmbil maklum kriteria Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan telah diperakui pada meyuarat yang lepas. Makluman 4.4.3 Kriteria Pengurusan dan Perkhidmatan Sumber Manusia Pengurusan Sumber Manusia Mengambil maklum Kriteria Pengurusan Sumber Manusia bagi aspek pelantikan secara kontrak, hanya perkara berikut dikekalkan: a. item 2 iaitu Mengemukakan permohonan lantikan semula Bukan Akademik yang ditetapkan b. item 4 iaitu Permohonan peletakan jawatan memenuhi notis (kecuali permohonan pemendekan notis) sahaja dikekalkan Tindakan : Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar 2
MINIT AGENDA Perkhidmatan Sumber Manusia TINDAKAN/ MAKLUMAN Mengambil maklum kertas Lampiran 2 dan memohon agar mengambil tindakan bagi perkara berikut: a. Kriteria Pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan diteliti semula penulisan bagi item 1 berkaitan pelaksanaan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan melihat semula item 2 berkaitan Minit Mesyuarat PPSM PTJ yang lengkap dari segi logik. b. Pada Kriteria Pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan, item 1 pada skala 5, PTJ mengemukan Keputusan PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ yang ditetapkan (kurang 5 hari) dipinda kepada PTJ mengemukan Keputusan PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam 5 hari yang ditetapkan (kurang 5 hari) c. Kriteria Pengurusan Cuti Tahunan, item 1 iaitu adakah penyata cuti tahunan dicetak dan disahkan selewatlewatnya pada minggu pertama bulan Mac hanya akan digunakan untuk tahun ini sahaja dan bagi tahun akan dating akan disemak semula. Tindakan : Bahagian Perkhidmatan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar 4.4.4 Kriteria Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Bersetuju agar Peneraju meneliti semula aspek entiti perkhidmatan dan akan membawa kriteria terbaharu pada akan datang. Tindakan : Pejabat Pengurusan Keselmatan dan Kesihatan Pekerjaan 3
MINIT AGENDA 4.4.5 Kriteria Pembangunan Sumber Manusia Bersetuju dengan kriteria yang dibentangkan iaitu seperti pada Lampiran 3 dengan mengambil perhatian terhadap perkara berikut: a. meminda pengukuran kepada penggunaan skala bagi menyeragamkan antara yang lain; b. melihat semula peratusan dan skala bagi peratus staf PTJ Mengikuti 7 Hari Latihan; c. meneliti semula skala bagi perkara bilangan latihan kategori Latihan dan/atau Sesi Pembelajaran Anjuran PTJ d. meneliti semula Penyediaan Takwim Latihan PTJ akan dilihat semula dari aspek skala TINDAKAN/ MAKLUMAN Tindakan: Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Secara dasar pindaan adalah seperti berikut: BIL. PERKARA MARKAH 1. Peratus Staf PTJ Mengikuti 7 Hari Latihan 2. Bilangan latihan kategori Latihan dan/atau Sesi Pembelajaran Anjuran PTJ Kurang 80% (15 Markah) - 1 80%-84.99% (18 Markah) - 2 85%-89.99% (20 Markah) - 3 90%-94.99% (22 Markah) - 4 95%-100% (25 Markah) - 5 Tiada (0 Markah) 1 Program (4 Markah) - 1 2 Program (8 Markah) - 2 3 Program (12 Markah) - 3 4 Program (16 markah) - 4 5 Program dan lebih (20 markah) -5 3. Penyediaan Takwim Latihan PTJ Ada (5 Markah) - 5 Tiada (0 Markah) - 0 4
MINIT AGENDA 4.4.6 Kriteria Lawan Web PTJ Bersetuju nama skop adalah Kandungan Laman Web PTJ dan mengambil maklum kriteria pada Lampiran 4 yang mana akan dimasukkan unsur-unsur bonus dan pemurnian masih peringkat semakan serta akan dibentangkan pada akan datang. 4.4.7 Pusat Tanggungjawab Yang Terlibat Mesyuarat bersetuju agar memasukkan PTJ yang tidak terlibat dengan MYRA sebagai entiti turut dinilai. TINDAKAN/ MAKLUMAN Tindakan : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi Tindakan : Semua Peneraju Kriteria 4.5 HAL-HAL LAIN 4.5.1 Tarikh akhir menghantar kriteria penarafan bintang Mesyuarat bersetuju tarikh akhir untuk mengemukakan pembetulan kriteria bagi peneraju adalah pada 13 Ogos 2014. Makluman 4.5.2 Kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti Mesyuarat bersetuju kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti setelah Mesyuarat Kelima dilaksanakan. Tindakan : Sekretariat 4.6 PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguhkan jam 10.45 pagi dan Mesyuarat Kelima dijadualkan secara tentatif pada 15 Ogos 2014. 5
LAMPIRAN A SENARAI KEHADIRAN KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT HADIR 1. Puan Noorizai Haji Mohd Noor - Pengerusi 2. Tuan Haji Rosdi Wah 3. Puan Siti Rozana Supian 4. Encik Ramli bin Sulong 5. Puan Zainora Abdul Talib 6. Encik Muhazam Mansor 7. Encik Mohd Nazri Yassin 8. Encik Mohd Naim Mohd Ishak 9. Encik Ludinata Misnun 10. Puan Noraihan Noordin - Setiausaha TURUT HADIR 1. Encik Shafri Ahmad (Wakil Encik Rosmi Othman) 2. Encik Norman Azlan bin Osman 3. Encik Mat Razi Abdullah 4. Puan Rozi Tamin TIDAK HADIR DENGAN KENYATAAN 1. YBhg. Dato Wan Azman Wan Omar 2. Puan Rohani Abdul Latif 3. Encik Rosmi Othman 4. Encik Abdullah Arshad 6
