BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kebutuhan perusahaan pada zaman sekarang tidak terlepas dari aktivitas bisnis sebagai modal utama dalam menangani setiap proses bisnis yang terkait dengan suatu produk atau jasa. Perusahaan yang terus-menerus berada dalam lingkungan yang statis serta perubahan tak menentu harus dikelola dengan baik dan memerlukan perubahan bisnis untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam pembelian produk nya dan memiliki hasil pembelian yang baik dan kompeten. Sistem informasi berperan penting dalam pengambilan keputusan internal perusahaan yang mempengaruhi perkembangan perusahaan tersebut dan bertujuan untuk menghasilkan keputusan yang baik dan bijak. Sistem Informasi diperlukan dalam pengadaan barang baik bahan baku ataupun barang jadi yang akan di jual kembali yang bertujuan untuk kelancaran proses pembelian dari pembeli kepada pemasok. Proses pengawasan pembelian bahan baku dan barang jadi diperlukan untuk mengkoordinasi aliran material dan informasi pembelian persediaan kepada pemasok untuk memenuhi pesanan pelanggan atau penjualan. Mengacu pada pendapat Baier et al. (2009), Bruemmer, A., R.N. (2011), Das, A., & Pagell (2013), Wilson, C. A. (2012), Jasim, R. (2010) yang menyatakan bahwa pembelian dan supply chain management (manajemen pasokan) menjadi suatu kepentingan utama dalam perusahaan dalam bersaing di pasar global saat ini dimana potensi pembelian akan terwujud jika keputusan dan kegiatan nya sejalan dengan orientasi organisasi perusahaan dan sistem yang terintegrasi akan lebih informatif dalam pengambilan keputusan dari setiap department organisasi dimana pembelian merupakan aktivitas penting dalam pengadaan barang atau jasa untuk menghasilkan manfaat lebih baik bagi kebutuhan perusahaan dan perusahaan selalu membutuhkan pemasok dalam pembelian kebutuhan barang nya dengan mengukur setiap target pembelian kepada pemasok dan 1
2 melakukan negosiasi harga produk yang lebih rendah dari pemasok yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mempertahankan kontrol atas seluruh proses pembelian sehingga pemasok menyadari antara kinerja saat ini dan ekspektasi perusahaan dalam proses pembelian barang kepada pemasok tersebut, tanpa pengukuran dan sistem komunikasi yang efektif kepada pemasok maka peningkatan mutu koordinasi organisasi perusahaan dalam proses pembelian tidak akan efektif. Aden, A. H., Aden, A. A., & Addow, A. I. (2015), menyatakan bahwa perusahaan menyediakan berbagai alat pembayaran untuk membayar barang dan jasa dengan melingkupi sisi manajemen kas serta ada nya kontrol arus pengeluaran kas untuk mampu memenuhi kewajiban pembayaran dengan menggunakan saldo kas serta transfer tunai antar divisi perusahaan yang berbeda dalam suatu bisnis yang terbagi dalam divisi akuntansi dan keuangan. Pada sistem hutang dan pengeluaran kas harus ada kontrol yang efektif untuk meningkatkan tujuan organisasi secara keseluruhan dan mencegah pembayaran voucher fiktif, pembayaran ganda, pembayaran tidak sah dan pembayaran untuk kepentingan pribadi. Untuk menunjang dan membantu penelitian skripsi, objek penelitian nya adalah perusahaan distributor, produksi dan perbaikan produk sealing yaitu PT Tuffiadi Semesta yang melingkupi pembahasan pembelian persediaan barang jadi yang menjadi kebutuhan pokok bagi perusahaan. Penerapan teknologi informasi yang baik adalah hal utama yang harus dicapai dalam informasi pembelian yang disesuaikan dengan strategi bisnis organisasi perusahaan serta