PANDUAN PENGISIAN E-FORMASI TAHUN 2015
Panduan e-formasi Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor B.5548/M.PAN-RB/12/2014 tanggal 17 Desember 2014 tentang Optimalisasi Kebutuhan ASN Sistem E- Formasi dan Surat Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor K.26-30/V256-5/99 tanggal 11 Desember 2014 tentang Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN TA 2015 maka dalam menyusun Formasi PNS Tahun 2015 seluruh daerah harus menggunakan aplikasi e-formasi. Adapun aplikasi e-formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara Online. Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan formasi CPNS 2015 tidak diberikan. Untuk menyusun e-formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang mempunyai tugas mengisi : 1. Analisis Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan Struktural (Eselon), Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT). 2. Analisis Beban Kerja (ABK). 3. Jumlah PNS yang akan pensiun dari Tahun 2015 s/d 2019. 4. Syarat Jabatan. Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi. 1. Buka aplikasi e-formasi dengan mengunjungi alamat http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-formasi. Tampilan Awal e-formasi Klik pada peta Jawa Tengah kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini : BKD Kota Salatiga Halaman 1
2. Setelah itu pilih Login Disini seperti gambar di atas. 3. Maka akan muncul menu login seperti gambar bawah ini : Menu Login Aplikasi 4. Masukkan ID Pengguna dan Sandi admin lokal yang telah diberikan oleh BKD. Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT pada Satuan Kerja masing-masing. 5. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi. Dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas, yaitu Profil, Struktur Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna, Daftar JFU, sebagaimana gambar di bawah BKD Kota Salatiga Halaman 2
Menu Utama Aplikasi 6. Pilih menu Struktur Organisasi seperti gambar, maka akan muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon pada jabatan yang ingin dilihat bawahannya). 7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT dan JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil). 8. Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut : a. Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah. b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up c. Pilih Tambah Bawahan Baru. BKD Kota Salatiga Halaman 3
9. Untuk mengubah pegawai pada JFU dan JFT yang sudah ada adalah sebagai berikut : a. Pilih JFT / JFU yang akan dirubah. b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up c. Pilih Edit. d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan dibuat. e. Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi. f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan Bendahara. g. Daftar Jabatan dapat diunduh pada menu Daftar JFU h. Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan, kemudian pilih analisa jabatan. i. Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi, Kementerian PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai tersebut memang dibutuhkan atau tidak. BKD Kota Salatiga Halaman 4
Tampilan Memilih Analisa Jabatan Tampilan Pengisian Analisa Jabatan Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu Pengajuan dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi. Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-formasi. BKD Kota Salatiga Halaman 5
Berikut tampilan form kebutuhan formasi : Pada tampilan e-formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut, seperti ini BKD Kota Salatiga Halaman 6
Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi, sehingga data akan berubah seperti ini: Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil JFU / JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut: JFU Kepala Sub Bagian Tata Usaha ABK 1 PNS 1 PPPK 0 CPNS 0 RIIL 1 BUP 2015 0 Kekurangan 2015 0 BUP 2016 0 Kekurangan 2016 0 BUP 2017 1 Kekurangan 2017 1 BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1 BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1 Usul Formasi PNS 0 Usul Formasi PPPK 0 Total ASN 0 Maka data yang dientry adalah sebagai berikut : Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah. BKD Kota Salatiga Halaman 7
Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan data sebagai berikut : JFT Pranata Komputer ABK 1 PNS 0 PPPK 0 CPNS 0 RIIL 0 BUP 2015 0 Kekurangan 2015 1 BUP 2016 0 Kekurangan 2016 1 BUP 2017 0 Kekurangan 2017 1 BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1 BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1 Usul Formasi PNS 1 Usul Formasi PPPK 0 Total ASN 1 Sehingga data yang terentry adalah seperti ini : BKD Kota Salatiga Halaman 8