USER MANUAL Trade2Government (T2G) CUSTOMER Copyright Trade2Government (T2G) 2016 Dokumen ini berisi informasi milik PT EDI Indonesia dan tidak boleh direproduksi dalam bentuk apapun atau diungkapkan kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis diungkapkan dari perwakilan yang berwenang dari PT EDI Indonesia. Trade to Government v.2.0
Daftar Isi Daftar Isi... i Pendahuluan... 1 Pendahuluan... 1 Alamat Akses... 1 Memulai Penggunaan Aplikasi... 2 Registrasi... 2 Login ke Aplikasi... 12 Penggunaan Menu Aplikasi... 13 Beranda... 14 Aplikasi Anda... 14 Produk... 15 Profil... 15 Manajemen Staff... 19 Billing... 20 Alur Data tagihan... 20 Hubungi Kami... 22 Tentang EDII... 22 Petunjuk Penggunaan Aplikasi... 23 Aplikasi Anda... 23 E-reporting... 23 Transaksi... 24 Upload Transaksi... 24 Status Upload... 26 History... 29 Dashboard... 30 Penutup... 31 Daftar Isi i
Bab 1 Pendahuluan Pendahuluan Aplikasi Trade 2 Government (T2G) adalah aplikasi untuk memberikan kemudahan untuk menyiapkan laporan kegiatan realisasi impor dan ekspor kepada Kementrian/Badan/Lembaga Negara terkait sebagai kewajiban pengusaha impor/ekspor yang dilakukan secara berkala. Aplikasi ini dilakukan secara online melalui internet, sangat mudah dan efisien. Alamat Akses Perusahaan/eksportir/pelaku usaha dapat melaporkan data transaksi secara manual (melalui form entry) ataupun upload file yang telah tersedia pada aplikasi Trade2Govenment. Aplikasi Trade 2 Government(T2G) dapat diakses melalui alamat: http://www.trade2gov.com/ Pendahuluan 1
Bab 2 Memulai Penggunaan Aplikasi Registrasi Sebelum menggunakan aplikasi, masing-masing pengguna aplikasi harus terlebih dahulu melakukan registrasi ke aplikasi. Langkah-langkah untuk menggunakan melakukan registrasi ke aplikasi Trade2Government sebagai berikut: 1. Buka alamat akses aplikasi melalui web browser masing-masing pengguna aplikasi, kemudian akan menampilkan halaman awal sebagai berikut : Memulai Penggunaan Aplikasi 2
2. Klik pada kata di bagian pojok kanan pada halaman utama, di Informasi Akun akan menampilkan tampilan seperti pada gambar berikut : 3. Masukan [Nama] lengkap anda. 4. Masukan [Email] aktif anda atau yang dimiliki oleh perusahaan. 5. Isikan [Password] dan ketik ulang password anda di [Confirm Password]. 6. Setelah anda selesai mengisikan semua data klik untuk melanjutkan registrasi ke tahap ke-2. 7. Pada step ke-2 yaitu informasi perusahaan dan isikan semua yang betanda (*) karena tanda tersebut adalah mandatory yang wajib diisi, jika tidak anda isi maka akan tetap pada halaman ke-2 dan tidak berlanjut ke step selanjutnya. Ini adalah tampilan halaman utama,yaitu sebagai berikut : Memulai Penggunaan Aplikasi 3
Berikut adalah cara pengisian form Informasi Perusahaan. 8. Masukan 15 digit [NPWP] yang dimiliki perusahaan. 9. Ketikan [Nama Perusahaan] anda. 10. Pilih [Jenis Perusahaan] anda, caranya tinggal klik pada kolom seperti ini, dan memilih salah satu. 11. Pilih [Bidang Usaha] yang dimiliki oleh perusahaan anda, dan pilih salah satu yang ada di kolom. 12. Masukan [EDI Number] anda jika anda adalah pelanggan EDI, namun jika belum memiliki [EDI number], maka bisa dikosongkan. Memulai Penggunaan Aplikasi 4