visi misi nya. Alasan dibutuhkan nya sistem pembelian persediaan pada PT Tuffiadi Semesta adalah perusahaan menghadapi beberapa tantangan berupa belum terintegrasi nya manajemen pembelian persediaan serta hutang yang tidak termonitoring dengan baik, ketidaktepatan pembayaran hutang kepada pemasok yang dapat mempengaruhi kestabilan sistem pembelian persediaan serta pembayaran hutang nya dan terdapat kerugian yang mungkin dialami oleh perusahaan akibat manajemen pembelian persediaan dan hutang yang buruk serta permasalahan yang masih di hadapi oleh perusahaan adalah pengelolaan
3 pembelian, hutang dan pengeluaran kas serta persediaan dan pencatatan yang masih belum terintegrasi dan terotomatisasi. Berdasarkan permasalahan tersebut maka diperlukan sistem yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan pembelian agar persediaan barang selalu tersedia bagi pembeli dan menghindari out of stock serta menjaga kestabilan nilai persediaan agar dapat memenuhi permintaan pembelian. 1.2. Ruang Lingkup Agar ruang lingkup penelitian tidak melebar, maka cakupan pembahasan serta batasan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pembahasan meliputi sistem pembelian kredit, hutang, pengeluaran kas dan penilaian persediaan barang dagang (merchandise inventory) yaitu persediaan barang yang digunakan PT Tuffiadi Semesta untuk dibeli dan dijual kembali meliputi aktivitas barang masuk dan barang keluar dimana tidak mengalami proses lebih lanjut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan (proses produksi), mencakup proses permintaan barang, pemesanan barang, penerimaan barang, pencatatan dan pembayaran hutang yang digunakan dalam pembelian produk kepada pemasok dengan jangka waktu hutang yang ditentukan dalam tempo waktu tertentu baik pembayaran yang dilakukan secara tunai maupun kredit dengan menyatukan kas kecil dan kas besar menggunakan bukti pengeluaran kas dan melakukan pembayaran hutang kepada pemasok melalui cek/giro atau transfer ke rekening pemasok melalui bank. 2. Merancang aplikasi dan dokumen pembelian, hutang dan pengeluaran kas yang digunakan meliputi Request Order, Purchase Order, bukti pengeluaran kas, bukti penerimaan barang, faktur pembelian, nota retur pembelian, SPPH, bukti barang keluar dan stock opname terkait dengan perhitungan fisik dan prosedur persediaan barang dagang (merchandise inventory) baik barang keluar maupun barang masuk dan pengendalian terhadap dokumen. Merancang sistem database barang yang dapat mengelola pembelian persediaan barang dagang (merchandise inventory) yaitu Reorder Point
4 (ROP) yang mengatur batas atau titik pemesanan kembali dan mengatur agar quantity on hand selalu di atas ROP sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Merancang berbagai laporan yang terkait dengan siklus pembelian, hutang dan pengeluaran kas seperti laporan pembelian barang, laporan penerimaan barang, laporan hutang, laporan umur hutang, laporan pengeluaran kas, laporan persediaan dan laporan jurnal serta menyertakan PPN (Pajak Pertambahan Nilai) sebesar 10% berdasarkan total barang yang dibeli dari pemasok yang di sertakan dalam purchase order dan faktur pembelian. 3. Membahas sistem jurnal umum yaitu jurnal yang terkait dengan sistem pembelian, hutang dan pengeluaran kas serta membahas penerimaan barang masuk menggunakan metode perpetual dimana setiap penerimaan barang masuk dicatat dalam jurnal. 4. Tidak membahas siklus pendapatan dan siklus produksi. 5. Tidak membahas rekonsiliasi bank dan pembelian impor.