LAMPIRAN 1 vvvvvvvvvv STATUS TINDAKAN BERDASARKAN MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KETIGA PADA 23 JUN 2014 MINIT PERKARA/TINDAKAN STATUS 3.3.1 (b) Peneraju kriteria pengurusan kewangan meneliti semula kriteria kerana pengukuran yang dipaparkan adalah lebih merujuk kepada aktiviti di peringkat Pejabat Bursar dan sukar diukur di peringkat Pusat Tanggungjawab. Akan dibentangkan semasa Tindakan : Peneraju Skop Kewangan 3.3.4 (b) Peneraju meneliti semula kriteria penarafan berkaitan pelantikan secara kontrak yang mana tidak melibatkan pegawai akademik kerana penarafan bintang hanya terpakai untuk enititi perkhidmatan buat permulaan. Akan dibentangkan semasa Tindakan : Peneraju Skop Pengurusan Sumber Manusia 3.3.4 (c) Aspek pengurusan cuti dilihat semula proses kriteria kerana terdapat proses yang tidak sama seperti pelaksanaan. Lampiran 1 Tindakan : Peneraju Skop Perkhidmatan Sumber Manusia 3.3.5 (b) Kriteria yang dibentangkan dan pihak peneraju kriteria perlu meneliti semula kriteria yang hanya diguna pakai untuk entiti perkhidmatan sahaja. Tindakan : Peraju Skop Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 3.3.6 (b) Peneraju kriteria meneliti semula kriteria kerana terdapat pengukuranbukan di bawah kawalan Pusat Tanggungjawab kontrak; pengukuran kumpulan akademik hendaklah dimansuhkan); dan Akan dibentangkan semasa Lampiran 2 Tindakan : Peneraju Skop Latihan Bukan Akademik - 1-2
LAMPIRAN 1 MINIT PERKARA/TINDAKAN STATUS 3.3.7 (c) Melihat semula kriteria dan tajuk yang sesuai bagi koordinasi semula input kriteria serta nama kriteria. Tindakan : Peneraju Pengurusan ICT 3.6 (b) Kriteria yang tidak dinilai berdasarkan setiap PTJ, tetapi berdasarkan PTJ yang besar, secara automatik markah akan di sama ratakan. Akan dibentangkan semasa Lampiran 3 Tindakan : Setiap penilai 3.7.2 Kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti setelah Mesyuarat Keempat dilaksanakan. Cadangan adalah pada 13 Ogos 2014 Tindakan : Sekretariat - 2-2
LAMPIRAN 2 Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Perkhidmatan Sumber Manusia BIL KRITERIA SKOR 1 2 3 4 5 Tidak Memuaskan Kurang Memuaskan Memuaskan Baik Cemerlang 1 Keputusan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) PTJ untuk pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) yang telah disahkan oleh Ketua PTJ diterima dalam yang ditetapkan PTJ tidak mengemukan keputusan Mesyuarat PPSM PTJ mengemukan Keputusan PPSM tetapi tidak membuat pengesahan oleh Ketua PTJ melebihi yang ditetapkan PTJ mengemuka n keputusan PPSM dan mendapat pengesahan Ketua PTJ tetapi melebihi yang ditetapkan PTJ mengemukan Keputusan PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam yang ditetapkan PTJ mengemuka n Keputusan PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam yang ditetapkan (kurang 5 hari) 2 Memenuhi Kuota 8% daripada bilangan staf aktif dicalonkan sebagai penerima APC dapat dipenuhi. 20% kuota dipenuhi 40% kuota dipenuhi 60% kuota dipenuhi 80% kuota dipenuhi 100% kuota dipenuhi
LAMPIRAN 2 Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Perkhidmatan Sumber Manusia PENGURUSAN CUTI DALAM PERKHIDMATAN Bil. Kriteria 1 Penyata cuti tahunan dicetak, disemak dan direkod selewatlewatnya pada bulan April 1 Tidak memuaskan 20% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod 2 Kurang memuaskan 40% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod 3 Memuaskan 60% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod 4 Baik 80% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod 5 Cemerlang 100% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod 2 Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/pengump ulan faedah Gantian Cuti Rehat sebelum bulan April 20% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR 40% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR 60% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR 80% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpula n faedah GCR 100% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR 3. Pegawai Yang Melaksana (PYM) merekod pengambilan cuti sakit ke dalam sistem dalam 3 hari bekerja selepas diluluskan oleh Ketua Jabatan 20 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur 40 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur 60 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur 80 % PYM merekodkan pengambila n cuti sakit ke dalam sistem setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur 100 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur
LAMPIRAN 3 Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Skop Pembangunan Sumber Manusia Pembangunan Sumber Manusia mengambil kira kriteria seperti berikut: BIL. PERKARA MARKAH 1. Peratus Staf PTJ Mengikuti 7 Hari Latihan 2. Bilangan latihan kategori Latihan dan/atau Sesi Pembelajaran Anjuran PTJ Kurang 80% (15 Markah) 80%-84.99% (18 Markah) 85%-89.99% (20 Markah) 90%-94.99% (22 Markah) 95%-100% (25 Markah) Tiada (0 Markah) 1 Program (4 Markah) 2 Program (8 Markah) 3 Program (12 Markah) 4 Program (16 markah) 5 Program dan lebih (20 markah) 3. Penyediaan Takwim Latihan PTJ Ada (5 Markah) Tiada (0 Markah)
LAMPIRAN 4
LAMPIRAN 4
LAMPIRAN 4
LAMPIRAN 4