13. Masukan [API Number] (Angka Pengenal Importir) dan pilih [Jenis Perijinan], jenis perijinan ada [API-P] yang diberikan kepada importir yang melakukan impor barang untuk dipergunakan sendiri untuk proses produksi dan [API-U] untuk keperluan kegiatan usaha dengan memindahtangankan atau barang kepada pihak lain. Pilih salah satu. Kemudian isikan juga [Tanggal Perijinan]. Tampilan berikutnya adalah pengisian form Alamat Operasional Perusahaan. Memulai Penggunaan Aplikasi 5
14. Masukan [Nama Gedung] yang dimiliki oleh perusahaan. 15. Masukan [Alamat] yang dimiliki oleh perusahaan. 16. Pilih [Provinsi], [Kota], [Kecamatan], [Kelurahan], dan isikan [Kode Pos] perusahaan. 17. Masukan [Website] perusahaan jika ada. 18. Masukan [E-Mail Perusahaan] yang dimiliki oleh perusahaan. 19. Masukan nomor [Telepon] yang dimiliki perusahaan. 20. Masukan [Fax] perusahaan jika ada. 21. Masukan [Contact Person] yang bisa dihubungi oleh perusahaan. 22. Masukan nomor [Telepon] yang bisa duhubingi oleh perusahaan. 23. Masukan [Email] yang bisa dihubungi oleh perusahaan. Tampilan berkutnya adalah form untuk mengisi Alamat NPWP. Memulai Penggunaan Aplikasi 6
24. Jika Alamat NPWP sama dengan Alamat Operasional maka anda tinggal menceklist pada form paling atas maka form akan otomatis terisi. 25. Jika Alamat NPWP tidak sama dengan Alamat Operasional, maka anda harus mengisi form pada Alamat NPWP. 26. Masukan [Alamat NPWP]. 27. Kemudian pilih [Provinsi NPWP], [Kota NPWP], [Kecamatan NPWP], [Kelurahan NPWP], dan juga [Kode Pos NPWP]. 28. Masukan [Contact Person] yang bisa dihubungi oleh perusahaan. 29. Masukan nomor [Telepon] yang bisa duhubingi oleh perusahaan. 30. Masukan [Email] yang bisa dihubungi oleh perusahaan. Tampilan berikutnya adalah form Untuk mengisi Alamat Tagihan Memulai Penggunaan Aplikasi 7
31. Jika Alamat Tagihan sama dengan Alamat Operasional maka anda tinggal menceklist pada form paling atas lalu form akan terisi otomatis. 32. Masukan [Alamat Tagihan]. 33. Kemudian pilih [Provinsi Tagihan], [Kota Tagihan], [Kecamatan Tagihan], [Kelurahan Tagihan], dan juga [Kode Pos Tagihan]. 34. Masukan [Contact Person] yang bisa dihubungi oleh perusahaan. 35. Masukan nomor [Telepon] yang bisa duhubingi oleh perusahaan. 36. Masukan [Email] yang bisa dihubungi oleh perusahaan. 37. Setelah semuanya terisi dan mandatory ada yang tidak kosong, maka klik untuk melanjutkan ke tahap-3. 38. Pada tahap ke-3 yaitu Upload Dokumen Legal perusahaan anda. Yaitu untuk [SIUP] dan [NPWP] wajib diupload. Untuk [TDP] dan [Akta] bersifat optional. File yang diijinkan untuk diupload adalah file image (.jpg/.jpeg/.png) dan file.pdf. Ukuran maksimal 1MB. Setelah terupload maka klik untuk melanjutkan ketahap terakhir. Memulai Penggunaan Aplikasi 8
39. Tahap ke-4 adalah tahap pemilihan produk. Pada halaman ini anda diberikan pilihan produk-produk yang disediakan. Yaitu ada e-reporting, e-customs, dan e-licensing. a. E-reporting adalah sebuah aplikasi bagian dari Trade2Government (T2G) yang ditujukan untuk memberikan kemudahan dalam menyiapkan laporan kegiatan realisasi impor dan ekspor kepada Kementerian/Badan/Lembaga Negara terkait sebagai kewajiban pengusaha impor/ekspor yang dilakukan secara berkala. Pembuatan laporan ini menjadi sangat mudah, pengguna hanya perlu mengupload/mengunggah data-data dokumen deklarasi impor/ekspor, kemudian submit ke Kementerian/Badan/Lembaga Negara terkait. Sistem e-reporting akan melakukan konversi secara otomatis dari dokumen deklarasi kepabeanan ke