5 1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Tujuan yang terdapat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mempelajari, mengidentifikasi dan menganalisis masalah-masalah terkait sistem siklus pembelian, hutang dan pengeluaran kas PT Tuffiadi Semesta yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat mengetahui masalah-masalah yang terjadi dalam sistem tersebut. 2. Merancang proses bisnis baru, dokumen pembelian, hutang dan pengeluaran kas serta menyediakan laporan yang dibutuhkan kepada pihak manajemen dan mencari sumber-sumber dokumen yang terkait dengan proses pembelian, hutang dan pengeluaran kas. 3. Memberikan saran, feedback dan rekomendasi solusi perbaikan untuk pihak perusahaan dalam memperbaiki sistem yang berjalan. 1.3.2. Manfaat Manfaat dari penelitian ini yang dapat digunakan adalah sebagai berikut: 1. Menemukan kendala-kendala atau gap yang terjadi dalam sistem pembelian dan pembayaran hutang seperti sistem pembelian harus sesuai dengan kebutuhan permintaan barang serta menentukan solusi berupa penemuan masalah dalam pembayaran hutang misal nya ketepatan waktu pembayaran hutang kepada pemasok dan jumlah barang yang diterima harus sesuai dengan kondisi riil yang dibutuhkan perusahaan dan sistem pengiriman dokumen pembelian dan dokumen pembayaran hutang serta dokumen pengeluaran kas harus secara terkomputerisasi, cepat dan tepat waktu serta menghasilkan laporan yang baik. Sistem yang telah dirancang dapat membantu pengendalian manajemen persediaan perusahaan seperti safety stock dan ROP untuk mencegah kekurangan persediaan atau meminimalisir out of stock yang dapat menyebabkan kekurangan stock akibat tidak ada pemantauan dan perhitungan ROP yang baik.
6 2. Menghasilkan informasi yang relevan dan akurat dari proses bisnis sistem pembelian yang berjalan seperti data produk yang dibeli, menghasilkan informasi total hutang yang diterima perusahaan dan menghasilkan sistem terkomputerisasi dalam melakukan pemesanan barang kepada pemasok serta membantu bagian pembelian, bagian gudang dan pihak manajemen dalam menghadapi masalah pembelian, hutang dan pengeluaran kas. 3. Membantu memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menangani sistem pembelian dan pembayaran hutang berupa kebutuhan produk apa saja yang harus dipesan kepada pemasok, identifikasi, seleksi harga dari pemasok dalam melakukan pemesanan barang, penerimaan barang, penawaran harga, pengakuan hutang, pembayaran hutang dan mencatat pengeluaran kas yang terjadi dalam tempo waktu tertentu dan mengetahui solusi yang terjadi dalam siklus pembelian, hutang dan pengeluaran kas. 1.4 Metodologi 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Untuk melengkapi penelitian ini, dilakukan beberapa metode pengumpulan data agar penelitian ini memiliki fakta yang sebenarnya. Metode-metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: A. Penelitian Pustaka Metode penelitian pustaka ini dilakukan dengan membaca, mencari dan mengumpulkan teori dan informasi dari buku Accounting Information System dan Object Oriented Analysis and Design serta mengambil sumber-sumber lainnya selain buku seperti jurnal internasional.