format laporan sesuai dengan Kementerian/Badan/Lembaga Negara yang dituju. b. E-customs adalah e-customs adalah sebuah aplikasi bagian dari Trade2Government yang ditujukan untuk pembuatan dan penyampaian dokumen deklarasi kepabeanan. Aplikasi ini belum di release. c. E-licensing adalah e-licensing adalah sebuah aplikasi bagian dari Trade2Government yang ditujukan untuk memudahkan pengajuan permohonan perijinan (license) oleh pengusaha ke Kementerian/Badan/Lembaga Negara penerbit perijinan. Aplikasi ini belum di release. Berikut adalah tampilan dari Pemilihan Produk. Tinggal klik salah satu gambar produk yang disediakan. Lalu klik untuk ke tahap selanjutnya. Memulai Penggunaan Aplikasi 9
40. Setelah itu akan ada Perjanjian Lisensi Penggunaan Program(PLPP). Maka setelah anda membaca Perjanjuan Lisensi Penggunaan Program anda bisa klik atau dan klik tanda maka proses regristrasi selesai. Anda hanya perlu menunggu verifikasi email yang akan dikirimkan ke email anda. 41. Jika sudah selesai maka akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut. Dan juga cek email anda akan ada kotak masuk dari Trade2Government (T2G) dan klik untuk kembali ke halaman utama. Memulai Penggunaan Aplikasi 10
42. Kemudian cek email anda akan mucul notifkasi registrasi. 43. Jika akun anda belum bisa login, tunggu akununtuk diverifikasi oleh sales. Cek email yang anda daftarkan kemudian akan ada notifikasi email seperti pada tampilan berikut ini. Lalu login ke aplikasi Trade2Government, maka akan bisa login karena akun email anda sudah terverifikasi. Memulai Penggunaan Aplikasi 11
Login ke Aplikasi Setelah melakukan registrasi, pengguna aplikasi dapat melakukan login ke aplikasi. Langkah-langkah untuk login ke aplikasi adalah sebagai berikut: 1. Buka alamat akses aplikasi melalui web browser anda, tampilan akan seperti pada gambar berikut. 2. Lalu klik pada halaman utama aplikasi. Maka akan tampil seperti pada gambar. Masukan [Email] dan [Password] anda. Kemudian klik Memulai Penggunaan Aplikasi 12
Penggunaan Menu Aplikasi Berikut adalah tampilan halaman setelah login pada aplikasi. Berikut ini akan dejalaskan menu-menu yang terdapat pada aplikasi serta langkah-langkah penggunaannya. Menu aplikasi Trade2Government untuk customer adalah sebagai berikut: No. Nama Menu Keterangan 1 Beranda Menu ini adalah tampilan awal dari aplikasi. 2 Aplikasi Anda 3 Produk Menu ini adalah aplikasi yang bisa diakses yang telah dipilih oleh pengguna aplikasi. Menu ini adalah produk yang dimiliki oleh Trade2Government (T2G). 4 Profile Menu ini adalah profile data diri anda. 4.1 Informasi Perusahaan 4.2 Ubah Password 4.3 Upload Dokumen Pendukung 4.4 Aplikasi Menu ini adalah informasi perusahaan dan informasi NPWP yang bisa diedit oleh pengguna aplikasi. Meni ini berfungsi untuk mengubah password dari password lama ke password yang baru. Menu ini adalah untuk mengupload dokumen yang belum terupload yang dibutuhkan oleh aplikasi. Menu ini adalah produk yang digunakan oleh pengguna aplikasi. 5 Manajemen staff Menu ini berfungsi untuk manajerial staf dari aplikasi. 5.1 Daftarkan Staff Baru Menu ini berfungsi untuk mendaftarkan staff baru. 5.2 Lihat Staff Menu ini berfungsi untuk menampilkan dafar staff dari pengguna aplikasi. Memulai Penggunaan Aplikasi 13
No. Nama Menu Keterangan 6 Billing Menu ini berungsi untuk manmpilkan daftar tagihan. 7 Hubungi Kami Menu ini berungsi untuk melaporkan kepada admin Trade2Government. 8 Tentang EDII Menu ini adalah informasi dari perusahaan EDI Indonesia Berikut adalah petunjuk penggunaan menu Aplikasi. Beranda Beranda adalah tampilan halaman utama pada aplikasi Trade2Government. Aplikasi Anda Pada menu tab Aplikasi Anda adalah produk yang dipilih oleh pengguna. Memulai Penggunaan Aplikasi 14
Produk Pada menu tab Produk adalah produk lainnya yang dimiliki oleh Trade2Government namun belum di release. Profil Menu ini adalah aplikasi untuk mengedit ulang data diri anda. Memulai Penggunaan Aplikasi 15
1. Ini adalah mengubah data Informasi Perusahaan pada tab Informasi Perusahaan. Anda bisa mengedit profile anda seperti pada form pada aplikasi ini. Tampilan ini adalah untuk mengedit Form Informasi Perusahaan. Form dibawah ini untuk mengedit profile Alamat Operasional Perusahaan. Memulai Penggunaan Aplikasi 16
Form ini untuk mengedit profile Alamat NPWP. Form pada bagian ini untuk mengedit Alamat Tagihan. Ketika sudah selesai di edit maka klik tanda Memulai Penggunaan Aplikasi 17
2. Ini adalah menu tab untuk mengubah Username dan Password pada tab Informasi Akun. 3. Jika belum selesai mengupload file maka pada tab Upload Dokumen Pendukung anda bisa mengunggah lagi file anda. Memulai Penggunaan Aplikasi 18
4. Pada tab Aplikasi Anda adalah informasi produk yang sedang anda gunakan. Manajemen Staff Manajemen staf yaitu berfungsi untuk manajerial staf dari aplikasi. Menu untuk Daftarkan Staff Baru yaitu untuk registrasi staf baru. Isikan [Nama], [Email], [Password] kemudian [Confirm Password] setelah selesai klik tanda Untuk melihat staff baru klik pada tab Lihat Staf. Memulai Penggunaan Aplikasi 19
Billing Billing adalah daftar tagihan. Tagihan akan dikenakan setiap satu bulan sekali. Ketika misalnya tanggal 1 maka bulan selanjutnya akan dikenakan pada tanggal 1. Berikut adalah tampilan dari daftar Billing. Alur Data tagihan Alur data tagihan akan muncul setiap tanggal 1 setiap bulannya. Jika customer sudah mengupload bukti tagihan dan sudah membayar maka oleh sales akan mengupload invoice agar bisa di download oleh customer. Jika customer sudah membayar maka akan sudah muncul pada aplikasi finance bahwa customer sudah membayar. Ini adalah contoh informasi tagihan oleh perusahaan pada gambar. Memulai Penggunaan Aplikasi 20
Nanti pada user customer akan muncul status penagihan. Tagihan terbit, Bukti Bayar Tersedia atau sudah dibayar. Jika sudah melunasi pembayaran, status Tagihan Terbit akan berubah menjadi status Sudah Dibayar. Lalu pada aplikasi finance akan memberitahukan invoice pada customer. Dan ini adalah contoh detail tagihan untuk cutomer. Memulai Penggunaan Aplikasi 21
Hubungi Kami Menu ini berungsi untuk melaporkan kepada admin Trade2Government. Pengguna aplikasi dapat menghubungi melalu form dapat juga pada alamat atau Email yang tersedia pada halaman aplikasi. Tentang EDII Menu ini adalah tentang perusahaan yang mengembangkan aplikasi Trade2Govenment (T2G) Bagian selanjutnya akan membahas petunjuk penggunaan untuk aplikasi secara lebih detail. Memulai Penggunaan Aplikasi 22
Bab 3 Petunjuk Penggunaan Aplikasi Aplikasi Anda E-reporting Aplikasi E-reporting adalah produk yang digunakan oleh pengguna aplikasi. Petunjuk Penggunaan Aplikasi 23