7 B. Penelitian Lapangan Penelitian ini dilakukan kegiatan pengumpulan dan dengan melakukan: Pengamatan atau (observation) Yaitu melakukan pengamatan langsung ke lapangan atau perusahaan untuk mengumpulkan bukti-bukti dan dokumen terkait topik penelitian skripsi dengan menemui pihak-pihak perusahaan yang terkait seperti bagian pembelian, bagian gudang, dan bagian keuangan. Wawancara atau (interview) Yaitu melakukan wawancara langsung dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada narasumber yaitu bagian pembelian, bagian gudang, dan bagian keuangan serta sesi tanya jawab yang berkaitan dengan proses pembelian, hutang dan pengeluaran kas. Dokumentasi (documentation) Yaitu metode penelitian lapangan dengan menelusuri dokumendokumen yang terkait dengan topik siklus pembelian, hutang dan pengeluaran kas seperti pengumpulan dokumen-dokumen. C. Metode analisis dan perancangan Dalam penelitian ini metode perancangan yang digunakan adalah dengan menerapkan analysis and design object oriented unified process dicipline oleh Satzinger yang terdiri dari empat tahap, tetapi dalam penelitian ini hanya menjelaskan tiga tahap yaitu: 1. Inception: Pada tahap ini meliputi pengumpulan data dan informasi mengenai PT Tuffiadi Semesta dengan melakukan
8 observasi ke perusahaan langsung tentang permasalahan sistem pembelian persediaan yang terjadi dalam perusahaan, sistem yang berjalan dan juga kebutuhan sistem yang diperlukan oleh PT Tuffiadi Semesta. Serta melakukan observasi perancangan dan wawancara dengan bagian pembelian PT Tuffiadi Semesta tentang permasalahan yang terjadi, sistem yang berjalan dan kebutuhan sistem. 2. Elaboration: Pada tahap ini meliputi pengumpulan informasi yang digunakan untuk menemukan problem domain atau masalah yang dihadapi PT Tuffiadi Semesta dan memberikan solusi serta jalan keluar dengan merancang sistem aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan berupa aktivitas perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dengan merancang berupa identifikasi proses bisnis yang berjalan, analisis kegiatan pembelian persediaan, pembayaran hutang dan pengeluaran kas oleh perusahaan serta merancang diagram-diagram OOAD (Object Oriented Analysis and design) sesuai aturan desain dan perancangan dalam buku Satzinger. 3. Construction: Pada tahap ini yaitu membangun dan menyatukan setiap komponen aplikasi, diagram dan analisa proses bisnis untuk PT Tuffiadi Semesta dimana masih dalam tahap percobaan atau prototype, merancang setiap konstruksi diagram berdasarkan buku Satzinger.
9 1.4.2 Bahasa Program Bahasa pemrograman yang digunakan dalam merancang aplikasi pembelian, hutang dan pengeluaran kas pada PT Tuffiadi Semesta adalah bahasa C# dengan aplikasi penunjang Microsoft Visual Studio 2010 dan database MY SQL 2008 sebagai aplikasi untuk penunjang database. 1.5 Sistematika Penulisan Sebagai gambaran deskriptif dari setiap pokok bahasan, berikut adalah sajian dan gambaran umum dari setiap pembahasan dari penelitian ini: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan sebagai acuan perancangan dan aplikasi apa yang dipakai, dan sistematika penulisan yang dilakukan untuk mendukung penelitian ini yang berfungsi untuk penjabaran secara deskriptif tentang hal-hal yang akan ditulis yang secara garis besar terdiri dari bagian awal, bagian isi dan bagian akhir. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas sejumlah teori yang dapat menggambarkan dan membahas masalah-masalah yang terdapat pada penelitian. Teoriteori akan digunakan sebagai landasan untuk menganalisis masalah, mengolah data, memecahkan masalah yang ada. Kerangka pikir dalam landasan teori akan digunakan sebagai acuan dalam mengembangkan sistem yang akan dibangun berupa fase awal, fase berjalan dan fase akhir atau kesimpulan atas penelitian ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Dalam bab ini akan dijelaskan penjabaran perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang, tata laksana sistem berjalan, masalah yang dapat terjadi serta usulan pemecahan atas masalah tersebut sesuai dengan sistem yang sedang berjalan.
10 BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Dalam bab ini akan dibahas mengenai desain sistem informasi akuntansi pembelian, hutang dan pengeluaran kas baru yang telah dirancang berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan penulis sebelumnya serta rekomendasi sistem baru yang merupakan perbaikan dan pengembangan dari sistem yang sedang berjalan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai simpulan dan saran yang dapat diambil dari penelitian yang dilakukan sebelumnya serta permasalahan yang ada. Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat, akan diajukan saran-saran yang berguna bagi pihak terkait untuk kemajuan perusahaan di masa mendatang.