Untuk menggunakan Aplikasi e-reporting klik pada gambar e-reporting. Ini adalah tampilan e-reporting. Tampilan e-reporting yang belum melakukan transaksi apapun. Menu aplikasi dari e-reporting adalah sebagai berikut: No Nama Menu Keterangan 1. Dashboard Menu ini berfungsi untuk menampilkan transaksi 2. Transaksi Menu ini berfungsi untuk mengupload file transaksi 3. History Menu ini berfungsi untuk menampilkan status terbaru dari transaksi. Transaksi Upload Transaksi Untuk menggunakan aplikasi e-reporting dari Trade2Government yaitu langkahlangkah untuk melakukan transaksi sebagai berikut : 1. Klik pada tanda kemudian akan menampilkan halaman seperti pada gambar di bawah ini. Untuk melakukan transaksi, anda harus terlebih dahulu mengupload transaksi. Pada tab Petunjuk Penggunaan Aplikasi 24
2. Pada terdapat pilihan Pilih Transaksi. Pilih salah satu pelaporan. 3. Untuk Pelaporan API Online maka harus mengunggah file berformat.bup/b23 kemudian klik 4. Pilih file anda yang berformat.bup/b23 size maksimal 10 MB. 5. Setelah selesai maka klik tanda 6. Pada email anda akan mendapat notifikasi email data pelaporan. Petunjuk Penggunaan Aplikasi 25
Status Upload 1. Setelah itu lihat status file di tab seperti pada tampilan ini. Status masih terupload bertanda dan jika sudah berhasil terupload maka akan bertanda dan akan ada notifikasi pada email jika proses upload selesai. 2. Setelah terupload maka pilih tab dan tampilan seperti pada gambar. 3. Jika file sudah terupload maka pada pilihan akan ada pilihan tanggal sesuai data yang anda backup. Lalu pilih bulan-tahun. 4. Klik maka data akan ditampilkan seperti pada gambar. Petunjuk Penggunaan Aplikasi 26
5. Pilih tab untuk mengetahui file BUP yang belum lengkap. Kemudian akan ditampilkan dalam table. 6. Pilih tab untuk membuat laporan. Tampilan akan seperti ini. 7. Pilih tujuan pelaporan, yaitu Kemendag. 8. Pilih salah satu Jenis Pelaporan. 9. Lalu Pilih Bulan, pada pilih bulan harus sesuai dengan data pada Browse Upload. Klik Done. Petunjuk Penggunaan Aplikasi 27
10. Setelah selesai terisi maka klik dan akan menampilkan tampilan seperti pada gambar. 11. Lalu klik tanda. Setelah anda submit maka akan ada notifikasi email bahwa anda sudah melaporkan data anda. Petunjuk Penggunaan Aplikasi 28
History History adalah menu produk dari e-reporting. Menu ini berfungsi untuk menampilkan status terbaru dari transaksi. Berikut adalah langkah-langkah pada menu yaitu lanjutan proses dari transaksi. 1. Pada menu history, ini adalah tampilan proses selnjutnya pada proses transaksi pada tab. Jika klik Download maka file akan terdownload dan jika klik Detail maka akan menampilkan data transaksi. 2. Data akan tampil jika kita klik tombol Detail. Petunjuk Penggunaan Aplikasi 29
3. Data transaksi tersebut juga bisa didownload. Pada table tab Action klik Download maka file.xls. Ini adalah contoh file yang sudah terdownload. Dashboard Setelah data terisi maka pada Dashboard akan menampilkan grafik seperti pada tampilan pada gambar. Jika klik maka akan dibawa pada halaman History. Petunjuk Penggunaan Aplikasi 30
Bab 4 Penutup Apabila mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi Trade2Government(T2G) ini, silakan menghubungi: PT. EDI Indonesia Wisma SMR, Lantai 10 Jl. Yos Sudarso Kav.89 Jakarta 14350 Indonesia Telp : 021-6505820 ext.8326 Fax : 021-6505987 Email : rndteam@edi-indonesia.co.id Penutup 31